Uppföljande granskning av landstingets rutiner för utrangering av anläggningstillgångar - Fordon

Transkript

1 Sa Uppföljande granskning av landstingets rutiner för utrangering av anläggningstillgångar - Fordon Rapport nr 05/2011 September 2011 Monika Norlin, revisionskontoret

2 Innehåll Innehåll... 2 Sammanfattning... 3 Bakgrund... 3 Revisionsfråga... 4 Avgränsningar... 4 Metod... 4 Ansvarig styrelse eller nämnd... 4 Revisionskriterier... 5 Lagar och regler... 5 Lagar, råd och anvisningar... 5 Landstingets regelverk... 5 Resultat av granskningen... 6 Rutiner vid försäljning och utrangering... 6 Avyttringar... 6 Anläggningsregistret... 7 Redovisning av försäljning eller utrangering... 8 Slutsatser och rekommendationer... 9 Sidan 2 av 9

3 Sammanfattning Detta är en uppföljning av granskningen av landstingets rutiner för utrangering av anläggningstillgångar, rapport nr 22/2009. Vi har granskat om landstingsstyrelsen har säkerställt att rutinerna för utrangering och försäljning av fordon är ändamålsenliga. Granskningen visar att det i landstinget saknas tydliga regler och riktlinjer för avyttring av fordon. Under den aktuella perioden har landstinget avyttrat tio bilar. Alla enheter som sålt fordon har genomfört försäljningarna på olika sätt. Ingen av enheterna har följt de regler som finns angivna i landstingets regelverk. Det finns en förslagstext till rutin där upphandlingsavdelningen ska ansvara för försäljning, och den enhet som disponerat fordonet ska ansvara för utrangering. Vi har inte hittat några formella beslut från landstingsstyrelsen eller landstingsdirektören om att den föreslagna rutinen gäller för landstingets verksamheter. Inte heller finns rutinen beskriven på intranätet Linda eller i det tryckta regelverket. Granskningen visar att den föreslagna rutinen inte varit känd bland de verksamheter som sålt bilar under den granskade perioden. En annan iakttagelse är att sålda och utrangerade fordon kan finnas kvar i anläggningsregistret och i balansräkningen. Detta beror på att landstinget saknar rutiner för att meddela ansvarig för anläggningsregistret vid avyttring av fordon, samt att äldre fordon inte är inlagda med registreringsnummer. Endast vid ett tillfälle har köpeskillingen konterats på korrekt konto. Vid de övriga försäljningarna har felaktiga intäktskonton använts. Vi rekommenderar landstingsstyrelsen att säkerställa att regler och rutiner blir formellt beslutade och att de därefter kommuniceras ut i verksamheten. Landstingsstyrelsen bör säkerställa att landstinget har tydliga regler och rutiner kring: Värdering av fordon som ska avyttras Kanaler för försäljning Försäljning till personal Hantering av köpeskilling Uppföljning av att regler och rutiner följs Hur den ansvarige för anläggningsregistret ska informeras vid avyttring av fordon Hur anläggningsregistret ska uppdateras Bakgrund Revisorerna granskade landstingets process för utrangering av anläggningstillgångar år Revisorerna gjorde bedömningen att rutinerna för fordon behövde utvecklas. Rekommendationerna var att: Upprätta tydliga rutiner för utrangering och försäljning av anläggningstillgångar. Kontrollera om ekonomisystemet kan beräkna realisationsvinster. Genomföra en årlig avstämning mellan anläggningsregistret och bilregistret. Sidan 3 av 9

4 Landstingsstyrelsen har i protokoll gett landstingsdirektören uppdraget att genomföra nödvändiga åtgärder i enlighet med revisionens rekommendationer. Revisorerna har utifrån en bedömning av risk och väsentlighet beslutat att genomföra en uppföljande granskning av utrangeringsprocessen för fordon. Revisionsfråga Har landstingsstyrelsen säkerställt att rutinerna för utrangering och försäljning av fordon är ändamålsenliga? För att besvara den övergripande revisionsfrågan använder vi underliggande revisionsfrågor: Har landstingsstyrelsen säkerställt att det finns tydliga regler och rutiner för utrangering och försäljning? Har landstingsstyrelsen säkerställt att reglerna är väl kända i de verksamheter som berörs? Har landstingsstyrelsen säkerställt att det finns ett system för uppföljning av utrangerings- och försäljningsprocessen? Har landstingsstyrelsen följt upp att landstingsdirektören vidtagit nödvändiga åtgärder i enlighet med styrelsens yttrande (VLL )? Avgränsningar Granskningen omfattar utrangerade eller sålda fordon under perioden augusti 2009 och maj Endast bilar som är inlagda med registreringsnummer i anläggningsregistret går med säkerhet att spåra. Metod Vi har genomfört granskningen genom intervjuer, registeranalys och dokumentstudier. Intervjuer: - ansvarig för anläggningsregistret - personal på resp enhet som sålt fordon under perioden - ansvariga chefer inom berörd verksamhet Registeranalys: - anläggningsregistret Maximo - anläggningsregistret och ekonomisystemet i Agresso Ansvarig styrelse eller nämnd Landstingsstyrelsen har det övergripande ansvaret över att försäljning och utrangering av begagnade fordon är ändamålsenlig Sidan 4 av 9

5 Revisionskriterier Kommunal redovisningslag Rådet för kommunal redovisning (RKR) Bokföringsnämndens vägledning om anläggningstillgångar Bokföringsnämndens allmänna råd om anläggningsregister (2006:2) Landstingets regelverk 2009 Landstingets kontoplan 2011, s 33 och s 61 Protokollförda beslut inom landstinget Skatteverkets råd om förmånsbeskattning Lagar och regler Lagar, råd och anvisningar Den kommunala redovisningslagen reglerar att en anläggningstillgång ska skrivas av systematiskt under den ekonomiska livslängden. Enligt rådet för kommunal redovisning ska en tillgång som avyttrats eller bedömts sakna värde vid en framtida avyttring inte redovisas som en tillgång. Vinst eller förlust ska redovisas i rörelseresultatet som skillnaden mellan det redovisade värdet och det belopp som erhålls vid en eventuell avyttring. I bokföringsnämndens allmänna råd finns krav på att anläggningstillgångarna ska finnas förtecknade i ett anläggningsregister. Detta ska uppdateras senast i samband med bokslut. Registret ska för en aktuell tillgång innehålla för varje enskild tillgång; a) anskaffningsvärde b) anskaffningstidpunkt c) tillämpad avskrivningsmetod eller uppgift om att tillgången inte skrivs av d) nyttjandeperiod e) ackumulerade avskrivningar f) ackumulerade nedskrivningar g) uppgift som gör det möjligt att utläsa det avskrivningsbara beloppet, om detta för en tillgång avviker från ett belopp som motsvarar tillgångens anskaffningsvärde och eventuellt uppskrivningsbelopp, och h)uppgifter som gör det möjligt att identifiera tillgången Enligt Skatteverket uppkommer en skattepliktig förmån om en bil blir utköpt av en anställd till ett pris som understiger marknadsvärdet. Marknadsvärdet kan bestämmas med hjälp av en värdering av en märkesåterförsäljare. Ett värderingsintyg ska kunna visas upp vid en förfrågan. Landstingets regelverk Enligt landstingets regelverk ska allmän service äga och hantera begagnad utrustning tex fordon. Regelverket hänvisar till ett telefonnummer i respektive ort Lycksele, Skellefteå och Umeå vid avyttring av begagnad utrustning. Enligt den interna telefonkatalogen går telefonnumret till fastighetsdrift i Lycksele och till transporter i Skellefteå och Umeå. Landstingets kontoplan anger att nedanstående konton ska användas vid avyttring av maskiner och inventarier Försäljningspris vid vinst 7831 Försäljningspris vid förlust 3982 Bokfört värde vid vinst 7832 Bokfört värde vid förlust 7833 Bokfört värde vid utrangering 1245 Årets försäljning bilar och andra transportmedel Sidan 5 av 9

6 Resultat av granskningen Rutiner vid försäljning och utrangering När vi genomfört vår granskning har vi sett att det råder osäkerhet kring regler och rutiner i de enheter som avyttrat fordon under den aktuella perioden. Utifrån de intervjuer vi gjort har det framkommit att avyttringarna har tagit mycket tid i anspråk från verksamheterna. Vår granskning har visat att alla enheter som sålt fordon har genomfört försäljningarna på olika sätt. Vi kan inte se att någon av enheterna har följt rutinerna för utrangering och försäljning i enlighet med det nuvarande regelverket. I samband med granskningen har vi tagit del av en förslagstext med en rutin för avyttringar. Vi har inte funnit att landstingsstyrelsen eller landstingsdirektören fattat några formella beslut kring den föreslagna rutinen. I förslagstexten framgår det att ansvarig chef där fordonet används ska kontakta chefen för upphandlingsavdelningen som ansvarar för försäljningen. Om fordonet ska utrangeras ligger ansvaret på den enhet som disponerar fordonet. Enligt rutinen ska upphandlingsavdelningen meddelas vid utrangering. Det är också upphandlingsavdelningen som ska ansvara för att ev realisationsvinst blir korrekt bokförd. Enheten för tjänsteresor ska en gång per år stämma av landstingets fordonsinnehav med bilregistret. Vi har inte kunnat hitta rutinen i det officiella regelverket. Avyttringar Enligt landstingets regelverk ska allmän service äga och hantera begagnad utrustning tex fordon. Under perioden augusti 2009 till maj 2011 avyttrade landstinget tio fordon. Av dessa är två skrotade och åtta har bytt ägare. En av försäljningarna gick via chefen för upphandlingsavdelningen. Enligt transportstyrelsens fordonsregister disponerades bilen av Öbacka behandlingshem. Upphandlingchefen fattade beslut om försäljning och personal på avdelningen värderade bilen utifrån tillgänglig information vid liknande försäljningar. Upphandlingsavdelningen sålde bilen via en annons i dagspressen och fakturaunderlaget skickades till löne- och faktureringsavdelningen. Upphandlingschefen har meddelat den ansvarige för anläggningsregistret, men eftersom bilen inte varit inlagd med registreringsnummer kunde den inte identifieras i anläggningsregistret. De övriga nio försäljningarna genomfördes av den egna verksamheten. Två av försäljningarna genomfördes av tolkcentralens verksamhetschef. Verksamhetschefen fattade beslut om försäljningarna och en märkesåterförsäljare gjorde värderingen. Bilarna såldes efter en intresseanmälan bland basenhetens personal och faktureringsunderlaget skickades till löneoch faktureringsbyrån. Den ansvarige för anläggningsregistret har inte fått något meddelande om försäljningarna. Två av försäljningarna genomfördes av en avdelningschef på hjälpmedelcentralen. Beslutet om försäljningarna fattades av avdelningschefen som värderade bilarna genom jämförelser i tillgänglig media. Bilarna annonserades ut till försäljning i dagspressen och ett faktureringsunderlag skickades till löne- och faktureringsbyrån. Försäljningarna rapporterades inte till ansvarig för anläggningsregistret. De övriga fem försäljningar som genomfördes av den egna verksamheten gällde ambulanser. Ambulansverksamhetens avdelningschef gjorde en förstahandsbedömning vid försäljningarna av de fem ambulanserna, ofta efter att den aktuella bilen varit inne på en verkstad. Avdelningschefen bedömde bilarna utifrån skick och de riktlinjer som finns då landstinget använder privata entreprenörer i inlandet. Riktlinjerna reglerar hur många kilometer en ambulans får gå eller hur gammal den får vara innan ett byte måste göras. Om avdelningschefen bedömer att en bil ska avyttras lämnar verksamhetschefen ett äskande om en ny ambulans Sidan 6 av 9

7 till investeringsrådet. Om investeringsrådet avslår begäran om en ny ambulans lämnas ambulansen in till en verkstad för reparation. Om investeringsrådet tillstyrker en begäran går verksamhetschefen vidare med avyttringen. Om ambulansen är i mycket dåligt skick vid en försäljning värderas bilen genom en jämförelse mot den tidigare skrotningspremien som var 4000 kr år I annat fall värderar avdelningschefen bilen utifrån en bedömning av det skick den är i. Vid ett tillfälle var köparen en personal på ambulansenheten. De övriga köparna var någon som hörde talas om försäljningen och anmälde intresse till avdelningschefen. Det är personal i fordonshallen som genomför själva försäljningen och skickar debiteringsunderlaget till löne- och faktureringsbyrån. I den försäljning där en ambulans köptes av en personal i slutet på 2010 har landstinget ännu inte fått betalt. Efter att vi uppmärksammat detta i granskningen kan vi se att debiteringsunderlaget nu är inskickat till löne- och faktureringsbyrån. Anläggningsregistret Anläggningsregistret ingår som en modul i ekonomisystemet Agresso. Systemet Maximo var föregångare till det nuvarande anläggningsregistret och i en övergångsperiod används dubbla system. Anläggningsregistret Agresso är uppbyggt enligt bokföringsnämndens råd. Fordon äldre än 10 år är ofta inlagda utan registreringsnummer och landstingets anläggningsregister uppfyller därför inte bokföringsnämndens krav på att alla anläggningstillgångar ska vara identifierbara. Vid en utrangering eller försäljning mot en identifierad anläggningstillgång genomför Agresso en beräkning av realisationsvinst eller förlust om försäljningspriset anges. Systemet gör samtidigt bortbokningarna mot balansräkningens tillgångskonto och mot kontot för avskrivning. Under den aktuella perioden har landstinget avyttrat tio fordon. Åtta av dessa är sålda och två är skrotade. En av försäljningarna är gjord under Detta fordon borde finnas kvar i anläggningsregistret med en uppgift om att den sålts under året enligt bokföringsnämndens allmänna råd. Våra kontroller visar att bilen inte är inlagd med registreringsnummer och det innebär att det är svårt att identifiera den i anläggningsregistret. Detsamma gäller de två bilarna som skrotades under Sju av försäljningarna är gjorda under 2009 och 2010 och fordonen borde enligt bokföringsnämndens råd inte finnas kvar i anläggningsregistret. Våra efterforskningar visar att en bil finns kvar i registret, men eftersom fordon registrerats utan registreringsnummer vet vi inte om det finns fler. Vi har försökt att göra en avstämning mellan anläggningsregistret och transportstyrelsens fordonsregister och i det fall att registreringsnummer saknats har vi försökt att matcha uppgifter som tex modellbeteckning, årsmodell, motorkapacitet mm. Vi har identifierat att det finns 10 fordon i Transportstyrelsens fordonsregister som inte går att matcha mot landstingets anläggningsregister. Två av dessa fordon där landstinget är ägare är felkonterade. De är inköpta och direkt kostnadsförda under Anskaffningsvärdet för respektive bil av årsmodell 2010 var kronor. Enligt kommunal redovisningslag definieras en anläggningstillgång som avsedd för stadigvarande bruk eller innehav. Anläggningstillgångar med begränsad ekonomisk livslängd ska skrivas av systematiskt. Rådet för kommunal redovisning anser det vara praxis för definition av en anläggningstillgång om en nyttjandetid på minst tre år och att anskaffningsvärdet inte är av mindre värde. Ett rimligt mindre värde är enligt RKR ett belopp som understiger ½ basbelopp exklusive moms (ett basbelopp var kr år 2010). Sidan 7 av 9

