Lekmannarevision - tillämpning av offentlighetsprincipen

Transkript

1 Revisionsrapport Viktor Prytz Lisa Åberg Lekmannarevision - tillämpning av offentlighetsprincipen Hallands hamnar, Halmstad, Halmstad Energi och Miljö AB, Destination Halmstad och Halmstad Näringslivs AB

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Revisionsfråga Kontrollmål/granskningsmål Avgränsning Metod Regelverk Lagens krav på hanteringen av allmänna handlingar Destination Halmstad Bolagsordning, ägardirektiv och rutiner Posthantering Registrering/diarieföring Utlämnade av allmän handling Revisionell bedömning Halmstad Näringslivs AB Bolagsordning, ägardirektiv och rutiner Posthantering Registrering/diarieföring Utlämnade av allmän handling Revisionell bedömning Halmstad Energi och Miljö AB Bolagsordning, ägardirektiv och rutiner Posthantering Registrering/diarieföring Utlämnande av allmän handling Revisionell bedömning Hallands Hamnar Halmstad AB Bolagsordning, ägardirektiv Posthantering Registrering/diarieföring Utlämnande av allmän handling Revisionell bedömning Hallands hamnar Halmstad, Halmstad Energi och Miljö AB, Destination Halmstad AB och Halmstad Näringslivs AB

3 1. Inledning 1.1. Bakgrund Sedan 1995 omfattas även helägda kommunala bolag av offentlighetsprincipen. Rätten att ta del av allmänna handlingar gäller därför hos aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser i vilka kommunen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande, t.ex. innehar mer än hälften av aktierösterna. I delägda kommunala bolag, där det privata ägandet dominerar, är kommunen enligt kommunallagen skyldiga att verka för insyn. Lekmannarevisorerna har i sin bedömning av väsentlighet och risk funnit det angeläget att granska hanteringen av allmänna handlingar vid Halmstad Energi och Miljö AB, Hallands Hamnar Halmstad AB, Destination Halmstad och Halmstad Näringslivs AB Revisionsfråga Har bolaget en ändamålsenlig hantering av allmänna handlingar? 1.3. Kontrollmål/granskningsmål Hanteringen av allmänna handlingar finns reglerad i bolagsordning/ägardirektiv Bolaget har upprättat ändamålsenliga rutiner för hanteringen av allmänna handlingar Hanteringen av inkommande och utgående post och e-post fungerar tillfredsställande Registrering och diarieföring fungerar tillfredsställande Tillämpningen av bestämmelserna kring utlämnande av allmän handling fungerar Styrelsebeslut finns angående delegering till lämplig befattningshavare av utlämnande av allmänna handlingar 1.4. Avgränsning Granskningen avser följande fyra helägda kommunala bolag: Hallands Hamnar Halmstad, Halmstad Energi och Miljö AB (HEM), Destination Halmstad och Halmstad Näringslivs AB Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer, studier av dokumentation och stickprover. Vi har intervjuat följande personer/funktioner: VD för Halmstad Näringslivs AB och ekonom från stadskontoret som är knuten till Halmstad Näringslivs AB Registrator och ekonom från stadskontoret som är knuten till Destination Halmstad AB AB 1 av 16

4 Två registratorer, bolagets upphandlare samt chefen för intern service vid Halmstad Energi och Miljö AB Ekonomichefen och miljö- och säkerhetschefen vid Hallands Hamnar Halmstad Vi har genomfört stickprover i respektive bolags diarium för kontroll av efterlevnaden av lagens krav avseende en registrerad handling. Antalet stickprover har varierat utifrån det sammanlagda antalet diarieförda ärenden i respektive diarium för år För Halmstad Näringslivs AB har vi tagit tre stickprover, för Destination Halmstad sex, för Halmstad Energi och Miljö AB åtta och för Hallands Hamnar Halmstad AB sex. Vi har också studerat dokument såsom bolagsordningar, ägardirektiv, dokumenthanteringsplaner och dokumenterade rutinbeskrivningar mm. Rapporten har sakavstämts av de intervjuade för samtliga bolag. AB 2 av 16

