Svar på kommunrevisorernas granskning av internkontroll av konst och inventarier

Transkript

1 Tjänsteskrivelse 1 (4) KFN Kultur- och föreningsförvaltningen Handläggare Claes Åsenblad Kultur- och föreningsnämnden Svar på kommunrevisorernas granskning av internkontroll av konst och inventarier Sammanfattning Kommunen köper årligen in inventarier av olika slag till sina verksamheter. Kommunen äger även en stor konstsamling och beståndet utökas även genom nya inköp. Kommunens förtroendevalda revisorer har genomfört en övergripande granskning av hur kultur- och föreningsnämnden, utifrån ett internkontrollperspektiv, arbetar med konsthanteringen och nämnderna som helhet med hanteringen av inventarier. Granskningen har genomförts av, på uppdrag av kommunrevisorerna. Syftet med granskningen var att säkerställa att den interna kontrollen är tillräcklig. Yttrandet i denna tjänsteskrivelse berör enbart granskningen av kommunens konsthantering, avseende konstverk inomhus. Kultur- och föreningsförvaltningen föreslår nämnden att godkänna yttrandet och föreslagna åtgärder. Beslutsunderlag Kultur- och föreningsförvaltningens tjänsteskrivelse den 26 april 2018 Revisorsyttrande avseende granskning av internkontroll av konst och inventarier den 16 februari 2018 Revisionsrapport Intern kontroll avseende konst och inventarier, februari 2018 Bakgrund Kommunen köper årligen in inventarier av olika slag till sina verksamheter. Kommunen äger även en stor konstsamling och beståndet utökas även genom nya inköp. I sitt arbete med intern kontroll behöver kommunens nämnder säkerställa att det finns fungerande rutiner för att inventarier och konst registreras och kontrolleras på ett ändamålsenligt sätt. Kommunens förtroendevalda revisorer har utifrån denna bakgrund och sin riskanalys valt att genomföra en övergripande granskning av hur kultur- och föreningsnämnden, utifrån ett internkontrollperspektiv, arbetar med konsthanteringen och nämnderna som helhet med

2 2 (4) KFN hanteringen av inventarier. Granskningen har genomförts av, på uppdrag av kommunrevisorerna. Syftet med granskningen var att säkerställa att den interna kontrollen är tillräcklig. Följande revisionsfrågor har ställts och besvarats: Har kultur- och föreningsnämnden säkerställt tillräcklig intern kontroll avseende kommunens konsthantering? Har nämnderna säkerställt tillräcklig intern kontroll avseende inventarier? Beskrivning av ärendet Mot bakgrund av revisionsrapporten och revisorernas rekommendationer redovisas nedan de åtgärder som kultur- och föreningsnämnden avser att vidta. Revisorernas rekommendation: Kultur- och föreningsnämnden behöver tillse viktiga moment i konsthanteringen, fastställs och dokumenteras i riktlinjer och rutiner. Standarden Spectrum kan här vara vägledande. Det bör säkerställas att konsten märks på ett mer beständigt sätt än med blyerts och att det framgår att konsten tillhör Karlskoga kommun. Kultur- och föreningsförvaltningen föreslår följande åtgärder En kommunövergripande riktlinje behöver tas fram i dialog med berörda, för inköp och hantering av kommunens konst. Nyinköpt konst kommer framöver att märkas med såväl arkivnummer samt stämpel, som talar om att kommunen äger konstverket. Riksantikvarieämbetet tillhandahåller en standard, Spectrum, som innehåller åtta primära processer för vad som bör dokumenteras när det gäller samlingsförvaltning. Dessa processer kommer att studeras för att se vad som är lämpligt att överföra på Karlskoga kommuns hantering av konsten. Revisorernas rekommendation: Med nuvarande arbetssätt avseende inventering bedömer vi att kulturoch föreningsnämnden inte kan säkerställa tillräcklig intern kontroll över utplacerad konst. Nämnden behöver därför skapa förutsättningar för att inventering av konsten kan ske mer frekvent och systematiskt. Detta skulle exempelvis kunna sker genom ett samarbete med inom kommunkoncernen." Kultur- och föreningsförvaltningen föreslår att följande punkter ska ingå i den kommunövergripande riktlinjen (se punkt ovan). För att en kommunal avdelning i framtiden skall erhålla konst från kommunens samlingar, till gemensamma lokaler eller korridorer, ska en motprestation krävas, som innebär att ett konstombud utses på avdelningen. Konstombudet ska rapportera till kultursekreteraren om konst flyttas eller skadas.

3 3 (4) KFN Enskilda tjänstemän ansvarar var och en för sig för den konst som lånas till det enskilda arbetsrummet. Ett lånekontrakt upprättas där det framgår låntagarens ansvar och hur återlämning ska ske. Vid renoveringsarbete av byggnader och lokaler, där konst är placerad, ska samråd ske med kultursekreteraren i ett tidigt skede, för att säkerställa att den konst som finns på plats hanteras på ett korrekt sätt. Revisorernas rekommendation: Vi kan konstatera att all konst inte finns registrerad. Vi har förståelse för att det krävs extra resurser för att registrera den konst som ska ingå i den kommunala konstsamlingen och nämnden bör därför ta fram en plan för hur detta ska kunna genomföras mer effektivt. Kultur- och föreningsförvaltningens förslag på åtgärd Utöver den konstsamling kommunen köpt in genom åren finns stora konstdonationer om cirka skisser och konstverk. Sedan 2004 registreras all nyinköpt konst fortlöpande i konstdatabasen. För donationerna finns olika handskrivna förteckningar, som bara delvis är införda i databasen. Registrering i databasen sker då något lånas ut från därifrån. Donationerna är främst mottagna för att dokumentera en del av Karlskogas konsthistoria från Avsikten har aldrig varit att dessa verk ska uppsättas på offentliga väggar. Endast en liten del är rimligt att användas publikt. En plan, inklusive kostnadskalkyl över hur all konst ska kunna registreras behöver tas fram. Överväganden Yttrandet i denna tjänsteskrivelse berör enbart granskningen av kommunens konsthantering, avseende konstverk inomhus. Konsekvenser Sociala/kulturella konsekvenser Genom att ha god kontroll på hantering av kommunens konstinnehav, i alla dess delar, säkerställs att konstverken kommer att hanteras på ett korrekt sätt och möjliggör tillgänglighet i framtiden. Ekologiska konsekvenser - Ekonomiska konsekvenser Resurser saknas idag för att kunna registrera all konst. En plan, inklusive kostnadskalkyl behöver tas fram.

