Revisionsrapport. Rebecca Andersson Carl-Magnus Stenehav Certifierad kommunal revisor. Halmstads kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av kulturnämndens konsthantering Rebecca Andersson Carl-Magnus Stenehav Certifierad kommunal revisor Halmstads kommun

2 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga, revisionskriterier, kontrollmål och avgränsning Revisionskriterier Kontrollmål Avgränsning Metod Iakttagelser Konstförteckning Förvaring, underhåll, upphängning, försäkring Inköp och attest Utställning och försäljning av konst Revisionell bedömning... 9

3 1. Sammanfattning Under 2010 genomfördes en granskning av kulturnämndens interna kontroll avseende konsthanteringen. Granskningen uppvisade flertal brister. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Halmstads kommun har genomfört en uppföljande granskning av kulturnämndens hantering av konst och om tillräckliga åtgärder vidtagits. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är den interna kontrollen avseende kulturnämndens konsthantering/konstsamling ändamålsenlig? Sammantaget gör vi bedömningen att den interna kontrollen inte i alla delar är tillräcklig. Det är dock vår bedömning att den utvecklats i flera delar sedan tidigare granskning. Vår bedömning grundar sig i följande iakttagelser: Vi bedömer att rutiner och riktlinjer utvecklats sedan tidigare granskning. Endast 84 % av enheterna/placeringarna har lämnat in inventeringsunderlag trots att det sista dag för inlämnadet var satt till Vi bedömer att nämnden vidtagit åtgärder, genom att hämta in konstverk då följsamheten till riktlinjerna Anvisningar för placering av konstverk ur kommunens samling till annan kommunal förvaltning inte i alla delar följs. Utplaceringar av konst sker till privata aktörer, ex. i äldreboenden, gruppbostäder och skolor. Enligt anvisningarna skall detta regleras med särskilda avtal. Några avtal har inte tecknats avseende utplacerade konstverk. Vi bedömer i huvudsak att konsten förtecknas på ett ändamålsenligt sätt. Vi ser positivt på att mottagningsbevis införts för att ytterligare säkerställa ansvaret och vem som mottagit respektive konstverk. Vi rekommenderar att nämnden utvecklar vård- och underhållsplanen till andra typer av konstverk som har ett betydande kulturhistorisk eller ekonomiskt värde. Vi anser att vård- och underhållsplanen bör även kompletteras med uppgifter om vård och underhållskostnader för de verk som har ett betydande kulturhistoriskt eller ekonomiskt värde. I nuläget erhåller Mjellby Konstmuseum statlig Garanti, men med reservation från Kammarkollegiet att funktionsytorna måste uppdateras. Utan uppgraderingen och säkerställande av konsthantering bedömer vi att det finns en risk att nationella och internationella institutioner inte kommer låna ut konstverk. Ytterligare en konsekvens är att statliga garantin går förlorad med verksamhetskritiska försäkringskostnader som följd. Därmed riskerar fullmäktiges mål Halmstad ska vara ett konstcentrum med nationell och internationell ryktbarhet att påverkas. Vi bedömer att gällande delegationsordning varken följs avseende inköp av konstverk eller tecknandet av utställningsavtal. Vi bedömer att nuvarande hantering bl.a. kan innebära att försäkring och avtal med intressenter inte gäller. Halmstads kommun 1 av 10

