Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG 94 KS/2017:267, KS/2019:72. Nämndernas eposthantering svar på revisionens uppföljande granskningsrapport

Transkript

1 Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Arbetsutskott (3) Sida 94 KS/2017:267, KS/2019:72 Nämndernas eposthantering svar på revisionens uppföljande granskningsrapport Bakgrund Under granskningsåret 2017 genomförde revisionen en granskning av att kommunstyrelsen, tekniska nämnden och utbildningsnämnden hade en ändamålsenlig hantering av e-post och att den interna kontrollen av hanteringen var tillräcklig. Resultatet visade att kommunstyrelsen och nämnderna i allt väsentligt har ändamålsenliga rutiner för detta. Några brister uppmärksammades i rapporten varför ett antal rekommendationer gavs till kommunstyrelsen och nämnderna. Sammanfattning Revisionen vill veta om ovan nämnda rekommendationer har följts och i så fall hur. Även protokoll eller andra skrivelser som visar åtgärderna har efterfrågats. Revisionen önskar svar senast Kommunstyrelsens svar på rapporten Revisionens rekommendation: I samband med införandet av de nya riktlinjerna för e-posthantering överväga att inkludera ett kontrollmoment i styrelsen och nämndernas internkontrollplaner för att säkerställa rutinens efterlevnad. Svar från kommunstyrelsen: Kommunstyrelsen har istället valt att hålla fokus på e-posthanteringen genom att årligen genomföra en telefon- och e-postmätning. Syftet med mätningen är att ta reda på i vilken omfattning och med vilken kvalitet vi i kommunen svarar på frågor via telefon och e-post. Resultatet används bland annat för att följa upp kommunmålet Medborgarna ska få en god service och ges förutsättningar till inflytande och som grund för fortsatta utvecklingsinsatser däribland efterlevnaden av e-postrutiner. Den senaste mätningen visar att Mjölby kommun har förbättrat sin svarstid. Åtgärder som planeras alternativt pågår för att förbättra kommunens resultat är: Informationsmaterial till verksamheterna om mätningens resultat och hur de kan arbeta med förbättringar Genomgång av policy och rutiner för telefoni, mobila enheter och e-post Dialog om behovet av att inrätta fler funktionsbrevlådor Förbättra innehåll och kvalitet på kommunens webbsidor så att medborgare, företagare och andra besökare får del av enkel och relevant informationen Justerandes sign Utdragsbestyrkande

2 Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Arbetsutskott (3) Sida fortsättning 94 Införande av e-tjänster som bidrar till att både förenkla och göra kommunens tjänster mer tillgängliga Medborgarservice roll att kunna hantera flera olika typer av enklare frågeställningar. Revisionens rekommendation: Överväga att öka regelbundenheten i informationsinsatser och utbildning kring riktlinjerna för e-posthanteringen och dess underliggande lagstiftning för både tjänstemän och politiker. Svar från kommunstyrelsen: Informationsinsatserna behöver riktas såväl till tjänstemän som politiker och via olika informationskanaler. Insatser som genomförts, vissa är återkommande aktiviteter: Nya medarbetare vid kommunstyrelsens förvaltning introduceras i gällande riktlinjer avseende e-posthantering med underliggande lagstiftning i den utsträckning som behövs med hänsyn taget till den anställdes uppdrag. Det finns även beskrivet i den introduktionsbroschyr som nya medarbetare får ta del av. Chefsinformation om gällande policy och riktlinjer för telefoni, mobila enheter och e-post, augusti 2017 Introduktion för nya chefer som genomförs återkommande en gång per termin Förbättrad och mer lättillgänglig information inlagt på kommunens nya intranät om policy och rutiner för telefoni, mobila enheter och e-post, MINT, november 2018 Broschyren Ärendehantering vad är det? utkom i december 2018 Information till alla chefer om kommunens nya intranät och vilken information som finns där, chefsinformation, december 2018 Utbildning i kommunallagen, förvaltningslagen, offentlighets- och sekretesslagen samt den nya dataskyddsförordningen, december 2018 Utbildning till förtroendevalda för mandatperioden , januari 2019 Revisionens bedömning: Säkerställa att arbetet med kommunstyrelsen och tekniska nämndens dokumenthanteringsplaner färdigställs. Svar från kommunstyrelsen: Kommunstyrelsen och tekniska nämnden har färdigställt sina respektive dokumenthanteringsplaner. Kommunstyrelsen fattade beslut om en ny dokumenthanteringsplan , motsvarande beslut fattades av tekniska Justerandes sign Utdragsbestyrkande

