Arvika kommun. Granskning av kommunens hantering av konstföremål Revisionsrapport. KPMG AB Karlstad 17 december 2012 Antal sidor: 11

Transkript

1 Granskning av kommunens hantering av konstföremål Revisionsrapport KPMG AB Karlstad 17 december 2012 Antal sidor: KPMG Bohlins AB, a Swedish limited liability partnership and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with

2 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Revisionskriterier 2 5. Ansvarig nämnd/styrelse 3 6. Metod 3 7. Projektorganisation 3 8. Resultat Kommunens reglementen Kommentarer Organisation och ansvar Konstinköp Konstregister Inventering Utlåning/återlämning och förvaring av konst Försäkringsskydd Kommentarer Stickprov Kommentarer KPMG Bohlins AB, a Swedish limited liability partnership and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with

3 1. Sammanfattning Vi har fått i uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i att genomföra en granskning av rutiner för kontroll och hantering av kommunens konstföremål. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Kommunens konstinnehav uppgår till cirka föremål och det bokförda värdet i kommunens årsredovisning år 2011 var cirka 3,5 mkr. Ingen marknadsmässigvärdering har gjorts av konstsamlingen. Främst är konsten placerad inom kommunens egna lokaler men en stor del, speciellt den särskilt värdefulla konsten, är placerad på Rackstadmuseet. Det är av flera anledningar av stor vikt att konstverken hanteras på ett säkert och betryggande sätt. Revisorerna i har under år 2009 och år 2010 genomfört granskningar gällande rutiner för kontroll och hantering av kommunens konstföremål. Det övergripande syftet med granskningen var att bedöma om det finns tillförlitliga och ändamålsenliga rutiner för att säkerställa att kommunens konst hanteras på ett ansvarsfullt sätt. Granskningen syftade även till att följa upp om revisorernas tidigare iakttagelser vid granskningarna år 2009 och år 2010 har lett till några åtgärder i kommunen. Vi kan konstatera att kommunen vidtagit rekommenderade åtgärder utifrån tidigare genomförda granskningar. Kommunen har nu registrerat näst intill samtliga konstföremål i datasystemet Sofie. Vi kan också utifrån genomförd granskning konstatera att kommunen omarbetat och anpassat styrande dokument för inköp och hantering av offentlig konst och konstnärlig gestaltning till kommunens nya organisation. Vår bedömning är dock, liksom i tidigare granskningar, att kommunen bör överväga en värdering av sin konstsamling för att därav kunna teckna ett tillräckligt försäkringsbelopp. Nuvarande försäkringsbelopp anser vi är för lågt (0,5 Mkr) i förhållande till inköpspriset för konstsamlingen vilket år 2009 uppgick till 2,5 Mkr. Vi lämnar följande rekommendationer; Kommunstyrelsen bör utse en ansvarig för registrering i konstregistret så att både framtida inköpt konst och samtlig befintlig konst blir registrerad. Kommunstyrelsen bör överväga att sekretessbelägga vissa delar av konstregistret för att förebygga stöld föremålen. Kommunstyrelsen bör överväga om nuvarande ansvarsfördelning av reparation och underhåll av konstsamlingen är optimal. Vår bedömning är att nuvarande organisation kan leda till att behov av underhåll och reparationer av konsten inte tillgodoses, vilket är viktigt för att säkerställa det kulturhistoriska värdet. 1