5 2. Regelverk 2.1. Lagens krav på hanteringen av allmänna handlingar Det grundläggande regelverket för hanteringen av bolagets allmänna handlingar utgörs av tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagens regler om allmänna handlingar. Med handling avses i tryckfrihetsförordningen en framställning i skrift eller bild samt en upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med hjälp av tekniskt hjälpmedel. Detta innebär att med handling avses såväl pappershandlingar som e-post, sms, inlägg och kommentarer på sociala medier, cookiefiler, e-postloggar, cd-skivor etc. Enligt tryckfrihetsförordningen krävs två uppfyllda kriterier för att en handling ska anses som allmän. Dels ska handlingen förvaras hos myndigheten, dels ska den vara inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Bara för att en handling är allmän betyder det inte att den är offentlig. En allmän handling kan också vara sekretessbelagd vilket innebär att den är hemlig. Med myndighet avses i detta avseende kommunens nämnder och helägda bolag. Begreppet förvarad hos myndigheten innebär att handlingen ska finnas tillgänglig hos myndigheten. Datalagrad information anses förvarad när myndigheten har tillgång till den enligt ordinarie rutiner och med de ordinarie tekniska hjälpmedel som myndigheten använder. Med begreppet inkommen menas att en handling är inkommen till myndigheten när den har anlänt dit eller när behörig befattningshavare har tagit emot den. En handling kan komma in på flera olika sätt såsom med den ordinarie postgången, per fax, läggas i myndighetens brevinkast, komma till den elektroniska brevlådan, lämnas i receptionen eller överlämnas till tjänsteman eller förtroendevald. Inget krav finns på att tjänstemannen måste befinna sig i myndighetens lokaler. När en handling anses upprättad är enligt tryckfrihetsförordningen beroende av dess sammanhang och syfte. När en handling skickas iväg till någon utanför den egna myndigheten, d.v.s. expedieras, anses den upprättad. De handlingar som inte expedieras anses upprättade när ärendet dit de hör slutligt behandlats hos myndigheten. Upprättade handlingar som inte tillhör ett ärende anses upprättade när de undertecknats av en tjänsteman på myndigheten eller på annat sätt färdigställts. Offentlighets- och sekretesslagen slår fast att allmänna handlingar ska registreras utan dröjsmål. Registrering kan ske på olika sätt såsom diarieföring, objektsregistrering eller systematisk förvaring. Syftet med registreringen är att hålla ordning på myndighetens handlingar för att kunna ge allmänheten möjlighet att ta del av dem. Utan registreringen blir offentlighetsprincipen svår att omsätta i praktiken. Lagen talar endast om att registrera allmänna handlingar. Ofta används ordet diarieföring synonymt med ordet registrera, trots att diarieföring är ett sätt att AB 3 av 16

6 registrera handlingar på. I praktiken behöver en del av bolagens allmänna handlingar inte diarieföras eftersom det anges undantag. Exempel på sådana undantag är handlingar av uppenbart ringa betydelse för verksamheten samt handlingar som hålls ordnade så att de utan svårighet kan återfinnas, s.k. systematisk förvaring. Systematiskt förvarade handlingar måste dock hållas så väl ordnade att det utan svårighet går att avgöra vad som har inkommit eller upprättats. Detta innebär att en ovillkorlig registreringsskyldighet endast gäller för handlingar som innehåller sekretesskyddade uppgifter. För att en uppgift ska skyddas av sekretess krävs stöd i lag. Enligt offentlighets- och sekretesslagen ska följande uppgifter framgå av registret för en diarieförd handling: datum då handlingen kom in eller upprättades en unik beteckning i form av diarienummer eller annan beteckning avsändare eller till vem den har skickats i korthet vad handlingen rör. Utöver bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen finns också bestämmelser om registrering i arkivlagen som bl.a. stadgar att myndigheterna vid registrering av allmänna handlingar ska ta vederbörlig hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård. De olika typer av handlingar som återfinns inom myndigheten bör redovisas i en dokumenthanteringsplan. En dokumenthanteringsplan fungerar som en katalog där alla handlingar som förekommer på ett kontor är medtagna. I lagen finns inga krav på att myndigheten ska ha en dokumenthanteringsplan, men ofta stadgar arkivreglementet att en dokumenthanteringsplan ska upprättas av varje myndighet. Dokumenthanteringsplanen är en förutsättning för att respektive myndighet ska kunna leva upp till lagstiftningens krav. AB 4 av 16

