Granskning av konsthanteringen

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av konsthanteringen Inger Hansén Region Örebro län

2 Innehållsförteckning Sammanfattande revisionell bedömning Inledning Bakgrund Uppdrag och revisionskriterier Avgränsning Metod Resultat av vår granskning Styrdokument för inköp och hantering av regionorganisationens konst Arbetsuppgifter för konsthandläggare Lös konst - rutin Byggnadsanknuten konst rutin Bedömning Är de styrande bestämmelserna kända och tillämpas de? Kontrollrutiner i samband med flyttning och extern utlåning av konst Bedömning Förteckning av konsten Bedömning Förvaring, underhåll, upphängning och försäkring av konsten Förvaring och underhåll Upphängning och försäkring Bedömning... 11

3 Sammanfattande revisionell bedömning Revisorerna i Region Örebro län har i sin riskbedömning beslutat att genomföra en granskning av hanteringen av den interna konsten inom regionorganisationen. Revisionsfrågan är formulerad enligt följande: Är den interna kontrollen som regionstyrelsen utövar avseende Region Örebro läns konstinnehav ändamålsenlig och tillräcklig? Granskningen har genomförts genom intervjuer med ansvariga för konsthanteringen samt granskning av relevanta styrdokument. Verifiering har skett genom inventering av den lösa konsten på tre enheter. Kontakter har även tagits med ekonom organiserad under Regionservice stab. Vidare har det centrala konstförrådet inspekterats och bedömts ur säkerhetssynpunkt. Efter genomförd granskning är vår övergripande bedömning att den interna kontrollen som regionstyrelsen utövar avseende Region Örebro läns konstinnehav delvis är ändamålsenlig men att delar av den interna kontrollen behöver förbättras. Vi grundar vår bedömning på följande: De styrande dokumenten i form av arbetsbeskrivning för konsthandläggare samt rutinbeskrivningar för lös konst respektive byggnadsanknuten konst bedöms som ändamålsenliga för konsthandläggare. Efter besök och inventering av konst på tre enheter, är vår bedömning att de styrande bestämmelserna är kända och tillämpas av personal inom dessa verksamheter. Det faktum att det inventerade konstinnehavet inte helt överensstämde med inventeringslistorna tyder på att personal, på denna eller andra enheter, har förbisett att meddela konsthandläggare om lokalbyte eller flytt av tavlor och att därmed aktuell placering och enhetstillhörighet inte registrerats i konstregistret. De kontrollrutiner som finns för hantering av flyttning av konst och vid utlåning till externa aktörer, bedöms som tillräckliga för konsthandläggare. Enligt vår uppfattning bör det tydliggöras för övrig personal hur konsten ska hanteras vid exempelvis flyttning av konst samt att konsthandläggare ska kontaktas i samband med lokalförändringar. Konstregistret bedöms vara ändamålsenligt uppbyggt och användarvänligt. Enligt vår bedömning är det uppdaterat så tillvida att all lös konst och byggnadsanknuten konst är registrerad där. Den inventering som genomförts som ett led i denna granskning, visar dock att registret inte är komplett avseende konstens placering, att all konst som registrerats på enheter inte återfinns där och att en del av de inventerade konstverken inte är registrerade på rätt enheter. Detta bedöms vara brister som försvårar kontroll av konstsamlingen. Region Örebro län 1 av 13

4 Vad gäller redovisning av inköpt lös konst kan konstateras att de egna redovisningsprinciperna, som framgår av årsredovisningen för 2013, inte följs i detta avseende. Samtliga inköp av lös konst har direktavskrivits, trots att flera enskilda inköp har överstigit ett basbelopp. Underhåll, upphängning, förankring och försäkring av konsten bedöms ske ändamålsenligt. När det gäller konstförrådet är vår uppfattning att det bör ses över vad gäller risker för skador på konstverk på grund av läckande ledningar samt anpassning i storlek för konstsamlingen. Dessutom bör ändamålsenliga arbetsplatser iordningställas i anslutning till konstförrådet för den praktiska hanteringen av konsten som konsthandläggare utför där. Rekommendationer: Tydliggör styrande bestämmelser för personalen genom att utforma ett skriftligt dokument rörande regionorganisationens konstinnehav och hanteringen av detta riktad till personalen. Dokumentet bör, förutom en allmän information om konstinnehavet, innehålla exempelvis rutiner vid behov av förändringar av konstbeståndet samt ansvarsfrågor. Informationen bör finnas tillgänglig via intranätet i anslutning till formuläret Beställning/återlämning av konst. Information om styrande bestämmelser samt information om en enhets aktuella konstinnehav bör ges till avdelningschef och sekreterare/administratör i samband med inventering, omhängning eller förändringar i övrigt av konstinnehavet på en enhet. Övrig personal kan informeras om rutinerna och aktuellt innehav vid t.ex. arbetsplatsträffar. Upprätta rutiner för att säkerställa att hantering av konsten inte förbises i samband med lokalplaneringsmöten och att flytt av konst i samband med lokalförändringar rapporteras till konsthandläggare och därmed registreras i konstregistret. Strukturerad inventering av konstinnehavet bör genomföras kontinuerligt för att säkerställa att konstregistret är uppdaterat. Detta bör ske utöver de begränsade inventeringar som görs i samband att konsthandläggare besöker en verksamhet på initiativ av personalen där. Rutinerna för bokföring av lös konst bör ses över med hänsyn till gällande interna redovisningsprinciper, lagstiftning och redovisningsrekommendationer. En översyn bör göras av behoven av utökad yta för konstförråd, eftersom det nuvarande förrådet börjar bli trångt samt att det finns behov av praktiska arbetsplatser för hantering av konsten i anslutning till förrådet. Region Örebro län 2 av 13

5 1. Inledning 1.1. Bakgrund Region Örebro län äger en konstsamling bestående av omkring verk. Den största delen är så kallad lös konst med grafik, måleri, textilier, skulpturer och konsthantverk. Det finns även byggnadsanknuten konst i samlingen. Enligt kommunallagen skall kommuner och landsting ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet. För verksamheten ska anges mål och riktlinjer som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. Exempel på god hushållning är att man vårdar och underhåller sina tillgångar väl. Av kommunallagen framgår även att nämnderna var och en inom sitt område skall se till att den interna kontrollen är tillräcklig. Nämnderna ansvarar för en ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt och att det finns säkra rutiner som förhindrar förlust samt säkerställer att redovisningen är rättvisande. Region Örebro läns konstverksamhet tillhör Fastighetsförvaltningsavdelningen, område Fastigheter, som i sin tur ingår i förvaltningen Regionservice. För närvarande omfattar konstverksamheten personalmässigt 1,5 tjänster benämnda konsthandläggare, varav 0,5 tjänst är en projektanställning. Konsthandläggarna arbetar med att köpa in konstverk samt registrera, hänga, inventera, visa och vårda konsten. Ungefär hälften av arbetstiden åtgår till hantering av lös konst och den andra hälften till projekt avseende byggnadsanknuten konst. Budgeten för konstverksamheten uppgår för år 2015 till kronor vilket ska täcka alla kostnader för verksamheten exempelvis lönekostnader för konsthandläggare, resor för konstinköp, inköp av lös konst samt inramningar och reparationer. Budgeten för inköp av lös konst är för år kronor, vilket är samma belopp som för år Inramning, reparationer och underhåll uppgick år 2014 till cirka kronor Uppdrag och revisionskriterier Revisorerna i Region Örebro län har i sin riskbedömning beslutat att genomföra en granskning av hanteringen av den interna konsten inom regionorganisationen. Granskningen skall bedöma om den interna kontrollen som regionstyrelsen utövar avseende konstsamlingen är tillräcklig. Granskningen ska omfatta ett urval enheter och bygga på kontrollmålsgranskning. Revisionsfråga: Är den interna kontrollen som regionstyrelsen utövar avseende Region Örebro läns konstinnehav ändamålsenlig och tillräcklig? Kontrollmål: Finns upprättade riktlinjer, rutiner och styrdokument för inköp och hantering av landstingets konst? Är de styrande bestämmelserna kända och tillämpas de? Finns det tillräckliga kontrollrutiner i samband med överflyttning av konst internt eller vid utlåning till externa aktörer? Region Örebro län 3 av 13

6 Förtecknas konsten på ett tillförlitligt och ändamålsenligt sätt? (märkning, registrering, inventering etc.) Sker förvaring, underhåll, upphängning och försäkring av konsten ändamålsenligt? Revisionskriterier: Interna styrdokument för konsthanteringen. Kommunallag (KL) Lag om kommunal redovisning (KrL) 1.3. Avgränsning Riktlinjer och rutiner har verifierats på ett urval av tre enheter Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer med ansvariga för konsthanteringen samt granskning av relevanta styrdokument. Verifiering har skett genom besök och inventering av den lösa konsten på tre enheter samt kontakter med personal på dessa enheter. Kontakter har även tagits med ekonom organiserad under Regionservice stab. Vidare har det centrala konstförrådet inspekterats och bedömts ur säkerhetssynpunkt. Den intervjuade personalen har givits möjlighet att sakgranska innehållet i rapporten. Region Örebro län 4 av 13

7 2. Resultat av vår granskning 2.1. Styrdokument för inköp och hantering av regionorganisationens konst De styrande dokumenten består av övergripande rutinbeskrivningar för hantering av lös respektive byggnadsanknuten konst samt en mer detaljerad beskrivning av konsthandläggares arbetsuppgifter. Rutinbeskrivningarna för inköp och hantering av konsten finns tillgängliga via ledningssystemet/intranätet Arbetsuppgifter för konsthandläggare Arbetsuppgifterna för konsthandläggare finns beskrivna på detaljnivå i dokumentet Arbetsuppgifter för konsthandläggare. Områden som behandlas är budget, inköp och planering, placering och hantering av konst, diarieföring, intern och extern kommunikation, lagar att följa samt hantering av konstsamlingen. Dokumentet innehåller såväl en allmän beskrivning av respektive område som teknisk handledning för hantering av IT-baserade program och register Lös konst - rutin I dokumentet Lös konst Rutin har rutinerna för hantering av den lösa konsten beskrivits övergripande. Rutinen gäller alla verksamheter vid Region Örebro län samt externa kunder. Där framgår att inköp av lös konst ska göras från etablerade gallerier i länet för att gynna det lokala konstlivet men att inköp även kan göras utanför länets gränser för att kunna erbjuda ett större utbud. Konsten ska hålla hög kvalitet och bredd. Ansvarig för att rutinen verkställs är fastighetschefen. Eftersom efterfrågan och behovet av konst är större än tillgången finns en prioriteringsordning beslutad för utplacering av den lösa konsten; I första hand ska offentliga utrymmen prioriteras (entréer, väntrum, korridorer och konferensrum). I andra hand kommer tjänsterum som tar emot externa besök, undersöknings- och behandlingsrum samt personalrum. Sist, i mån av tillgång till konstverk, eventuellt även tjänsterum där man inte har patientkontakt eller tar emot besök. Rutinerna för registrering av konsten, bevakning av lokal- och verksamhetsförändringar, byte av konst, uppdatering av projektregister och montering framgår av rutinbeskrivningen och beskrivs närmare nedan under de avsnitt som berörs Byggnadsanknuten konst rutin Genom ett riksdagsbeslut 1937 (prop 1937:157) infördes en rekommendation om att minst en procent av kostnaderna för offentliga ny-, till- och ombyggnationer ska gå till konstnärlig gestaltning den s.k. 1 % -regeln. Regeln gäller exempelvis vid exploatering av nya bostadsområden, anläggande av nya gator, ny- och ombyggnader av skolor, äldreboenden och andra offentligt ägda byggnader. Enligt rutinbeskrivningen ska 1 % -regeln tillämpas vid om- till- och nybyggnationer med en totalbudget över 5 Mkr. Regeln ska även tillämpas vid teknik- och verksamhetsanpassning av lokaler. Vid 5-årsplaneringen av kommande byggnadsinvesteringar beslutar förvaltaren, i samråd med konsthandläggaren, vilka byggprojekt som 1 % -regeln ska tillämpas på. I dokumentet Byggnadsanknuten konst - rutin beskrivs de olika ste- Region Örebro län 5 av 13

8 gen för integrering av byggnadsanknuten konst i byggprocessen: Behovsinventering, budgetering, planering, projektering, produktion, besiktning och underhåll. Vid försäljning av landstingsägd fastighet som innehåller byggnadsanknuten konst övergår ägande och skötsel av konstverk till den nya fastighetsägaren Bedömning De styrande dokumenten i form av arbetsbeskrivning för konsthandläggare samt rutinbeskrivningar för lös konst respektive byggnadsanknuten konst bedöms som ändamålsenliga för konsthandläggare. Vi bedömer att arbetsbeskrivningen ger en helhetsbild av de moment som ingår i konsthandläggares tjänst och innehåller desssutom hänvisningar till intranätet för ytterligare stöd samt handledning för hantering av IT-baserade program och register. Det vi saknar är skriftlig information riktad till övrig personal angående konstinnehavet. Nu finns några korta stycken med sådan information i dokumentet Lös konst rutin men rutinen är snarare utformad för konsthandläggare än för övrig personal i organisationen Är de styrande bestämmelserna kända och tillämpas de? Rutinerna för hantering av konsten enligt avsnitt 2.1 ovan är tillgängliga för all personal via intranätet. Personal får även information om rutinerna via konsthandläggare i samband med att de är ute i verksamheterna och hänger konst. Enligt de intervjuade konsthandläggarna varierar efterlevnaden av rutinerna men de uppger samtidigt att det har blivit bättre. Inventering av lös konst har som en del av denna granskning genomförts vid tre enheter inom USÖ. Inventeringen inklusive kortare intervjuer med personal på enheterna, är ett sätt att verifiera om riktlinjer och rutiner är kända och tillämpas samt om konstregistret är uppdaterat. Enheterna valdes ut utifrån kriteriet Inventering eller mer genomgripande omhängning av konst har inte skett de senaste åren. Som underlag för inventeringen togs listor ut från konstregistret över konst som registrerats på respektive enhet. Antalet konstverk på enheterna var enligt listorna 27, 47 respektive 35 stycken. För de inventerade enheterna hade merparten av konstverken inventerats åren 1997, 2008 samt Konstverken fanns i korridorer, väntrum, behandlingsrum, personalrum, på expeditioner samt i enskilda arbetsrum. Sammanfattande resultat av inventeringen: Nästan alla konstverk enligt inventeringslistorna fanns också fysiskt på respektive enhet. På en av enheterna saknades två konstverk men på de andra enheterna återfanns samtliga verk. Registreringsnummer på baksidan av tavlorna stämde med registreringsnummer enligt listorna. På två av enheterna inventerades ytterligare fyra respektive tio konstverk som inte fanns upptagna på inventeringslistorna men fanns fysiskt i lokalerna. Tre av de tio verken saknade numrering på baksidan. Enligt konsthandläggare tillhör dessa tavlor inte konstsamlingen utan kan vara privata tavlor eller konst som skänkts till avdelningen. De elva extra konstverken, visade sig efter kontroll med konsthandläggare, är registrerade på en annan enhet som relativt nyligen har bytt lokaler. Konstverkens nya enhetstillhörighet alternativt nya placering har inte rapporterats till konsthandläggare och därmed har heller inte konstregistret uppdaterats. Beträf- Region Örebro län 6 av 13

9 fande de två konstverk som saknades på en av enheterna, har det inte kunnat klarläggas var de finns. Enligt uppgift från personal som tillfrågades finns det inte några tavlor undanställda i förråd och man känner inte till att några konstverk blivit stulna. Enligt den personal som kontaktades i samband med inventeringen, är man väl förtrogen med hur konsten i lokalerna ska hanteras och att konsthandläggare som finns centralt ska kontaktas vid behov av förändringar Kontrollrutiner i samband med flyttning och extern utlåning av konst Det framgår av rutinbeskrivning för lös konst att verksamhet som har önskemål om att byta konstverk, komplettera vid förändring av lokaler eller har ny personal ska kontakta konsthandläggare. Beställningar ska göras via ett elektroniskt formulär benämnt Beställning/återlämning av konst som finns tillgängligt för all personal via intranätet. På formuläret ska anges om ärendet gäller beställning av ny konst, flytt, hängning, byte, återlämning eller stöld. Vidare ska ärendet beskrivas närmare och kontaktuppgifter, förvaltning, avdelning, rum etc. anges. Beställningen ska godkännas av närmaste chef. Enligt konsthandläggarna används det elektroniska formuläret i enlighet med anvisningarna men det förekommer också att personal kontaktar konsthandläggare per telefon. För att hålla ordning på inkommande ärenden via beställningsformuläret förs ärendena upp manuellt på listor uppsatta på en whiteboardtavla på konsthandläggares kontor. Listorna är uppdelade på områdena USÖ, Karlskoga, Lindesberg, Örebro, Eklundavägen och övriga. Efter att konsthandläggare monterat/hängt konstverk registreras konstverkens placering (enhet/avdelning), i vilken lokal samt datum för montering/hängning i konstregistret. Nyförvärvad konst fotograferas och information om konstverket förs in i databasen. Om det rör sig om ett stort antal konstverk som monterats/hängts i en lokal, skickar konsthandläggaren en aktuell inventeringslista över de konstverk som har placerats i lokalerna samt ett medföljande brev om hantering av konstinnehavet. Verksamheten ska känna ett ansvar för konsten och rapportera eventuella förändringar av konstbeståndet till konsthandläggaren, exempelvis stöld eller skada. I samband med hängning av konst efter ombyggnad lämnade konsthandläggaren ut en lista över konsten samt information om hantering och kontroll av konstinnehavet, till avdelningschefen vid en av de i granskningen besökta enheterna. Någon uppdaterad lista har inte lämnats till avdelningen vid senare förändringar av konstinnehavet. Listan från stämde således inte med aktuellt konstinnehav vid den nu aktuella inventeringen. Enligt rutinbeskrivning ska konsthandläggaren bevaka lokal- och verksamhetsförändringar dels via lokalförsörjningsmöten en gång per månad dels genom möten mellan lokalplanerare och konsthandläggare (benämnda LK-möten) två gånger per år. Det är inte vanligt att konst lånas ut till externa aktörer men det förekommer enligt konsthandläggare. Under de senaste fem åren har konst lånats ut till Örebro läns Region Örebro län 7 av 13

10 museum vid ett par tillfällen. Vid extern utlåning upprättas ett kontrakt med låntagaren där verk, konstnär och tid för utlåningen framgår. Det finns en mall för detta. Ansvaret för konsten under lånetiden framgår också av kontraktet. Handlingarna diarieförs och arkiveras Bedömning Vår bedömning, efter besök och inventering av konst på tre enheter, är att de styrande bestämmelserna är kända och tillämpas av personal inom dessa verksamheter. Flertalet av de konstverk som fanns registrerade i konstregistret återfanns i lokalerna. Konstverken gick lätt att hitta utifrån noteringarna i databasen och/eller avstämning med personal. Det faktum att fler konstverk fanns i lokalerna än enligt inventeringslistorna tyder ändå på att personal, på denna eller andra enheter, har förbisett att meddela konsthandläggare om lokalbyte och att därmed aktuell placering och enhetstillhörighet inte registrerats i konstregistret. Beträffande de två konstverk som saknades, har de troligen flyttats i samband med nämnda lokalbyte och att detta inte har rapporterats till konsthandläggare. Om de inte finns i en annan lokal kan de vara stulna. För att bringa klarhet i om de fortfarande finns i regionorganisationens lokaler, krävs att inventering genomförs på fler enheter. De kontrollrutiner som finns för hantering av flyttning av konst och vid utlåning till externa aktörer, bedöms som tillräckliga för konsthandläggare. Enligt vår uppfattning bör det tydliggöras för övrig personal hur konsten ska hanteras vid exempelvis flyttning av konst samt att konsthandläggare ska kontaktas i samband med lokalförändringar. De lokalförändringar som beskrivits ovan, och därmed flytt av konst, har uppenbarligen förbisetts vid lokalplaneringsmöten med konsthandläggare och LK-möten Förteckning av konsten Det finns ett digitalt konstregister, File Maker, där såväl lös konst som byggnadsanknuten konst är registrerad. Registret utformades speciellt för Örebro läns landstings behov i början av 1990-talet. Enligt rutinbeskrivningarna ska konstregistret uppdateras kontinuerligt. De intervjuade konsthandläggarna uppger att de uppdaterar registret vid förändringar av placering och vid inköp, vilket i stort sett sker dagligen. Följande information registreras för nyinköpt konst: Konstnär Titel Grupp (finns lista att välja från, går även att lägga in egen benämning) Teknik (finns lista att välja från, går även att lägga in egen benämning) Typ (finns lista att välja från, går även att lägga in egen benämning) Registreringsnummer (Reg.nummer) Grafiknr. Format utan/med ram Inköpspris Inköpsår Region Örebro län 8 av 13

11 Inköpsplats (finns lista att välja från, går även att lägga in egen benämning) Markering om det är inköpt, donerad eller byggnadsanknuten konst Placering Inventeringsdatum (Inv.datum) Skick Bild/foto på konstverket Vid inköp förs även konstverken in i en separat excelfil benämnd Inköp årsvis. Alla konstverk fr.o.m. inköpen , är inlagda med foto i konstregistret. Totalt är ca 3200 verk digitalt fotograferade. Pappersfotografier eller diabilder finns därutöver som förvaras i ett äldre manuellt kartotek i konstförrådet. All lös konst i samlingen är märkt på baksidan med ägare (Örebro läns landsting /Region Örebro län), reg.nummer, konstnär och verkets titel. Den byggnadsanknutna konsten har fasta skyltar med uppgifter om konstnär, inköpsår, titel och teknik. Enligt statistik ( ) från registret finns det konstverk i samlingen (februari 2015), varav en del av konstverken finns hos rammakare och en del är placerade i konstförrådet. 162 av verken i konstregistret är registrerade som saknade vilket betyder att de antingen är stulna eller undanställda i förråd i anslutning till någon verksamhet. Av konstregistret framgår vidare att byggnadsanknuten konst är inköpt för kronor och att antalet registrerade verk av detta slag är 173 stycken. 31 av dessa verk saknar inskriven inköpssumma och för 56 verk är inköpspriset noll kronor enligt registret. När det gäller lös konst är antalet verk och det registrerade inköpspriset totalt kronor. 106 verk saknar uppgifter om inköpspris och 853 verk har inköpspris noll kronor, vilket kan innebära att det är gåvor. Enligt uppgift från de intervjuade konsthandläggarna fungerar konstregistret bra för kontroll av konstinnehavet. Det är lätt att göra registreringar och att få fram uppgifter därifrån. Samtliga registerfält är sökbara. År 1994 genomfördes en inventering av all landstingskonst. Två personer var sysselsatta med detta i cirka ett år. Någon total inventering av konstsamlingen har inte gjorts sedan dess, däremot har delar av konsten inventerats i samband med omhängning av konst t.ex. i samband med att verksamheter har flyttat. Ett försök till jämförelse med konstsamlingens värde enligt bokföring (Agresso) och värdet enligt konstregistret har gjorts som ett led i granskningen. Det visar sig att utgifter för inköp av lös konst vid bokföringen betraktas som en driftskostnad, som därigenom belastar inköpsåret. Följaktligen direktavskrivs inköpen av lös konst. Något värde/inköpspris för lös konst finns därför inte i balansräkningen. Praxis är att konst i redovisningshänseende betraktas som en bestående anläggningstillgång som inte skrivs av och därmed finns upptagen i räkenskaperna som en anläggningstillgång värderad till anskaffningsvärde (=inköpspris). Enligt avsnittet Redovisningsprinciper i årsredovisningen för 2013, Örebro läns landsting, ska investeringar understigande ett basbelopp eller avseende kontorsdatorer (pc) inte tas upp som Region Örebro län 9 av 13