4 2. Bakgrund 3. Syfte Vi har fått i uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i att genomföra en granskning av rutiner för kontroll och hantering av kommunens konstföremål. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Kommunens konstinnehav uppgår till cirka föremål och det bokförda värdet i kommunens årsredovisning år 2011 var cirka 3,5 mkr. Ingen marknadsmässigvärdering har gjorts av konstsamlingen. Främst är konsten placerad inom kommunens egna lokaler men en stor del, speciellt den särskilt värdefulla konsten, är placerad på Rackstadmuseet. Det är av flera anledningar av stor vikt att konstverken hanteras på ett säkert och betryggande sätt. Revisorerna i har under år 2009 och år 2010 genomfört granskningar gällande rutiner för kontroll och hantering av kommunens konstföremål. Den granskning som genomfördes år 2010 pekade på att kommunen behövde förbättra den interna kontrollen. De styrdokument som fanns syftade till kommunens organisation som den såg ut före år 2007 vilket bl.a. innebar att det inte tydligt framgick hur ansvarsfördelningen såg ut samt att rutinbeskrivningar inte överensstämde med aktuell organisation. Vidare framgick att det inte hade genomförts någon inventering av kommunens konstföremål sedan Den senast genomförda granskningen år 2010 visade att kommunen startat en process för att förbättra och förtydliga sina rutiner avseende hanteringen av dess konstföremål, vidare hade även en totalinventering påbörjats. Vid tidpunkten för granskningens genomförande hade dock inte beslut fattats om de nya rutinerna och de var därför heller inte införda i verksamheten. Eftersom inventeringen pågick kunde vi inte uttala oss om huruvida kommunens interna kontroll var att anse som effektiv och ändamålsenlig avseende konstföremålen. Utifrån ovanstående förhållanden samt vid sin risk och väsentlighetsanalys bedömer de förtroendevalda revisorerna i att en uppföljande granskning av kommunens konsthantering bör genomföras. Det övergripande syftet med granskningen var att bedöma om det finns tillförlitliga och ändamålsenliga rutiner för att säkerställa att kommunens konst hanteras på ett ansvarsfullt sätt. Granskningen syftar även till att följa upp om revisorernas tidigare iakttagelser vid granskningarna år 2009 och 2010 lett till några åtgärder i kommunen. 4. Revisionskriterier Vi har bedömt om verksamheten uppfyller; Interna regelverk och policys Fullmäktigebeslut 2

5 5. Ansvarig nämnd/styrelse 6. Metod Granskningen har avsett kommunstyrelsen i. Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument Intervjuer med berörda tjänstemän Stickprovsmässig inventering 7. Projektorganisation Granskningen har utförts av Anna Tång, konsult, under ledning av Anders Naeslund, certifierad kommunal revisor och kundansvarig i. 8. Resultat 8.1 Kommunens reglementen Sedan år 2011 har kommunen ett policydokument som är antaget i kommunstyrelsen 1 för inköp och hantering av konst. Principerna 2 omfattar fast och lös konst samt konstnärlig gestaltning. Fast konst ska vara märkt eller förankrad på ett sådant sätt så man ej kan uppfatta den som lös annars är det lös konst. I dokumentet anges rutiner vid konstinköp, ansvar för konstnärlig gestaltning, placering av konst, konstansvariga, konstinventeringar och konstregistret. Utöver ovanstående principer har man även rutiner för inköpt konst 3 som antogs av KS samtidigt som ovanstående dokument. Rutinerna anger ansvaret för den konst som kommunen köper in, hur man ska agera vid stöld och skador, ansvar och genomförande för konstinventeringar, bedömning av gåvor och donationer, hur konsten ska placeras i kommunen samt digitalisering av konstregistret Kommentarer Vår bedömning är att kommunen antagit styrande dokument för inköp och hantering av offentlig konst och konstnärlig gestaltning. 1 Nya rutiner för inköp och hantering av konst KS 72, beslutat den 12 april 2010, Dnr KS 2010/260 2 Principer för offentlig konst och konstnärlig gestaltning, antaget av KS den 12 april Rutiner för inköpt konst,, antaget av KS den 12 april

