Revisionsrapport Granskning av intern kontroll redovisning av anläggningstillgångar Danderyds kommun Sandra Feiff Hanna Holmberg

Transkript

1 Revisionsrapport Sandra Feiff Hanna Holmberg Granskning av intern kontroll redovisning av anläggningstillgångar Danderyds kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning Inledning Bakgrund Revisionsfråga, revisionskriterier och kontrollmål Revisionsmetod Avgränsning Rutiner och riktlinjer samt roller och ansvar Styrande och stödjande dokument Investeringsprocessen Regler för investeringar Intervjuer med berörda tjänstemän Roller, ansvar och organisation Kontroller Granskningsresultat Anläggningstillgångarna har klassificerats i enlighet med kommunens anvisningar och god sed i övrigt... 9 Verifiering av anläggningstillgångar Förbruknings-/omkostnadsinventarier har klassificerats i enlighet med kommunens anvisningar och god sed i övrigt Verifiering av förbruknings-/omkostnadsinventarier Avskrivning och avskrivningstider sker i enlighet med god redovisningssed Bokförda utgifter är hänförliga till investeringsobjektet Danderyd

3 1. Sammanfattande bedömning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Danderyds kommun genomfört en granskning av intern kontroll med inriktning på redovisning av anläggningstillgångarna. Efter genomförd granskning bedömer vi att den interna kontrollen inte är tillräcklig. Denna bedömning görs med utgångspunkt i vad som noterats avseende granskningens kontrollmål. Nedanstående ligger till grund för vår bedömning: Anläggningstillgångarna har klassificerats i enlighet med kommunens anvisningar och god redovisningssed i övrigt. Vi bedömer att kontrollmålet delvis är uppfyllt. Verifieringen visar på att utgifter kopplade till två investeringsobjekt är tveksamt/felaktigt klassificerade. Vi noterar också att sju utgifter inte har gått att verifiera, dvs det går inte att utläsa på fakturan vad dessa avser. Vi noterar dock att merparten av anläggningarna är inlagda enligt de avskrivningstider som kommunen tillämpar i sina redovisningsprinciper. Förbruknings-/omkostnadsinventarier har klassificerats i enlighet med kommunens anvisningar och god redovisningssed i övrigt. Vi bedömer att merparten av förbruknings-/omkostnadsinventarier har klassificerats i enlighet med kommunens anvisningar och god sed i övrigt. Vi noterar en mindre fel klassificering om 58 tkr. Utifrån detta bedömer vi kontrollmålet som uppfyllt. Avskrivning och avskrivningstider sker i enlighet med god redovisviningssed. Inom ramen för granskningen har en verifiering av anläggningstillgångar gjorts. Vår bedömning utifrån verifieringen är att en slutredovisad investering innehållit olika delar med varierande förväntad nyttjandeperiod men med samma avskrivningstid. Det har framkommit att ingen genomgång eller omvärdering sker av avskrivningstiderna under anläggningarnas livslängd. Vi bedömer att kontrollmålet inte är uppfyllt. Bokförda utgifter är hänförliga till investeringsobjektet. Inom ramen för granskningen har en verifiering av anläggningstillgångar gjorts. Utifrån verifieringen framkom att det är svårt att säkerställa att utgifter bokförs på rätt investeringsobjekt då projektkod inte alltid finns med på fakturan. Sju utgifter är inte hänförbara, dvs det går inte att utläsa på fakturan vad dessa avser. Totalt uppgår dessa utgifter till 6,3 mnkr. Vi bedömer att kontrollmålet inte är uppfyllt. Danderyd 1 av 14

4 I samband med granskningen framkom också följande: Vi bedömer att det finns ett behov av att samordna rutiner/anvisningar kring den praktiska hanteringen av anläggningsredovisningen. Dokumenten är idag av äldre datum och därför saknas hänvisningar till nyare skrivelse för exempelvis prisbasbelopp samt nyare rekommendation från Rådet för kommunal redovisning (RKR). Kommunen uppger att det finns kontroller för exempelvis aktivering av anläggningar och för att anläggningsregistret stämmer mot balansräkningen. Dock noterar vi att dessa kontroller inte dokumenteras, vilket vi bedömer att de borde. I övrigt hänvisar vi till de bedömningsavsnitt som lämnas efter varje avsnitt. Danderyd 2 av 14

5 2. Inledning 2.1. Bakgrund Nämndernas ansvar i arbetet med intern kontroll framgår av kommunallagen 6 kap 7 : Nämnderna ska var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Med tillräcklig intern kontroll avses i denna granskning att rutiner finns för att säkerställa att tillgångarna i allt väsentligt är fullständigt redovisade, rätt periodiserade samt har klassificerats och värderats enligt principerna i KRL och de rekommendationer som utgör god redovisningssed inom området. En av revisorernas uppgifter enligt kommunallagen 9 kap 9 är att utröna om räkenskaperna är rättvisande och om den kontroll som görs inom nämnderna är tillräcklig. Revisorerna har i sin analys av väsentlighet och risk identifierat behov att granska tillförlitligheten i anläggningsredovisningen. Granskningen omfattar dels kartläggning av rutinen i kommunen med genomgång av vilka kontroller som görs och vilka rutiner/anvisningar som kommunen har, dels stickprovsmässig kontroll av följsamhet mot regelverk för samtliga nämnder Revisionsfråga, revisionskriterier och kontrollmål Följande revisionsfråga ligger till grund för granskningen: Har nämnderna tillräcklig kontroll av att tillgångarna i allt väsentligt är fullständigt redovisade, rätt periodiserade samt har klassificerats och värderats enligt principerna i KRL? Följande revisionskriterier är aktuella: Kommunal redovisningslag God redovisningssed Kommunens regler och anvisningar Granskningen syftar till att besvara följande fyra kontrollmål: 1. Anläggningstillgångarna har klassificerats i enlighet med kommunens anvisningar och god sed i övrigt. 2. Förbruknings-/omkostnadsinventarier har klassificerats i enlighet med kommunens anvisningar och god sed i övrigt. 3. Avskrivning och avskrivningstider sker i enlighet med god redovisningssed. 4. Bokförda utgifter är hänförliga till investeringsobjektet Revisionsmetod Granskningen har skett genom intervjuer med ansvariga tjänstemän, kartläggning och analys av styrdokument och rutinbeskrivningar samt verifieringar enligt nedan. Danderyd 3 av 14

6 Kontroll har skett genom stickprov av de utgifter som finns aktiverade i anläggningsregistret samt av utgifter som finns i driftsredovisningen Avgränsning Granskningen har inriktats mot att kartlägga och bedöma generella rutiner samt att genom urval/stickprov kontrollera följsamhet för samtliga nämnder. Rapporten har varit föremål för faktaavstämning. Danderyd 4 av 14

7 3. Rutiner och riktlinjer samt roller och ansvar 3.1. Styrande och stödjande dokument Danderyds kommun har två dokument som beskriver arbetet med investeringsverksamheten, båda av äldre datum. Enligt uppgift pågår ett arbete med att förnya riktlinjerna, vilket beräknas vara klart 2014/2015. Riktlinjerna ska utgå från tekniska nämndens beslutsprocess för investeringsprojekt eftersom de har den mest omfattande hanteringen och därmed de mest genomarbetade rutinerna. Kommunen saknar dock vid granskningstillfället ett fullständigt styrdokument för investeringsprocessen. Nedan ges en kort beskrivning över de dokument som vi har tagit del av vid granskningstillfället: Investeringsprocessen I kommunens riktlinjer för investeringsverksamheten (senast reviderad ) redogörs för gemensamma utgångspunkter gällande investeringsverksamheten. Den övergripande beslutsprocessen ser ut som följer: Kommunfullmäktige beslutar om mål och regler för kommunens samlade investeringsverksamhet, inklusive materiella tillgångar i exploateringsverksamhet. Kommunstyrelsen utfärdar planeringsförutsättningar och anvisningar för kommunens budgetarbete. Kommunstyrelsen initierar förstudier och programutredningar vilket kan leda till utgifter innan ett formellt budgetbeslut fattas eller att så kallade förgäveskostnader uppstår. Nämnden preciserar investeringsbehov för respektive program/ verksamhetsområde i budgetprocessen. Kommunstyrelsen bereder kommunens samlade budgetprocess gällande drifts- och investeringsbudget. Kommunfullmäktige beslutar om drifts- och investeringsbudgeten samt finansierar. Nämnden rapporterar löpande gällande investeringsprogram och nedlagda utgifter samt prognoser i enlighet med de anvisningar kommunstyrelsen ger för löpande uppföljning under året. Respektive nämnd ansvarar för att inom anvisad ram genomföra investeringsprojektet. Slutredovisning lämnas till kommunstyrelsen för anmälan till fullmäktige så snart ett projekt avslutats. Nämnden ansvarar för dokumentationen. Vid investeringar som överstiger 5 mnkr finns kompletterande steg i beslutsprocessen. Danderyd 5 av 14

8 Riktlinjerna anger också vilka dokument som ska finnas för varje investeringsprojekt, det finns gemensamma mallar för förkalkyl, efterkalkyl samt beskrivning av projektet. Som tidigare nämnts pågår det ett arbete med att förnya ovanstående dokument. Tekniska nämnden har en genomarbetad investeringsprocess som kommunen utgår från vid förnyandet av kommunens totala investeringsprocess. Beslutsprocessen för investeringsprojekt i tekniska nämnden utgörs av ett flödesschema med fullständiga direktiv för hur hela investeringsprocessen fungerar samt hur ansvarsfördelningen för denna ser ut. Beslutsprocessen enligt flödesschemat: Regler för investeringar Kommunens ekonomistyrningsregler (senast reviderade ) beskriver huvudprinciperna för investeringar i Danderyds kommun. Enligt ekonomistyrningsreglerna klassificeras en utgift som anläggningstillgång när inköpet har en ekonomisk livslängd som överstiger tre år, det vill säga tillgången innehas för stadigvarande bruk inte är av ringa värde gränsvärdet är ett prisbasbelopp (2013 = kr). Det beskrivs också att underhållsåtgärder för att bibehålla det ekonomiska värdet på en byggnad eller anläggning ska betraktas som en normal driftskostnad. Endast åtgärder som förhöjer värdet på redan befintlig tillgång kan betraktas som Danderyd 6 av 14

9 investering. Anskaffningar som har ett funktionellt samband ska behandlas som en anskaffning även om de sker vid olika tillfällen under kalenderåret. Bedömning Vi noterar att de två dokument som finns gällande investeringsprocessen är gamla, en uppdatering har inte skett av bland annat prisbasbelopp. Det saknas också hänvisningar till nyare skrivelse från rådet för kommunal redovisning (RKR). Vi saknar följande: Ett dokument för kommunens totala investeringsprocess. Vi ser det dock positivt att kommunen genomför ett arbete med att ta fram ett sådant under 2014/2015. Vi bedömer att tekniska nämndens investeringsprocess är genomarbetad och tillförlitlig. Ett dokument för den praktiska hanteringen, exempelvis ett dokument som beskriver skillnad mellan materiell och immateriell tillgång, skillnad mellan underhålls- och driftskostnad. En beskrivning av hur investeringar bokförs, hur aktivering, försäljning och utrangering av tillgångar går till samt hur investeringsinkomster ska hanteras. En rutin/riktlinje som beskriver kommuens arbete med den praktiska övergången till komponentavskrivningar Intervjuer med berörda tjänstemän I samband med granskningen har intervju genomförts med berörd tjänsteman inom ekonomienheten. Intervjun innefattade bland annat en genomgång av ansvar och väsentliga rutiner Roller, ansvar och organisation Enligt ekonomistyrningsregler och attestreglemente ligger det övergripande ansvaret för kommunens anläggningsregister och anläggningsredovisning på ekonomiavdelningen. Dock sköter respektive förvaltning sin egen ekonomi och medarbetare med attesträtt ute i verksamheterna kan attestera fakturor som ligger till grund för investeringen. Däremot är det endast redovisningschefen inom ekonomienheten som kan lägga in och aktivera anläggningar i anläggningsregistret. Ansvarig inom respektive förvaltningarna fyller i en blankett som ekonomienheten tagit fram och som finns på intranätet, på blanketten specificeras anläggningen och redovisningschefen gör en översiktlig kontroll av underlaget före upplägg i anläggningsregistret. Redovisningschefen påpekar dock att det är respektive förvaltnings ansvar att granska innehållet på fakturanivå, det vill säga att endast aktiveringsbara utgifter tas upp. Aktivering sker vid 1 prisbasbelopp (2014 = kr) i enlighet med RKR, det vill säga direkt då tillgången anses aktiveringsbar och avskrivning påbörjas månaden Danderyd 7 av 14

10 efter (aldrig mitt i en månad). Kommunen följer RKR:s avskrivningsprinciper, se avsnitt Uppföljning av förvaltningarnas följsamhet till RKR görs inte på centralnivå, det åligger respektive förvaltning. Om ett fel noterats justeras detta av förvaltningarna. Vid bokslutet noterades en avskrivning om cirka 200 tkr på konst vilket upptäcktes av tekniska kontoret vid genomgång av anläggningsregistret. Felet uppstod vid byte av anläggningsregister i maj I maj 2012 bytte kommunen anläggningsregister från FA (Swefa) till nuvarande register. Historiska anläggningar från FA (Swefa) har alla anskaffningsdatum i nuvarande anläggningsregister, dock överensstämmer den gamla informationen med ackumulerad avskrivning, avskrivningstid etcetera. Det korrekta anskaffningsdatumet går att ta fram genom ekonomisystemet. I det nya anläggningsregistret sker kopplingen mellan investeringsredovisningen, anläggningsregistret och balansräkningen per automatik under en modul i ekonomisystemet anläggningar. Detta sker genom att redovisningschefen hämtar upp fakturor som ska aktiveras i redskapet Tratten filtrerat på kriterier, till exempel projektnummer. Kriterierna i modulen är inlagda av en konsult som kommunen anlitat för hjälp med det nya anläggningsregistret. Genom att markera det projekt som ska aktiveras enligt uppgift på underlag tilldelas den nya anläggningstillgången en anläggningstid. Här väljs även manuellt anläggningstyp, avskrivningstid etcetera. Anläggningstillgångar anskaffade före 2007 går inte att hämta elektroniskt i systemet, alla underlag finns fysiskt arkiverade från den tid då kommunen använde systemet Chrome Kontroller Vid aktiveringstillfället går förvaltningen igenom transaktionerna för att kontrollera att alla kostnader är aktiverbara, eventuella fel ska korrigeras innan underlaget skickas till redovisningschefen. Kontrollen dokumenteras inte, istället kontaktas redovisningschefen vid fel. Redovisningschefen kontrollerar vid årsbokslutet och delårsbokslutet att anläggningsregistret stämmer mot balansräkningen. Denna kontroll dokumenteras dock inte och ingen uppföljning görs. I de fall ett fel noteras meddelas detta den berörda verksamheten. Varje kvartal görs också en kontroll av redovisningschefen att regler för investeringsredovisning följ. Kontrollen består av att bedöma att ingen driftskostnad har blivit aktiverad som investering och vice versa. Bedömning Den övergripande bedömningen är att kommunen har en fungerande rutin för aktiveringar av anläggningstillgångar. Det finns en standardiserad blankett som vi bedömer tillräcklig. Av ovanstående framgår att kontroller finns men att dessa inte dokumenteras. Vi anser att så bör ske. Danderyd 8 av 14

11 3.3. Granskningsresultat- verifiering Anläggningstillgångarna har klassificerats i enlighet med kommunens anvisningar och god sed i övrigt Investeringar medför ökade framtida driftskostnader i form av bland annat avskrivningar, internräntekostnader och även ibland andra för investeringsobjektet specifika kostnader. Det är därför viktigt att redovisningen av anläggningsutgifter hanteras enligt gällande rutiner, tillämpliga lagar och rekommendationer. Verifiering av anläggningstillgångar Som ett led i granskningen har ett antal fakturor avseende aktiverade utgifter i anläggningsregistret granskats. Kontroll har skett huruvida klassificeringen av anläggningstillgångarna är tillförlitlig och rättvisande utifrån kommunens egna rutiner och anvisningar samt gällande lagar och regler. Totalt valdes 17 anläggningar ut för granskning. Dessa har en kvarvarande nyttjandeperiod, det vill säga skrivs fortfarande av. De utvalda anläggningarnas anskaffningsvärde uppgår till 134 mnkr. Vi har tittat närmare på bakomliggande fakturor. Då anläggningarna har genererat ett stort antal fakturor har vi slumpmässigt valt ut ett antal med högre belopp. Totalt har vi granskat 57 fakturor till ett belopp om 33,5 mnkr kr. Korrekt klassificerade Felaktigt klassificerade Tveksamt klassificerade Ej hänförbara Ej verifierade Summa 41 st 1 st 1 st 7 st 7 st 50 st Efter genomförd verifiering gör vi bedömningen att utgifter kopplade till två investeringsobjekt är tveksamt/felaktigt klassificerade. Totalt uppgår dessa till 231 tkr. Vidare bedömer vi sju utgifter som ej hänförbara, det vill säga det går inte att utläsa på fakturan vad dessa avser. Totalt uppgår de till 6,3 mnkr. Det första investeringsobjektet som vi bedömer som tveksamt är klassificerat som en materiell anläggningstillgång och uppgår till ett belopp om 223 tkr, avskrivningstiden är 33 år. Investeringen är en ombyggnad av ett omklädningsrum. Investeringsobjektet saknar ett naturligt samband med aktiverad anläggning. Aktuell faktura avser flytt av trappa, installation av klocka samt upphängning av ledning. Vi bedömer att nyttjandeperioden inte ska vara samma för alla inköp. Således borde en delaktivering skett. Vi noterar dock att merparten av anläggningarna är inlagda enligt de avskrivningstider som kommunen tillämpar i sina redovisningsprinciper. Se avsnitt Det andra investeringsobjektet som vi bedömer som felaktigt klassificerat är en materiell anläggningstillgång och uppgår till ett belopp om 8 tkr, avskrivningstiden är 33 år. Vår bedömning är att utgiften är av löpande karaktär och därför bör bokföras som driftkostand. Danderyd 9 av 14

12 Utöver ovanstående noteras också följande: Totalt kunde inte två anläggningar verifieras då dessa var aktiverade innan år 2000 och underlagen inte längre kan hämtas elektroniskt. Vi kunde inte heller verifiera sju fakturor från en aktiverad anläggning då dessa inkom till kommunen före Då sköttes anläggningsregistret manuellt och underlagen finns inte att hämta elektroniskt. År 2007 bytte kommunen modul i anläggningsregistret till FA (Swefa) detta skedde manuellt. Detta har inneburit att det finns några anläggningar som har en mindre differens mot ekonomisystemet. Bedömning Uppföljning till kontrollmål 1 Kontrollmål Anläggningstillgångarna har klassificerats i enlighet med kommunens anvisningar och god sed i övrigt. Kommentar Delvis uppfyllt Vi bedömer att kontrollmålet delvis är uppfyllt utifrån följande: Utgifter kopplade till två investeringsobjekt är tveksamt/felaktigt klassificerade. Vi noterar också att sju utgifter inte har gått att verifiera, dvs det går inte att utläsa på fakturan vad dessa avser. Vi noterar dock att merparten av anläggningarna är inlagda enligt de avskrivningstider som kommunen tillämpar i sina redovisningsprinciper Förbruknings-/omkostnadsinventarier har klassificerats i enlighet med kommunens anvisningar och god sed i övrigt Verifiering av förbruknings-/omkostnadsinventarier Vi har inom ramen för granskningen kontrollerat huruvida klassificeringen av anläggnings- respektive förbruknings-/omkostnadsinventarier görs i enlighet med god redovisningssed. Vi har stickprovsmässigt granskat ett antal kostnadskonton genom att titta på fakturor över tkr (det vill säga över aktiveringsgränsen) och gjort individuella bedömningar av utgifternas karaktär. Totalt har vi granskat ett belopp om 4,4 mnkr. Av totalt 46 stickprov noterade vi tveksamheter kring huruvida utgiften är korrekt klassificerad i ett fall. Nedanstående tabell redovisar granskningen. Danderyd 10 av 14

13 Korrekt klassificerade Felaktigt klassificerade Tveksamt klassificerade Ingen förklaring Summa 45 st 1 st st Efter genomförd verifiering gör vi bedömningen att en utgift är felaktigt klassificerad. Totalt uppgår felklassificeringen till 58 tkr. Utgiften har bokförts som en driftskostnad men detta är investeringsutgift som borde aktiveras som en immateriell anläggningstillgång. Utgiften består av ett inköp av licens. Bedömning Uppföljning till kontrollmål 2 Kontrollmål Förbruknings-/omkostnadsinventarier har klassificerats i enlighet med kommunens anvisningar och god sed i övrigt Kommentar Uppfyllt Vi bedömer att merparten av förbruknings- /omkostnadsinventarier har klassificerats i enlighet med kommunens anvisningar och god sed i övrigt. Vi noterar en mindre fel klassificering om 58 tkr. Utifrån ovanstående bedömer vi kontrollmålet som uppfyllt Avskrivning och avskrivningstider sker i enlighet med god redovisningssed I kommunens årsredovisning 2013 anges kommunens redovisningsprinciper. Danderyd tillämpar rak avskrivning, det vill säga linjär avskrivningsmetod, vilket är den vanligaste metoden inom kommuner. Kommunen anpassar sina avskrivningstider utifrån RKR:s vägledning, dock sker ingen anspassning till den nya rekommendation 11.4, komponentavskrivningar. Nedan följer de avskrivningstider som generellt används i kommunen. Gator och vägar, 33 år Lekplatser mm, 10 år Inventarier, 10 år Inventarier skolmiljö, 5 år Immateriella tillgångar, 3 år It-utrustning, 3 år Mark och konst, skrivs inte av Danderyd 11 av 14

