Immateriella anläggningstillgångar

Transkript

1 1(5) Immateriella anläggningstillgångar Immateriella anläggningstillgångar är tillgångar som saknar fysisk substans. I princip är det endast detta som skiljer dem från materiella anläggningstillgångar. Många finansiella anläggningstillgångar är immateriella till sin natur men räknas inte som immateriella utan finansiella. Exempel på olika slags immateriella anläggningstillgångar är: Programvaror Licenser för exempelvis programvaror Patent, koncessioner och liknande rättigheter Modeller och prototyper Egenutvecklade IT-system Tillgångarna ska liksom för materiella anläggningstillgångar ha en nyttjandeperiod på minst tre år. Vid Linköpings universitet använder vi en beloppsgräns för aktivering av immateriella anläggningstillgångar på 300 tkr. Immateriella anläggningstillgångar finansieras på samma sätt som materiella anläggningstillgångar, dvs antingen med lån i Riksgäldskontoret eller med bidrag (om bidrag betalas ut innan eller i nära anslutning till inköpet). Kriterier för aktivering Det ska vara sannolikt att de framtida ekonomiska fördelarna eller den servicepotential som är förknippade med innehavet kommer att tillföras myndigheten. Tillgångens anskaffningsvärde ska också kunna beräknas på ett tillförlitligt sätt för att det över huvud taget ska bli aktuellt att aktivera kostnaderna som en immateriell anläggningstillgång. Myndigheten ska bedöma sannolikheten för framtida ekonomiska fördelar eller servicepotential för verksamheten utifrån rimliga och välunderbyggda antaganden om de ekonomiska förhållanden som kommer att råda under tillgångens livslängd. Graden av säkerhet ska bedömas utifrån tillgänglig information vid bedömningstidpunkten, kan det inte med hög grad av säkerhet påvisas ska kostnaderna inte aktiveras som en immateriell anläggningstillgång. Störst vikt läggs vid information som kan verifieras externt, detta kan göras genom att jämföra myndigheter som har liknande immateriella tillgångar, exempelvis liknande IT-system i drift. Det är viktigt att bedömningen dokumenteras. I de fall utgifter kostnadsförs ska det inte ses som ett tecken på att avsikten inte har varit att tillföra myndigheten servicepotential eller att beslutet fattats på fel grund. Det betyder endast att det inte är tillräckligt sannolikt att framtida ekonomiska fördelar eller servicepotential kan påvisas. De utgifter som bokförts i tidigare räkenskapsperioder får inte tas upp som en tillgång i balansräkningen, gäller delårsrapport eller årsredovisning.

2 2(5) Tillgångar med flera användare Det kan förekomma att t.ex. IT-system utvecklas tillsammans med en eller flera andra (myndigheter eller företag) och flera parter ämnar utnyttja och förväntas få fördelar av tillgången. Det normala är att en myndighet tar upp tillgången i sin balansräkning och övriga betalar en summa för täckning av avskrivnings- och räntekostnader. I undantagsfall kan flera parter ta upp delar av en tillgång i respektive balansräkning. Detta är möjligt om tillgången består av ett antal separata delar. Det får inte förekomma att en tillgång redovisas i två eller flera balansräkningar samtidigt hos olika organisationer. Vad får ingå i anskaffningsvärdet För att avgöra om en internt upparbetad immateriell anläggningstillgång uppfyller kriterierna för att redovisas i balansräkningen delas arbetet med att skapa tillgången upp i två faser; forskning respektive utveckling. Utgifter för forskning får aldrig redovisas som tillgång i balansräkningen. Det anses inte vara påvisbart att forskning eller projekt som befinner sig i forskningsfasen ger upphov till en immateriell anläggningstillgång. Exempel på forskning är: Verksamhet som syftar till att få fram ny kunskap. Sökande efter, utvärdering av och slutgiltigt urval av tillämpningar av forskningsresultat eller annan kunskap. Sökande efter alternativa system, processer, material, produkter eller tjänster. Formulering, utformning, utvärdering och slutligt urval av möjliga alternativ till nya eller förbättrade system, processer, material, produkter eller tjänster. Forskning i detta sammanhang har en vidare innebörd än strikt vetenskapligt, vilket innebär att aktiviteter som ingår i förstadiet i ett utvecklingsprojekt (förstudier, utvärdering av alternativ, urval) klassificeras som forskning trots att det inte har något att göra med vetenskaplig forskning. De två sista punkterna ovan är exempel på den typen av forskning. I utvecklingsfasen har projektet kommit längre än i forskningsfasen. I forskningsfasen väljs alternativ, medan i utvecklingsfasen arbetas de valda alternativen fram. Exempel på utveckling är: Utformning, konstruktion och provning av ett valt alternativ för nya eller förbättrade system, processer, material, produkter eller tjänster. Utformning, konstruktion och provning av prototyper. Formgivning, konstruktion och skötsel av en pilotanläggning. Om myndigheten inte kan särskilja utgifter för utveckling från forskning, anses utgifterna tillhöra forskningen och kostnadsförs då de uppkommer. Om myndigheten inte kan särskilja utgifter för utveckling från den löpande verksamheten, anses utgifterna tillhöra den löpande verksamheten och kostnadsförs då de uppkommer.

