11 Revisionsrapport granskning av fastighetsunderhåll RS150108, RHR150006

Transkript

1 Ärende 11 RS Revisionsrapport granskning av fastighetsunderhåll RS150108, RHR Ärendet Då granskningsrapporten av fastighetsunderhållet visar på ett antal brister främst rörande planering både på lång och kort sikt ska regionfastigheter, som förvaltar regionens fastigheter, ta fram en underhållsplan på fastighetsnivå som väl beskriver det underhålls- samt investeringsbehov som finns samt en prioritering av dessa i en plan om minst 5 år. För att kunna genomföra detta har avdelningen från september 2015 anställt en underhållsingenjör som kommer att leda arbetet. Planen ska när den är klar, implementeras i fastighetssystemet Landlords underhållsmodul. Löpande underhållsbehov samt akut underhåll kommer att fångas upp via olika mötesforum där hyresgäster, teknisk service (drift) och personal från regionfastigheter träffas. De diskuteras sedan vidare inom förvaltarteamen i respektive område enligt en bestämd arbetsmodell. Ett dokument som tydligt beskriver vad som avses som fastighetsunderhåll respektive investeringar kommer också att tas fram. Arbetsutskottets förslag Regionstyrelsen beslutar att yttra sig enligt förslag Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse från regionkontoret ( )

2 1(2) TJÄNSTESKRIVELSE Regionkontoret Tommy Thuvesson, tf förvaltningschef Regionfastigheter Datum Diarienummer RS Regionstyrelsen Regionstyrelsens svar på revisionsrapport daterad februari 2015 Då granskningsrapporten av fastighetsunderhållet visar på ett antal brister främst rörande planering både på lång och kort sikt ska regionfastigheter, som förvaltar regionens fastigheter, ta fram en underhållsplan på fastighetsnivå som väl beskriver det underhålls- samt investeringsbehov som finns samt en prioritering av dessa i en plan om minst 5 år. För att kunna genomföra detta har avdelningen från september 2015 anställt en underhållsingenjör som kommer att leda arbetet. Planen ska när den är klar, implementeras i fastighetssystemet Landlords underhållsmodul. Löpande underhållsbehov samt akut underhåll kommer att fångas upp via olika mötesforum där hyresgäster, teknisk service (drift) och personal från regionfastigheter träffas. De diskuteras sedan vidare inom förvaltarteamen i respektive område enligt en bestämd arbetsmodell. Ett dokument som tydligt beskriver vad som avses som fastighetsunderhåll respektive investeringar kommer också att tas fram. Regionfastigheter använder sig av ett behovsanpassat underhåll på fastigheterna där de har en god bild över de nästkommande årens underhållsbehov. Beslut vad som ska genomföras tas av fastighetsförvaltaren efter samråd med de specialistkompetenser som finns inom avdelningen. I revisionsrapporten påpekades det att riktlinjer bör finnas gällande periodicitet för när åtgärder ska genomföras och tidsintervall för underhåll. Regionfastigheter har i uppdrag att ta fram riktlinjer för detta som underlag till ett antal underhållsåtgärder. De erfarenheter som kan dras efter fastighetsansvarigas kontakter med verksamheterna är att de till stor del efterfrågar periodicitet för ytskiktsrenoveringar. Då underhållet idag är behovsanpassat finns en prioriteringsordning där myndighetskrav samt byggnadens skalskydd är prioriterat, renovering av ytskikt görs vid behov samt då medel finns. Underhållsingenjören kommer även att sätta upp schema för de ronderingar för löpande kontroll som krävs samt ansvara för att dessa genomförs. För att verksamheterna ska kunna planera sin verksamhet utan större driftavbrott än nödvändigt ska regionfastigheter presentera nästkommande års planerade underhåll i så god tid att de planerade arbetena ska kunna genomföras med så liten påverkan i den dagliga driften som möjligt. Detta görs i respektive verksamhets lokalgrupp. För att ha en god kontroll på aktuella projekt sker internt på regionfastigheter en prognosuppföljning för varje enskilt pågående projekt fyra gånger per år. För att ha en god kontroll kräver regionstyrelsen utifrån dessa prognoser årligen en rapport gällande underhållskostnader samt fastighetsstandard.

3 2(2) Regionkontoret Catarina Dahlöf Regiondirektör William Hedman Ekonomidirektör

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17