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund Kulturnämnden bedriver utställningsverksamhet på Mjellby konstmuseum och Halmstads konsthall. Nämnden ansvarar också för inköp av konst samt ansvarar för den offentliga konsten och gestaltningsuppdrag vid ny -och ombyggnader. Vid projektering av kommunala byggnader avsätts 0,5 % av den projekterade byggkostnaden för konstnärlig gestaltning. Den anslagna summan kan användas till att anlita en konstnär för att utföra en konstnärlig gestaltning med utgångspunkt för den aktuella byggnaden eller till inköp av lös konst. Kulturnämnden erhåller 250 tkr årligen för inköp av konsttill kommunens konstsamling. Under 2010 genomfördes en granskning av kulturnämndens interna kontroll avseende konsthanteringen. Granskningen uppvisade brister kopplat till rutiner bl.a. inom ansvar/roller, hantering, kassarutiner. Vidare bedömdes avsatt underhållsbudget vara för liten och därigenom som en risk för att konsten tog skada. Även brister avseende projektering och upphandling av konstverk redovisades. Nämnden svarade revisorerna att åtgärder skulle införas som ett led av granskningsresultatet. Granskningen inriktning, avser att bedöma ifall kulturnämnden vidtagit tillräckligt med åtgärder. Granskningen har tillkommit som en del av revisorernas bedömning av väsentlighet och risk Revisionsfråga, revisionskriterier, kontrollmål och avgränsning Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är den interna kontrollen avseende kulturnämndens konsthantering/konstsamling ändamålsenlig? Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Följande revisionskriterier används för granskningen av området: Interna riktlinjer och anvisningar Budget Lagen om offentlig upphandling Kontrollmål Följande kontrollmål ska bedömas inom ramen för denna granskning: Rutiner, riktlinjer och styrdokument är upprättade. Konsten förtecknas på ett ändamålsenligt sätt. (märkning, registrering mm) Halmstads kommun 2 av 10

5 Förvaring, underhåll, upphängning, försäkring sker ändamålsenligt (samlingar). Inköp och attest sker på ett ändamålsenligt sätt. Rutiner för utställning och försäljning av konst har upprättats Avgränsning Granskningen avgränsas till kulturnämnden Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer med förvaltningschef, enhetschef för administration och stöd, museichef samt intendent för offentlig konst och samlingar. I granskningen har vi tagit del av erforderliga dokument utifrån respektive kontrollmål, t.ex. riktlinjer, uppföljningsdokument, upprättade avtal och data från ekonomisystemet Stickprovvis granskat ett antal inköp utifrån upphandlingsregler och moms. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av samtliga intervjuade. Halmstads kommun 3 av 10

6 3. Iakttagelser 3.1. Konstförteckning Kulturnämnden har antagit Anvisningar för placering av konstverk ur kommunens samling till annan kommunal förvaltning. Halmstads kommun har en konstsamling bestående av c.a verk. Verken finns placerade i offentliga kommunala lokaler eller i arbetsrum/arbetslokaler. Kulturförvaltningen placerar även ut konst från samlingen till de kommunala bolagen. Även utplaceringar har gjorts till privata aktörer, ex. i äldreboenden, gruppbostäder och skolor som tidigare varit kommunala och som privatiserats. Enligt anvisningarna skall dessa fall regleras med särskilda avtal. Några upprättade avtal har inte tecknats avseende utplacerade konstverk. Enligt förvaltningen omfattar det totalt tio äldreboende/gruppbostäder/skolor. Kulturförvaltningen ansvarar för kommunens konstsamling och därmed även placeringen av konstverken. Kulturförvaltningen har därför rätt att byta ut konstverk och ändra placering. Utlånade konstverken får inte flyttas utan att kulturförvaltningen meddelas. All transport av konstverk hanteras av kulturförvaltningen. Halmstads Energi och Miljö och Socialförvaltningen kommer att flytta till nya lokaler, vilket innebär ökade kostnad för flytt/transport av konstverk. Denna kostnad har inte beaktats i kulturnämndens budget. Enligt anvisningarna ska mottagande förvaltning inventera konsten vartannat år utifrån de inventeringslistor som kulturförvaltningen distribuerar. Respektive förvaltningschef ansvarar (eller den hon/han delegerar till). Numera levereras konstverken med mottagningsbevis. Detta innebär att kulturförvaltningen har en kvittens på mottagandet och därigenom en ansvarig beställare. Inventeringen är obligatorisk, om inventering uteblir krävs en skriftlig motivering. Uteblir denna hämtas konsten in. Inventering skulle ha enligt uppgifter genomförts senast I dagsläget finns det 216 enheter/placeringar. Fram till dags datum ( ) har 181 enheter/placeringar lämnat in inventeringsunderlaget, en svarsfrekvens på 84 %. Kontakt kommer att tas med berörda och konstverk kommer att hämtas in. Enligt uppgifter är 9 konstverk förstörda vid brand, 15 anmälda stulna, 246 makulerade och 539 anges som saknade. Av de verk som anges som saknade är det 101 konstverk som saknas sedan förra inventeringen Hälften av dessa finns vid fyra enheter/placeringar. Vid årets inventering har 99 konstverk som saknades vid tidigare inventeringar återfunnits. Skadas, saknas konstverk eller om en verksamhet flyttas/stänger skall detta omedelbart rapporteras till konstenheten. Det finns inga dokumenterade rutiner avseende konst vid fastighetsförsäljning eller överlåtelse av lokal. Förvaltningen har sedan tidigare granskningen en heltäckande databas för samtliga konstverk. Uppgifter i databasen finns bl.a. om titel, konstnär, tillverkningsår, inköpsår, inköpsvärde, fysisk placering samt foto på verket. Kommunen har idag enligt uppgifter drygt 300 verk som inte är utplacerade. Märkning av konsten och re- Halmstads kommun 4 av 10

