Granskning av materiella och immateriella anläggningstillgångar

Transkript

1 Granskning av materiella och immateriella anläggningstillgångar Region Uppsala Antal sidor 7 Antal bilagor , a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning/bakgrund Syfte och revisionsfrågor Avgränsning Revisionskriterier Ansvarig nämnd Projektorganisation/granskningsansvariga Metod 3 3 Resultatet av granskningen 3 4 Slutsats och rekommendationer 7 Region Uppsala Granskn materiella o immateriella anläggn tillg 2017 Rapport.docx i 2017, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated

3 1 Sammanfattning Vi har av Region Uppsalas revisorer fått i uppdrag att granska rutinerna kring materiella och immateriella anläggningstillgångar. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Efter genomförd granskning bedömer vi att Region Uppsalas rutiner gällande aktivering av materiella och immateriella anläggningstillgångar i allt väsentligt är goda samt att de riktlinjer som tagit fram överensstämmer med Lagen om kommunal redovisning och information som Rådet för kommunal redovisning har tagit fram. Mot bakgrund av vår granskning rekommenderar vi Region Uppsala att: Se över utformningen av den ekonomiska analysen som ska bifogas till aktiveringsmallen som finns framtagen som stöd vid aktivering av en immateriell anläggningstillgång. Separera egenupparbetade immateriella tillgångar från förvärvade immateriella tillgångar i anläggningsregistret. Mer frekvent följa upp projektens utveckling för att i ett tidigare skede kunna bedöma och analysera avvikelser från projektplan. Uppdatera rutinen gällande prissättning av egen tid så att prissättningen för materiella och immateriella tillgångar beräknas på samma sätt. Även för de egenupparbetade immateriella tillgångarna redovisa nedlagd tid på projektkoder istället för verksamhetskoder. Detta för att tidsredovisningen ska bli likartad oavsett vilken typ av anläggningstillgång personen arbetar med. 2 Inledning/bakgrund Region Uppsala har i årsredovisningen för 2016 bokförda värden på immateriella anläggningstillgångar med 120 mnkr och maskiner och inventarier med 851 mnkr. Den kommunala redovisningslagen innehåller regler gällande vad som ska respektive kan aktiveras som anläggningstillgång. Rådet för kommunal redovisning har i rekommendationerna 11.4 Materiella anläggningstillgångar och 12.1 Redovisning av immateriella tillgångar gett sin syn på hur lagen ska tolkas. Gränsdragningen mellan materiell och immateriell tillgång är ibland svår att göra. I ett projekt rörande investering i teknisk utrustning, t ex IT-system eller medicinsk apparatur för patientbehandling följer ofta utgifter för utveckling, intrimning och uppbyggnad av metodkunskap mm som kan vara svåra att hänföra till materiell eller immateriell tillgång. Olika regler gäller dessutom för förvärvad respektive egenutvecklad immateriell tillgång. Region Uppsala Granskn materiella o immateriella anläggn tillg 2017 Rapport.docx , a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated

4 Viss risk kan finnas att möjligheten att aktivera en utgift som immateriell tillgång används för att reglera resultatet snarare än för att uppnå en korrekt periodisering och matchning mellan intäkter och kostnader. Region Uppsalas förtroendevalda revisorer har bedömt att risken för fel är relativt hög inom detta område. Vi har därför fått i uppdrag att granska regionens principer för aktivering av immateriella och materiella tillgångar och efterlevnaden av dessa principer. 2.1 Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen är att bedöma Region Uppsalas principer för redovisning av immateriella respektive materiella anläggningstillgångar och efterlevnaden av dessa principer. Inom ramen för det övergripande syftet ska följande frågor besvaras eller belysas: Hur ser principerna ut för aktivering och avskrivning av immateriella tillgångar Hur sker avgränsning mellan materiella och immateriella tillgångar Hur sker avgränsning mellan förvärvade och internt upparbetade immateriella tillgångar Hur efterlevs principerna 2.2 Avgränsning Granskningen har avsett förhållandena under Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna uppfyller Gällande lagar och rekommendationer avseende redovisning av anläggningstillgångar Tillämpbara interna regelverk och policys avseende materiella och immateriella anläggningstillgångar 2.4 Ansvarig nämnd Granskningen har berört samtliga styrelser och nämnder. Region Uppsala Granskn materiella o immateriella anläggn tillg 2017 Rapport.docx , a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated

5 2.5 Projektorganisation/granskningsansvariga 2.6 Metod Granskningen har utförts av ett team med Bo Ädel som ansvarig. Bo är auktoriserad revisor och certifierad kommunal yrkesrevisor. I teamet har även ingått Madeleine Häll och Patrik Sandberg. Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudier av anläggningsregister, rutiner, lagar och regler etc. Stickprovsvisa urval avseende bokföring, attester och komponentindelning Intervjuer med berörda tjänstemän däribland handläggande ekonomer. 3 Resultatet av granskningen Region Uppsalas interna riktlinjer gällande materiella och immateriella tillgångar (se bilaga 1 och 2) bedöms övergripande följa Lagen om kommunal redovisning och information som Rådet för kommunal redovisning har tagit fram. Nedan presenteras granskningsresultaten kopplat till revisionsfrågorna i 2.1. Efter varje granskningsresultat finns underrubriken Vår bedömning där vi lyfter fram förbättringspotential och/eller iakttagelser. Hur ser principerna ut för aktivering och avskrivning av immateriella tillgångar? Principerna för aktivering av immateriella och materiella anläggningstillgångar framgår av bilaga 1 och 2. Av det som framkom på intervjuerna är det ekonomicheferna på förvaltningarna som har det yttersta ansvaret att bedöma om ett projekt uppfyller kriterierna för aktivering och godkänna en eventuell aktivering. Enligt de framtagna riktlinjer som finns ska ekonomidirektören godkänna aktiveringen av ett immateriellt projekt. Vid granskningstidpunkten var tjänsten som ekonomidirektör vakant varför en tillfällig ekonomidirektör övertagit detta ansvar. Under tiden Region Uppsala varit utan ordinarie ekonomidirektör har inga immateriella anläggningstillgångar aktiverats. För de immateriella projekten utgår bedömningen avseende aktiverbarhet bland annat från projektplan och ekonomisk kalkyl vilka ska bifogas till aktiveringsmallen. Det är respektive projektledare som ansvarar för att ta fram och presentera informationen. Av intervjuerna framgick att det vid granskningstidpunkten inte fanns någon mall för de ekonomiska kalkylerna att utgå ifrån vilket leder till att dessa kan skilja sig åt en del. En mall är under framtagande och beräknas vara klar under hösten Av det som framkom vid intervjuer och i samband med delårsgranskningen 2017 görs en genomgång av alla pågående projekt och aktiverade tillgångar med avseende på Region Uppsala Granskn materiella o immateriella anläggn tillg 2017 Rapport.docx , a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated

6 eventuella ytterligare aktiveringar genom att formulär skickas ut till ansvariga på förvaltningarna som i sin tur får fylla i dessa och skicka tillbaka till resurscentrum. Eventuellt nedskrivningsbehov följs främst upp i samband med årsbokslutet även om formuläret som skickas i samband med varje delårsbokslut även ska innefatta detta enligt redovisnings- och finanschefen. En nedskrivningsprövning görs först när det finns indikationer på att en tillgång behöver skrivas ned. Dessa indikationer inhämtas bland annat från respektive ekonomichef ute på förvaltningarna. Alla immateriella anläggningstillgångar som vid granskningstidpunkten fanns aktiverade i balansräkningen skrivs av på 5 år. Vår bedömning: I bilaga 2 punkt 3.3 framgår att det är ekonomidirektören som ska godkänna om ett projekt kan klassificeras som en immateriell anläggningstillgång. Att döma av vad som framkom vid intervjuerna kan det finnas en osäkerhet om vem som ansvarar för godkännandet när ekonomidirektören saknas i verksamheten. Vi rekommenderar därför Region Uppsala att uppdatera rutinbeskrivningen så att det tydliggörs vem som godkänner när ekonomidirektören inte finns att tillgå. För att underlätta en rättvis och korrekt bedömning gällande aktiverbarhet av ett projekt av immateriell karaktär rekommenderar vi att Region Uppsala tar fram tydliga riktlinjer för hur projektplan och ekonomisk kalkyl ska utformas. Den mall för ekonomisk kalkyl som är under framtagande såväl som mall för projektplan rekommenderas ha tydliga kopplingar till de kriterier som listas i bilaga 2 punkt 3.1 för att säkerställa och tydliggöra att kriterierna uppfylls. Vidare rekommenderar vi Region Uppsala att mer frekvent bedöma eventuella nedskrivningsbehov för pågående projekt. Som rutinen är upplagd i dagsläget finns en risk att periodiseringen mellan olika tertial blir felaktig då det inte framgår av utskicken till förvaltningarna att eventuella värdenedgångar ska specificeras. Hur sker avgränsningen mellan materiella och immateriella tillgångar? Av intervjuerna framgick att Region Uppsala följer de rutiner som finns angivna i bilaga 2 punkt 3.4. Beräkningen utgår från nedlagda kostnader och visar det sig att ett projekt har kostnader om 50% eller mer av materiell karaktär klassificeras tillgången som en materiell anläggningstillgång. Medicinteknisk utrustning i sin helhet klassificeras som materiell, förutom fristående medicintekniska programvaror som klassificeras som immateriella. Om kostnader för övriga immateriella tillgångar överstiger 50% av totala kostnaderna redovisas tillgången som immateriell. Det är respektive förvaltning, genom ekonomichef/förvaltningschef, som ansvarar för att det som aktiveras verkligen uppfyller kraven för en investering. Vid eventuella svårigheter i gränsdragning kontaktas redovisningschefen för vägledning. Region Uppsala Granskn materiella o immateriella anläggn tillg 2017 Rapport.docx , a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated

7 I samband med intervjuerna framkom att denna gränsdragning sällan är ett problem då det i de flesta fall tydligt väger över åt något håll. Vid ytterligare frågor framkom att projekt Mercurius som ligger som pågående per granskningsdag låg på gränsen utifrån projektplan och då skulle klassificeras som materiell tillgång. I projektets utveckling visade det sig senare att det överskjutande var av immateriell karaktär. Projektansvarig fick då skicka in en ny projektplan som vid granskningstidpunkten inte hade godkänts för aktivering. Per granskningsdag ligger projektet Mercurius alltså som pågående i balansräkningen varför hanteringen i anläggningsregistret inte har kunnat granskas. Några avskrivningar har således inte gjorts varför eventuella effekter av detta inte heller granskats närmare. Vår bedömning: I RKR finns hanteringen gällande gränsdragning inte kommenterad. Vi har därför letat vägledning i K-regelverken och finner att ovan hantering är i enlighet med BFNAR 2016: Utifrån detta gör vi bedömningen att hanteringen är godtagbar men rekommenderar Region Uppsala att i förekommande fall bedöma och analysera effekterna av att inte separera de immateriella delarna från de materiella då avskrivningstiderna många gånger kan skilja sig åt. Hur sker avgränsning mellan förvärvade och internt upparbetade immateriella tillgångar? I samband med intervjuerna framkom att egenupparbetade och förvärvade immateriella tillgångar registreras i samma anläggningsregister. Även projekt med en kombination av förvärvade och egenupparbetade utgifter redovisas som en tillgång i anläggningsregistret. Vid värderingen av nedlagd tid framkom i intervjun att priset per timme skiljer sig om det handlar om en materiell tillgång kontra en immateriell tillgång. För en materiell tillgång beräknas timpriset utifrån en genomsnittstariff för olika befattningsnivåer medan faktisk lönekostnad används som prissättning för arbete med en immateriell tillgång. Under 2017 har ingen egen tid aktiverats. I årsredovisningen i not kopplat till posten immateriella tillgångar redogörs varför egenupparbetad kontra förvärvade immateriella tillgångar inte särredovisas. I noten sägs att det inte varit möjligt att genomföra denna uppdelning samt att värdet på de immateriella tillgångarna utgör sådan liten del av totala tillgångar att det inte bedöms väsentligt. Vår bedömning: I RKR 12.1 under rubriken Upplysningar står: För varje slag av immateriell tillgång skall följande upplysningar lämnas, uppdelade på internt upparbetade och förvärvade immateriella tillgångar: tillämpad avskrivningsmetod, nyttjandeperiod, uppgifter för periodens början och slut om: Region Uppsala Granskn materiella o immateriella anläggn tillg 2017 Rapport.docx , a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated

8 o o o anskaffningsvärde, ackumulerade avskrivningar, ackumulerade nedskrivningar. Vi rekommenderar därför Region Uppsala att se över hanteringen och separera de egenupparbetade tillgångarna från de förvärvade i anläggningsregistret för att i framtiden ha möjlighet att separera dessa i redovisningen om fördelningen och totala immateriella tillgångar visar sig vara betydande. Vi rekommenderar även att använda samma prissättningsmetod gällande egen tid i projekten för att på så vis ge en rättvisande och jämförbar bild av olika projekt. Hur efterlevs principerna? Vi har i våra stickprov fokuserat på om Region Uppsala följer sina interna riktlinjer enligt bilaga 1 och 2. Gällande aktivering av materiella tillgångar utan komponentindelning presenteras resultatet i en särskild rapport. I denna rapport kommer materiella anläggningstillgångar med komponentindelning samt immateriella anläggningstillgångar kommenteras. Immateriella anläggningstillgångar Under året har tre immateriella anläggningstillgångar aktiverats. Dessa tre uppgår till totalt ca 12 mnkr. Ingen egen tid har aktiverats i något projekt under året då projekten helt har bedrivits av konsulter. I vår stickprovsgranskning har vi fokuserat på nedan: 1. Finns ekonomidirektörens godkännande att aktivera som immateriell tillgång? 2. Uppfyller projektet kriterierna för aktivering som immateriell tillgång? 3. Finns projektplan och ekonomisk kalkyl för de aktiverade tillgångarna? 4. Finns relevanta underlag till aktiveringarna? Komponentindelning av materiell anläggningstillgång Under 2017 har byggnationen akutmottagningen i Enköping färdigställts där kostnader om ca 63 mnkr aktiverats i balansräkningen. Vi har i vår granskning fokuserat på: 1. Att indelningen av komponenter följer de riktlinjer som listas i bilaga 1 2. Att inrapporterade komponenter finns redovisade i anläggningsregistret 3. Att avskrivningstiden för komponenterna stämmer med riktlinjerna i bilaga 1 Region Uppsala Granskn materiella o immateriella anläggn tillg 2017 Rapport.docx , a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated

9 Vår bedömning Våra stickprov visade initialt på att projektet Janus inte uppfyller kriterierna för att aktiveras som en immateriell anläggningstillgång. Detta då syftet med projektet är en ökad servicepotential med uppgift att snabbare nå ut med information till medborgarna. I projektplanen framgår dock att projektet kommer öka effektiviteten vid framtagandet och användandet av information för statistik, trafikplanering och trafikuppföljning vilket är anledningen till att Region Uppsala har aktiverat projektet. Vi bedömer därför att projektet sannolikt är aktiverbart men rekommenderar Region Uppsala att se över de krav som ställs på projektplanens utformning och mer specifikt redogör för hur projektet påverkar framtida kassaflöden. Projektdokumentationen gällande ekonomisk kalkyl samt godkännande för projektet VueRis gick inte att få fram vid granskningstillfället. Detta beror på att ansvarig för projektet slutat och med då rådande rutiner fanns inga riktlinjer på hur dokumentationen skulle sparas och arkiveras. Projektet påbörjades under 2014 vilket alltså var innan nuvarande riktlinjer enligt bilaga 2 antogs. Projektet färdigställdes och aktiverades under Process avseende förvaring och arkivering av projektdokumentation finns numer på plats. Vidare noterade vi att det finns komponenter i byggnaden som understiger 500 tkr. Bedömningen är dock att detta inte är någon avvikelse då riktlinjerna endast säger att komponenter överstigande 500 tkr ska redovisas som en separat tillgång i anläggningsregistret. 4 Slutsats och rekommendationer Sammanfattningsvis kan vi konstatera att Region Uppsalas rutiner gällande aktivering av materiella och immateriella anläggningstillgångar i allt väsentligt bedöms goda samt att de riktlinjer som tagit fram överensstämmer med Lagen om kommunal redovisning och information som Rådet för kommunal redovisning har tagit fram. Mot bakgrund av vår granskning rekommenderar vi Region Uppsala att: Se över utbudet av stöddokumentation för projektledare och projektägare gällande den ekonomiska kalkylen som ska bifogas till aktiveringsmallen. Möjliggöra en uppdelning av egenupparbetade immateriella tillgångar från förvärvade immateriella tillgångar i delårsrapporter och i årsredovisningen genom att dela upp dessa i anläggningsregistret. Tydligare följa upp projektens utveckling löpande för att i ett tidigare skede kunna bedöma och analysera avvikelser från projektplan och eventuella nedskrivningsbehov. Region Uppsala Granskn materiella o immateriella anläggn tillg 2017 Rapport.docx , a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated

10 Uppdatera rutinen gällande prissättning av egen tid för att säkerställa att prissättningen för materiella och immateriella tillgångar beräknas på samma sätt. Även för de immateriella tillgångarna redovisa nedlagd tid på projektkoder. KPMG, dag som ovan Bo Ädel Auktoriserad revisor Certifierad kommunal yrkesrevisor Bilagor Bilaga 1- Region Uppsalas riktlinjer för Materiella anläggningstillgångar Bilaga 2- Region Uppsalas riktlinjer för Immateriella anläggningstillgångar Region Uppsala Granskn materiella o immateriella anläggn tillg 2017 Rapport.docx , a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated