Granskning av landstingets hantering av konst Landstinget i Uppsala län

Transkript

1 Revisionsrapport Viveca Karlsson Sandra Feiff November Granskning av landstingets hantering av konst Landstinget i Uppsala län

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning Inledning Bakgrund, revisionskriterier och uppdrag Revisionsfråga Metod och avgränsning Styrdokument och rutiner Regler och rutiner vid avsättning för konstnärlig utsmyckning Regler och rutiner för konstgruppens arbete Regler och rutiner för konstregistret Regler och rutiner för inventering av konst Regler och rutiner för underhåll av konst Regler och rutiner för hantering av konst i förrådet respektive utsorterad konst hos Kultur i länet Regler och rutiner för utrangering av konst Regler och rutiner för försäljning av konst Granskningsresultat Årets inköp Inventering av konst Svar på revisionsfråga Finns upprättade rutiner, riktlinjer och styrdokument för inköp och hantering av landstingets konst? Förtecknas konsten på ett ändamålsenligt sätt? Sker uppföljning och kontroll av den konst som är utplacerad? Är förvaring och underhåll ändamålsenligt? Sker inköp och attest på ett ändamålsenligt sätt? Vilka rutiner finns i samband med överflyttning av konst? Vilka rutiner och hantering finns vid utrangering och avyttring av konst?. 15 Landstinget I Uppsala län

3 1. Sammanfattning och revisionell bedömning Revisorerna i Uppsala län landsting har gett i uppdrag att granska om den interna kontrollen avseende landstingets konsthantering är ändamålsenlig. Efter genomgång av befintliga riktlinjer och rutiner samt intervjuer med berörda befattningshavare och stickprovskontroller sammanfattas våra iakttagelser och synpunkter utifrån revisionsfrågan nedan: Har landstinget en ändamålsenlig hantering av konst såväl vid anskaffning, användning och utrangering av konst? Den övergripande bedömningen utifrån revisionsfrågan är att landstinget har en ändamålsenlig hantering av konst vad gäller anskaffning och utrangering, dock är den formella hanteringen avseende inköp av konst inte tydligt uttryckt i styrdokumenten. Detta behöver åtgärdas. Vi bedömer däremot att det finns brister i hanteringen av konst gällande användningen och hanteringen kan inte anses som ändamålsenlig. Vi har funnit brister gällande uppföljning och kontroll av den konst som är utplacerad. Det saknas tydliga rutiner för rapportering av ändrade placeringar för konsten. Löpande fysiska inventeringar har ej gjorts på grund av bristande resurser och bristande system för inventering. Detta har inneburit att det i nuläget finns avvikelser mellan verkligheten och uppgifterna i konstregistret. I övrigt hänvisar vi till de iakttagelser och bedömningar som redovisas i avsnitt 5. Landstinget i Uppsala län 1 av 16

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund, revisionskriterier och uppdrag Av Kommunallagens 9 kap 9 framgår bland annat att revisorerna ska pröva om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. Nämndernas ansvar i detta arbete framgår av Kommunallagen 6 kap 7 i vilken det anges att nämnderna ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig. Nämnderna ansvarar för en ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt och att det finns säkra rutiner som förhindrar förlust och säkerställer att redovisningen är rättvisande. Landstinget står inför stora investeringar i lokaler de närmaste åren vilket kommer att påverka anskaffningen av konst. Investeringarna i konst fördubblades år 2012 i jämförelse med föregående år enligt nämndens årsredovisning. Landstinget har ett konstinnehav på ca verk. 1 % av kostnaden för ny- och ombyggnad avsätts till konstnärlig gestaltning av lokalerna. Kulturnämnden har landstingsfullmäktiges uppdrag att konstnärligt gestalta landstingets fastigheter. Inköpen av konst till Landstinget i Uppsala län hanteras av Kultur i länet Revisionsfråga Har landstinget en ändamålsenlig hantering av konst såväl vid anskaffning, användning och utrangering av konst? Inom ramen för granskningen skall nedanstående frågor besvaras. Finns upprättade rutiner, riktlinjer och styrdokument för inköp och hantering av landstingets konst? Förtecknas konsten på ett ändamålsenligt sätt? Sker uppföljning och kontroll av den konst som är utplacerad? Är förvaring och underhåll ändamålsenligt? Sker inköp och attest på ett ändamålsenligt sätt? Vilka rutiner finns i samband med överflyttning av konst? Vilka rutiner och hantering finns vid utrangering och avyttring av konst? 2.3. Metod och avgränsning I granskningen har vi tagit del av befintlig dokumentation av rutiner och anvisningar. Intervjuer har genomförts med två nyckelpersoner hos Kultur i länet, en projektledare för konst samt ekonomichef. I samband med intervjun fick vi en närmare beskrivning av 1 % regeln från ytterligare en projektledare från Kultur i länet. 63 fakturor avseende konstinköp har granskats och bedömts med avseende på om inköpen har skett i enlighet med fastställda riktlinjer samt att attestering har skett Landstinget i Uppsala län 2 av 16