6 8.2 Organisation och ansvar Enligt dokumentet Reglemente för Kommunstyrelsen, senast ändrad den 13 juni 2012 ligger ansvaret för konstsamlingen inom kommunstyrelsens utskott för Lärande och stöd. I utskottets verksamhetsplan för år 2012 går att läsa att biblioteket ansvarar för kommunens konst- och utställningsverksamhet samt kulturarrangemang. Enligt Delegationsordning för kommunstyrelsen, senast ändrad den 11 juni år 2012, är det kulturutvecklaren som har ansvaret för konstinköp av konstverk inom befintlig budget, ersättare är utvecklingschefen. Kulturutvecklaren är placerad inom funktionen utveckling inom kommunledningsstaben i kommunledningsutskottet (KLU). Vid våra intervjuer framkom att kulturutvecklaren har delegation upp till 15 tkr för konstinköp, över den summan ska beslut om inköp tas i kommunstyrelsen. Den 1 oktober år 2012 genomfördes en organisationsförändring då biblioteket förflyttades från verksamheten Lärande och stöd och till Kommunledningssstaben. Därmed skapades en ny funktion vid namn Kultur och fritid. Inom funktionen ligger nu ansvaret för bibliotek, konsthall, simhall, föreningsstöd, kulturutvecklare och ansvar för Ritz. Chef för Kultur och fritid är den före detta bibliotekschefen, numer Kultur- och fritidschef. Biblioteket har även i fortsättningen ansvaret för konstregistret. Från kommunens principer gällande offentlig konst och konstnärlig gestaltning går det att läsa att varje enhet ansvarar för den placerade konsten inom sitt ansvarsområde och man ska utse en konstansvarig. Uppgifterna för konstansvarig är att; Upprätthålla ett register för placerad konst Meddela biblioteket vid flytt eller förändring av konst Återlämna konst som ej hängts ut i kommunens lokaler. Lämna in önskemål om ny konst vid den årliga utställningen av nyinköpt konst Vidare är det varje enhets ansvar att vidta lämpliga åtgärder för stölder samt kostnader för reparation eller omramning etc. Underhåll och reparationer av den fasta konsten samt kommunens konst på Rackstadmuseet sköts centralt i kommunen Konstinköp Enligt uppgifter från kulturutvecklaren finns 120 tkr tillgängliga för inköp av lös konst under år Man har även rätt att föra över medel från föregående år om det är så att man avser att genomföra ett större konstinköp nästkommande år. I tillämpas inte den så kallade 1 % -regeln vilket innebär att i de fall ny- om eller tillbyggnad av offentliga byggnader och miljöer projekteras, avsätts 1 % av den beräknade byggkostanden (exkl. moms) för konstnärlig gestaltning. Ur kommunens principer, som nämnts ovan, går att läsa att vid nybyggnationer ska en arbetsgrupp med berörda tjänstemän stå till förfogande för samråd kring konst och offentlig gestaltning med kulturutvecklaren som sammankallande. Vid våra intervjuer 4

7 framkom att det har skett nybyggnationer inom kommunen, men då samråd inte genomförts. Vid inköp av konst kan, vid behov, en rådgivande grupp, bestående av representanter från Konstnärernas Riksorganisation och från biblioteket användas. Enligt uppgifter från berörda i kommunen kopplas dessa in vid de flesta inköp av konst i kommunen. Enligt principerna ska konstsamlingen representera det regionala konstutbudet samt samtidskonst. Professionella konstnärer ska prioriteras och inköpen ska varieras gällande uttrycksform, funktion och teknik. Varje år ställs all inköpt konst ut i biblioteket, och där kan samtliga anställda inom kommunen lämna in önskemål om att disponera konst. Vid dessa tillfällen visas även sådan konst som man haft utlånad sen tidigare. Intressent för dessa tillfällen är stort och man har i princip aldrig problem att få konsten utplacerad i kommunens verksamheter. Vid placering av kommunens konst ska hänsyn tas till glesbygdens behov och miljöer där barn och ungdomar vistas. Placeringen av konst ska även nå en stor del av befolkningen och inte begränsas till ett kontor eller liknande som bara utnyttjas av få personer. Enligt uppgifter från ansvarig personal har man har inte tillämpat upphandling vid inköp av konst då man aldrig har överstigit gränsen för direktupphandling, kronor, enligt 2 kap 23. Lagen om offentlig upphandling Konstregister Vid inköp av konst ska biblioteket ansvara för registrering i en särskild konstdatabas. Under år 2010 startade en digitalisering av kommunens konstregister i dataprogrammet Sofie. Programmet tillhandhålls av Västerbottens museum och hanterar föremålssamlingar, fotografiska bilder, in- och utlåning av föremål, fornlämningar, arkiv och en webbapplikation. Sofie används även vid registrering i kommunens arkiv. Utöver personal i arkivet har biträdande bibliotekschef tillgång till programmet. Vid tidpunkten för vår granskning visste man inte om arkivets personal har tillgång till uppgifter i konstregistret. Biblioteket har sedan år 2010 haft en arbetsmarknadsresurs anställd 10 h/vecka för att digitalisera kommunens konstsamling. Vid tiden för vår granskning hade anställningen avslutats och man hade då hunnit med att registrera cirka 90 procent av kommunens konstföremål. All nyinköpt konst ska framöver registreras i Sofie, vilket rör sig om cirka tio föremål per år. Dock är ännu ingen i den nya organisationen inom Kultur och fritid utsedd att ansvara för registrering av konst. I Sofie registreras uppgifter om titel, konstnär, tillverkningsår, inköpsår, storlek, inköpsvärde, fysisk placering samt foto på verket. Samtliga verk ska vara numrerade (i databas och på konstverket). Enligt uppgifter från ansvarig personal har inga uppgifter i konstregistret sekretessbelagts. 4 Lag (2007:1091) om offentlig upphandling 5