7 gistrering i konstdatabasen sker så fort konstverk köps in. Märkningen sker i vanligaste fall genom att uppgifter om verket samt specifikt nummer skrivs på baksidan av verket Förvaring, underhåll, upphängning, försäkring Kulturförvaltningen har genom extern konsult (2012) tagit fram Vård- och underhållsplan för offentlig konst i Halmstads kommun avseende skulpturer i metall och sten. Nämnden har för perioden årligen avsatt 250 tkr för underhåll av offentlig konst. Under 2014 har medel för underhåll minskat till 100 tkr. I planeringsdirektiv med budget anges att anslaget för underhåll av den offentliga konsten för 2015 utökas med 0,5 mnkr och avser restaurering av Europa och tjuren. På uppdrag av kulturförvaltningen hanterar teknik- och fritidsförvaltningen den dagliga skötsel och rengöring av konstverk i den offentliga utomhusmiljön. Kulturförvaltningen beskriver att samverkan fungerar väl och att instruktioner om vilka skötselmetoder som är aktuella för de olika konstverken har givits teknik- och fritidsförvaltningen. Enligt uppgifter har det statliga Kulturrådet i flera år fokuserat på skalskydd och larmfrågor gällande museibyggnader. Säkerhetskraven är enligt uppgifter från förvaltningen normativa i branschen samt av försäkringsbolaget. Krav ställs avseende transporter, hantering av konst före och efter utställningar. Särskilda krav ställs numera på ut- och inlastning av konst i klimat- och säkerhetsanpassade förrum, samt separata packrum för upp- och nerpackning av konst. Mjellby konstmuseums lokaler beskrivs inte svara upp till dessa krav. Säkra funktionsytor är ett villkor för att erhålla statlig garanti, ett statligt försäkringsskydd utställt av Kammarkollegiet och en nödvändig ekonomisk faktor för att bedriva en profilskapande internationell utställningsverksamhet. I nuläget erhåller Mjellby Konstmuseum statlig garanti, men med reservation från Kammarkollegiet att funktionsytorna måste uppdateras. Utan garantin beskrivs de årliga försäkringskostnader öka tiofalt. En standardutställning kostar idag ca 40 tkr att försäkra med statlig garanti. Utan subventioneringen som bygger på Statens riktlinjer angående klimat och säkerhet skulle motsvarande försäkring kosta ca 400 tkr, och enligt uppgifter omöjliggöra större nationella och internationella utställningar. Förvaltningen har under 2011 låtit extern aktör omvärdera de samlingar som är av störst värde. Dessa består främst av Nanneska samlingen, Stiftelsen Halmstadgruppen och Erik Olsson samt Viveka Bossons och Solvig Olssons donation till Halmstad kommun. Försäkringsavtal har tecknats avseende utställningsföremål samt för externa utställare. Offentliga verk som exempelvis Europa och tjuren och Picassostatyn är inte försäkrade med hänvisning till för höga premier eller att försäkringsbolagen inte är intresserade. Även brukskonst ute i verksamheten är inte försäkrade. Försäkringsvärdet för försäkringstiden uppgår till 21,6 mnkr, 13,1 mnkr lägre än vid tidigare granskningstillfälle (2010/2011). Skillnaden Halmstads kommun 5 av 10