7 3. Destination Halmstad 3.1. Bolagsordning, ägardirektiv och rutiner Hanteringen av allmänna handlingar regleras inte i bolagsordningen. I bolagets arbetsordning som beslutades av bolagets styrelse framgår av 11 att bolaget omfattas av bestämmelser i 2 kap. 3 i offentlighets- och sekretesslagen. Det innebär enligt arbetsordningen att vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av handlingar gäller i bolaget samt att bolaget jämställs med myndighet vid tillämpning av offentlighets- och sekretesslagen. Styrelsen har beslutat om en dokumenthanteringsplan för bolaget. I planen anges vilka dokument som hanteras inom bolaget, var de förvaras, när och om de ska gallras samt när de ska lämnas till ett slutarkiv. Det finns även muntliga rutiner för hantering av in- och utgående post och e-post Posthantering Inkommande post når, enligt de intervjuade, bolaget antingen genom postleverenas eller e-post. Den inkommande posten öppnas och datumstämplas. Det finns fullmakt från samtliga anställda som ger registrator rätt att öppna brev och försändelser i deras namn. Vid postöppning och vid öppnande av e-post till bolagets officiella e-postadress gör registrator bedömningen om det är handlingar som ska diarieföras eller ej. Det finns ingen rutin som grund för bedömningen. Om inkommande post bedöms som något som ska diarieföras scannas dokumentet in till bolagets diarium. Om det inte ska diarieföras lämna handlingen vidare till adressaten eller handläggare utses. E- post till den officiella e-postadressen diarieförs alternativt sorteras elektroniskt i en mapp som heter Övrig post. Det är möjligt att få ut en postlista över dagens inkommande post ur systemet. Inkommande e-post till de anställdas e-postadresser diarieförs på begäran av den anställde. Detta är enligt de intervjuade ovanligt. Utgående post och e-post diarieförs enligt de intervjuade i liten utsträckning. I de ärenden där handlingar ska diarieföras lämnas det till registratorn som skannar in dokumentet till diariet och placerar originalhandlingar i arkivskåpet. Det finns en muntlig rutin som anger detta förfarande. Enligt de intervjuade finns det en hög medvetenhet hos de anställda att de är en offentlig verksamhet och omfattas av offentlighetslagstiftningen. Den utgående posten från den officiella e-postadressen kan diarieföras eller sorteras elektroniskt i en mapp Övrig post. Bolaget har en Facebook-sida som används för att förmedla allmän information om inbjudningar, evenemang och viss information. Sidan används inte som formell kommunikationskanal och det finns inga rutiner för att hantera utgående eller inkommande handlingar från sidan. AB 5 av 16

8 3.3. Registrering/diarieföring Bolaget använder det diariesystem som kommun har i övriga verksamheter. Diariet utgörs av ett fysiskt diarium i ett brandsäkert arkivskåp samt ett elektroniskt system där e-post och scannade dokument läggs under ett diarienummer. Det är möjligt att markera handlingar och diarieposter med sekretessmarkering. Diarielistan för 2013 omfattar 227 poster. Stickproven visar att handlingar kan förvaras i arkivskåpet, elektroniskt i diariet eller i både och. Stickproven innehåller bl.a. remisser och remissvar, ekonomisk uppföljning, protokoll från kommunen och upprättade handlingar inom bolaget. Inom bolaget finns back-up för registratorn för daglig öppning av post, e-post samt för diariet. Vid behov kan företaget få stöd i frågor om offentlighet- och sekretess av kommunjuristen. Det finns även ett registratorsnätverk inom kommunen som träffas regelbundet för utbyte av erfarenheter eller kompetensutveckling Utlämnande av allmän handling Vid förfrågningar om utlämnande av handlingar kontaktas i första hand registrator. Registratorn kontaktar ansvarig handläggare och tar fram aktuella handlingar. Beslut om utlämnande och eventuella sekretessmarkeringar fattas av VD. I den av styrelsen beslutade arbetsordningen 11 anges att det till VD:n uppdras att på bolagets vägnar fatta beslut enligt 6 kap. i offentlighets- och sekretesslagen. Vid VD:s frånvaro fullgörs denna skyldighet av styrelsens ordförande. Det samma anges i styrelsens instruktion för VD, som återfinns i arbetsordningen Revisionell bedömning Vi konstaterar att det finns styrelsebeslut som förtydligar att bolaget lyder under offentlighets- och sekretesslagen samt att bolaget är att jämställa med myndighet vid tillämpning av offentlighets- och sekretesslagen. Vidare finns det en beslutad dokumenthanteringsplan och beslut om utlämnande av handlingar har delegerats till VD. Vi bedömer att hanteringen av inkommande och utgående post och e-post huvudsakligen fungerar tillfredsställande. Flera medarbetare kan hantera posten och fullmaktssystem finns för öppnande av personadresserad post. Vi rekommenderar bolaget att dokumentera rutinen för posthantering. Våra stickprover visar att diarieföringen och registreringen fungerar tillfredsställande och de diarieförda handlingarna förvaras samlat och på ett betryggande sätt. Vi rekommenderar bolaget att också upprätta en skriftlig rutin som anger vad som ska registreras och diarieföras som kan utgöra en gemensam grund för registrators och övriga anställdas bedömningar. Bolaget har en Facebook-sida som används till att sprida information. Det är möjligt för medborgare att lämna meddelanden via sidan till bolaget. Vi AB 6 av 16

9 rekommenderar att det finns en rutin som anger hur Facebook-sidan ska användas och inkommande meddelanden hanteras. Sammanfattningsvis gör vi bedömningen att bolaget huvudsakligen har en ändamålsenlig hantering av allmänna handlingar. AB 7 av 16

10 4. Halmstad Näringslivs AB 4.1. Bolagsordning, ägardirektiv och rutiner I bolagsordningen, daterad , finns ingen reglering av hanteringen av allmänna handlingar. I ägardirektivet, daterat , anges under rubriken Demokratiska aspekter att Bolaget skall om inte affärsmässighet eller sekretessregler motiverar annat, kännetecknas av öppenhet och ett serviceinriktat arbetssätt. Information till medborgarna och media är en naturlig och väsentlig del av verksamheten. I arbetsordningen för styrelsen anges i 11 att bolaget omfattas av bestämmelser i 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen. Det innebär enligt arbetsordningen att vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av handlingar gäller i bolaget samt att bolaget jämställs med myndighet vid tillämpning av offentlighetsoch sekretesslagen. Det finns en uttalad rutin för hanteringen av allmänna handlingar vad gäller inkommande handlingar och förvaring av det som diarieförs. Det finns ingen dokumenthanteringsplan. Bolaget anlitar kommunens kompetens när det lokala arkivet behöver gallras och överföras till kommunens arkiv. Fysiska allmänna handlingar som är diarieförda förvaras i ett brandsäkert skåp. Det förekommer även att e-post skrivs ut och förvaras i skåpet. De intervjuade anser att bolaget hanterar lite post och e-post i form av handlingar som behöver registreras och diarieföras Posthantering I samband med anställning får personalen skriva under fullmakt som ger registratorn rätt att öppna post adresserad till dem. Registratorn öppnar all inkommande post och datumstämplar den innan det lämnas vidare till berörd tjänsteman. Registratorn öppnar även all inkommande e-post till bolagets officiella adress och skickar vidare eventuell e-post som behöver handläggas. Vid öppningen av post och e-post bedömer registratorn vad som ska diarieföras. För post handlar det om att kopiera och föra in dokumentet i ett ärende diariesystemet. För e-post handlar det om att antingen upprätta ett ärende i diariesystemet med e- postinnehållet som dokument i ärendet eller att spara e-post i systemets mapp för Övrig post. För inkommande e-post till tjänstemännen gör tjänstemännen bedömningen om det ska diarieföras. Då vidarebefordras e-posten till registrator. De intervjuade anser att mycket av den inkommande posten utgörs av remisser från kommunen. Bolaget har få anställda för att kunna ta ställning i samtliga remisser utan får prioritera de remisser som bedöms ligga närmast bolagets uppdrag. AB 8 av 16

11 Utgående post och e-post diarieförs enligt de intervjuade i liten utsträckning. De intervjuade anser att deras kommunikation via e-post och post inte utgörs av den sortens material som behöver registreras eller diarieföras. I de ärenden där handlingar ska diarieföras lämnas det till registratorn som scannar in dokumentet till diariet och placerar originaler i arkivskåpet. Det är tjänstemännen som bedömer var som ska diarieföras av den utgående posten. Den utgående posten från den officiella e-postadressen kan diarieföras eller sorteras elektroniskt i en mapp Övrig post. Det finns en muntlig rutin som anger detta förfarande. Enligt de intervjuade har bolaget arbetat aktivt med att öka de anställdas medvetenhet om att bolaget är en offentlig verksamhet och omfattas av offentlighetslagstiftningen Registrering/diarieföring Bolaget använder det diariesystem som kommun har i övriga verksamheter. Diariet utgörs av ett fysiskt diarium i ett brandsäkert kassaskåp samt ett elektroniskt system där e-post och scannade dokument läggs under ett diarienummer. Det är möjligt att markera handlingar och diarieposter med sekretessmarkering. Diarielistan för 2013 omfattar 15 poster. Stickproven visar att handlingar kan förvaras i arkivskåpet, elektroniskt i diariet eller i både och. Stickproven innehåller bl.a. remisser och remissvar, protokoll från kommunen och upprättade handlingar inom bolaget. Det är framför allt ingående handlingar som finns i diariet. Inom bolaget finns ingen back-up för registratorn för daglig öppning av post, e-post samt för diariet. Det pågår internutbildning för att tillse att en person kan fungera som back-up. Vid behov kan bolaget få stöd i frågor om offentlighet- och sekretess av kommunjuristen. Det finns även ett registratorsnätverk inom kommunen som träffas regelbundet för utbyte av erfarenheter eller kompetensutveckling. Bolagets registrator deltar vid vissa av dessa möten Utlämnande av allmän handling Vid förfrågningar om utlämnande av handlingar kontaktas i första hand registrator. Registratorn kontaktar ansvarig handläggare och tar fram aktuella handlingar. Beslut om utlämnande och eventuella sekretessmarkeringar fattas av VD. I den av styrelsen beslutade arbetsordningen 11 anges att det till VD:n uppdras att på bolagets vägnar fatta beslut enligt 6 kap. i offentlighets- och sekretesslagen. Vid VD:s frånvaro fullgörs denna skyldighet av styrelsens ordförande. Det samma anges i styrelsens instruktion för VD Revisionell bedömning Vi konstaterar att det finns styrelsebeslut som förtydligar att bolaget lyder under offentlighets- och sekretesslagen samt att bolaget är att jämställa med myndighet vid tillämpning av offentlighets- och sekretesslagen. Vidare finns angivet att beslut om utlämnande av handlingar är delegerat till VD:n. AB 9 av 16

12 Vi konstaterar att bolaget saknar en beslutad och aktuell dokumenthanteringsplan med gallringsfrister. Enligt vår bedömning bör bolaget snarast se till att styrelsen fastställer en dokumenthanteringsplan med gallringsfrister så att bolaget har rätt att gallra allmänna handlingar. Vi bedömer att hanteringen av inkommande och utgående post och e-post huvudsakligen fungerar tillfredsställande. Flera medarbetare kan hantera posten och fullmaktssystem finns för öppnande av personadresserad post. Vi rekommenderar bolaget att dokumentera rutinen för posthantering. Våra stickprover visar att diarieföringen och registreringen fungerar tillfredsställande och de diarieförda handlingarna förvaras samlat och på ett betryggande sätt. Våra stickprover visar att diarieföringen och registreringen fungerar tillfredsställande och de diarieförda handlingarna förvaras samlat och på ett betryggande sätt. Enligt vår bedömning är det viktigt att ytterligare en person kan diarieföra vid bolaget för att minska sårbarheten vid planerad och oplanerad frånvaro. Vi rekommenderar bolaget att också upprätta en skriftlig rutin som anger vad som ska registreras och diarieföras och som kan utgöra en gemensam grund för registrators och övriga anställdas bedömningar. Sammanfattningsvis gör vi bedömningen att bolaget huvudsakligen har en ändamålsenlig hantering av allmänna handlingar. AB 10 av 16

13 5. Halmstad Energi och Miljö AB 5.1. Bolagsordning, ägardirektiv och rutiner Bolagets hantering av allmänna handlingar regleras inte i bolagsordningen. I bolagets ägardirektiv regleras dock följande: Bolaget skall om inte affärsmässighet eller sekretessregler motiverar annat, kännetecknas av öppenhet och ett serviceinriktat arbetssätt. Information till medborgarna och media är en naturlig och väsentlig del av verksamheten. I arbetsordningen för styrelsen anges i 11 att bolaget omfattas av bestämmelser i 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen. Det innebär enligt arbetsordningen att vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av handlingar gäller i bolaget samt att bolaget jämställs med myndighet vid tillämpning av offentlighetsoch sekretesslagen. Bolagets gällande dokumenthanteringsplan har reviderats av styrelsen i februari Innan fastställelse av planen har arkivmyndigheten getts möjlighet att lämna synpunkter Posthantering Enheten för intern service ansvarar för bolagets posthantering och registratur. Dokumenterade rutiner finns för bolagets posthantering. Två registratorer turas om att ta hand om inkommande post till bolaget. Den inkommande posten utgörs främst av fakturor, avtal, korrespondens från myndigheter, privatpersoner och företag. Utöver detta förekommer också en hel del reklam och andra handlingar av mindre vikt. Bolagets officiella e-postbrevlåda, info@hem.se, töms varje morgon och kontinuerligt under dagen. Båda registratorerna har tillgång till den. Även upphandlaren kan gå in och sköta post och e-post vid frånvaro. Vid semestertider är alltid någon av administratörerna i tjänst. Inkommande e-post vidarebefordras till berörd handläggare. Det finns ingen rutin för att skicka mottagningsbekräftelser utan det är respektive handläggares ansvar att ta kontakt med den som vänder sig till bolaget via e-post. I stort sett samtliga tjänstemän vid bolaget har lämnat skriftlig fullmakt till enheten för intern service för öppnande av personadresserad post. Av intervjuerna framkommer att det ingår som en del i introduktionsplanen av nyanställda. I samband med att nyanställda lämnar fullmakt får de också muntlig och skriftlig information om offentlighetslagstiftningen. När det gäller in- och utgående e-post till och från tjänstemännens e-postadresser, upplever de intervjuade att det är sällan som sådan e-post vidarebefordras till registratorerna för diarieföring. Rutinen upplevs inte fungera väl då det förekommer att registratorerna exempelvis kan få bekräftelse på att en handling har tagits emot från bolaget, trots att den utgående handlingen inte har passerat diariet. AB 11 av 16

14 Enligt de intervjuade finns det dock tjänstemän som är noggranna med att lämna in e-post för diarieföring. Bolagets Facebooksida hanteras inte av enheten för intern service utan av marknadsavdelningen. Bolaget har fastställt ett regelverk för hantering av sociala medier. I bolagets dokumenthanteringsplan finns också gallringsfrister för allmänna handlingar på sociala medier Registrering/diarieföring Bolaget registrerar i två olika system. Systemet LIS är ett mer traditionellt diarieföringssystem och som övriga kommunala nämnder också använder. I detta system diarieförs bl.a. handlingar avseende anställningar, upphandlingar, detaljplaner, remisser, policyer, strategiska planer, bokslut och årsredovisning samt handlingar i styrelsens beslutsärenden. De registrerade handlingarna skannas in i systemet. Originalhandlingarna förvaras i akter i ett källararkiv. Diarieföringen av handlingar i övriga ärenden som bolaget hanterar sker i systemet Add Systems som är ett ledningssystem. I systemet registreras handlingar och det går att bygga ärenden. Handlingarna skannas in i systemen och originalhandlingarna förvaras i pärmar i godkända arkivlokaler i källaren. Vissa pågående ärenden förvaras i brandsäkert kassaskåp på enheten. Bolaget diarieför med olika nummerserier för moderbolaget HEM, HEM Nät och Halmstad stadsnät. Av intervjuerna framkommer att kommunen har handlat upp ett nytt ärendehanteringssystem som ska ersätta LIS. Även HEM kommer att införa detta system. Förhoppningsvis kommer bolaget att vara i gång i det nya systemet innan semestrarna år Sekretessmarkering kan göras i båda systemen. Samtliga tjänstemän vid bolaget kan söka i båda systemen och det går att vidarebefordra e-post till diariesystemet LIS. De två registratorerna och upphandlaren kan registrera i systemen och går omlott i semestertider. Alla handläggare har möjlighet att lägga in sina dokument i ledningssystemet, men det är endast ett fåtal som gör det. Enligt de intervjuade är det i genomsnitt tio inkommande handlingar som diarieförs per dag. Utöver detta diarieförs också ett antal upprättade handlingar. Interna protokoll och styrelseprotokoll förvaras systematiskt i pärmar. Styrelseprotokollen med bilagda handlingar i original hanteras och återfinns hos VD-assistenten. Genomförda stickprover i LIS och ledningssystemet visar att registreringen levde upp till lagstiftningens krav. Samtliga handlingar i ärenden kunde återfinnas i original i ärendeakt/pärm utom i ett. I ett ärende i ledningssystemet, 2013/3000 Återställning av mur efter byte av elskåp saknades en registrerad handling i original i akten. Handlingen fanns dock inskannad i fulltext i ledningssystemet. Registratorerna avslutar kontinuerligt ärenden i diarieföringssystemen. Handlingarna arkivläggs i boxar. Arkiverade ärenden i LIS överlämnas till kommunarkivet enligt intervall i dokumenthanteringsplanen. Handlingarna i registrerade ärenden i ledningssystemet gallras enligt fastställda gallringsfrister i AB 12 av 16

