Regionsstyrelsens svar på revisionsrapporten Diariehantering och arkivvård

Transkript

1 1(3) Datum Diarienummer RS Regionens revisorer Regionsstyrelsens svar på revisionsrapporten Diariehantering och arkivvård Regionsstyrelsen vill härmed avge följande svar på revisionsrapporten Diariehantering och arkivvård. Svaret har behandlats i samråd med hälso- och sjukvårdsstyrelsen eftersom förvaltningsrutinerna är lika mellan de två styrelserna. Övergripande riktlinjer och policys Inom ramen för regionens ledningssystem finns riktlinjer för sociala medier och förvaltningsövergripande rutiner för hantering av e-post och fax. Det finns också ett generellt dokument om offentlighetsprincipen. Dessa återfinns på regionens intranät. Revisorerna påpekar dock att kännedomen om dessa dokument är låg. I och med att ledningssystemet överflyttas till det nya intranätet så kommer tillgängligheten att öka vilket också förhoppningsvis innebär att kännedomen och tillgängligheten blir bättre. Ambitionen är också att kunna informera mer aktivt via regionens nya intranät om vilka riktlinjer som finns. Ändamålsenliga rutiner samt utlämnade av allmän handling Registraturens upprättade skriftliga rutin kommer att revideras och sedan fastställas av ledningen och publiceras på intranätet. I den mån det går ska rutinerna vad gäller hantering av allmänna handlingar vara förvaltningsövergripande och även innefatta rutiner för utlämningsförfarande. Regionövergripande arbete Samordningen mellan de olika förvaltningarna/nämnderna i frågor som berör hantering av allmänna handlingar behöver utvecklas. Kanslichefen har initierat att olika nätverk inom nämndsadministrationen ska byggas upp. Ett sådant nätverk ska vara mellan registratorer för att bland annat diskutera regionens hantering av allmänna handlingar, stringenta och informativa akt- och handlingsbeskrivningar etc. Adress: Region Halland, Box 517, Halmstad. Besöksadress: Södra vägen 9. Tfn: Fax: E-post: regionen@regionhalland.se. Webb: Org.nr:

2 2(3) Ett s k samarbete kommer också att läggas upp på Intranätet för att berörda ska kunna diskutera frågor av mer vardaglig karaktär och som berör registrering och hantering av allmänna handlingar. Arbetet med att utveckla nuvarande diariesystem till ett fullödigt ärendehanteringssystem har påbörjats. Ett alternativ som också undersöks är att införskaffa ett nytt system som integreras med regionens Intranät. Genomförda och planerade förändringar inom Regionsstyrelsen/hälso- och sjukvårdsstyrelsens ansvarsområde Sedan årsskiftet scannas inkommande handlingar och sparas inom diariesystemet. Sistnämnda gäller även utgående handlingar. Under våren kommer också systemet att uppgraderas vilket gör att systemet kommer att bli sökbart för handläggare och chefer. Införandet kommer inte minst att underlätta handläggning av ärenden men också distribution och fysisk hantering av in- och utgående handlingar. Påminnelsefunktion i diariesystemet har installerats. Från årsskiftet har också nya rutiner införts vad gäller diarieföring vilket bland annat innebär att handlingar av mindre vikt inte diarieförs utan förvaras systematiskt exv. cirkulär, regeringsbeslut och inbjudningar till kurser och konferenser. En restriktivitet vad som ska diarieföras i samlingsakter har införts. Vad gäller dokumenthanteringsplaner så arbetar en grupp inom kansliavdelningen sedan i december 2012 med att utarbeta ett förslag till ny dokumenthanteringsplan för styrelserna. Inriktning på arbetet är att huvuddelen av planen ska kunna användas som ett underlag för övriga nämnder i deras arbete med nya dokumenthanteringsplaner. Nämnas kan också att nya regler vad gäller distribution från diariesystemet har införts vilket gör att informationsflödet koncentreras och når rätt mottagare mer effektivt. Informationen på Region Hallands hemsida rörande diariet kommer att förändras under våren, inriktningen är att samtliga diariers kontaktuppgifter ska kunna publiceras för att förbättra tillgängligheten för allmänheten. Adress: Region Halland, Box 517, Halmstad. Besöksadress: Södra vägen 9. Tfn: Fax: E-post: regionen@regionhalland.se. Webb: Org.nr:

