att genomföra förändringar i konsthanteringen i enlighet med förslag i tjänsteskrivelsen,

Transkript

1 1(8 TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer Regionkontoret RS Eva Nyhammar, verksamhetschef Kultur REGIONSSTYRELSEN Konsthantering Förslag till beslut Regionstyrelsen beslutar att genomföra förändringar i konsthanteringen i enlighet med förslag i tjänsteskrivelsen, att tillföra kulturförvaltningen kronor för 2013 för att genomföra föreslagna åtgärder och att avsätta kronor ur investeringsmedel för inköp av konst under 2013 samt att därmed anse revisionsrapporten Granskning av Konsthanteringen besvarad. Sammanfattning Revisorerna i Region Halland har gett PwC i uppdrag att granska konsthanteringen inom regionstyrelsen. I rapporten Granskning av Konsthanteringen (november 2011 redovisas iakttagelser och synpunkter. I rapporten lämnas följande förslag och rekommendationer: Tydliggör ansvarsfördelningen mellan regionfastigheter, kulturenheten och redovisnings- och finansavdelningen. Ansvar och skyldigheter avseende utlåning och återlämning av konst bör tydliggöras. Konstinköp bör i huvudsak ske via driftsbudgeten och inte genom att konsten påförs internränta. Skapa en mer ändamålsenlig konstdatabas.

2 2(8 Tydliggör policy avseende ansvar, rutiner och riktlinjer för konsthanteringen. Inga avvikelser har noterats vad avser upphandling av konstnärliga tjänster. I förslaget till beslut beaktas samtliga förslag/rekommendationer. Bakgrund och förslag Tydliggör ansvarsfördelningen mellan regionfastigheter, kulturenheten och redovisnings- och finansavdelningen Konstinköpen hanterades av Landstinget Hallands utbildnings- och kulturförvaltning till år I samband med bildandet av kommunalförbundet Region Halland 2003 överfördes dit uppgiften att ansvara för kulturverksamheten på regional nivå. Kommunalförbundet Region Halland bistod dåvarande Landstinget Halland med inköp av konst inom ramen för sitt uppdrag enligt förbundsordningen: regional utveckling (inte drift och förvaltning. Motivet var att kulturpersonal förts över till förbundet. Det innebär att inköp av konst är en del av den regionala kulturpolitiken, medan administration av konstinköp och förvaltning av - tidigare landstingets nu nya Region Hallands - konstsamling inte är det. Administration och förvaltning hanteras av regionfastigheter (tidigare landstingsfastigheter. Finansieringen (budget och attest hanteras av ekonomi- och finansförvaltningen inom regionkontoret (tidigare landstingskontoret. Konstinköpen har delvis genomförts i samverkan med Länsmuseet Halmstad och en regional konstkonsulent (nuvarande utvecklare för konst på Region Halland. Regionfastigheter svarar för administration av konstinköp (ramning, skyltning, fotografering, märkning, registrering, utlämning av konst, vård och underhåll, konstförråd och förvaltning av konstsamlingen (löpande inventering och underhåll av samlingen genom en handläggare för konstförrådet. Rutinerna för konstverksamheten genomlystes i en revision i slutet av 1990-talet. Åren gjordes en omfattande fysik inventering av landstingets konst. Den avdelning/enhet/klinik som mottar konst ålades därefter ett starkare ansvar för kontroll och inventering. Nya inventeringar genomfördes 2004 och 2007 genom att utdrag ur registret skickades ut för att bekräftas.