5 på ett korrekt sätt. Någon granskning av om inköpen avser nu levande konstnärer har dock inte skett. 213 konstverk har inventerats gentemot uppgifter i konstdatabasen. Stickprovet som omfattar ca 1 % av konstverken i konstregistret har omfattat konstverk vid Akademiska sjukhuset (ingång 40), Landstingets kansli våning 1, Infoteket, Resurscentrum, Lasarettet i Enköping (Gula Villan), Folktandvården (Tandvårdscentrum och Specialist tandreglering) i Enköping och Vårdcentral (BVC och MVC) i Enköping. Därutöver har 10 konstverk i förrådet på Kultur i länet samt tre utsorterade konstverk stämts av mot konstregistret. Vidare har 13 inköpta konstverk till Hospice år stämts av mot konstregistret. Vi har även granskat minnesanteckningar som styrker konstinköp avseende Psykiatrins Hus, Lasarettet i Enköping, Hospice samt Framtidens Akademiska. Landstinget i Uppsala län 3 av 16

6 3. Styrdokument och rutiner 3.1. Regler och rutiner vid avsättning för konstnärlig utsmyckning 1 Landstingsfullmäktige beslöt , 111 om revidering av tidigare regler (beslutade år 1989). Beslutet 1999 innebar i korthet: Konstnärlig utsmyckningsnivå motsvarande 1 % av nybyggnadskostnaden skall eftersträvas i alla landstingets lokaler. Uteslutande tekniska byggnader och lokaler som uppförs för uthyrning ska dock undantas. Medel för konstnärlig utsmyckning vid nybyggnation, förhyrning och ombyggnad av lokaler som till omfattning och kostnad motsvarar nybyggnation skall beräknas som 1 % av nybyggnadskostnaden. Medel för konstnärlig utsmyckning av övrig ombyggnation, förnyelse, komplettering och yttre gestaltning äskas i särskild ordning. Avsättning till konstnärlig utsmyckning samordnas med investeringsplanens lokalförsörjning, det vill säga med investeringsplanen för LSU. På våren får Kultur i länet uppgifter om Landstingsservices investeringsplan som redovisas projekt för projekt. Utifrån denna räknar Kultur i länet fram storleken på budgeten för respektive byggprojekt och gör en fördelning av budgeten på respektive år utifrån planerad byggtid och när i tiden konstinköpen beräknas ske under perioden. Vid Kultur i länet finns två framtagna rutinbeskrivningar: Beskrivning av arbetsgången vid konstnärlig utsmyckning enligt 1 %-regeln och Arbetsgången vid konstnärlig utsmyckning av mindre projekt. I båda dokumenten framgår att en konstgrupp utses enligt av Kulturnämnden fastställda regler. Av dokumentet framgår att konstgruppen är ett partsammansatt organ utan egentlig beslutanderätt och fungerar genom att handläggaren (dvs projektledaren från Kultur i länet egen kursivering) via delegation från Kulturnämnden har formell beslutanderätt så länge gruppen är enig. I annat fall prövas frågan av KUN. Den delegation från Kulturnämnden som åsyftas ovan avser ett beslut i nämnden , 38. Där framgår bl a att kompletteringsköp sköts av förvaltningen, vid behov med hjälp av konstkonsult. I nämndens delegationsordning, utifrån Kommunallagens regler (dvs beslut som ska anmälas till nämnden) som gäller fr o m finns inget specifikt kring konstinköp. För initiering av upp- 1 Kultur i länet har vid sakgranskning av rapporten uppgett att konstnärlig gestaltning är det begrepp man nu använder istället för konstnärlig utsmyckning. Landstinget i Uppsala län 4 av 16