12 anläggningstillgång, utan redovisas som kostnader. Det framgår inte av redovisningsprinciperna att konstinköp ska direktavskrivas. Enskilda konstverk har vid flera tillfällen under senare år köpts in för belopp överstigande ett basbelopp, vilket framgår av kostnadssammanställningar för lös konst för åren Den byggnadsanknutna konsten bokförs som tillgång tillsammans med byggnadsinvesteringen. Avskrivningstiden är densamma som för respektive byggnadsinvestering, vanligen 30 år. Anskaffningsvärde för byggnadsanknuten konst, liksom oavskrivet restvärde går att få fram men konsten särredovisas inte utan ingår i den totala byggnadsinvesteringen Bedömning Konstregistret bedöms vara ändamålsenligt uppbyggt och användarvänligt. Enligt vår bedömning är det uppdaterat så tillvida att all lös konst och byggnadsanknuten konst är registrerad där. Den inventering som genomförts som ett led i denna granskning, visar dock att registret inte är komplett avseende konstens placering, att all konst som registrerats på enheter inte återfinns där och att konstverk som finns i de inventerade lokalerna inte är registrerade på rätt enheter. Detta bedöms vara brister som försvårar kontroll av konstsamlingen. Bristerna bedöms kunna åtgärdas genom en förnyad inventering av konstsamlingen samt upprätthållas genom att konsthandläggare informeras vid alla förändringar som sker avseende den lösa konsten som är placerad ute i olika verksamheter. Informationen till personal angående hantering av konst i samband med flytt etcetera, bör tydliggöras och ske kontinuerligt. Lokalplanerare bör också uppmärksammas på att konsthandläggare alltid ska informeras i samband med lokalförändringar som berör lös konst. Vad gäller redovisning av inköpt lös konst kan konstateras att de egna anvisningarna, som framgår av avsnittet om redovisningsprinciper i årsredovisningen, inte följs i detta avseende. Samtliga inköp av lös konst har direktavskrivits, trots att flera enskilda inköp har överstigit ett basbelopp Förvaring, underhåll, upphängning och försäkring av konsten Förvaring och underhåll I det centrala konstförrådet finns ett lager av drygt 1900 verk. Av dessa är ca 650 verk urtagna ur ramar och lagda i lagerlådor eller ska lagras i samband med ombyggnationer av avdelningar. Resterande verk står till förfogande för placering i regionorganisationens lokaler. En del av verken är dock svårplacerade av olika skäl och har därför funnits länge i förrådet (lagerställda mer än 10 år). Förrådet är försett med brandsäkra dörrar och larm. Endast konsthandläggare har tillträde till förrådet. I en del av förrådet förvaras pappersfotografier och diabilder av äldre konst. De har katalogiserats i ett manuellt kartotek. Det finns vatten- eller avloppsledningar i förrådsutrymmena och därmed risker för skador orsakade av läckande ledningar. Förrådet används av konsthandläggare i samband med fotografering av nyinköpt konst samt för fastsättning av säkerhetsanordningar på en del tavlor för att minska Region Örebro län 10 av 13