15 dokumenthanteringsplanen. De handlingar som ska bevaras läggs i arkivboxar och lämnas till kommunarkivet enligt fastställda gallringsfrister i enlighet med dokumenthanteringsplanen Utlämnande av allmän handling Av intervjuerna framkommer att det är sällan som det förekommer förfrågningar om att ta del av bolagets allmänna handlingar. Enligt de intervjuade har det skett cirka 6-7 gånger de senaste åren. De begärda handlingarna har kunnat lämnas ut, någon gång har en handling maskats och delvis lämnats ut. Beslut att neka utlämnande av allmän handling fattas av VD Revisionell bedömning Vi konstaterar att det finns styrelsebeslut som förtydligar att bolaget lyder under offentlighets- och sekretesslagen samt att bolaget är att jämställa med myndighet vid tillämpning av offentlighets- och sekretesslagen. Vidare finns det en beslutad och aktuell dokumenthanteringsplan med gallringsfrister och beslut om att neka utlämnande av allmän handling har delegerats till VD. Vi bedömer att hanteringen av inkommande och utgående post och e-post fungerar tillfredsställande. Bolaget har dokumenterade rutiner för posthanteringen, flera medarbetare kan hantera posten och fullmaktssystem finns för öppnande av personadresserad post. Våra stickprover visar att diarieföringen och registreringen fungerar tillfredsställande och de diarieförda handlingarna förvaras samlat och på ett betryggande sätt. Vi rekommenderar bolaget att också upprätta en skriftlig rutin som anger vad som ska registreras och diarieföras och som kan utgöra en gemensam grund för registrators och övriga anställdas bedömningar. Sammanfattningsvis gör vi bedömningen att bolaget har en ändamålsenlig hantering av allmänna handlingar. AB 13 av 16

16 6. Hallands Hamnar Halmstad AB 6.1. Bolagsordning, ägardirektiv Bolagets hantering av allmänna handlingar regleras inte i bolagsordningen. I bolagets ägardirektiv regleras dock följande: Bolaget skall om inte affärsmässighet eller sekretessregler motiverar annat, kännetecknas av öppenhet och ett serviceinriktat arbetssätt. Information till medborgarna och media är en naturlig och väsentlig del av verksamheten. I arbetsordningen för styrelsen anges i punkt 5 att bolaget omfattas av bestämmelser i 2 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen. Det innebär enligt arbetsordningen att vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av handlingar gäller i bolaget samt att bolaget jämställs med myndighet vid tillämpning av offentlighets- och sekretesslagen. Bolaget saknar aktuell dokumenthanteringsplan. Styrelsen har antagit kommunens Riktlinjer för arkiv- och dokumenthantering. Riktlinjerna kan jämställas med ett arkivreglemente och anger vad som ska gälla för arkivvården i Halmstad kommun Posthantering Bolagets posthantering sköts av en administratör på hamnkontoret. Administratören öppnar och ankomststämplar posten. Ska handlingen diarieföras förses den med en stämpel som talar om att handlingen finns inskannad i diarieföringssystemet. Personadresserad post där personnamnet står överst i adressen öppnas inte. Fullmakter för öppnande av personadresserad post finns. Vid nyanställning får personalen lämna ett skriftligt medgivande. När posten har öppnats fördelas de inkommande handlingarna ut till berörda handläggare i original. Respektive handläggare ansvarar för att förvara handlingarna på ett betryggande sätt. Originalavtal förvaras dock i särskild avtalspärm. Bolagets rutiner för posthantering har inte dokumenterats. Bolaget har utsedda ersättare genom sitt kvalitetsledningssystem som hjälper till att ta hand om posten vid planerad och oplanerad frånvaro. Bolagets officiella e-postbrevlåda, info@hallandshamnar.se, hanteras också av administratören, men även ytterligare tre personer har tillgång till den. Till e- postbrevlådan kommer främst reklam och handlingar av mindre vikt, men enligt de intervjuade förekommer även viktig information som anmälningar om fartygsanmälan och information och remisser från Halmstad kommun. Enligt de intervjuade är det enkelt att överföra inkommande e-post till bolagets diarieföringssystem. Det finns ingen rutin för att skicka mottagningsbekräftelser till den som kontaktar bolagets officiella e-postbrevlåda. Bolaget har en Facebooksida på vilken bolaget lägger ut information och nyheter. Det finns en datapolicy som reglerar bolagets närvaro på sociala medier. AB 14 av 16