4 4 (4) KFN Kultur- och föreningsförvaltningens förslag till beslut 1. Kultur- och föreningsnämnden godkänner förvaltningens yttrande och föreslagna åtgärder. 2. Återkoppling till nämnden över vidtagna åtgärder ska ske senast vid decembersammanträdet Anna Nordlund förvaltningschef Göran Persson kultursekreterare Claes Åsenblad kvalitetssamordnare Expedieras till Kommunrevisorerna Samtliga förvaltningar och bolag Enhetschef för bibliotek och konsthall

5

6

7 Revisionsrapport Intern kontroll avseende konst och inventarier Peter Aschberg Februari 2018 Karlskoga kommun

8 Innehåll 1. Sammanfattande bedömning Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfråga Kontrollfrågor Avgränsning och metod Kort om Karlskoga kommuns konstsamling Iakttagelser och bedömningar Styrdokument för kommunens konst Iakttagelser Bedömning Organisation och ansvarsfördelning avseende konsten Iakttagelser Bedömning Förteckning över konstinnehavet Iakttagelser Bedömning Riktlinjer avseende inköp och hantering av inventarier Iakttagelser Bedömning Inventarieförteckningar Iakttagelser Bedömning Förvararing av inventarier Iakttagelser Bedömning Februari av 15

9 1. Sammanfattande bedömning Med bakgrund i sin riskanalys för år 2017 har de förtroendevalda revisorerna i Karlskoga kommun beslutat att genomföra en övergripande granskning av hur kultur- och föreningsnämnden, utifrån ett internkontrollperspektiv, arbetar med konsthanteringen och nämnderna som helhet med hanteringen av inventarier. Syftet med granskningen är att på övergripande nivå undersöka om kommunens nämnder säkerställt att den interna kontrollen avseende lös konst och inventarier är tillräcklig. Följande revisionsfrågor ska besvaras i granskningen: Har kultur- och föreningsnämnden säkerställt tillräcklig intern kontroll avseende kommunens konsthantering? Har nämnderna säkerställt tillräcklig intern kontroll avseende inventarier? Vår sammanfattade bedömning och våra svar på revisionsfrågorna är att: Kultur- och föreningsnämnden delvis har säkerställt tillräcklig intern kontroll avseende kommunens konsthantering. Nämnderna delvis har säkerställt tillräcklig intern kontroll avseende inventarier. Våra svar på revisionsfrågorna konkretiseras i de kontrollmål som berörs i granskningen och som i sammanfattad form presenteras nedan. Konsthantering med tillhörande kontrollfrågor Bedömning Granskningen visar att det finns några dokumenterade rutiner för konsthanteringen men dessa bedömer vi inte är heltäckande eller fastställda av chef eller nämnd. Detta gör hanteringen personberoende och därmed sårbar. Det är positivt att nämnden har ett systemstöd för registrering av kommunens konst och ny konst bedömer vi registreras löpande. Inventering av utplacerad konst och registrering av kommunens samlade konstinnehav sker, på grund av begränsade resurser, dock i liten utsträckning. Detta bedömer vi medför att nämnden har svårt att säkerställa konstregistrets aktualitet och, tillsammans med behovet av tydligare styrning, tillräcklig kontroll som helhet inom området. Organisationen och ansvarsfördelningen bedöms utöver detta vara ändamålsenlig. Kontrollmål 1, Har kultur- och föreningsnämnden styrdokument (riktlinjer/rutiner) för inköp och hantering av kommunens konst? Delvis uppfyllt Kontrollmål 2, Finns det en ändamålsenlig organisation och ansvarsfördelning för hanteringen av konstinnehavet? Kontrollmål 3, Finns en aktuell förteckning över kommunens samlade konstinnehav? Inventariehantering med tillhörande kontrollfrågor Delvis uppfyllt Delvis uppfyllt Bedömning När det gäller inköp kan vi konstatera att kommunens upphandlingspolicy ger direktiv om hur inköp ska hanteras. Vid tillfället för granskningen håller den på att revideras. Utöver detta saknas kommunövergripande riktlinjer för hur hantering av inventarier ska ske. De styrdokument som finns avseende redovisning av bl.a. inventarier, berör inte mer än redovisningen av dem och bedöms vara i behov av revidering. Ingen av nämnderna har heller några egna dokumenterade riktlinjer för inventariehanteringen. Granskningen visar dock att det finns exempel på verksamheter Februari av 15