7 handling inom den egna verksamheten upp till ett avtalsbelopp om 5 mnkr (inom budget) har detta delegerats till förvaltningschefen med möjlighet att vidaredelegera. När det gäller upphandling/inköp av konst så hålls nuvarande nämnd uppdaterad över rutiner och tillvägagångssätt, enligt uppgift från förvaltningen. Som exempel nämndes informationsärende i februari som omfattade en beskrivning av nuvarande tillvägagångssätt och som godkändes av nämnden. I rutinbeskrivningen anges att endast konst och konsthantverk av nu levande, yrkesverksamma konstnärer köps samt att konsten skall vara av god kvalitet. Vid intervju med handläggare avseende konsten anges att reglerna att enbart handla av levande och yrkesverksamma konstnärer följs. Någon verifiering av detta har inte inrymts i granskningen Regler och rutiner för konstgruppens arbete Konstgruppen utses av en av projektledarna för konsten och enligt Kultur i länets lathund är en av gruppens första uppgifter att välja konstkonsult (gäller för konstnärlig utsmyckning enligt 1 % regeln). Konstkonsulten kan vara konstnär, konstvetare, kritiker eller annan i ämnet väl insatt person. Vid sakgranskning har framkommit att konstkonsulten är kontrakterad av Kultur i länet och finns med tidigt i projektet. Från och med november tillsätts konstkonsulter genom offentlig upphandling. Verk som beställs för en speciell plats kallas byggnadsanknuten eller fast konst, då inbjuds en eller flera konstnärer att inom en bestämd summa lämna förslag. Skissen arvoderas med 10 % av summan. Konstgruppen är fri att besluta om förslaget skall antas eller ej. Konstverk kan enligt kulturförvaltningens rutinbeskrivning även köpas färdiga på gallerier, i konstnärers ateljéer eller ur Kultur i länets förråd. Lös konst är ofta grafik eller konsthantverk men också original som måleri eller skulptur. Dessa köps i lämpligt antal och placeras ut efterhand på önskade platser. Konstkonsulten gör förslag på lämpliga utsmyckningsytor för fast konst, på hur pengarna skall fördela. Konstgruppen granskar med hjälp av bilder, studiebesök etc. Gruppens möten dokumenteras. Efter godkännande av förslaget sker ofta en ny informationsomgång för att säkerställa att alla involverade vet hur verken ser ut och deras tänkta placering så att hänsyn tas till detta vid ev. ändringar i byggritningarna. Konstgruppen ansvarar även för inköp av den lösa konsten. Konstgruppen avsynar den fasta konsten och skall godkänna arbetet. Hela processen sker i nära samarbete med byggprojektets konsulter. Till invigningen skriver handläggaren eller konsulten en katalog där den fasta utsmyckningen och konstnärerna presenteras. Projektet avrapporteras till Kulturnämnden. Som tidigare angivits ska endast konst av nu levande konstnärer inköpas och det ska vara god kvalitet. Några andra direktiv avseende upphandling eller inköp av konst finns inte. Den praktiska hanteringen bestäms således av konstgruppen under ledning av projektledare och konstkonsult. Fakturor avseende konstinköp mottagningsattesteras i ekonomisystemet av någon av projektledarna för konst och chefen för Kulturenheten beslutsattesterar. Landstinget i Uppsala län 5 av 16

8 3.3. Regler och rutiner för konstregistret Konstregistret är upplagt i systemet FileMaker och uppdateras löpande utifrån inlämnade uppgifter. I konstregistret finns för varje konstverk bl a följande uppgifter: registreringsnummer, placering (kan även vara konstförråd eller utsorterad), namn på konstnären, titel på konsten, teknik (exv akvarell, olja etc), format, anskaffningsår (inköp/gåva), pris och senaste inventeringsdatum. För merparten av konsten finns även ett fotografi. Fyra personer som är projektledare för konsten har tillgång till systemet och kan lägga in och ta bort konstverk i registret. Samtliga har samma inloggningskod. Det finns även möjlighet att lägga upp tittbehörighet, men detta har inte använts. Vid sakgranskningen har det framkommit att det även finns en behörighet där man bara kan söka i konstregistret, denna behörighet uppges endast användas av konstkonsulterna. Skriftlig rutinbeskrivning för den löpande hanteringen saknas. Det finns en blankett på intranätet Ansökan om konst i landstingets lokaler som ska fyllas i och skickas in i de fall en avdelning har behov av översyn eller komplettering av konsten. Blanketten ska godkännas av ansvarig chef eller verksamhetsledare för att kunna behandlas av kultur i länet. Det finns däremot ingen blankett för anmälan om flyttning av konst, exempelvis om en handläggare byter arbetsplats och vill ta med sig sin konst till sin nya arbetsplats inom landstinget. Anmälan om detta får ske via mail eller per telefon. Det finns heller ingen blankett som ska fyllas i vid återlämning av konsten till kultur i länet, dvs till förrådet, även här får detta meddelas via mail eller per telefon. Det finns en ärendelista i Excel till konstregistret som tillkom år 2004 och där alla uppgifter fr. o m starten finnas sparade. I listan framgår bl. a vilken avdelning som avses, vad som avses (exempelvis komplettering, flyttning), kontaktperson på avdelningen, handläggare vid kultur i länet samt om ärendet är klart alternativt klardatum. Ingen närmare granskning har genomförts av ärendelistan inom ramen för denna granskning. Back-up sker löpande av landstingets IT-avdelning och sparas i fem år. Det finns dagsband (mån-tors), veckoband (fredagar som skrivs över månadsvis), månadsband (som skrivs över årsvis) samt årsband per 31/12 som inte skrivs över. Vid årsskiftet görs en avstämning av konstregistret gentemot huvudbok. Vi har tagit del av den avstämning som gjordes i bokslutet Belopp enligt huvudbok (Agresso) uppgår till ,29 att jämföra med konstregistrets uppgifter om inköpspris om samt schablonkostnader/omkostnader om kronor, totalt kronor. Inför beslutad försäljning av förrådsställd grafik har en nedskrivning gjorts som avser stycken grafiska blad. För närvarande pågår en nedskrivning även av dessa i konstregistret, per 23 oktober hade ca 900 stycken fått ett korrekt värde. Landstinget i Uppsala län 6 av 16