3 Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Arbetsutskott (3) Sida fortsättning 94 nämnden Tekniska nämndens dokumenthanteringsplan följer i stora delar kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan. Beslutsunderlag Uppföljning av granskning gällande nämndernas eposthantering 2017 Missiv KS/2019:72 Uppföljning av granskningsrapport e-posthantering: Svar från utbildningsnämnden Granskning av nämndens eposthantering 2017, uppföljning TEKN/2017:334 KS 285 Dokumenthanteringsplanen KSF revidering, (protokollsutdrag) TEKN 190 Dokumenthanteringsplan, (protokollsutdrag) Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Denna skrivelse får utgöra kommunstyrelsens svar på revisionens uppföljning av granskning av nämndernas eposthantering Kommunstyrelsens svar ska tillställas kommunfullmäktige. Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Akten Justerandes sign Utdragsbestyrkande

4 Rapport 1(3) Kommunstyrelsens förvaltning Handläggare Carina Brofeldt Tfn Datum Diarienummer KS/2019:72 Till kommunstyrelsen Svar på revisionens uppföljning av granskning av nämndernas eposthantering Bakgrund Under granskningsåret 2017 genomförde revisionen en granskning av att kommunstyrelsen, tekniska nämnden och utbildningsnämnden hade en ändamålsenlig hantering av e-post och att den interna kontrollen av hanteringen var tillräcklig. Resultatet visade att kommunstyrelsen och nämnderna i allt väsentligt har ändamålsenliga rutiner för detta. Några brister uppmärksammades i rapporten varför ett antal rekommendationer gavs till kommunstyrelsen och nämnderna. Revisionen vill nu få veta om dessa rekommendationer har följts och i så fall hur. Även protokoll eller andra skrivelser som visar åtgärderna har efterfrågats. Revisionen önskar ett svar senast Eftersom uppföljningen även avser tekniska nämnden och utbildningsnämnden har dessa nämnder efter remiss inlämnat svar till kommunstyrelsen, se bifogade bilagor. Kommunstyrelsens svar på rapporten Revisionens rekommendation: I samband med införandet av de nya riktlinjerna för e-posthantering överväga att inkludera ett kontrollmoment i styrelsen och nämndernas internkontrollplaner för att säkerställa rutinens efterlevnad. Svar från kommunstyrelsen: Varje år beslutar kommunstyrelsen om gemensamma internkontrollmoment för samtliga nämnder. Inför beslut om val av internkontrollmoment kartläggs risker och sannolikheten för att fel, misskötsel, brister i måluppfyllelse i olika grad ska uppstå som kan utgöra ett hot, ett hinder eller en negativ påverkan på kommunen. Efter det bedöms hur stor sannolikheten är att de identifierade riskerna inträffar och konsekvenserna av dem. Säkerställandet av de nya riktlinjerna för e-posthantering har i denna process inte valts ut. Kommunstyrelsen delar revisionens uppfattning om vikten av att säkerställa en korrekt e- posthantering. Kommunstyrelsen har istället valt att hålla fokus på e-posthanteringen genom att årligen genomföra en telefon- och e-postmätning. Syftet med mätningen är att ta reda på i vilken omfattning och med vilken kvalitet vi i kommunen svarar på frågor via telefon och e-post. Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen Kommunstyrelsens förvaltning Telefax e-postadress MJÖLBY kommunstyrelsen@mjolby.se