8 8.2.3 Inventering Varje konstansvarig ute på enheterna ansvarar för att tillhandhålla ett aktuellt register över konst placerad inom sitt ansvarsområde. Utöver ovanstående anges i kommunens rutiner för inköpt konst att en omfattande inventering av kommunens placerade konst ska utföras vart femte år Kommentarer Vi har noterat att kommunen vid nybyggnationer inte tagit hänsyn till principerna för offentlig konst och konstnärlig gestaltning, något man bör beakta redan i projekteringsfasen. Vi bedömer att konstdatabasen Sofie i huvudsak är ändamålsenlig. Kommunen bör dock avsätta resurser för att samtlig konst blir registrerad i datasystemet samt att man utser en ansvarig personal för framtida registrering. Vår bedömning är att man bör utreda vem som har tillgång till konstregistret i programmet så att inte personal i kommunens arkiv har tillgång till information i registret. Idag är konstregistret en offentlig handling. Vi anser att vissa registrerade uppgifter om särskilt värdefull konst bör sekretessbeläggas för att förebygga stöld. I kommunens rutiner för inköpt konst bör man tydliggöra vem som ansvarar för inventeringen av konsten vart femte år samt precisera vad som menas med omfattande inventering av konsten. Vår bedömning av dagens ansvarsfördelning vid reparation eller underhåll av konstsamlingen är att ansvaret bör placeras centralt i kommunen istället för att vara upp till varje ansvarig enhet. Vår uppfattning är att det med dagens ansvarsfördelning finns en risk för att reparation och underhåll av den placerade konsten inte prioriteras i verksamheternas budget och då det inte heller finns medel avsatta centralt kan det leda till försummelse av kommunen konstsamling. Vi rekommenderar kommunen att redan i samband med inköp av konst samt för den befintliga konstsamlingen ta hänsyn till framtida reparations- och underhållskostnader Utlåning/återlämning och förvaring av konst Enligt uppgift ansvarar biblioteket för återlämning och utlämning av konst inom kommunen. Vid utlåning av konstverk inom kommunen registreras det i databasen Sofie. Den som lånar konst skriver på ett kvitto att de lånat konstverk, detta överförs sedan till Sofie. Utlämning av konstverk sker först efter en kontroll av att beställande person arbetar inom kommunen och har rätt att rekvirera. Leverans av konstverk sker enligt uppgift oftast av de som lånar konsten. Vid dåligt väder hjälper ansvarig personal till att emballera. Vid utlåning av konst utanför kommunen till andra aktörer sluts ett avtal mellan parterna där ansvar för återlämning och förvaring m.m. tydliggörs. Lån utanför kommunen kvitteras i pappersform utan registrering i Sofie. I de sällsynta fall då det rör sig om det längre lån registreras detta i Sofie. 6