10 inom nämnderna som har inventarieförteckningar som också följs upp; bl.a. inom folkhälsonämnden, samhällsbyggnadsnämnden och gymnasienämnden. Vår stickprovskontroll visar att kontrollerade inventarier finns på de arbetsplatser de ska och att de förvaras på ett säkert sätt. Kontrollmål 4, Finns det några kommunövergripande riktlinjer avseende inköp och hantering av inventarier? Kontrollmål 5, Finns införskaffade stöldbegärliga inventarier upptagna i en inventarieförteckning? Kontrollfråga 6, Förvaras inventarierna där de ska och på ett säkert sätt? Till liten del uppfyllt Delvis uppfyllt Uppfyllt Utifrån våra erfarenheter i granskningen lämnas följande rekommendationer: Kultur- och föreningsnämnden behöver tillse att viktiga moment i konsthanteringen, fastställs och dokumenteras i riktlinjer och rutiner. Standarden Spectrum kan här vara vägledande. Det bör säkerställas att konsten märks på ett mer beständigt sätt än med blyerts och att det framgår att konsten tillhör Karlskoga kommun. Med nuvarande arbetssätt avseende inventering bedömer vi att kultur- och föreningsnämnden inte kan säkerställa tillräcklig intern kontroll över utplacerad konst. Nämnden behöver därför skapa förutsättningar för att inventering av konsten kan ske mer frekvent och systematiskt. Detta skulle exempelvis kunna ske genom ett samarbete inom kommunkoncernen. Vi kan konstatera att all konst inte finns registrerad. Vi har förståelse för att det krävs extra resurser för att registrera den konst som ska ingå i den kommunala konstsamlingen och nämnden bör därför ta fram en plan för hur detta ska kunna genomföras mer effektivt. Kommunstyrelsen håller enligt uppgift på att se över befintliga styrdokument avseende den ekonomiska redovisningen i kommunen. Granskningen bedömer vi visar att det finns ett tydligt behov av att styrdokumenten revideras. Kommunstyrelsen behöver tillse att det tas fram kommunövergripande riktlinjer för hur kommunens inventarier ska hanteras i verksamheterna. Riktlinjerna bör exempelvis innehålla direktiv om att: o att inventarier av väsentlighet årligen ska förtecknas inom verksamheterna, o säkerhetsaspekter kring förvaring och användning, o direktiv för utlåning, om det i något fall ska vara tillåtet, utöver det elever får låna, o samt hur uppföljning och kontroll ska ske inom respektive nämnd. Riktlinjer bör kompletteras med en mall för inventarieförteckning för att underlätta en enhetlig förteckning och kontroll. Februari av 15

11 2. Inledning 2.1. Bakgrund Kommunen köper årligen in inventarier av olika slag till sina verksamheter. Kommunen äger även en stor konstsamling och beståndet utökas även genom nya inköp. I sitt arbete med intern kontroll behöver kommunens nämnder säkerställa att det finns fungerande rutiner för att inventarier och konst registreras och kontrolleras på ett ändamålsenligt sätt. De förtroendevalda revisorerna har utifrån denna bakgrund och sin riskanalys valt att genomföra en övergripande granskning av hur kultur- och föreningsnämnden arbetar med konsthanteringen och nämnderna som helhet med hanteringen av inventarier. Detta för att undersöka om nämnderna säkerställer tillräcklig intern kontroll avseende nämnda delar Syfte och revisionsfråga Syftet med granskningen är att på övergripande nivå undersöka om kommunens nämnder säkerställt att den interna kontrollen avseende lös konst och inventarier är tillräcklig. Följande revisionsfrågor ska besvaras: Har kultur- och föreningsnämnden säkerställt tillräcklig intern kontroll avseende kommunens konsthantering? Har nämnderna säkerställt tillräcklig intern kontroll avseende inventarier? Revisionskriterier Kommunallag (1991:900). Lag (1997:614) om kommunal redovisning, Rådet för kommunal redovisnings rekommendationer, Nämndernas reglementen och interna styrdokument Kontrollfrågor 1. Har kultur- och föreningsnämnden styrdokument (riktlinjer/rutiner) för inköp och hantering av kommunens konst? 2. Finns det en ändamålsenlig organisation och ansvarsfördelning för hanteringen av konstinnehavet inom nämndens verksamhet? 3. Har nämnden en aktuell förteckning över kommunens samlade konstinnehav? 4. Finns det några kommunövergripande riktlinjer avseende inköp och hantering av inventarier? 5. Finns införskaffade stöldbegärliga inventarier upptagna i en inventarieförteckning? 6. Förvaras inventarierna där de ska och på ett säkert sätt? 2.4. Avgränsning och metod Granskningen avgränsas till kultur- och fritidsnämndens organisation och rutiner för hantering av lös konst. Befintliga riktlinjer och rutiner har kontrollerats. Intervju har genomförts med kulturchef och kultursekreterare. Februari av 15