13 risk för stöld. Enligt konsthandläggare är konstförrådet nu i minsta laget för behoven. Lagerutrymmet är trångt och konstverken riskerar att bli skadade på grund av att de står för tätt. Det finns heller inte några lämpliga arbetsplatser för konsthandläggarnas praktiska hantering av konstverken eller fotografering. Vid behov av att reparera och underhålla konstverk anlitas upphandlade företag Upphängning och försäkring Tavlorna vid de enheter som inventerades var inte förankrade eller uppsatta på något särskilt sätt för att förhindra stölder. Inte heller textila verk hade något särskilt skydd mot stölder eller åverkan. Däremot var skulpturer fast förankrade i vägg, fundament alternativt expeditionsdisk. Konsthandläggarna uppger att tavlor, textila verk och skulpturer som är placerade i öppna offentliga miljöer som t ex sjukhusentréer, är förankrade för att försvåra stölder. Tavlor har exempelvis en upphängningsanordning som kräver specialverktyg för att skilja verket från väggen. Den lösa konsten är inte försäkrad, däremot finns försäkringar när det gäller den byggnadsanknutna konsten. Enligt de intervjuade konsthandläggarna förekommer stölder av konstverk men det är sällsynt. Det är även sällsynt att konsten utsätts för åverkan. Vid stölder sker polisanmälan och det har hänt att stulna konstverk har kommit tillrätta via polisen. En del av konsten finns hos rammakare, vilket är en upphandlad tjänst. Den anlitade rammakaren har erforderliga försäkringar för detta ändamål. Vid extern utlåning av konst övergår ansvaret för konsten till den som lånar, så fort verken lämnar utlånarens lokaler Bedömning Konstförrådet bedöms som tillfredsställande för skydd av lagrade konstverk när det gäller brand och stöld. Däremot finns det risker för skador orsakade av läckande ledningar. Dessa risker bör ses över och åtgärder bör vidtas för att skydda konsten mot skador av detta slag. En översyn bör ske av behoven av ytterligare utrymmen eftersom förrådet börjar bli trångt samt att det finns behov av praktiska arbetsplatser för hantering av konsten. Underhåll av konsten bedöms ske löpande i tillräcklig utsträckning och utan onödigt dröjsmål. Fackmässiga hantverkare som är upphandlade anlitas för detta ändamål. Upphängning och förankring av konsten sker enligt vår uppfattning på ett tillfredsställande sätt. I samband med inventering av konsten bör dock sådan konst som bedöms som särskilt värdefull eller stöldbegärlig av annan orsak, förankras i vägg eller fundament om den inte redan är det. Den lösa konsten är visserligen inte försäkrad men mot bakgrund av höga självrisker för denna typ av försäkring, att stöldbegärlig konst i stor utsträckning förank- Region Örebro län 11 av 13

14 rats samt att stölder eller åverkan sällan förekommer, bedömer vi att det inte finns behov av försäkring av den lösa konsten. Vår bedömning är sammanfattningsvis vad gäller detta kontrollmål att underhåll, upphängning, förankring och försäkring av konsten sker ändamålsenligt. När det gäller konstförrådet är vår uppfattning att det bör ses över vad gäller risker för skador på konstverk på grund av läckande ledningar samt anpassning i storlek för konstsamlingen och för den praktiska hanteringen av konsten. Region Örebro län 12 av 13

15 3 mars 2015 Inger Hansén Projektledare Gun-Britt Alnefelt Uppdragsledare Region Örebro län 13 av 13