9 Förvaring av den konst som inte är utplacerad sker i ett särskilt förråd på biblioteket samt i Konsthallen i Arvika. Båda lokalerna är larmade och endast ett fåtal personer har tillgång till lokalerna (bibliotekets personal). Här sker förvaring av återlämnad, nyinköpt eller icke utlånad konst. Enligt uppgifter är dock den mesta konsten utplacerad i kommunens lokaler. Idag finns inga underhållsplaner framtagna för konstsamlingen i eftersom lagning/restaurering sköts vid behov och ska bekostas av den enhet som lånat konsten Kommentarer Vår bedömning är att utlåning och återlämning av konstverk fungerar på ett bra sätt. Rutiner finns och det sker en kontroll av att beställare har ett mandat att rekvirerar konst. Vidare får den som rekvirera konsten attestera ett kvitto. Vi anser dock att uppföljning av utlånade verk bör säkerställas genom att stickprov tas på utlånade konstverk för att säkerställa existensen. Vår bedömning är att förvaring av den konst som inte är upphängd sker på ett ändamålsenligt sätt. Vi finner det angeläget att utifrån konstsamlingen följa upp och skapa underhållsplaner för att långsiktigt säkerställa det kulturhistoriska värdet. 8.3 Försäkringsskydd Enligt uppgifter är konsten i försäkrad. Försäkringsbrevet anger att konst- och utställningsföremål (utställningsförsäkring) tillhöriga kommunen under år 2012 varit försäkrad till ett värde av 11 basbelopp (0,5 tkr). Försäkringen omfattar även förlust eller skada vid transport av föremålet. Vid utlåning av föremål ut konstsamlingen till andra aktörer utanför kommunen ingår i den överenskommelsen som sluts att mottagande institution ansvarar för försäkring Ur den revisionsrapport som genomfördes av KPMG år 2010 gällande Kontroll och hantering av konstföremål i 5 anges att inköpspriset på konstsamlingen uppgick till 2,5 mkr år Någon värdering av konstsamlingen har inte skett. I kommunens årsredovisning för år 2011 kan man utläsa att bokfört värde på konstsamlingen uppgick till cirka 3,5mkr Kommentarer Vår bedömning är att konstsamlingen i kan vara försäkrad till ett allt för lågt värde i förhållande till marknadsvärdet. Vi rekommenderar därför kommunen att se över försäkringsvillkoren gällande konstsamlingen samt om det eventuellt behövs en värdering av konstsamlingen för att säkerställa rätt nivå på försäkringsskyddet. Vi 5, Kontroll och hantering av konstföremål, revisionsrapport, , KPMG AB Karlstad 7

10 noterar också i försäkringsbrevet att en extra självrisk på 5tkr tillkommer om stöld eller skada sker vid transport av konstföremål i eget fordon. Enligt uppgifter sker oftast transport av konstföremål i eget fordon i kommunen. 8.4 Stickprov Som en del i vår granskning har vi tagit stickprov i kommunens konstregister. Vi valde slumpmässigt ut åtta nummer på konstföremål mellan som sedan togs fram i konstregistret. Därefter besökte vi de platser som angavs som placering av föremålet i konstregistret Sofie. I tabell 1 visas resultatet av granskningen. Vid våra besök framkom att endast en av verksamheterna, utöver biblioteket, kände till kommunens riktlinjer gällande konst och hade utsett en konstansvarig och upprättat ett register över konsten inom sitt ansvarsområde. Det framkom även att verksamheter, främst skolor, inte återlämnat konst som inte placerats ut till biblioteket utan förvarade denna själva i förråd eller källarutrymmen. En verksamhet hade fått en stor del av den utplacerade konsten donerad till sig efter dödsbon. Enligt uppgift var inte dessa konstverk införda i kommunens konstregister. En av tavlorna i stickprovet ägs inte av utan av Västra Värmlands Fornminnesförening (VVF). VVF bildades den 1 november Föreningens uppgift är enligt stadgarna att samla och vårda äldre kulturföremål inklusive övrig kulturhistorisk dokumentation av olika slag, företrädesvis från västra Värmland 6. Enligt uppgift ingår ett 30-tal tavlor som föreningen äger i kommunens konstregister. Konstföremål Placering Placering verifierad Ja/Nej Tavla 1 Bibliotekets förråd Ja Tavla 2 Agnetebergsskolan Nej Tavla 3 Centralskolan Ja Skulptur Utanför Konsthallen Ja Tavla 4 Garvaren Nej Tavla 5 Rackstadmuseet Ja Tavla 6 Rackstadmuseet Ja Tavla 7 AKKVA Ja Tabell 1. Tabell 1 visar resultatet av stickprovsgranskningen ur kommunen konstregister Kommentarer Utifrån de stickprov som genomförts kan vi konstatera att två konstverk saknades. Granskningen visar att det finns en okunskap om de kommunala riktlinjerna och

11 rutinerna för området som bland annat reglerar ansvar för konsten och rutiner för återlämning av ej placerad konst. Vi anser att kommunen bör ta ställning till om tavlor som ej ägs av kommunen i fortsättningen ska vara registrerade i kommunens konstregister. KPMG, dag som ovan Anna Tång konsult Anders Naeslund certifierad kommunal revisor/kundansvarig 9