3 3(8 En rimlig nivå måste läggas på det årliga inventeringsarbetet så att respektive institution/avdelning där konsten hänger tar huvudansvar i samverkan med handläggaren i konstförrådet. Förväntningarna ska relateras till de resurser som avsätts. Konsten bevakas löpande av konstombud och personal, som meddelar konsthandläggaren vid behov av reparation. Reparationen sker i regel i samråd med konstnären eller konservatorer. Endast när skadan är irreparabel avregistreras konstverket. För att skapa en större tydlighet, öka kompetensen och effektiviteten i konsthanteringen samt öka synligheten och servicen till brukarna föreslås att all konstverksamhet samordnas i Region Hallands kulturförvaltning. Detta omfattar planering, konstinköp, administration, utlämning och hängning av konst. Vidare föreslås att ansvaret för årlig inventering av konst ska åligga de verksamheter som tar emot konst och framgå i ett brukaravtal i samband med utlämningen av konst. Vid större ny- och ombyggnationer av centrala och publika byggnader, t ex entréer, föreslås att kulturenheten och regionfastigheter ska komma överens om och anlita konstnärlig konsult som arbetar direkt i byggprocessen. Ansvar och skyldigheter avseende utlåning och återlämning av konst bör tydliggöras Arbetet med konstinköp och konstadministration kan delas upp i 1. Beslut om och inköp av konst, planering av utsmyckningar, avtalsskrivning med mottagaren, samt placering och hängning av konst. 2. Kontakter med konsult i samband med större utsmyckningar. 3. Administration av konsthanteringen som omfattar: fakturering mottaget, attest, leverans konstförråd, registrering, skyltning, märkning, fotografering, ramning, utställning konstförråd, ta emot framställning om behov av konst, utlämning besök, kvittering, samordning av inventering, ta emot anmälan om behov av vårdinsatser, reparation och underhåll, mottagning av återlämnad konst vid lokalförändringar, avregistrering arkivering. 4. Grundläggande och löpande inventering.

4 4(8 I Hallands kulturplan betonas behovet av att knyta utlåningsverksamheten till ett långsiktigt konstbildningsarbete inom vården som utgår från den egna samlingen. Revisionsrapporten visar tydligt att konsthanteringen är personalmässigt underdimensionerad och måste förstärkas för att för att kunna fylla de kvalitetskrav som föreslås. En ökad professionell insats för hängning av konst i Region Hallands lokaler skulle betyda mycket för den fysiska miljön. I dag hämtas konst och hängs upp av personalen. En resurs motsvarande 30 timmar per vecka krävs för att nå en rimlig och önskvärd utveckling av verksamheten. Det innebär 20 timmar per vecka för administration av konsthanteringen och utplacering av konst. Det innebär 10 timmar per vecka för inköp och planering av fast utsmyckning. Detta motsvarar den resurs som beräknades i dåvarande Landstinget Halland fram till 2002 och innebär ett återställande till tidigare nivå. För att uppnå en rimlig nivå på konsthanteringen föreslås att 20 timmar per vecka beräknas för administration av konsthanteringen, med en aktiv hängning och utlämning av konst. 10 timmar per vecka beräknas för inköp och planering av konstutsmyckning av Region Hallands lokaler. För att säkerställa kontroll av utlånad konst föreslås att avdelningschef ska verifiera att konstverk mottagits och hanteras i enlighet med förutsättningarna i ett skrivet avtal, samt att ansvaret för årlig inventering åligger avdelningarna/mottagaren. Övriga rutiner uppmärksammas i samband med utvecklingen av konsthanteringen Konstinköp bör i huvudsak ske via driftsbudgeten och inte genom att konsten påförs internränta Anslaget till konstinköp är idag kronor. Anslaget har utgått med ett fast belopp årligen. Dessutom har dåvarande landstinget beviljat särskilt anslag vid större ny- och ombyggnationer vid centrala och publika lokaler t ex entréer. Ett riktmärke har tidigare varit 0,5 procent av den projekterade byggkostnaden. (En vanlig ambition i regioner och kommuner är 1,0 procent. Anslag i övrigt för konsthanteringen idag är kronor fördelat på hyra kr, telefon kr, administrativ tjänst kr (motsvarande 20 % tjänst, samt för ramning och skyltar kr.

5 5(8 Större utsmyckningar med fast konst sker i samarbete med regionfastigheter, arkitekter och konstnärer d v s med en projektgrupp knuten till byggprocessen. En konstnärlig rådgivare/samordnare kan knytas till respektive byggprocess. I förekommande fall beaktas regeringsrättens dom ang. frågan om upphandling av konstnärliga tjänster Konsten bokförs som inventarier. Konsten betraktas som eviga värden och ingen avskrivning görs. Det innebär att det bokförda värdet ökar i takt med inköpen. Med tanke på konstens kvarstående värde föreslås att konstinköp fortsatt sker via investeringsbudgeten. Vidare föreslås att drift av konstverksamheten sker via driftbudgeten och att medel beviljas för administrativa kostnader, fotografering, ramning och konstförråd. Skapa en mer ändamålsenlig konstdatabas Nuvarande konstdatabas är föråldrad och behöver bytas ut mot ett modernt system. Tillgängliga system bör utvärderas i förhållande till en kravspecifikation. Det finns fördelar med att samordna det nya systemet med de system som tillämpas av Hallands konstmuseum. Även Halmstads kommun har ett system som kan tjäna som förebild. Kulturförvaltningen föreslås få i uppdrag att skapa en ny och mer ändamålsenlig konstdatabas. Tydliggör policy avseende ansvar, rutiner och riktlinjer för konsthanteringen Konsthanteringen är en del av den regionala kulturpolitiken och styrs av Region Hallands Mål och strategier (regionfullmäktige samt Hallands kulturplan (regionstyrelsen För konstinköp används de riktlinjer som dåvarande Landstinget Halland tillämpat. Målen och strategierna betonar att konstinköpen ska styras av spets och kvalité, samt tillgänglighet så att fler kan ta del av konsten.