12 När det gäller arbetet med inventarier sker granskningen på övergripande nivå och fokuseras till följsamhet till eventuella rutiner och hanteringen av stöldbegärliga inventarier, inköpta år 2016 och I begreppet stöldbegärlig inventarie avses främst teknik, vitvaror, möbler och maskiner. Delen i granskningen som avser inventarier, inkluderar barnoch utbildningsnämnden, gymnasienämnden, folkhälsonämnden, kommunstyrelsen, kultur- och föreningsnämnden, samhällsbyggnadsnämnden och socialnämnden. Även i denna del av granskningen har befintliga riktlinjer och rutiner kontrollerats. Utöver detta har även förekomsten av inventarielistor kontrollerats. En stickprovskontroll har även genomförts för att kontrollera om inköpta inventarier finns på avsedd plats. Kontrollen har grundats i utdrag från kommunens ekonomisystem och däri konton kopplat till bokförda inköp av bland annat maskiner, inventarier, datorer, verktyg m.m. Fakturor från dessa inköp har tagits ut och kontroll av mottagningsattestant har sedan varit vägledande för att kunna identifiera var den inköpta varan ska finnas placerad. Detta har medfört att några av kontrollerna har varit föranmälda men samtliga kontroller genomfördes dagen efter att förfrågan om inventariernas placering ställdes. Totalt kontrollerades 33 olika inventarier på totalt 11 olika arbetsplatser. Intervjuer som avser inventariehanteringen har i huvudsak genomförts med redovisningschef och förvaltningsekonomer. Kompletterande samtal har även skett med de tjänstemän som står som mottagningsattestanter på de fakturor som valts ut i stickprovsgranskningen och personal som arbetar på de arbetsplatser som besökts i samband med stickprovskontrollen. Samtliga personer som intervjuats har beretts möjlighet att sakgranska ett utkast av revisionsrapporten Kort om Karlskoga kommuns konstsamling Kommunen började enligt uppgift köpa in konst under 1940-talet och totalt omfattar kommunens konstsamling i dag ca verk, där alla inte är färdiga tavlor utan det i donationerna även ingått skisser. Inköp av ny konst till kommunen sker årligen, där budgeten för år 2017 är kr, vilket även inkluderar kostnader för inramning m.m. Kommunen har mottagit tre stora donationer av konstnärerna Paul Andersson, Bernt Johansson och Herbert Walås. Det är hela deras livsverk och omfattar ca verk. Mindre donationer har även mottagit av till exempel Gunnar Brusewitz. Kommunen är huvudman för Karlskoga konsthall och kulturenheten har ett stort samarbete med Karlskoga konstförening. Delar av kommunens konst visas, vid sidan av inbjudna konstnärer, löpande upp i kommunens konsthall. Totalt sker ca 12 utställningar per år, varav kommunen ansvarar för 9 och Karlskoga konstförening för 3. Samverkan om konstutsmyckningen i det offentliga rummet sker i kommunens konstråd. Till konstrådet finns en styrgrupp som utgörs av kommunens ledningsgrupp och en arbetsgrupp bestående av tjänstemän från kultur- och föreningsförvaltningen (kultursekreteraren), kommunstyrelsen och samhällsbyggnadsförvaltningen. Februari av 15

13 3. Iakttagelser och bedömningar 3.1. Styrdokument för kommunens konst Kontrollfråga 1, Har kultur- och föreningsnämnden styrdokument (riktlinjer/rutiner) för inköp och hantering av kommunens konst? Iakttagelser I granskningen har vi tagit del av följande underlag gällande inköp och hantering av kommunens konst. Kommunfullmäktiges beslut om konstnärlig utsmyckning av det offentliga rummet: Här anges att 1 procent av kommunens investeringsavgift avseende samtliga om nybyggnader av hus, gator, torg och parkmark årligen ska avsättas för konstnärlig utsmyckning. Regeln är enligt uppgift främst kopplad till utsmyckningen av utomhusmiljöer. Budgeten för år 2017 är enligt uppgift 1, 4 mnkr. Rutin för inköp av konst till Karlskoga kommuns konstsamling: Det framgår inte att rutinen är fastställd av någon chef eller nämnd. Rutinen berör kortfattat för: o o o o Att kultursekreteraren ansvarar för budget och inköp av konsten. Att konsten i huvudsak ska köpas in från de utställare som är anlitade av kommunens konsthall och att den ska representera en bredd av konstnärliga uttryck samt vara estetiskt harmoniserade med kommunens offentliga miljöer. Hur nyinköpt konst ska hanteras avseende registrering, inramning m.m. Att bilder av nyinköpt konst ska publiceras på kommunens hemsida, tillsammans med konstinköpen för de två föregående åren. Rutin för utlåning av konst från Karlskoga kommuns samlingar: Det framgår inte att rutinen är fastställd av någon chef eller nämnd. Rutinen beskriver kortfattat hur utlåning till personal ska ske för placering av konsten på kommunens arbetsplatser. Vid utlåning sker registrering av vem som lånat verk och var de placeras. Vid eventuella förändringar, byte av rum eller att personen slutar sin anställning, ska personalen meddela detta till kultursekreteraren. Förutom inköp, berör inte de underlag vi tagit del av någon detaljerad information om förvaring, underhåll, upphängning och försäkring av konsten m.m. I intervjuerna framkommer dock att det finns vedertagna arbetssätt för de flesta av de aktiviteter som konsthanteringen innefattar, bland annat märkning och förteckning av den inköpta konsten, utlämning- och utlån, flytt- och omlokalisering samt inventering. Förvaring av konstverk som inte är utplacerad finns i olika förråd. I samband med intervjun kontrollerades ett av dessa, vilket främst innehåller inköpt konst. Donationerna förvaras i andra förråd. Det kontrollerade förrådet finns i ett källarplan i ett hus som förfogas av kulturskolan. Konsten står i hyllor som skyddar den från eventuell översvämning. Golv och väggar är av betong. Nyckel behövs för access både till ytterdörr och till förrådet och det är kultursekreteraren och kulturassistent som främst har access till förrådet. Dörren Februari av 15

14 till förrådet är av enklare trä och i förrådet går ett vattenrör. Dessa delar är ur ett säkerhetsperspektiv inte helt ändamålsenliga. Nyinköpt konst fotograferas och märks med blyerts. Märkningen anger inte att konstverket tillhör Karlskoga kommun. Vid utlåning till personal noteras personalens namn och plats i konstdatabasen. Innan konstdatabasen började användas för ca tre år sedan fick personalen skriva på en kvittens men det sker enligt uppgift inte längre. Extern utlåning sker sällan men i fall av att det sker skrivs ett låneavtal. Just dokumentation, genom kvittens eller avtal, är ett viktigt moment för att säkerställa så kallad tvåpartshantering. Information om att det går att låna kommunens konst finns på kommunens intranät. Konst som är utplacerad och som eventuellt tas ned ska enligt uppgift kommuniceras till kultursekreteraren, för återlämning. I intervjun framgår att det inte finns en tydlig bild av om detta alltid sker. Placering av konstverk som lånas ut sker i dialog mellan personal och kultursekreteraren. Mer värdefull konst placeras enligt uppgift med eftertanke utifrån hur publika lokalerna är och hur skalskyddet ser ut. I intervjun ges även exempel på att konst i mer publika lokaler placeras med upphängningsanordning som försvårar stöld. Någon tydlig rutin för inventering av konstinnehavet finns inte, utan inventering kan ske i samband med att kultursekreteraren besöker olika arbetsplatser i kommunen. I intervjun framgår att möjligheten till att genomföra inventeringar med regelbundenhet är begränsad till vad kultursekreteraren kan hinna med inom ramen för sin arbetstid. Kommunens konst är enligt uppgift försäkrad. För att skapa förutsättningar för en god intern kontroll avseende konstförvaltningen är det viktigt att det finns tydliga riktlinjer och rutiner för hur olika moment inom förvaltningen ska ske. För detta arbete tillhandahåller Riksantikvarieämbetet en standard Spectrum. Spectrum innehåller åtta primära processer som var och en beskriver en aktivitet inom samlingsförvaltningen och vad som bör dokumenteras under processens gång. Exempel på processer i standarden, förutom inköp är; katalogisering, kontroll av placering och förflyttning och utlån Bedömning Kontrollmål 1, Har kultur- och föreningsnämnden styrdokument (riktlinjer/rutiner) för inköp och hantering av kommunens konst? Kontrollmålet är delvis uppfyllt. Vi grundar vårt svar i nedanstående bedömningar. Granskningen visar att det finns dokumenterade direktiv för hur några delar av konsthanteringen ska ske. Utöver dessa bedömer vi att det finns etablerade arbetssätt för flera delar i hanteringen. Konsthanteringen är dock starkt kopplat till kultursekreterarens arbetssätt, vilket gör den mycket personberoende och sårbar, då det saknas fastställda rutinbeskrivningar, som redogör för hur samtliga delar i hanteringen ska ske. Kultur- och föreningsnämnden behöver därför tillse att viktiga moment i konsthanteringen, fastställs och dokumenteras i rutiner. Standarden Spectrum kan här vara vägledande. Det bör säkerställas att konsten märks på ett mer beständigt sätt än med blyerts och att det framgår att konsten tillhör Karlskoga kommun. Februari av 15

15 Med nuvarande arbetssätt avseende inventering bedömer vi att kultur- och föreningsnämnden inte kan säkerställa tillräcklig intern kontroll över utplacerad konst. Nämnden behöver därför skapa förutsättningar för att inventering av konsten kan ske med en högre grad av regelbundenhet och systematik Organisation och ansvarsfördelning avseende konsten Kontrollfråga 2, Finns det en tydlig organisation och ansvarsfördelning för hanteringen av konstinnehavet inom nämndens verksamhet? Iakttagelser Inom kultur- och föreningsnämndens verksamhet är det kulturenheten som ansvarar för konsten. Som nämnt ovan är det enhetens kultursekreterare som har det övergripande ansvaret för konsthanteringen men även för kommunens konsthall. Kultursekreteraren arbetar 80-procent och lägger ca 60 procent av sin arbetstid på arbetet i konsthallen och övrig tid på annan konsthantering, som bland annat innefattar inköp av konst och övrig hantering enligt de delar som omnämns i stycke 3.1 tidigare. Utöver kultursekreteraren finns det inom enheten även en kulturassistent som arbetar 100-procent och främst med arbetsuppgifter på konsthallen. I intervjuerna anges även att den personal som kvitterar ut konst har ett ansvar för att informera kultursekreteraren om eventuell flytt av konsten eller om den tas ned. Det finns exempel på kommuner som skapat en förvaltningsgripande organisation av konstombud. Deras roll består av att på frivillig basis bistå i att kommunicera eventuella flyttar eller nedtagning av konst. De hjälper även, högst en gång per år beroende på beslutat intervall, till med mindre inventeringsinsatser utifrån information som tillhandahålls från konstansvarig personal. I intervjun framgår att en liknande lösning inte diskuterats men att det till exempel finns konstombud inom skolförvaltningen, som möjligen skulle kunna vara resurser i en sådan lösning Bedömning Kontrollmål 2, Finns det en ändamålsenlig organisation och ansvarsfördelning för hanteringen av konstinnehavet? Kontrollmålet är delvis uppfyllt. Kommunkoncernen är en stor organisation och för att skapa förutsättningar för tillsyn och hantering av kommunens konst, finns en konstansvarig tjänsteman på kultur- och föreningsförvaltningen. Utöver kultursekreteraren finns även en kulturassistent som främst arbetar med uppgifter på konsthallen men som även är ett stöd till kultursekreteraren i konstförvaltningen. Utifrån våra iakttagelser bedömer vi att det finns en tydlig ansvarsfördelning för konstförvaltningen. Möjligheten att utföra inventeringar av konstinnehavet har vi konstaterat styrs av kultursekreterarens tillgängliga arbetstid, vilket naturligt resulterar i att inventeringar kan ske i begränsad utsträckning. Vi bedömer därför att organisationen för konstförvaltningen, utifrån ett internkontrollperspektiv, inte är fullt ändamålsenlig. Då nämnden har begränsade resurser för utökning av tjänster, bedömer vi att det finns en utvecklingsmöjlighet för nämnden att undersöka möjligheterna att skapa ett samarbete Februari av 15