3 3(5) Anskaffningsvärde Anskaffas tillgången genom förvärv består anskaffningsvärdet av inköpspriset och eventuella utgifter som krävs för att förbereda tillgången för den avsedda användningen. Eventuella rabatter dras av från anskaffningsvärdet. För internt upparbetade immateriella anläggningstillgångar är anskaffningsvärdet summan av de utgifter som uppkommer från den tidpunkt då samtliga av följande sex kriterier är uppfyllda. Nedlagda resurser som myndigheten har innan samtliga kriterier uppfylls ingår alltså inte i anskaffningsvärdet för tillgången. Det är tekniskt möjligt att färdigställa den immateriella anläggningstillgången så den kan användas. Myndighetens avsikt är att färdigställa den immateriella anläggningstillgången. Myndigheten har förutsättningar att använda den immateriella anläggningstillgången. Den immateriella anläggningstillgången ska kontrolleras (ägas) av myndigheten. Den immateriella anläggningstillgången medför att framtida ekonomiska fördelar eller servicepotential för myndigheten sannolikt ökar och detta kan påvisas med hög grad av säkerhet. Det finns erforderliga och adekvata tekniska, finansiella och andra resurser att fullfölja utvecklingen och för att använda anläggningstillgången. Myndigheten kan på ett tillförlitligt sätt beräkna de utgifter som kan hänföras till den immateriella anläggningstillgången. Exempel på utgifter som kan tas med i anskaffningsvärdet är: Utgifter för material och tjänster. Löner och andra anställningsrelaterade utgifter för personal som deltar direkt i arbetet med att ta fram tillgången. Även löner och andra anställningsrelaterade utgifter för direkt ledning, exempelvis projektledning ingår. Andra utgifter som direkt kan hänföras till arbetet med att ta fram tillgången. Indirekta utgifter som krävs för att ta fram tillgången och som kan hänföras till tillgången på ett rimligt och konsekvent sätt. Det kan exempelvis vara kostnader för lokaler som till väsentlig del används i utvecklingsarbetet. Vid osäkerhet vilka indirekta utgifter som kan hänföras till tillgången är det lämpligt att kostnadsföra utgifterna när de uppkommer. Ränteutgifter om de uppgår till väsentliga belopp. Kostnader som inte får tas med som anskaffningsvärde är exempelvis: Administrationskostnader och andra allmänna omkostnader, såvida dessa inte direkt kan hänföras till arbetet med att förbereda tillgångens användning. Exempel på vad som inte ingår är personaladministration eller ekonomisystem. Allmänna overheadkostnader, exempelvis pålägg för verksamhetsledning, ingår inte heller i anskaffningsvärdet. Tydligt identifierad ineffektivitet som myndigheten ådragit sig innan en immateriell anläggningstillgång uppnår planerad produktionsnivå. Här avses exempelvis tekniska problem som innebär att vissa nedlagda utgifter inte bidrar till färdigställandet av den