9 3.4. Regler och rutiner för inventering av konst Kultur i länet anger att frågan om inventering och säkerheten har varit uppe till diskussion i koncernledningen år. Ett formellt beslut har dock inte fattats i frågan. Enligt ett förslaga till beslut ska regelbunden inventering ske genom utskick av digitala konstlistor. Landstingets samtliga förvaltningschefer ska vara ansvariga för konsten i sina lokaler och ansvarar för att inventeringen genomförs. Förslaget innebär även en skyldighet för varje verksamhetschef att i god tid meddela verksamhetsoch lokalförändringar till Kultur i länet. Vidare anges i förslaget att alla beställda konstverk med ett inköpspris över 5000 kronor och/eller verk placerade på utsatta platser ska låsas fast av Kultur i länet. Hittills har all konst inte inventerats regelbundet enligt uppgift från Kultur i länet. En inventering sker dock i de lokaler där aktuella konstprojekt finns. Vid sakgranskningen har framkommit att en inventering av konst pågår i samband med andra besök i verksamheterna Regler och rutiner för underhåll av konst Dokumenterad rutin saknas. Enligt uppgifter från Kultur i länet saknas utrymme i konstbudgeten för större reparationer av konstverk. Någon budget för kontinuerligt underhåll finns inte heller. Skadad grafik lämnas till ramverkstaden för reparation Regler och rutiner för hantering av konst i förrådet respektive utsorterad konst hos Kultur i länet I en tjänsteskrivelse från år med anledning av eventuell försäljning av konsten framgår att konstregistret består av poster, men en post kan vara flera delar i en större beställning, som alla har samma registreringsnummer. Dessa poster består utifrån dokumentet av nedanstående: 877 konstverk som är avskrivna, dvs kasserade men som finns kvar i registret poster som finns utplacerade i landstingets verksamheter poster som finns i landstingets konstförråd poster som fn betecknas som utsorterade. Konstverken i konstförrådet används till största delen för mindre kompletteringar och omhängningar. (Stora delar är konst som kommit tillbaka till Kultur i länet i samband med omflyttningar och renoveringar i landstingets lokaler). Nyinköpt konst i väntan på placering förvaras i konstförrådet. Där finns också konst som evakuerats från verksamheterna på grund av ex akuta omflyttningar eller vattenskador. Förvaring sker i larmade lokaler och med kodlås. Enligt uppgift från Kultur i länet sker utsortering av äldre konst när returnerad konst är felfri, men monteringen måste göras om. Kostnaden för omramning får då vägas mot möjligheten att kunna placera konstverket i verksamheten igen. Landstinget i Uppsala län 7 av 16

10 Den utsorterade konsten (magasinerade konsten) förvaras i källarlokaler. Den konsten bedöms inte vara aktuell för användning i något konstprojekt den närmaste tiden, men kan komma till användning i framtiden (förutsatt att konsten är i bra skick). Vid studiebesök noterades att många av dessa konstverk fanns arkiverade i kartonger (ramarna borttagna), men att det även fanns konst direkt på hyllor. Kartongerna var numrerade och märkta Regler och rutiner för utrangering av konst Dåvarande ekonomidirektör fattade beslut om regelverk för utrangering av konst. Där framgår att utrangerad konst fortsättningsvis ska bokföringsmässigt hanteras på motsvarande sätt som för fastigheter. Utrangering av konst ska ses som en realisationsförlust och i likhet med realisationsförluster för byggnader belasta finansförvaltningen. Utrangering ska ske i samråd med finanschefen. Det finns alltid ett värde på den utrangerade konsten eftersom konst inte skrivs av förrän den kasseras. Beslut om kassering av förstörd konst ska fattas av minst två projektledare tillsammans. En rapport över vilken konst som ska kasseras, det vill säga utrangeras och kostnaden för detta skickas varje halvår till finanschefen på ledningskontoret. Kostnaden för den kasserade konsten avskrivs det totala konstinnehavet. T o m 23 oktober hade fyra konstverk till ett bokfört värde om kronor utrangerats (kasserats) Regler och rutiner för försäljning av konst Kulturnämnden beslöt , 33 att förvaltningen får i uppdrag att försälja utsorterad konst via auktion och att eventuell förtjänst ska gå till reparation och underhåll av befintlig konst. I ärendebeskrivningen framgår att en uppskattad förtjänst av försäljningen bedöms uppgå till ca tkr utifrån en värdering som gjordes år 2004 av auktoriserad värderingsman. Avskrivningskostnaden för utsorterade grafiska blad bedömdes uppgå till kronor i de fall de säljs. Denna kostnad belastar finansförvaltningen. Vid kontakt i oktober med projektledare konst vid Kultur i länet framkom att inför den beslutade försäljningen av förrådsställd grafik har en nedskrivning gjorts som belastat finansförvaltningen. Nedskrivningen uppgår till kronor och avser grafiska blad utifrån en värdering av dessa till 40 kr/stycke. Nytt anskaffningsvärde för dessa uppgår således till kronor att jämföra med ursprungligt anskaffningsvärde om kronor. Landstinget i Uppsala län 8 av 16

