Revisionernas granskning av upphandling

Transkript

1 1(2) William Hedman, Ekonomidirektör Avdelningen för Ekonomisk styrning och kontroll Datum Diarienummer RS Region Hallands revisorer Revisionernas granskning av upphandling Förslag till beslut Regionstyrelsen beslutar att: Notera de synpunkter som revisorerna framför i sin rapport Revision Upphandling och lägga rapporten till handlingarna. Godkänna Regionstyrelsens svar till revisorerna avseende vilka åtgärder styrelse avser vidta. Ge ekonomidirektören i uppdrag att se över gällande styrdokument för inköp och upphandling i enlighet med projektdirektiv. Ge ekonomidirektören i uppdrag att se över gällande styrdokument för inköp och upphandling i enlighet med projektdirektiv. Finansiera kostnaden för nulägesanalysen om kr ur Regionsstyrelsens medel för oförutsedda utgifter. Bakgrund Revisorerna i region Halland har gett PwC i uppdrag att granska upphandlingsprocessen. Revisionen berör Regionstyrelsen och driftnämnd Regionservice.

2 2(2) Rapporten har skickats till Regionstyrelsen samt Driftnämnden Regionservice med begäran om svar senast den om vilka åtgärder styrelsen avser vidta med anledning av resultatet i granskningen. Driftnämnden Regionservice avger eget svar. Revisorernas granskning Revisionsfrågorna för granskningen har varit om Driftnämnd regionsservice styrning och uppföljning av upphandlingsprocessen är ändamålsenlig samt om Regionstyrelsen styrning av upphandlingsprocessen är ändamålsenlig. Driftnämnden Regionservice har i huvudsak en ändamålsenlig styrning och uppföljning av upphandlingsprocessen. Bedömningen är avgränsad till den stödfunktion för upphandlingar som Regionupphandlingar svarar för enligt Regionstyrelsens uppdrag till nämnden. Vad gäller Regionsstyrelsens styrning av upphandlingsprocessen anser revisorerna att denna inte är ändamålsenlig. Regionstyrelsen brister i ansvaret för den strategiska styrningen av upphandlingen. Revisorerna rekommenderar Regionstyrelsen att se över och klargöra ansvaret för strategiska och övergripande frågor som avser inköp och upphandling samt formulera uppdrag och ansvar för upphandlingsforum. Regionstyrelsens svar Regionstyrelsen har noterat revisorernas synpunkter och avger härmed svar på vilka åtgärder som Regionstyrelsen avser vidta. Regionstyrelsen kommer att se över gällande styrdokument för inköp och upphandling. Översynen kommer ske i projektform med Ekonomidirektören som uppdragsansvarig. Projektet kommer ta sin utgångspunkt i nuläget för att därefter presentera förslag till Regionstyrelsen avseende styrdokument för inköp och upphandling. Senast november 2014 ska en nulägesrapport över inköpsvolym och systemstöd presenteras. I maj 2015 ska förslag till styrdokument presenteras för Regionstyrelsen för en ändamålsenligt och effektiv inköp- och upphandlingsverksamhet. Regionstyrelsen Gösta Bergenheim Regionstyrelsens ordförande Catarina Dahlöf Regiondirektör

3 1(2) TJÄNSTESKRIVELSE William Hedman, Ekonomidirektör Avdelningen för Ekonomisk styrning och kontroll Datum Diarienummer RS Regionstyrelsen Revisorernas granskning om upphandling Förslag till beslut Regionstyrelsen beslutar att: Notera de synpunkter som revisorerna framför i sin rapport Revision Upphandling och lägga rapporten till handlingarna. Godkänna regionstyrelsens svar till revisorerna avseende vilka åtgärder styrelse avser vidta. Ge ekonomidirektören i uppdrag att se över gällande styrdokument för inköp och upphandling i enlighet med projektdirektiv. Finansiera kostnaden för nulägesanalysen om kronor ur regionsstyrelsens medel för oförutsedda utgifter. Sammanfattning Revisorerna i region Halland har gett PwC i uppdrag att granska upphandlingsprocessen. Revisionen berör regionstyrelsen och Driftnämnd Regionservice. Revisionsfrågorna för granskningen har varit om Driftnämnd Regionsservice styrning och uppföljning av upphandlingsprocessen är ändamålsenlig samt om regionstyrelsen styrning av upphandlingsprocessen är ändamålsenlig. Driftnämnden Regionservice har i huvudsak en ändamålsenlig styrning och uppföljning av upphandlingsprocessen. Bedömningen är avgränsad till den stödfunktion för upphandlingar som regionupphandlingar svarar för enligt regionstyrelsens uppdrag till nämnden. Vad gäller regionsstyrelsens styrning av upphandlingsprocessen anser revisorerna att denna inte är ändamålsenlig. Regionstyrelsen brister i ansvaret för den strategiska styrningen av upphandlingen. Revisorerna rekommenderar