5 2(3) Datum Diarienummer Resultatet används bland annat för att följa upp kommunmålet Medborgarna ska få en god service och ges förutsättningar till inflytande och som grund för fortsatta utvecklingsinsatser däribland efterlevnaden av e-postrutiner. Den senaste mätningen visar att Mjölby kommun har förbättrat sin svarstid (tiden från skickandet av e-post till svar av kommunen) även om kommunen ligger något lägre än jämförelsegruppens resultat. Extra glädjande är att Mjölby kommuns avsändaruppgifter håller väldigt hög kvalitet. Åtgärder som planeras alternativt pågår för att förbättra kommunens resultat är: Informationsmaterial till verksamheterna om mätningens resultat och hur de kan arbeta med förbättringar Genomgång av policy och rutiner för telefoni, mobila enheter och e-post Dialog om behovet av att inrätta fler funktionsbrevlådor Förbättra innehåll och kvalitet på kommunens webbsidor så att medborgare, företagare och andra besökare får del av enkel och relevant informationen Införande av e-tjänster som bidrar till att både förenkla och göra kommunens tjänster mer tillgängliga Medborgarservice roll att kunna hantera flera olika typer av enklare frågeställningar. Revisionens rekommendation: Överväga att öka regelbundenheten i informationsinsatser och utbildning kring riktlinjerna för e- posthanteringen och dess underliggande lagstiftning för både tjänstemän och politiker. Svar från kommunstyrelsen: Kommunstyrelsen delar uppfattningen om vikten av återkommande informationsinsatser rörande e-posthantering och dess underliggande lagstiftning samt att man förstått innebörden av förvaltningslagens serviceskyldighet. Informationsinsatserna behöver riktas såväl till tjänstemän som politiker och via olika informationskanaler. Nedan följer en beskrivning av vilka insatser som genomförts, vissa är återkommande aktiviteter: Nya medarbetare vid kommunstyrelsens förvaltning introduceras i gällande riktlinjer avseende e-posthantering med underliggande lagstiftning i den utsträckning som behövs med hänsyn taget till den anställdes uppdrag. Det finns även beskrivet i den introduktionsbroschyr som nya medarbetare får ta del av. Chefsinformation om gällande policy och riktlinjer för telefoni, mobila enheter och e- post, augusti 2017 Introduktion för nya chefer som genomförs återkommande en gång per termin Förbättrad och mer lättillgänglig information inlagt på kommunens nya intranät om policy och rutiner för telefoni, mobila enheter och e-post, MINT, november 2018 Broschyren Ärendehantering vad är det? utkom i december 2018 Information till alla chefer om kommunens nya intranät och vilken information som finns där, chefsinformation, december 2018 Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen Kommunstyrelsens förvaltning Telefax e-postadress MJÖLBY kommunstyrelsen@mjolby.se

6 3(3) Datum Diarienummer Utbildning i kommunallagen, förvaltningslagen, offentlighets- och sekretesslagen samt den nya dataskyddsförordningen, december 2018 Utbildning till förtroendevalda för mandatperioden , januari 2019 Revisionens bedömning: Säkerställa att arbetet med kommunstyrelsen och tekniska nämndens dokumenthanteringsplaner färdigställs. Svar från kommunstyrelsen: Kommunstyrelsen och tekniska nämnden har färdigställt sina respektive dokumenthanteringsplaner. Kommunstyrelsen fattade beslut om en ny dokumenthanteringsplan , motsvarande beslut fattades av tekniska nämnden Tekniska nämndens dokumenthanteringsplan följer i stora delar kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan. Beslutsunderlag Uppföljning av granskning gällande nämndernas eposthantering 2017 Missiv KS/2019:72 Uppföljning av granskningsrapport e-posthantering: Svar från utbildningsnämnden Granskning av nämndens eposthantering 2017, uppföljning TEKN/2017:334 KS 285 Dokumenthanteringsplanen KSF revidering, (protokollsutdrag) TEKN 190 Dokumenthanteringsplan, (protokollsutdrag) Kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut 1. Denna skrivelse får utgöra kommunstyrelsens svar på revisionens uppföljning av granskning av nämndernas eposthantering Kommunstyrelsens svar ska tillställas kommunfullmäktige. Kommunstyrelsens förvaltning Carina Brofeldt Biträdande kommundirektör Postadress Besöksadress Telefon Internetadress Bankgironummer Mjölby kommun Burensköldsvägen Kommunstyrelsens förvaltning Telefax e-postadress MJÖLBY kommunstyrelsen@mjolby.se