8 beror enligt förvaltningen på att marknadsvärdet för vissa verk sjunkit markant avseende donerade verk och som värderas ca 15 mnkr lägre. Upphängning s.k. säkerhetslösningar sker enligt uppgifter efter verkens placering, finansiella och kulturhistoriska värde. Ej upphängda verk förvaras i särskilda lokaler Inköp och attest Kulturnämnden har antagit Riktlinjer för konstinköp. Inköpen delas upp i två kategorier. Dels i kategorin brukskonst, d.v.s. konst som möter och tillgodoser kundens perspektiv. Denna kategori kan ha en begränsad livstid och aktualitet. Majoriteten av inköpen i denna kategori är grafiska tryck med begränsade ekonomiska värden. Den andra kategorin innefattar mer strategiska, långsiktiga inköp kopplade till samlingens sammansättning och representation. Majoriteten av inköpen i denna kategori består av måleri, skulptur, objekt samt konsthantverk med ett högre ekonomiskt värde. Samtliga konstverk som inköps skall stöldmärkas samt registreras i konstdatabasen. Kommunfullmäktige har den 22 feb 2011 antagit riktlinjer för upphandling och inköp gällande kommunens samtliga förvaltningar samt de kommunala bolagen. Upphandling definieras som köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, tjänster samt byggentreprenader. Dessa riktlinjer omfattar även direktupphandling. Vid ny- och ombyggnation inom Halmstads kommun avsätts 0,5 % av den totala byggkostnaden till konstnärlig gestaltning. Kulturnämnden har tagit fram Anvisningar för konstnärlig gestaltning vid ny- och ombyggnation 0,5 %-uppdrag. Syftet är att skapa riktlinjer för arbetet med de konstnärliga gestaltningsuppdragen, avseende arbetsordning, ansvar, säkerhet, information och dokumentation. Beroende på projektets storlek görs antingen en direktupphandling eller en förenklad upphandling. Via kommunens hemsida redovisas kommande och pågående gestaltningsprojekt. Här finns möjlighet för konstnärer att fylla i intresseanmälan avseende gestaltningsuppdrag. Det finns även möjlighet att komplettera anmälan med bl.a. tänkt idébeskrivning, teknik och erfarenheter. Kontrakt gällande köp av konstnärlig gestaltning enligt 0,5 % -regeln i Halmstads Kommun har tecknats av ej behörig personal. Vid direktupphandling sker enligt uppgifter urvalet framförallt från de intresseanmälningar som inkommit via kommunens hemsida. Beslut om vilka konstnärer som tilldelas uppdrag sker i den grupp som arbetar med offentlig konst. Någon skriftlig dokumentation som styrker beslutet finns inte. Vid förenklad upphandling utgår förvaltningen från ett standardiserat förfrågningsunderlag. Konstnärer väljs ut som tilldelas skissuppdrag. Även dessa bör ha anmält intresse via intresseformulär på hemsidan. En jury bedömer sedan de inkomna skisserna och utser en vinnare. Skriftlig dokumentation finns. Halmstads kommun 6 av 10