11 4. Granskningsresultat 4.1. Årets inköp För perioden har konst inköpts till ett värde av 4,1 mnkr. Vi har granskat 63 fakturor avseende konstinköpen som har bokförts under den perioden, motsvarande ett belopp om 3,5 mnkr. Bedömning har skett utifrån tre kontrollmål, om inköp skett i enlighet med fastställda riktlinjer samt att attestering och klassificering skett på ett korrekt sätt. För att säkerställa om inköp skett på korrekt sätt har konstgruppens minnesanteckningar granskats. Vi har granskat minnesanteckningar från olika konstprojekt. Totalt granskade inköp uppgick till 850 tkr. Samtliga inköp har kunnat bestyrkas utifrån konstgruppernas minnesanteckningar. Vi har för 63 fakturor granskat beslutsattesteringen mot attestförteckning. Inga avvikelser har konstaterats. Vidare har vi granskat 63 fakturor avseende klassificering. Inga avvikelser har konstaterats. Utöver ovanstående har vi stämt av att 13 inköpta konstverk till Hospice år finns inrapporterade i konstregistret Inventering av konst Inom ramen för granskningen har viss inventering av konsten skett. Totalt har 226 ( i förrådet + 3 utsorterade) konstverk inventerats gentemot uppgifter i konstregistret. Resultatet av inventeringen sammanställs i tabellen nedan: Antal konstverk enligt konstregistret Antal återfunna Kommentar Placering Akademiska sjukhuset, ingång 40 (Våningsplan 5 enligt konstregistret). Dock enligt uppgift våningsplan 3-5 efter flyttning av avdelning) 12 5 Huruvida skillnaden om sju objekt beror på omflyttningar inom sjukhuset kan vi inte besvara eftersom vi inte fick tillträde till alla lokaler. Landstinget i Uppsala län 9 av 16

12 Landstingets kansli våning Det framkom att omflyttning hade gjorts i lokalerna på kansliet. Därför gjordes inventeringen även på våning 2 samt ingång 2c där en tavla hittades. Infoteket Resurscentrum Resurscentrum har begärt att få listan från konstregistret för att leta reda på det saknade objektet. Lasarettet i Enköping (Gula villan) 26 9 Det framkom att omflyttning hade gjorts i Gula villan. Därför gjordes inventering även på försörjningsenheten och i förrådet utanför Gula villan. Ingen av resterande tavlor återfanns. Folktandvården Det framkommer på Tandvårdscentrum att för cirka ett år sedan hämtades tre tavlor av kultur i länet för att tillföras förrådet, men omregistrering av placeringen för dessa tre tavlor hade inte skett i konstregistret. Vårdcentral 10 1 På grund av flyttning av verksamheten till ny lokal samt ny struktur på organisation gjordes inventering på två olika adresser. Ingen ytterligare tavla återfanns på dessa platser. Konstförråd 10 (totalt ca stycken) 8 10 tavlor på plats i förrådet valdes ut för avstämning mot konstregistret. Två av tavlorna fanns inte registrerade på förrådet. En av dessa avsåg en tillfällig förvaring i förrådet pga omramning (stod registrerad på Hospice). Den andra tavlan avser en återlämning från en person på Kultur i länet och som ej hade upp- Landstinget i Uppsala län 10 av 16

13 daterats i konstregistret. Utsorterad konst 3 (totalt stycken) 1 Tre tavlor valdes ut för avstämning mot konstregistret. Två tavlor utan reg.nummer och utan namn, målade av Ejestad kunde inte enkelt härledas mot konstregistret. Tavlor av Ejestad fanns, men ingen naturlig koppling mellan motivtext i konstregistret och utvalda tavlor. Totalt Totalt har vi återfunnit drygt 70 % av de tavlor som vi bestämt oss för att inventera. Som framgår har vi funnit brister på flera enheter. Vid inventeringarna ute på enheterna har vi också funnit många tavlor som inte fanns med på listorna från konstregistet. Under inventeringen vid Lasarettet i Enköping påträffades ett lokalt förråd där ett flertal tavlor samlats ihop och förvarats som ett eget konstförråd. Tavlorna uppgavs komma från Gula Villan eller övriga enheter vid Lasarettet. Vid inlämning av en tavla i detta konstförråd ska en registrering av tavlan göras manuellt i ett pappersblock. Registreringen innebär att tavlans namn och tillhörighet anges. Uppskattningsvis finns ca femtio tavlor i det egna konstförrådet. Landstinget i Uppsala län 11 av 16