4 2(2) Regionstyrelsen att se över och klargöra ansvaret för strategiska och övergripande frågor som avser inköp och upphandling samt formulera uppdrag och ansvar för upphandlingsforum. Nuvarande inköps- och upphandlingspolicy fastställdes av regionfullmäktige i juni 2011 och gäller för samtliga nämnder och styrelser. Från och med 2012 organiseras regionupphandling under driftsnämnden för regionsservice. Efter genomförd omorganisation där regionupphandling överfördes från regionstyrelsen till driftsnämnden för regionservice finns det ett behov att se över och anpassa gällande styrdokument för inköp och upphandling. Regionstyrelsen svarar, även efter omorganisation, för strategisk styrning och utveckling av koncernens upphandling. Behov av översyn framkom även vid ett möte i juni 2013 mellan regionstyrelsens presidium och hälso- och sjukvårds arbetsutskott. Ekonomidirektören föreslås få i uppdrag att se över gällande styrdokument för inköp och upphandling i enlighet med det projektdirektiv som bifogats ärendet. Syftet med projektet är att beskriva nuläget och därefter presentera förslag till styrdokument för inköp och upphandling. Uppdraget ska genomföras utifrån nulägesanalys och regionens övergripande mål samt ge förslag på hur det strategiska inköps och upphandlingsarbetet kan genomföras. Senast november 2014 ska en nulägesrapport över inköpsvolym och systemstöd presenteras. I maj 2015 ska förslag till styrdokument presenteras för en ändamålsenligt och effektiv inköp- och upphandlingsverksamhet som innefattar systemstöd för hela processen från behov till faktura samt uppföljning. Ekonomi Kostnaden för att genomföra nulägesanalysen beräknas till kronor. I huvudsak avses kostnader för externt konsultstöd. Kostnaden föreslås täckas av medel från regionstyrelsens medel för oförutsedda utgifter. Regionens inköpsvolym år 2012 uppgick till Mkr. Antalet inköp/fakturor uppgick till fördelat på leverantörer. Regionens inköpsvolym representerar över 50 procent av omsättningen varför inköp och inköpsprocessen påverkar regionens ekonomi och resultat i stor omfattning. Regionkontoret Catarina Dahlöf Regiondirektör William Hedman Ekonomidirektör

5 1(4) TJÄNSTESKRIVELSE William Hedman, Ekonomidirektör Avdelningen för Ekonomisk styrning och kontroll Datum Diarienummer RS Projektdirektiv för översyn av styrdokument för inköp och upphandling Bakgrund Nuvarande inköps- och upphandlingspolicy fastställdes av regionfullmäktige i juni 2011 och gäller för samtliga nämnder och styrelser. Regionupphandling är den avdelning som utför upphandlingar för regionen. Från och med 2012 organiseras regionupphandling under driftsnämnden för regionsservice. Efter genomförd omorganisation där regionupphandling överfördes från regionstyrelsen till driftsnämnden för regionservice finns behov att se över och anpassa gällande styrdokument för inköp och upphandling. Regionstyrelsen svarar, även efter omorganisation, för strategisk styrning och utveckling av koncernens upphandling. Översyn av upphandlingspolicy efterfrågas också av verksamheterna via Upphandlingsforum och av regionens revisorer efter genomförd revision. Behov av översyn framkom även vid ett möte i juni 2013 mellan regionstyrelsens presidium och hälso- och sjukvårds arbetsutskott. Revisionsrapport Revisorerna i Region Halland har valt att granska upphandlingsprocessen. I revisionsrapporten från november 2013 rekommenderas regionstyrelsen att se över och klargöra ansvaret för strategiska och övergripande frågor som avser inköp och upphandling samt att se över nu gällande policy för inköp och upphandling samt att formulera uppdrag och ansvar för upphandlingsforum. Granskningen visar att Region Halland saknar en strategisk planering på övergripande nivå och att utvecklingen av upphandlingsfrågor är eftersatt. Det finns en osäkerhet kring ansvarsfördelningen som avser de strategiska frågorna för Region Hallands upphandlingsverksamhet. Exempel på strategiska frågor, där ansvaret är oklart idag, är uppgiften att se över Region Halland hela inköps- och upphandlingsverksamhet, att se över presumtiva avtalsområden att utveckla informationssystem till personer som gör inköp enligt ramavtal, att driva från om e-handel och att utveckla system för att följa upp och förbättra avtalstrohet.