16 med kommunkoncernens övriga nämnder och bolag. På detta sätt kan det av personal från kommunens bolag och förvaltningar, på frivillig basis skapas ett nätverk av konstombud Förteckning över konstinnehavet Kontrollfråga 3, Har nämnden en aktuell förteckning över kommunens samlade konstinnehav? Iakttagelser För att underlätta kontrollen över konsten finns ett digitalt konstregister. Nämnden har ett systemstöd som är anpassat för just konstförvaltning. Registret uppdateras enligt uppgift regelbundet i samband med inköp, eventuell inventering eller då information ges om förändrad placering. I intervjuerna framgår att kultursekreteraren ansvarar för registret med kulturassistenen som backup. Det är enligt uppgift enbart dessa tjänstemän som har access till registret. Registret innehåller bland annat följande rubriker som ska fyllas i vid inköp och under förvaltning: Konstnär Titel Inköpspris Mått Objektsnummer Inköpsår Senast inventerad Beskrivning Teknik Placering Inköpspris Registret innehåller vid granskningstillfället verk av kommunens totalt Ca verk anges finnas ute i de kommunala verksamheterna och denna konst är enligt uppgift registrerad. Arbetet med att registrera fler av kommunens verk sker enligt uppgift när tid ges. I de fall den som lånat konstverk placerar konsten, registrerar kultursekreteraren placeringen utifrån den information som ges från den som lånat konsten. I vår övergripande kontroll av registret framgår att exaktheten kring placeringen varierar, då det finns exempel som anger exakt arbetsplats och rum och i annat fall enbart arbetsplats. I intervjuerna anges att kultursekreteraren får information i de fall större omlokaliseringar av kommunens verksamhet ska ske. Det kan även ske att tjänstemän hör av sig i fall av att de ska byta arbetsplats. I dessa fall hämtas enligt uppgift konsten och magasineras, tills det är dags för ny utplacering. Ett exempel som ges är omlokaliseringen av verksamheter till Skrantahöjden. För detta finns en separat dokumentation. Som ovan angivits sker inventeringar i begränsad utsträckning. I årsredovisningen presenteras vad som skett inom verksamheten och nya verk presenteras som nämnt på kommunens hemsida. I intervjuerna anges att nämnden inte följer upp konsthanteringen på något särskilt sätt, utöver detta. Februari av 15

17 Bedömning Kontrollmål 3, Finns en aktuell förteckning över kommunens samlade konstinnehav? Kontrollmålet är delvis uppfyllt. Det är positivt att nämnden har investerat i ett ändamålsenligt systemstöd, något vi bedömer underlättar förvaltningen av kommunens konst. Ny konst bedömer vi registreras regelbundet och kultursekreteraren bedömer vi i samband med större omlokaliseringar får information som grund till att kunna säkerställa att konsten hanteras på ett ändamålsenligt sätt. Vi kan samtidigt konstatera att informationen om konstens exakta placering varierar och det är viktigt att så exakt information som möjligt anges i registret, för att underlätta den interna kontrollen. Vi kan konstatera att all konst inte finns registrerad. Vi har förståelse för att det krävs extra resurser för att registrera den konst som ska ingå i den kommunala konstsamlingen och nämnden bör därför ta fram en plan för hur detta ska kunna genomföras. Konstregistrets aktualitet är beroende av regelbundna inventeringar av konstbeståndet. Då detta sker i begränsad utsträckning bedömer vi att nämnden inte kan säkerställa att konstverken verkligen finns kvar och på den plats som anges i konstregistret Riktlinjer avseende inköp och hantering av inventarier Kontrollfråga 4, Finns det några kommunövergripande riktlinjer avseende inköp och hantering av inventarier? Iakttagelser När det gäller inköp hänvisas det i intervjuerna till kommunens upphandlingspolicy. Den reglerar dock inte hur inköpta inventarier ska hanteras i kommunens redovisning och förvaltning. Vid tillfället för granskningen anges att upphandlingspolicyn håller på att revideras med anledning av den nya Lagen om offentlig upphandling som trädde i kraft När det gäller riktlinjer för redovisningen av inventarier antog kommunfullmäktige år 1995; Anvisning för värdering och redovisning av maskiner, inventarier och dylikt samt Gemensamma redovisningsprinciper för kommunen och dess bolag. 1 I dokumenten anges bland annat information om anläggningstillgångar och inventarier av mindre värde. Här anges en gräns på kronor för kommunen när en inventarie ska kostnadsföras vid anskaffningstillfället. I Rådet för kommunals redovisnings informationsskrift Korttidsinventarier och inventarier av mindre värde anges att: I kommunala sammanhang har begreppet ringa värde ansetts utgöra en anskaffningskostnad som understiger 1/3 1 basbelopp, exklusive moms. Av de praxisundersökningar Rådet för kommunal redovisning genomfört framgår dock att högre, i vissa fall väsentligt högre, belopp också tillämpas. Rådet anger vidare att skattelagstiftningens gräns om ½ prisbasbelopp i dag, kr, kan vara utgångspunkt för vad som kan anses vara rimligt 1 Enligt kommunfullmäktiges beslut , 9 och , 57. Februari av 15