3 3(3) Revisionsrapporten pekar på att det saknas arkivansvariga och arkivredogörare för styrelserna. Som ett särskilt ärende i anslutning till detta svar kommer styrelserna utse arkivansvariga för respektive myndighet. Regionstyrelsen Gösta Bergenheim ordförande Catarina Dahlöf Regiondirektör Adress: Region Halland, Box 517, Halmstad. Besöksadress: Södra vägen 9. Tfn: Fax: E-post: regionen@regionhalland.se. Webb: Org.nr:

4 1(3) TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer Staben RS Staffan Johansson, kanslichef kansliavdelningen Regionstyrelsen Svar på revisionsrapport Diariehantering och arkivvård Förslag till beslut Regionstyrelsen avger yttrande över revisionsrapporten enligt utarbetat förslag. Sammanfattning Revisorerna i Region Halland har granskat regionens diarieföring och arkivvård och som resulterat i en revisionsrapport Diarium och arkiv. Granskningen konstaterar att registrering och diarieföring inte fullt ut fungerar tillfredsställande. Bland annat konstateras: Att regionstyrelsen inte bedriver ett utåtriktat arbete för att stödja och samordna hanteringen av allmänna handlingar i regionen Att det finns vissa fastlagda rutiner och riktlinjer för hantering av allmänna handlingar men att kännedomen är låg. Att ett nätverk för registratorer som är inriktade på kvalitetsutveckling av ärendehantering saknas. Att diariesystemet inte används optimalt. Revisionen konstaterar dock att regionstyrelsen i egenskap av arkivmyndighet i huvudsak bedriver en ändamålsenlig arkivvård. I förslaget till beslut kommenteras de förslag och rekommendationer som ges i revisionsrapporten och som berör regionstyrelsens och hälso- och sjukvårdsstyrelsens verksamhetsområde.

5 2(3) Bakgrund Nedan kommenteras de förslag och rekommendationer som ges i revisionsrapporten. Övergripande riktlinjer och policys Inom ramen för regionens ledningssystem finns riktlinjer för sociala medier och förvaltningsövergripande rutiner för hantering av e-post och fax. Det finns också ett generellt dokument om offentlighetsprincipen. Dessa återfinns på regionens intranät. Revisorerna påpekar dock att kännedomen om dessa dokument är låg. I och med att ledningssystemet överflyttas till det nya intranätet så kommer tillgängligheten att öka vilket också förhoppningsvis innebär att kännedomen och tillgängligheten blir bättre. Ambitionen är också att kunna informera mer aktivt via regionens nya intranät om vilka riktlinjer som finns. Ändamålsenliga rutiner samt utlämnade av allmän handling Registraturens upprättade skriftliga rutin kommer att revideras och sedan fastställas av ledningen och publiceras på intranätet. I den mån det går ska rutinerna vad gäller hantering av allmänna handlingar vara förvaltningsövergripande och även innefatta rutiner för utlämningsförfarande. Regionövergripande arbete Samordningen mellan de olika förvaltningarna/nämnderna i frågor som berör hantering av allmänna handlingar behöver utvecklas. Kanslichefen har initierat att olika nätverk inom nämndsadministrationen ska byggas upp. Ett sådant nätverk ska vara mellan registratorer för att bland annat diskutera regionens hantering av allmänna handlingar, stringenta och informativa akt och handlingsbeskrivningar etc. Ett s k samarbete kommer också att läggas upp på Intranätet för att kunna diskutera frågor av mer vardaglig karaktär och som berör registrering och hantering av allmänna handlingar. Arbetet med att utveckla nuvarande diariesystem till ett fullödigt ärendehanteringssystem har påbörjats. Ett alternativ som också undersöks är att införskaffa ett nytt system som integreras med regionens Intranät. Genomförda och planerade förändringar inom regionsstyrelsen/hälso- och sjukvårdsstyrelsens ansvarsområde Sedan årsskiftet scannas inkommande handlingar och sparas inom diariesystemet. Sistnämnda gäller även utgående handlingar. Under våren kommer också systemet att uppgraderas vilket gör att systemet kommer att bli sökbart för handläggare och