8 Vid vår matchning av landstingets anläggningsregister mot transportstyrelsens fordonsregister har vi hittat 14 fordon som inte går att matcha mot fordonsregistret. Redovisning av försäljning eller utrangering Vi har noterat att en köpeskilling registrerats vid alla åtta försäljningar. En av registreringarna skedde efter att revisorerna uppmärksammat detta. Enligt landstingets kontoplan ska pris vid försäljning bokas på Försäljningspris vid vinst, alternativt Försäljningspris vid förlust. Vid försäljningarna har korrekt konto använts endast en gång. I övriga försäljningar har försäljningspriset konterats på felaktiga intäktskonton. Enligt konteringsanvisningarna ska årets försäljning av bilar registreras i balansräkningen på konto Under perioden har ingen registrering skett på kontot Årets försäljning bilar och andra transportmedel. Den ansvarige för anläggningsreskontran har inte blivit informerad vid alla försäljningar och utrangeringar. Det innebär att bilarna troligen finns kvar i anläggningsreskontran och i balansräkningen. Alla fordon som under perioden avyttrats eller inte kunnat matchas med fordonsregistret är helt avskrivna. Sidan 8 av 9

9 Slutsatser och rekommendationer Det saknas tydliga regler och rutiner för avyttring av fordon. Det finns en förslagstext till rutin där chefen för upphandlingsavdelningen ska ansvara för försäljning, och enheten där bilen används ska ansvara för utrangering. Rutinen finns inte i något regelverk och är inte känd i verksamheten. Vi rekommenderar landstingsstyrelsen att säkerställa att regler och rutiner blir formellt beslutade och därefter kommunicerade ut i verksamheten. Landstingsstyrelsen bör säkerställa att landstinget har tydliga regler kring: Värdering av fordon som ska avyttras - Vi föreslår att en märkesåterförsäljare gör värderingen och att värderingsintyget sparas. När det gäller försäljning av ambulanser bör även påbyggnadsföretaget göra en värdering. Kanaler för försäljning - Vi föreslår att de försäljningskanaler som används är väl dokumenterade. Försäljning till personal - Vi föreslår att regler vid försäljning till personal upprättas och att de beaktar skattemässiga regler. Hantering av köpeskilling - Vi föreslår att regler upprättas avseende tidpunkt då faktureringsunderlaget ska skickas till löne- och faktureringsbyrån. Uppföljning av att regler och rutiner följs - Vi föreslår systematiska och över tiden jämförbara kontroller att regler och rutiner kring avyttring av fordon följs. Hur den ansvarige för anläggningsregistret ska informeras vid avyttring av fordon. Hur anläggningsregistret ska uppdateras - Vi föreslår återkommande inventering av alla fordon i anläggningsregistret för att vara säker på att de existerar och tillhör landstinget - Vi föreslår att landstingets anläggningsregister årligen stäms av mot transportstyrelsens bilregister. Umeå den 29 september 2011 Monika Norlin Revisor Sidan 9 av 9