4 4(5) immateriella anläggningstillgången. Här avses inte merkostnader som uppkommer av att investeringen blir dyrare än planerat. Utgifter för etablering av verksamheter, exempelvis utgifter för konsultkostnader för att etablera ny verksamhet, lansera nya produkter eller processer. Utgifter för utbildning, t.ex. för användare av ett utvecklat IT-system. Utgifter för informationskampanjer eller reklam. Utgifter för omorganisationer eller omlokalisering. Underhållskostnader, t.ex. löpande uppgraderingar. Tillkommande utgifter för en immateriell anläggningstillgång kostnadsförs då de uppkommer, såvida inte: Det är sannolikt att utgifterna medför att tillgången kommer att generera framtida ekonomiska fördelar eller servicepotential som överstiger den ursprungliga bedömningen, dvs. tillgångens kapacitet (prestanda) ökar. Utgifterna kan beräknas och hänföras till tillgången på ett tillförlitligt sätt. Om dessa villkor uppfylls, ska den tillkommande utgiften läggas till anskaffningsvärdet för tillgången. Tillkommande utgifter som krävs för att tillgången ska bibehålla sin ursprungliga kapacitet kostnadsförs då de uppkommer. Immateriella anläggningstillgångar är av sådan art att det i många fall är svårt att bedöma detta, därför kan tillkommande utgifter endast i undantagsfall läggas till anskaffningsvärdet. Inköp av licenser, t.ex. för ett nytt ekonomisystem bokförs som en immateriell anläggningstillgång. I anskaffningsvärdet ingår också de utgifter som krävs för att förbereda tillgången för användning, exempelvis konsultkostnader vid installation av systemet. Ev. ytterligare årliga avgifter för användande ingår inte i anskaffningsvärdet utan ses som en driftkostnad. Köps moduler (som ger nya funktioner) till i efterhand läggs dessa till anskaffningsvärdet. Inköp av dataprogram ska aktiveras om de uppnår beloppsgränsen för en immateriell anläggningstillgång och beräknas att nyttjas i minst tre år. Myndighetens webbplats och intranät hanteras på samma sätt som andra internt upparbetade immateriella anläggningstillgångar. Det är dock endast utgifterna för att utveckla själva den tekniska webbplattformen som skall tas upp som en tillgång. Att fylla webben med information och att göra om struktur ses som löpande arbete. Utgifter för utveckling av interna processer och modeller ses som löpande arbete och får inte aktiveras. Avskrivning Avskrivning gällande immateriella anläggningstillgångar hanteras på samma sätt som för materiella, dvs. de ska skrivas av över sin nyttjandeperiod. Dock kan nyttjandeperioden för en immateriell anläggningstillgång uppgå till högst 5 år, om inte annan längre tid med rimlig grad

5 5(5) av säkerhet kan fastställas. Om en sådan längre avskrivningstid tillämpas ska upplysning om och skälen för detta lämna i en not. Dokumentation Det är viktigt att varje utvecklingsprojekt har en utförlig dokumentation att hänvisa till där det framgår att villkoren för aktivering är uppfyllda. Kalkyler som presenterar de framtida ekonomiska fördelarna eller servicepotential som den immateriella anläggningstillgången förväntas medföra måste tas fram och måste vara tillförlitliga, rimliga och välunderbyggda. I de fall en investering inte förväntas ge några direkta ekonomiska fördelar utan främst servicepotential, kan denna påvisas såväl kvalitativt som kvantitativt. Det kan vara en beskrivning av vilken måluppfyllelse (nytta för verksamheten) som investeringen bidrar till. Om exempelvis en myndighet utvecklar ett förbättrat IT-system för pensioner som bidrar till att beräkningarna blir mer tillförlitliga eller att pensionsbesked kan lämnas snabbare och oftare, kan detta beskrivas både verbalt och i siffror. Genom projektplaner och skriftliga beslut kan myndigheten påvisa att avsikten är att färdigställa ett utvecklingsprojekt samt att det finns resurser, såväl ekonomiska, tekniska och personal för att fullfölja utvecklingen. I projektplaner och genom skriftliga beslut kan myndigheten också påvisa att det är tekniskt möjligt att färdigställa tillgången och att det finns förutsättningar att använda den efter färdigställande. Det är också viktigt att myndigheten dokumenterar de principer och underlag som ligger till grund för anskaffningsvärdet. Ett lämpligt sätt är att redovisa utgifterna för utvecklingen på ett eget projekt i redovisningen. Särskilt viktigt är det att kunna verifiera den tid som egen personal lagt ned på utvecklingsarbetet.