9 Fullmäktige avsätter årligen enligt plan medel till kulturnämnden för konstinköp (250 tkr). Syftet med kommunens konstinköp är att förse kommunens lokaler med god konst, komplettera kommunens innehav av konst och stödja det lokala konstlivet. Den konst som köps in ska vara av hög kvalitet, utförd av professionella konstnärer, såväl svenska som internationella. Innehavet ska visa olika konstinriktningar, olika tekniker och representera en intressant helhet. Förvaltningen beskriver att större strategiska offentliga konstverk kostar mer än årlig avsatt budget. Detta har inneburit att förvaltingen söker medel från olika fonder. Vid större konstinköp delas arvodet/ersättningen till konstnären upp i en betalningsplan. Första delbetalningen kan ske i samband med skissförslag, andra delbetalning under arbetets gång och slutbetalning sker i efter utfört och godkänt gestaltningsuppdrag. Uppdelningen av utbetalningen görs för att konstnären ska få ut en lön under arbetets gång samt att konstnären ska ha möjlighet att bekosta inköp av material, tjänster, transporter mm. Förfarandet beskrivs som praxis i branschen. Någon bankgaranti krävs inte och förklaras av dess kostnad samt administrativ börda Utställning och försäljning av konst Nämnden har tagit fram Riktlinjer för utställningsverksamhet Halmstads Konsthall samt Riktlinjer utställningsverksamhet Mjellby Konstmuseum Merparten av utställningarna vid Halmstads konsthall ska ha sin utgångspunkt i samtidskonst där utställningsverksamheten har både en lokal och en nationell inriktning. Lokal inriktning innefattar konstnärer som är aktivt verksamma i Halmstad, alternativt har anknytning till staden. Ett antal utställningar per år ska riktas mot det lokala för att främja och stödja det lokala konstlivet och samtidigt visa upp Halmstads aktiva konstnärer på en professionell arena. Konsthallen betalar utställningsersättning till medverkande konstnärer enligt MU-avtalet (Medverkans- och Utställningsersättning i enlighet med ramavtal mellan staten och Konstnärernas riksorganisation, Föreningen Sveriges konsthantverkare m.fl. ). Konsthallen står för alla omkostnader i samband med utställningar samt marknadsföringsåtgärder. Konsthallen har fri entré. Tidigare hanterade kulturförvaltningen förmedling av försäljning av konst, detta sker enligt uppgifter inte längre. På Mjellby Konstmuseum visas ett representativt urval av Halmstadgruppens konst. I uppdraget ingår att stärka gruppens roll nationellt men även att förankra Halmstadgruppen som ett viktigt kulturellt arv lokalt och regionalt. Årligen visas dessutom tillfälliga utställningar med nationell/internationell inriktning. Under höst/vinter riktas fokus mot egna produktioner med olika vinklingar av Halmstadgruppen i kombination med pedagogik mot skolorna. Merparten av utställningarna produceras av Mjellby Konstmuseum. I enstaka fall lånas utställningar in eller samproduceras med andra konstinstitutioner i Sverige eller utomlands. De tillfälliga utställningarna har betoning på 1900-tals konst, ofta med ett tillbakablickande, analyserande perspektiv som kretsar kring surrealismen och modernismen med en ambition att lyfta fram det åsidosatta och perifera. Halmstads kommun 7 av 10

10 Särskilda utställningsavtal avseende Mjellby Konstmuseum och Halmstads konsthall har tecknats av ej behörig personal. Nämnden har antagit Avgifter och priser som bl.a. avser entrépriser och riktlinjer avseende försäljningspris i museishopen. Riktlinjen för försäljningspris av varor i shopen, inköpspriset multiplicerat med 2,5. Vid försäljning av kataloger och produkter, som har nära anknytning till utställningarna eller som har en pedagogisk förlängning till utställningarna, utgör produktionspriset riktlinjen för försäljningspriset. Någon kontroll mot riktlinjerna kan inte helt göra avseende bruttovinsterna då redovisningen inte helt är anpassat för denna typ av avstämning. Halmstads kommun 8 av 10