14 Som beskrivits i avsnitt aktiverar kommunen anläggningstillgångarna månadsvis. Avskrivning och internränta startar samma månad som aktivering skett. Det är förvaltningarna som beslutar om avskrivningstiderna. Huvudregeln är att de generella avskrivningstiderna som nämns ovan används. Redovisningschefen kan dock avvika ifrån dessa vid särskild bedömning. Enligt uppgift ska komponentavskrivningar tillämpas vid alla nyinvesteringar Kommunen ska även se över vilka lösningar/systemstöd som finns för komponentavskrivning i ekonomisystemet. Under 2014 ska kommunen träffa en IT-konsult för närmare planering av systemstöd. Vi noterar att ingen anpassning till komponentavskrivning i enlighet med RKRs rekommendation 11.4 har gjorts. Bedömning Uppföljning till kontrollmål 3 Kontrollmål Avskrivning och avskrivningstider sker i enlighet med god redovisningssed. Kommentar Ej uppfyllt Vi bedömer att kontrollmålet är ej uppfyllt utifrån nedanstående: Inom ramen för granskningen har en verifiering av anläggningstillgångar gjorts, se avsnitt 3.3. Vår bedömning utifrån verifieringen är att en slutredovisad investering innehållit olika delar med varierande förväntad nyttjandeperiod men med samma avskrivningstid. Det har framkommit att ingen genomgång eller omvärdering sker av avskrivningstiderna under anläggningarnas livslängd. Vi noterar att ingen anpassning till komponentavskrivning i enlighet med RKRs rekommendation 11.4 har gjorts. Vi saknar också en rutin/riktlinje för Danderyds arbete med övergången till komponentavskrivningar Bokförda utgifter är hänförliga till investeringsobjektet Vi saknar ett dokument som beskriver hur en investering bokförs. Enligt uppgift ser bokföringsprocessen ut enligt följande: Bokföring sker av respektive investeringsutgift med ansvar utifrån enhet och vilken förvaltning investeringen avser. Danderyd 12 av 14

15 En kod anger vad det är för investeringsutgift, intervallet går från 8000 och uppåt i ekonomisystemet. Vidare sker aktivering i bokföringsprocessen, vilket innebär en förflyttning från denna investeringsredovisning till respektive balanskonto. För att bibehålla sökbarheten i investeringsredovisningen sker aktivering endast av investeringar i sin helhet. Avslut av projektkod sker därmed först när investeringen är helt färdigställd. Bedömning Uppföljning till kontrollmål 4 Kontrollmål Bokförda utgifter är hänförliga till investeringsobjektet. Kommentar Ej uppfyllt Vi bedömer att kontrollmålet är ej uppfyllt utifrån nedanstående: Inom ramen för granskningen har en verifiering av anläggningstillgångar gjorts, se avsnitt 3.3. Utifrån verifieringen framkom att det är svårt att säkerställa att utgifter bokförs på rätt investeringsobjekt då projektkod inte alltid finns med på fakturan. Sju utgifter är inte hänförbara, dvs det går inte att utläsa på fakturan vad dessa avser. Totalt uppgår dessa utgifter till 6,3 mnkr. För att säkerställa att man kan följa och se att inköpet avser en investering bör projektnummer anges vid beställning av varan/tjänsten. Det bör också följa med på fakturan in i fakturasystemet så att man vid kontroll enkelt kan verifiera att inköpet bokförs korrekt. Det kan även vara bra att skriva vad inköpet avser i det textfält som finns. Då underlättas klassificeringsarbetet för den som ska göra aktiveringen. Danderyd 13 av 14

16 10 juni 2014 Sandra Feiff Projektledare Anders Haglund Uppdragsledare Danderyd 14 av 14