6 6(8 Kulturplanen betonar att Halland ska sticka ut som en av Sveriges mest attraktiva konstregioner. Konsthanteringen ska knytas till ett långsiktigt konstbildningsarbete inom vården med Region Hallands egen samling som utgångspunkt. Hallands konstmuseum och Konst i Halland är viktiga samarbetspartners. Riktlinjer för konstinköp motsvarar de riktlinjer som tillämpats av dåvarande landstingets utbildnings- och kulturnämnd och konstinköpskommitté: 1. Syftet med konstutsmyckningen är att skapa en upplevelserik och hälsofrämjande miljö på Region Hallands institutioner. Konstinköpen ska skapa möjligheter för konstnärer att bo och verka i Halland, samt främja utställningsverksamhet och spegla aktuella utställningar. 2. Behov av konst a komplettering av utsmyckning i befintliga lokaler - anmält till Region Hallands konsthandläggare av ledning eller personal, samt till en buffert i konstförrådet. b fast och lös konst - aktualiseras i samband med planerad ombyggnad och nybyggnad. 3. Inköpen ska avse samtidskonst (i första hand nu verksamma konstnärer. 4. Inköpen ska avse professionella konstnärer - konstnärer som arbetar under yrkesliknande former. 5. Inköpen ska i första hand göras på aktuella utställningar. 6. Inköpen ska göras på välrenommerade gallerier och konsthallar. 7. I första hand ska inköpen göras på utställningar och gallerier. Ett brett urval av tekniker ska eftersträvas. 8. Inköpen ska spegla konstlivet regionalt, nationellt och internationellt. Tillämpliga delar i Mål och strategier samt Hallands kulturplan liksom Riktlinjer för konstinköp föreslås utgöra policy för konsthanteringen i Region Halland tillsammans med beskrivning av hur ansvar och rutiner säkerställs organisatoriskt och administrativt. Kulturförvaltningen föreslås få i uppdrag att sammanställa och tillämpa en policy som beskriver och sammanfattar ansvar, rutiner och riktlinjer för konsthanteringen.

7 7(8 Inga avvikelser har noterats vad avser upphandling av konstnärliga tjänster Revisionsrapporten har inga anmärkningar avseende hur Region Halland följer bestämmelser för upphandling av konstnärliga tjänster. I policydokumentet ska framgå att Region Halland följer lagen om upphandling av gestaltningsuppdrag. Avyttring av konst Löpande sker utrangering och avregistrering av konst som återlämnats och inte längre är aktuell för utplacering. Det kan bero på slitage eller andra skäl. Frågan om att avyttra denna konst bör utredas vidare. Det finns begränsad ekonomisk nytta i detta samtidigt som det är en fråga om image för Region Halland att sälja äldre utrangerad konst. Däremot bör denna konst bokföras som arkiverad och särredovisas från annan konst. Frågan om avyttring av konst föreslås att man utreder vidare. Finansiering För att finanisera de föreslagna åtgärderna identifieras dels löpande kostnader, dels kostnader av engångskaraktär i samband med att nya rutiner tas i bruk. En grundläggande inventering föreslås att man genomför under Under detta år föreslås också att alla data i befintlig databas förs över till en ny publik databas. När databasen väl är i bruk kommer den att generera årliga licenskostnader.

8 8(8 Budgetförslag 2013: Inköp av konst :- (Investering :- (investering Administration konsthantering, 0,5 tjänst (lön och OH : :- Hyra konstförråd : :- Ramning och skyltar : :- Inköp av konst, 0,25 tjänst (lön och OH Framtagande av ny publik databas Grundläggande inventering av all befintlig konst :- (ca :-inom kulturbudgeten : :- Regionkontoret Catarina Dahlöf Regiondirektör Jörgen Preuss Biträdande regiondirektör