14 5. Svar på revisionsfråga 5.1. Finns upprättade rutiner, riktlinjer och styrdokument för inköp och hantering av landstingets konst? Iakttagelse Regler och rutiner finns vid avsättning för konstnärlig utsmyckning samt för konstgruppens arbete. Det finns ett beslut i nämnden som anger att kompletteringsköp av konst sköts av förvaltningen, vid behov med hjälp av konstkonsult. Det finns en delegationsordning för nämnden men i den sägs inget specifikt kring konstinköp. Vid sakgranskningen har det framkommit att begreppet konstnärlig utsmyckning har ersatts av konstnärlig gestaltning samt att vissa rutiner enligt den egna lathunden har ändrats. Styrdokumenten är således inte fullt ut aktuella. Skriftlig rutinbeskrivning för den löpande hanteringen av konstregistret saknas. För ansökan om konst finns en blankett på intranätet. Vidare finns en bevakningslista i Excel där ärenden som avser inrapportering till konstregistret m m anges. Regler för utrangering av konst finns. Vad avser regler och rutiner för försäljning av konst synes sådana beslut tas av nämnden. Bedömning Vi bedömer att de regler och riktlinjer som finns avseende konstgruppens arbete samt för den konstnärliga utsmyckningen (gestalningen) fungerar väl hos landstinget. Vi kan dock konstatera att de i några delar är inaktuella och behöver ses över utifrån nuvarande rutiner. Vidare bedömer vi att den formella hanteringen avseende inköp av konst inte är tydligt uttryckt i dokumenten. Nämndens beslut bör konkretiseras så att det tydligt framgår vilka personer som kan göra konstinköp och till vilka belopp. Regler och rutiner för inventering av konst saknas och behöver tas fram, vi ser det dock som positivt att ett arbete pågår med att fastställa inventeringsrutiner. Rutinerna för anmälan om flyttning av konst inom förvaltningen och mellan förvaltningarna respektive återlämning av konst till Kultur i länets konstförråd kan också behöva förtydligas i en rutinbeskrivning alternativt via en särskild blankett. Landstinget i Uppsala län 12 av 16

15 5.2. Förtecknas konsten på ett ändamålsenligt sätt? Iakttagelse Konsten förtecknas i systemet FileMaker. Bedömning Vi bedömer att konsten förtecknas på ett ändamålsenligt sätt. Det finns dock en viss eftersläpning i uppdateringen av registret avseende ändrade placeringar av konsten Sker uppföljning och kontroll av den konst som är utplacerad? Iakttagelse Det har skett stora omflyttningar och ändring av verksamheter inom landstinget de senaste åren utan att detta har uppdaterats i konstregistret. Utifrån vår inventering kan vi konstatera att uppföljning inte sker av den konst som är utplacerad. Totalt gjordes en inventering av 213 tavlor och endast 151 återfanns. Verifieringen visade också på en mängd tavlor som fanns utöver våra listor, bl a tavlor i förråd hos Lasarettet i Enköping. Det finns således stora brister i uppdateringen av konstregistret. Det framkommer även att förvaltningarnas kunskap om att ändrade placeringar för konsten ska anmälas till Kultur i länet är låg. Enligt uppgift framkommer att inventering inte görs på grund av såväl brist på resurser som bristande system. Inventering bör enkelt kunna göras direkt av verksamheterna utifrån uppgifter i konstregistret, på liknande sätt som vi gjort vår granskning. Bedömning Vi bedömer att den interna kontrollen av konsten inte är tillräcklig. Förbättringar behöver ske med avseende på uppföljning och kontroll av konsten. Särskilt viktigt är att det blir tydligt för förvaltningarna hur de till Kultur i länet ska rapportera förändringar avseende konstinnehavet. Det är inte tillfredsställande att fysiska inventeringar av konsten inte har kunnat göras pga bristande resurser eller bristande system. Löpande inventeringar av konsten gentemot konstregistret behöver ske, enligt uppgift har ett visst arbete påbörjats. Inventeringen bör göras av någon med direkt koppling till verksamheten tillsammans med oberoende. Med oberoende kan avses personal från Kultur i länet eller personal från förvaltningen som inte har en direkt koppling till den enskilda verksamheten. Vi ser det också som positivt att Kultur i länet, som en följd av vår granskning, under hösten har låtit göra en inventering av samtliga våningsplan i landstingshuset utifrån uppgifterna i konstregistret. Landstinget i Uppsala län 13 av 16