18 även i kommuner med hänsyn taget både till väsentlighetsprincipen och till kravet på rättvisande bild. Vidare berör de kommunala dokumenten bland annat även principer för värdering av olika tillgångar, avskrivningar, fast- och lös egendom m.m. När det gäller konstverk anges dessa som en tillgång med obegränsad livslängd och med bestående värde. Inget av dokumenten anger direktiv om hur inventarierna ska hanteras i verksamheterna efter att de anskaffats och bokförts. Sedan år 1995 kan vi konstatera att det skett ändringar i principerna för god redovisningssed, som inte berörs i dokumenten. Ett exempel är införandet av komponentredovisning, från och med år I intervjuerna framgår att kännedomen om ovan nämnda styrdokument är svag. Ett fåtal känner till att det finns en gräns på kr för när ett inköp av en anläggningstillgång ska aktiveras i kommunens anläggningsregister och därmed klassificeras som en investering. Detta med utgångspunkt i att grundläggande kriterier för en investering är uppfyllda. 2 Samtliga intervjuade anger att det är ekonomienheten inom kommunstyrelsens ledningskontor som ansvarar för vad som ska aktiveras i kommunens anläggningsregister. De styrdokument som finns inom området håller enligt uppgift på att ses över som grund till eventuell revidering. När detta ska ske är dock inte fastställt. I intervjuerna framgår att det, varken på kommunövergripande nivå eller på nämndsnivå finns något styrdokument som anger att inventarier, och då främst stöldbegärliga inventarier, ska dokumenteras i en inventarielista. Kommunens IT-policy anger dock till viss del direktiv om hur exempelvis datorer och mobiltelefoner ska hanteras, för att minska risken för stöld men framför allt för att skydda den information enheterna bär på och kommunen från obehörigt intrång Bedömning Kontrollmål 4, Finns det några kommunövergripande riktlinjer avseende inköp och hantering av inventarier? Kontrollmålet är till liten del uppfyllt. När det gäller inköp kan vi konstatera att kommunens upphandlingspolicy ger direktiv om hur inköp ska hanteras. I kommunen finns styrdokumenten; (Anvisning för värdering och redovisning av maskiner, inventarier och dylikt samt Gemensamma redovisningsprinciper för kommunen och dess bolag), som anger riktlinjer för bland annat inventarier av mindre värde. Riktlinjerna innehåller inte någon information om hur främst stöldbegärliga inventarier ska hanteras, för att minimera risk för stöld eller otillbörligt nyttjande. Befintliga styrdokument inom området håller enligt uppgift på att ses över och vi bedömer att det finns behov av att revidera dem som grund till att säkerställa att det, utöver lagstiftning och rekommendationer för god redovisningssed, finns ett enhetligt och aktuellt ramverk avseende den ekonomiska redovisningen i kommunen. 2 Kriterier för en investering är utifrån ett redovisningsperspektiv att; 1, anläggningstillgången är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav. 2, Anläggningstillgången ska ha en bedömd livslängd på minst tre år. 3, Värdet på anläggningstillgången är väsentligt. Enligt kommunfullmäktiges beslut nu kr. Februari av 15

19 3.5. Inventarieförteckningar Kontrollfråga 5, Finns införskaffade stöldbegärliga inventarier upptagna i en inventarieförteckning? Iakttagelser I intervjuerna framgår att det som registreras i kommunens anläggningsregister inte läggs in på detaljnivå, utan är sammanställt utifrån slag, exempelvis möbler för en specificerad verksamhet. Undantag är enligt uppgift tillgångar av större värde eller om det är enskilda objekt, exempelvis en gräsklippare. När det gäller inventarielistor har vi gjort en förfrågan om sådana till respektive förvaltning. I samband med våra stickprov har vi även berört frågan med de tjänstemän vi talat med inför och under stickproven. Kommunstyrelsen: Som vi har konstaterat ovan finns inga kommunövergripande direktiv för hanteringen av inventarier. När det gäller datorer ansvarar IT-enheten för alla licenser och varje dator som köps in av förvaltningarna ska enligt uppgift laddas med korrekt mjukvara. I samband med detta märks varje dator med en unik kod och informationen läggs sedan in i ett register. Kultur- och föreningsnämnden: Som ovan angivet finns ett konstregister. Utöver detta finns inga specifika dokumenterade riktlinjer om att inventarieförteckningar ska föras inom nämndens verksamhet och inom fritidsverksamheten finns exempelvis inga inventarielistor. Vid vårt besök på Nobelhallen i samband med våra stickprov bekräftades även detta av personalen. Inom kulturskolan förs dock enligt uppgift ett register över instrument. Anledningen till detta är att eleverna ska debiteras för instrumenthyra och att det underlättar kontrollen. Folkhälsonämnden: I granskningen har vi inte erhållit några specifika dokumenterade riktlinjer om att inventarieförteckningar ska föras inom nämndens verksamheter. Dock har vi erhållit exempel på inventeringslistor avseende städutrustning för år 2017, som redogör för vilken utrusning som finns på en specifik skola. Alla städmaskiner ska enligt uppgift på detta sätt vara registerförda och kontroller ska genomföras årligen. Samhällsbyggnadsnämnden: I granskningen har vi inte erhållit några specifika dokumenterade riktlinjer om att inventarieförteckningar ska föras inom nämndens verksamheter. I kontakten med tjänstemän inför stickproven anges att det finns olika typer av register där inventarier men även exempelvis leasingbilar registreras. Inom driftenheten och fastighetsförvaltningen registreras inventarier de köper in till fastigheter enligt uppgift i ett fastighetsregister. Utöver detta finns även en underhållsplan, där inventarier som enligt plan behöver bytas planeras in och registreras efter utbyte. Även hel nya inventarier registreras enligt uppgift här. Kriterier som nämns för att de ska registerföras är att inventarierna är en del av planerat underhåll, att de ska ingå i komponentredovisningen eller att de överstiger en kostnad på kr. I samband med bokföringen av dessa inventarier registreras de dock enligt uppgift alltid på den fastighet de ska Februari av 15