6 Regionstyrelsen bör se över ansvar för, förtydliga uppdrag och sammansättning för Upphandlingsforum. Det är oklart var i Region Halland som uppgiften att förbättra och bevaka avtalstrohet ligger. Hur medverkan av verksamheten ska organiseras framåt bör klargöras. Upphandlingsforum Enligt riktlinjer för inköp och upphandling, fastställt av regiondirektören, finns ett upphandlingsforum som består av en representant per förvaltning. Upphandlingsforum konstaterar behov av översyn av styrdokument för inköp och upphandling vilket prioriteras av gruppen. Regionens inköpsvolym Regionens inköpsvolym år 2012 uppgick till Mkr. Antalet inköp/fakturor uppgick till fördelat på leverantörer. Regionens inköpsvolym representerar över 50 procent av omsättningen varför inköp och inköpsprocessen torde påverka regionens ekonomi och resultat. Det är därför angeläget att ytterligare lyfta fram de ekonomiska effekterna avupphandling och inköp. Regionens anskaffning är omfattande och komplex, en nulägesanalys kan bidra till att identifiera utvecklingsområden för effektivisera anskaffningsprocessen över tid. Strategiska mål Det finns behov att tydliggöra övergripande mål och strategier för inköp och upphandling som utgår från regionens övergripande vision bästa livsplatsen samtidigt som verksamheternas behov tillgodoses. Systemstöd Den tekniska utvecklingen inom inköp och upphandling har kommit långt och det finns i dag systemstöd som förenklar och kvalitetssäkrar inköpsprocessen. Det torde finnas besparingar för regionen med gemensamma systemstöd för inköp och upphandling. Systemstöd är också en förutsättning för uppföljning av inköp och upphandlingar. Ekonomisystemet Agresso som nu är installerat innehar system för inköp/avrop och plattform för e-handel. Lagkrav Regelverket för upphandling ställer stora krav på regionen. Bland annat förutsätts att regionen har kontroll och överblick över samtliga inköp och upphandlingar. Ny lagstiftning kommer inom kort som innebär dokumentationsplikt vid direktupphandling. Översyn av styrdokument för inköp och upphandling ska möta nya lagkrav.

7 Projektuppdrag Syfte Syftet med projektet är att beskriva nuläget och därefter presentera förslag till styrdokument för inköp och upphandling. Uppdraget ska genomföras utifrån nulägesanalys och regionens övergripande mål samt ge förslag på hur det strategiska inköps och upphandlingsarbetet kan genomföras för att tillgodose verksamheternas behov samt möjliggöra att regionens resurser utnyttjas effektivt med god kostnadskontroll. Systemstöd Uppdraget ska inkludera översyn av befintliga systemstöd inom regionen för inköp och upphandling och en omvärldsanalys. Vidare ska uppdraget ge förslag på regiongemensamma systemstöd som utgår från verksamheternas behov för effektiv och säker inköpsverksamhet inklusive uppföljning. Vision Bästa livsplatsen Förslag till styrdokument ska omfatta följande övergripande mål. Ekonomi Kvalitet Medborgarperspektiv Hållbar utveckling Valfrihet Företagsutveckling Mål Att senast maj 2015 presentera förslag till styrdokument för en ändamålsenligt och effektiv inköp- och upphandlingsverksamhet, som innefattar systemstöd för hela processen från behov till faktura samt uppföljning. Delmål Att senast november 2014 presentera en Nulägesrapport över inköpsvolym och systemstöd. Nulägesrapporten ska innehålla en kartläggning över regionens inköp och upphandlings som beskriver

8 Hur inköp och upphandling sker i förvaltningar och bolag Spendanalys Verksamheternas behov av inköp och upphandling Behov av gemensamma systemstöd Kostnaden för att genomföra denna nulägesanalys beräknas till kronor. I huvudsak avses kostnader för externt konsultstöd. Projektorganisation Uppdragsansvarig är William Hedman, Ekonomidirektören. Projektledare Madelene Winbo RGS Upphandlingschef. Arbetsgrupp: Johan Borgström HS, Louise Lindstedt HFS, Sven-Olof Nyman, HS, Håkan Nilsson RK Ekonomikontoret, med flera. Referensgrupp är Upphandlingsforum. Beslutsprocess Förslag till upphandlingspolicy behandlas av regionstyrelsen för vidare beslut till regionfullmäktige. Regionkontoret Catarina Dahlöf Regiondirektör

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25