17 6.3. Registrering/diarieföring Sedan ett år tillbaka diarieför bolaget i dokumenthanteringssystemet Docuro. Innan dess hade bolaget ett manuellt diarium i Excel. I systemet skannas alla handlingar in i PDF-format. Varje registrerat dokument får ett eget nummer. Det går att koppla handlingar till varandra, men systemet medger inte att ärenden kan byggas. Enligt de intervjuade finns det inte så stort behov av att koppla handlingar till varandra. De registrerade handlingarna grupperas utifrån sju olika dokumenttyper, varav en kallas diarium. Vidare finns t.ex. en dokumenttyp som kallas upphandling och en som kallas avtal (avser fackliga avtal). Det finns en sökfunktion i systemet som möjliggör sökningar ända ner på enskild bokstav. Systemet har också en bevakningsfunktion, däremot finns det ingen funktion för att sekretessmarkera handlingar. Sekretessmarkering av handlingar sker genom att de placeras i rätt dokumenttyp och att begränsa åtkomligheten via behörighetsstyrning till de olika dokumenttyperna. Som tidigare nämnts är det handläggarnas ansvar att diarieföra sina egna handlingar. Det finns dock inget krav att originalhandlingarna ska sparas. Enligt de intervjuade är det tillåtet att slänga handlingar som är av mindre vikt, när de skannats och registrerats i Docuro. Handlingar avseende ekonomi och personal arkiveras i arkivboxar och förvaras i brandklassat arkiv. Av intervjuerna framkommer att bolaget har överlämnat äldre arkivhandlingar av historiskt intresse till kommunarkivet. Även styrelseprotokollen överlämnas kontinuerligt till kommunarkivet. Alla handläggare kommer inte åt alla dokumenttyper i Docuro. Endast miljö- och säkerhetschefen kommer åt samtliga och kan ändra behörigheter. I semestertider måste handläggarna se till att läsa inkommande e-post och ta hand om eventuellt inkommande papperspost så att handlingar kan bli diarieförda. Vid tidpunkten för granskningen finns totalt 705 registrerade handlingar i Docuro. Bolaget har inte som rutin att påbörja en ny nummerserie vid varje nytt år utan fortsätter i samma. Bolaget har upprättat dokumenterade rutiner för registerhållning, arkivering och diarium inom ramen för bolagets kvalitetsledningssystem. Dessa finns tillgängliga för all personal på intranätet. Genomförda stickprover i Docuro visar att registreringen lever upp till lagstiftningens krav avseende en registrerad handling. Samtliga handlingar i ärendena kunde återfinnas digitalt i systemet. Av intervjuerna framkommer att bolaget kontinuerligt bjuds in till kommunens nätverksträffar som rör dokumenthantering Utlämnande av allmän handling Av intervjuerna framkommer att det är mycket sällan som det förekommer förfrågningar om att ta del av bolagets allmänna handlingar. Enligt de intervjuade har det endast skett en gång de senaste åren. Den begärda uppgiften kunde lämnas ut. Beslut att neka utlämnande av allmän handling fattas av VD eller vid VD:s frånvaro av den person som fått delegerat ansvar. De dokumenterade rutinerna för diarium innehåller också skriftliga rutiner för nekande av utlämnande handling och en mall för avslagsbeslut med besvärshänvisning. AB 15 av 16

18 Revisionell bedömning Vi konstaterar att det finns styrelsebeslut som förtydligar att bolaget lyder under offentlighets- och sekretesslagen samt att bolaget är att jämställa med myndighet vid tillämpning av offentlighets- och sekretesslagen. Vidare har beslut om att neka utlämnande av allmän handling delegerats till VD. Vi konstaterar att bolaget saknar en beslutad och aktuell dokumenthanteringsplan med gallringsfrister. Enligt vår bedömning bör bolaget snarast se till att styrelsen fastställer en dokumenthanteringsplan med gallringsfrister så att bolaget har rätt att gallra allmänna handlingar. Vi bedömer att hanteringen av inkommande och utgående post och e-post huvudsakligen fungerar tillfredsställande. Flera medarbetare kan hantera posten och fullmaktssystem finns för öppnande av personadresserad post. Enligt vår bedömning bör bolaget även upprätta skriftliga rutiner för posthanteringen. Vi bedömer att bolagets diarieföring och registrering delvis fungerar tillfredsställande. Våra stickprover visar att diarieföringen lever upp till lagstiftningens krav och skriftlig rutin finns för hur diarieföring går till i Docuro. Vi bedömer dock att de diarieförda handlingarna bör förvaras samlat på ett betryggande sätt i närarkiv eller arkivskåp. Enligt vår bedömning är hanteringen av sekretesshandlingar i systemet inte ändamålsenlig, då det inte går att sekretessmarkera handlingar. Att lösa sekretessen genom att styra behörigheterna till de olika dokumenttyperna försvårar, enligt vår bedömning, återsökningen av allmänna handlingar. Vidare anser vi att bolaget bör inrätta en tydlig registratorsfunktion där ett par medarbetare har åtkomst och behörighet till samtliga dokumenttyper. Vi rekommenderar bolaget att upprätta en skriftlig rutin som anger vad som ska registreras och diarieföras och som kan utgöra en gemensam grund för registrators och övriga anställdas bedömningar. Sammanfattningsvis gör vi bedömningen att bolaget delvis har en ändamålsenlig hantering av allmänna handlingar Lisa Åberg Projektledare Christel Eriksson Uppdragsledare AB 16 av 16