6 3(3) chefer. Införandet kommer inte minst att underlätta handläggning av ärenden men också distribution och fysisk hantering av in- och utgående handlingar. Påminnelsefunktion i diariesystemet har installerats. Från årsskiftet har också nya rutiner införts vad gäller diarieföring vilket bland annat innebär att handlingar av mindre vikt inte diarieförs utan förvaras systematiskt exv. cirkulär, regeringsbeslut och inbjudningar till kurser och konferenser. En restriktivitet vad som ska diarieföras i samlingsakter har införts. Vad gäller dokumenthanteringsplaner så arbetar en grupp inom kansliavdelningen sedan i december 2012 med att utarbeta ett förslag till ny dokumenthanteringsplan för styrelserna. Inriktning på arbetet är att huvuddelen av planen ska kunna användas som ett underlag för övriga nämnder i deras arbete med nya dokumenthanteringsplaner. Nämnas kan också att nya regler vad gäller distribution från diariesystemet har införts vilket gör att informationsflödet koncentreras och når rätt mottagare mer effektivt. Informationen på Region Hallands hemsida rörande diariet kommer att förändras under våren, inriktningen är att samtliga diariers kontaktuppgifter ska kunna publiceras för att förbättra tillgängligheten för allmänheten. Revisionsrapporten pekar på att det saknas arkivansvariga och arkivredogörare för styrelserna. Som ett särskilt ärende i anslutning till detta svar kommer styrelserna utse arkivansvariga för respektive myndighet. Regionkontoret Catarina Dahlöf regiondirektör Nina Mårtensson stabschef

7 1(2) Hälso- och sjukvårdsstyrelsen Utdrag ur protokoll Sammanträdesdatum Akten, RS, Revisorerna i Region Halland, Staffan Johansson 31 Svar på revisionsrapport Diarium och arkiv RS Beslut Hälso- och sjukvårdsstyrelsen beslutade enligt arbetsutskottets förslag till beslut. Arbetsutskottets förslag till beslut Hälso- och sjukvårdsstyrelsen avger yttrande över revisionsrapporten enligt utarbetat förslag. Ärendet Revisorerna i Region Halland har granskat regionens diarieföring och arkivvård och som resulterat i en revisionsrapport Diarie och arkiv. Granskningen konstaterar att registrering och diarieföring inte fullt ut fungerar tillfredsställande. Bland annat konstateras: Att regionstyrelsen inte bedriver ett utåtriktat arbete för att stödja och samordna hanteringen av allmänna handlingar i regionen Att det finns vissa fastlagda rutiner och riktlinjer för hantering av allmänna handlingar men att kännedomen är låg. Att ett nätverk för registratorer som är inriktade på kvalitetsutveckling av ärendehantering saknas. Att diariesystemet inte används optimalt. Revisionen konstaterar dock att Regionstyrelsen i egenskap av arkivmyndighet i huvudsak bedriver en ändamålsenlig arkivvård. I förslaget till beslut kommenteras de förslag och rekommendationer som ges i revisionsrapporten och som berör Regionstyrelsens och Hälso- och sjukvårdsstyrelsens verksamhetsområde. Handlingar Tjänsteskrivelse från Regionkontoret ( ) Svar till revisorerna Revisionsrapport

8 2(2) Vid protokollet Agneta Overgaard Justerat Mats Eriksson (M) Lise-Lotte Bensköld-Olsson (S) Protokollets justering tillkännagiven på Region Hallands anslagstavla

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32