16 5.4. Är förvaring och underhåll ändamålsenligt? Iakttagelse Nyinköpt konst till Kultur i länet förvaras i konstförrådet med kodlås och larm, dock ej brandsäkert. Utsorterad konst förvaras i låsta källarlokaler. I granskningen har vi också konstaterat att konst som förvaltningen har sorterat ut inte har återlämnats till kultur i länet utan finns förvarade i förråd på förvaltningen. Beträffande underhåll finns ingen tydlig rutin. Kostnaden för mindre reparationer som omramningar vägs mot nyttan av att få konstverket i användvändbart skick. Utrymme för större reparationer saknas i konstbudgeten enligt uppgifter från Kultur i länet. Bedömning Vi bedömer att den konst som förvaras hos Kultur i länet sker på ett ändamålsenligt sätt utifrån de utrymmen/lokaler som finns tillgängliga, men att förvaringen av överbliven konst vid Lasarettet i Enköping inte är ändamålsenlig. Denna konst bör återföras till Kultur i länet. Vi bedömer att de överväganden som sker vad avser underhåll eller ej är ändamålsenligt Sker inköp och attest på ett ändamålsenligt sätt? Iakttagelse Vi har granskat rutinerna för inköp och för ett antal fakturor avseende konstinköpen har vi bedömt om inköp skett i enlighet med fastställda riktlinjer samt att attestering skett på ett korrekt sätt. Samtliga granskade inköp har kunnat bestyrkas utifrån konstgruppernas minnesanteckningar. Vi har vidare granskat att beslutsattesten på 63 fakturor stämmer mot attestförteckning. Inga avvikelser har konstaterats. Bedömning Vi bedömer att inköp och attest sker ändamålsenligt. Utifrån vår verifiering av fakturor kan vi konstatera att inköp sker enligt landstingets regler Vilka rutiner finns i samband med överflyttning av konst? Iakttagelse Det finns ingen tydlig rutin gällande hanteringen vid flyttning av konst. Anmälan om detta synes för närvarande ske via mail eller telefon. Även vid återlämning sker anmälan via mail eller telefon. Landstinget i Uppsala län 14 av 16

17 Vidare påverkas aktualiteten i konstregistret även av bristerna i rutinerna för uppföljning och intern kontroll av konsten. Bedömning Det finns ingen tydlig rutin avseende återlämning eller överflyttning av konsten. Vi bedömer att Kultur i länet bör ta fram en blankett för anmälan av flyttning av konst och/eller återlämning av konst till konstförrådet som kan användas vid dessa tillfällen alternativt se över nuvarande blankett för ansökan om konst i landstingets lokaler så att denna även tydligt omfattar flyttningar och återlämningar Vilka rutiner och hantering finns vid utrangering och avyttring av konst? Iakttagelse Det finns ett regelverk för utrangering av konst. Beträffande avyttring av konst saknas dokumenterad rutin. Nämnden beslöt i april att försälja utsorterad konst via auktion och att eventuell förtjänst ska gå till reparation och underhåll av befintlig konst. Bedömning Vi bedömer att det finns rutiner för hantering vid utrangering av konsten och dessa bedöms fungera väl. Vi rekommenderar att nämnden fattar ett principbeslut om hur framtida avyttring av konst ska ske. Landstinget i Uppsala län 15 av 16

18 Viveca Karlsson Projektledare Anders Haglund Uppdragsledare Landstinget i Uppsala län 16 av 16