11 4. Revisionell bedömning Sammantaget gör vi bedömningen att den interna kontrollen inte i alla delar är tillräcklig. Det är dock vår bedömning att den utvecklats i flera delar sedan tidigare granskning. Vår bedömning baseras på följande iakttagelser: Rutiner, riktlinjer och styrdokument är upprättade Vi bedömer att rutiner och riktlinjer utvecklats sedan tidigare granskning. Rutinerna bör enligt vår mening kompletteras avseende hanteringen av konst vid fastighetsförsäljning eller överlåtelse av lokal. Endast 84 % av enheterna/placeringarna har lämnat in inventeringsunderlag trots att det sista dag för inlämnadet var satt till Vi bedömer att nämnden vidtagit åtgärder, genom att hämta in konstverk då följsamheten till riktlinjerna Anvisningar för placering av konstverk ur kommunens samling till annan kommunal förvaltning inte i alla delar följs. Utplaceringar av konst sker till privata aktörer, ex. i äldreboenden, gruppbostäder och skolor. Enligt anvisningarna skall detta regleras med särskilda avtal. Några avtal har inte tecknats avseende utplacerade konstverk. Vi kan även konstatera att flera konstverk saknas vid den senaste genomförda inventeringen vid dessa boenden. Konsten förtecknas på ett ändamålsenligt sätt (märkning, registrering mm) Vi bedömer i huvudsak att konsten förtecknas på ett ändamålsenligt sätt. Efter att konst köps in märks konstverken och uppgifter om konstverket registreras i konstdatabasen. Vi ser positivt på att mottagningsbevis införts för att ytterligare säkerställa ansvaret och vem som mottagit respektive konstverk. Förvaring, underhåll, upphängning, försäkring sker ändamålsenligt (samlingar) Vi bedömer att kulturnämnden tagit fram en vård och underhållsplan för offentlig konst. Vi rekommenderar att vård- och underhållsplanen utvecklas till andra typer av konstverk som inte enbart avser skulpturer i metall och sten och som har ett betydande kulturhistoriskt eller ekonomiskt värde. Vi anser att vård- och underhållsplanen kompletteras med uppgifter om vård och underhållskostnader för de verk som har ett betydande kulturhistoriskt eller ekonomiskt värde. Medel för underhåll har minskat från 250 tkr år 2012 och 2013 till 100 tkr år Trots att nämnden fått utökad budget inför 2015 (restaurering av Europa och tjuren) ser vi en risk att nuvarande budget inte är tillräcklig för det underhållsbehov som framöver kommer att krävas. Försäkring avseende särskild konstsamling är tecknad, försäkringsvärdet har minskat sedan tidigare genomförd granskning avseende donerade konstverk med ca 15 mnkr. Halmstads kommun 9 av 10

12 I nuläget erhåller Mjellby Konstmuseum statlig garanti, men med reservation från Kammarkollegiet att funktionsytorna måste uppdateras. Utan uppgraderingen och säkerställande av konsthantering bedömer vi att det finns en risk att nationella och internationella institutioner inte kommer låna ut konstverk, vilket riskerar Mjellby Konstmuseums och Halmstads goda konstrykte. Ytterligare en konsekvens är att statliga garantin går förlorad med verksamhetskritiska försäkringskostnader som följd. Därmed riskerar fullmäktiges mål om att Halmstad ska vara ett konstcentrum med nationell och internationell ryktbarhet att påverkas. Inköp och attest sker på ett ändamålsenligt sätt Vi bedömer att inköpsrutinerna behöver utvecklas. Något krav på dokumentation vid direktupphandling om varför den tilldelade konstnären fått uppdraget saknas. Vi bedömer att gällande delegationsordning inte följs avseende inköp av konstverk. Vi ser fortfarande en viss risk då utbetalning till konstnärer sker i förskott enligt en betalplan. Rutiner för utställning och försäljning av konst har upprättats Vi bedömer att nämnden tagit fram Riktlinjer för utställningsverksamhet Halmstads Konsthall samt Riktlinjer utställningsverksamhet Mjellby Konstmuseum Någon försäljning av konstverk vid konsthallen sker inte. Försäljning av kataloger samt övriga varor sker i museishopen vid Mjellbykonstmuseum. Nämnden har tagit fram riktlinjer för prissättning. Vi rekommenderar att den ekonomiska redovisningen i högre utsträckning anpassas efter riktlinjerna för att underlätta uppföljning. Vi bedömer att gällande delegationsordning inte följs avseende tecknandet av utställningsavtal. Vi bedömer att nuvarande hantering bl.a. kan innebära att försäkring och avtal med intressenter inte gäller Carl-Magnus Stenehav Projektledare/ Uppdragsledare Halmstads kommun 10 av 10