20 placeras i, i ekonomisystemet. I intervjuerna anges att varje fastighet har ett unikt objektsnummer i bokföringssystemet, vilket möjliggör kontroll av vilka inventarier som ska finnas i respektive fastighet. Barn- och utbildningsnämnden och gymnasienämnden: Inte heller inom barnoch utbildningsnämnden eller gymnasienämnden finns några dokumenterade riktlinjer om att inventarielistor ska föras inom verksamheterna. När det gäller datorer och liknande teknik, anges dock att det finns tydliga direktiv från IT-avdelningen om att datorer och I-pads för utlåning ska registerföras. I granskningen har vi tagit del av register över datorer och I-pads, där det framgår vilken elev de är utlånade till. Vi har även tagit del av underlag till låneavtal för utlåning av I-Pads för klass 4-9 samt listor som används för registrering vid utlåning av filmkameror och annan utrustning. I samband med vårt stickprov framgick det att det även finns verksamheter som saknar inventarielistor. Socialnämnden: Även socialnämnden saknar centrala riktlinjer om att verksamheterna ska göra inventarieförteckningar. I intervjun ges exempel på att varor som köps in till hjälpmedelsverksamheten, bokförs på en specifik projektkod, vilket underlättar kontroll. I samband med stickproven framgår att det finns verksamheter som för egna inventarieförteckningar över det som köps in men att detta bygger på egna initiativ från ansvarig personal. I samband med stickprovskontrollen tog vi del av inventarielistor från arbetsmarknadsenheten (AME) och Lötängens vårdboende Bedömning Kontrollmål 5, Finns införskaffade stöldbegärliga inventarier upptagna i en inventarieförteckning? Kontrollmålet är delvis uppfyllt. Vi kan konstatera att det inom nämnderna inte finns några dokumenterade riktlinjer om att stöldbegärliga inventarier ska registreras i inventarieförteckningar. Granskningen visar att det finns exempel på verksamheter inom nämnderna som har inventarieförteckningar, där inventarier i form av bland annat maskiner, datorer och vitvaror registreras. Vi kan även konstatera att det finns flera verksamhetsområden där inventarieförteckningar saknas. I flera av de fall det finns inventarieförteckningar bygger det oftast på ansvarig personals initiativ. Detta är positivt men innebär att hanteringen blir personaberoende och att inventarielistornas utformning varierar. Detta stärker behovet att tydliga riktlinjer för hanteringen av inventarier tas fram och att de kompletteras av lämplig mall för inventarieförteckning. Nämndernas kontroll kan stärkas om inventarielistorna sparas så att det lätt blir tillgängliga för förvaltningsledningen Förvararing av inventarier Kontrollfråga 6, Förvaras inventarierna där de ska och på ett säkert sätt? Iakttagelser Genomförandet av stickprovskontrollen presenternas under stycke 2.4 ovan. Stickprovskontrollerna gav följande resultat. Februari av 15

21 Samtliga inventarier fanns på den arbetsplats som angivits i faktura eller i kontakt med mottagningsattestant. Två röjsågar på arbetsmarknadsenheten kunde dock inte hittas vid besöket men återfanns av ansvarig personal i ett annat förråd än det som kontrollerats vid besöket. Detta återrapporterades dagen efter kontrollbesöket och verifierades med bild. Vid besöket på Nobelhallen framkom att det där saknas en inventarielista, att det tidigare år förekommit stölder och att det även sker att material lånas ut till föreningar. Större inventarier som kylar och spisar finns i verksamheter (förskola, skola och vårdboende), där det alltid finns personal, alternativt i lokaler som annars ska vara låsta och larmade. Samtliga, datorer, I-pads och annan teknik, instrument, maskiner och verktyg, förvaras i låsta skåp, förråd eller rum i de fall de inte används eller är utlånade. På Möckelngymnasiet visades exempel på säkerhetsskåp i ett klassrum, där elever kan låsa in datorerna. Av intervjuerna framgår att nämnderna under året inte har följt upp inventariehanteringen specifikt och hanteringen har heller inte identifierats som en risk i nämndernas riskanalyser. På verksamhetsnivå framkommer det att viss kontroll sker bland annat inom skolan avseende skoldatorer, inventeringar inom folkhälsoförvaltningen samt uppdatering av underhållsplaner inom samhällsbyggnadsförvaltningen Bedömning Kontrollfråga 6, Förvaras inventarierna där de ska och på ett säkert sätt? (Utförs genom fysisk inventering). Kontrollmålet är uppfyllt. Vår stickprovsgranskning visar att utvalda inventarier kunde identifieras på de arbetsplatser vi, via information från ekonomisystemet eller mottagningsattestant, fått information om att de skulle finnas. Vår bedömning är att kontrollerade inventarier förvaras på ett säkert sätt. Granskningen visar att stölder av kommunens material förekommit och att material även lånas ut. Detta understryker vikten av att det behöver finnas kommunövergripande riktlinjer som bland annat bör ange: o o o o att inventarier av väsentlighet årligen ska förtecknas inom verksamheterna, säkerhetsaspekter kring förvaring och användning, direktiv för utlåning, om det i något fall ska vara tillåtet, utöver det elever får låna, samt hur uppföljning och kontroll ska ske inom respektive nämnd. Februari av 15

22 Uppdragsledare Nils Nordkvist Projektledare Peter Aschberg Februari av 15