7 , Kommunstyrelsen Utbildningsnämnden Tekniska nämnden Uppföljning av granskning gällande nämndernas e- posthantering 2017 Under granskningsåret 2017 genomförde revisionen en granskning av att kommunstyrelsen och nämnderna hade en ändamålsenlig hantering av e-post och att den interna kontrollen av hanteringen var tillräcklig. Resultatet visade att kommunstyrelsen och nämnderna i allt väsentligt ändamålsenlig rutiner för detta. Granskningsobjekt: Kommunstyrelsen, tekniska nämnden, utbildningsnämnden Granskningsdatum: September 2017 Granskare: Gabriel Uhlin och Nina Törling Några brister uppmärksammades i rapporten varför ett antal rekommendationer gavs till kommunstyrelsen och nämnderna att: I samband med införandet av de nya riktlinjerna för e-posthantering överväga att inkludera ett kontrollmoment i styrelsen och nämndernas internkontrollplaner för att säkerställa rutinens efterlevnad. Överväga att öka regelbundenheten i informationsinsatser och utbildning kring riktlinjerna för e-posthanteringen och dess underliggande lagstiftning för både tjänstemän och politiker. Säkerställa att arbetet med kommunstyrelsen och tekniska nämndens dokumenthanteringsplaner färdigställs. Revisionen vill med denna skrivelse få veta om dessa har följts och i så fall hur. För att bekräfta uppgifterna efterfrågar vi protokoll eller andra skrivelser som visar åtgärderna. Vi hänvisar i övrigt till granskningsrapporten. Revisionen önskar ett svar senast För revisionen YngveWelander, ordförande Yngve Nilsson, v ordförande 1

8 Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen (2) Sida 284 Dnr KS/2017:267 Revisionsrapport E-posthantering Mjölby kommun 2017 Bakgrund Revisionen i Mjölby kommun har beslutat att ge PwC i uppdrag att granska nämndernas e-posthandling. Kommunstyrelsen, utbildningsnämnden och tekniska nämnden har varit föremål för revisionens gransking. Sammanfattning Revisionen har granskat hur de utvalda nämnderna diarieför in- och utgående e-post, både från enskilda tjänstemän och funktionsbrevlådor och revisionen bedömer att kontrollmål är uppfyllda. Revisionen har även granskat kunskapen om offentlighets och sekretesslagstiften hos tjänstemän och nämnder och revisionen bedömer att kontrollmålet delvis är uppfyllt. Revisionen pekar på tre rekommendationer till förbättringar. Det första är att införa ett kontrollmoment i samband med att de nya riktlinjerna för e-posthantering även skulle införa ett kontrollmoment för att säkerställa att riktlinjerna efterföljs, förslaget är att de skulle ingå i kommunstyrelsen och nämndernas internkontrollplan. Svar: Kommunstyrelsens förvaltning ska undersöka möjligheten för att hitta bra och effektiva kontrollmoment för att säkerställa att riktlinjerna för e- posthantering följs och kan bli ett inslag i 2019 års internkontroll. Det andra är att införa regelbundna informationsinsatser kring kommunens riktlinjer och lagstiftning för tjänstemän och politiker. Svar: Kommunstyrelsens förvaltning ser positivt på förslaget. Den tredje rekommendationen är att färdigställa och besluta om dokumenthanteringsplanen för kommunstyrelsen och nämnderna. Svar: Arbetet med att färdigställa dokumenthanteringsplaner pågår och ska inom kort delges respektive nämnd och kommunstyrelsen för beslut. Beslutsunderlag Arbetsutskottets beslut 194/ Missiv Tekniska nämndens beslut 137/ Utbildningsnämnens beslut, omedelbar justering från sammanträdet Beslut om granskning av eposthanteringen Justerandes sign Utdragsbestyrkande

9 Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen (2) Sida fortsättning 284 Revisionsrapport e-posthantering Mjölby kommun Beslut 1. Kommunstyrelsen ger kommundirektören i uppdrag att undersöka möjligheten för att hitta bra och effektiva kontrollmoment för att säkerställa att riktlinjerna för e-posthantering följs och kan bli ett inslag i 2019 års internkontroll. 2. Kommunstyrelsen ger kommundirektören i uppdrag införa regelbundna informationsinsatser till politiker och tjänstemän om lagstiftning och riktlinjerna för e-posthantering. 3. Kommunstyrelsen tillställer svaret till kommunfullmäktige för information. Beslutet skickas till: Kommunens revision Kommunfullmäktige Revisionsbyrån PwC Utbildningsnämnden Tekniska nämnden Akten Justerandes sign Utdragsbestyrkande

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25