Kommunens rutiner för hantering av avtal

Transkript

1 Revisionsrapport* Kommunens rutiner för hantering av avtal Bollnäs kommun April 2007 Åke Andersson *connectedthinking

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Uppdrag, bakgrund och revisionsfråga Uppdrag och bakgrund Revisionsfråga Metod och avgränsning Granskningsmetod Avgränsning Avtalshanteringen i Bollnäs kommun System och rutiner för avtalshantering Kommunstyrelsen och tekniska nämnden Socialnämnden...5

3 1 Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Bollnäs kommun har Komrev inom Öhrlings Pricewaterhouse Coopers AB genomfört en granskning av den interna kontrollen avseende kommunens rutiner för hantering av avtal. Efter genomförd granskning kan konstateras att den interna kontrollen inom Bollnäs kommun fungerar väl av avser bevakning av avtal. Däremot finns brister vad avser dokumentation av handläggning av avtal, kvalitetssäkring av avtal och förvaring av avtal. Vi vill därför rekommendera kommunen att: dokumentera handläggningsrutiner för arbete med avtal. Behov finns av ett stödjande dokument (checklista) för den som har att upprätta, kontrollera och underteckna avtal. En webbaserad informationslänk kan behövas som dokumenterar uppkomna frågor och svar om avtalsfrågor och vad som finns i övrigt att beakta vid handläggning av avtal. kvalitetskontrollerna vid upprättade av avtal dokumenteras. rutiner för säkrare förvaring av originalavtal utformas. nämnderna periodvis kontrollerar att hanteringen av avtal sker enligt fastställda rutiner. Vi har dessutom noterat att ett antal avtal är upprättade för lång tid sedan. Det finns anledning att se över aktualiteten i dessa avtal och eventuellt formellt säga upp avtal som löper trots att de är inaktuella och inte tillämpas. Det bör vidare övervägas om inte påskrift av avtal skall ske av två personer. Detta i syfte att säkra upp den interna kontrollen bl.a. med avseende på förbättrad information om ingångna avtal, kvalitetskontroll i utformning av avtal samt bevakning att kontroller gjorts för att säkra betalning/leverans. 1

4 2 Uppdrag, bakgrund och revisionsfråga 2.1 Uppdrag och bakgrund Revisorerna i Bollnäs kommun har uppdragit till Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers att granska kommunens hantering och bevakning av olika typer av avtal. En kommun är en komplex organisation med många olika verksamheter. Inom de olika verksamheterna tecknas en mängd olika typer av avtal. Som exempel på sådana avtal kan nämnas drift- och skötselavtal, lokalupplåtelser, köpeavtal, samarbetsavtal, nyttjanderättsavtal, licenser, vårdavtal, arrendeavtal m.m. Det är viktigt att kommunen har ordning och reda bland avtalen. Avtalen ska gå att hitta, avtalen ska vara undertecknade av behörig befattningshavare och det bör finnas någon form av bevakning så att avtal sägs upp i tid och att förnyelser/förlängningar av avtal sker på ett korrekt sätt. 2.2 Revisionsfråga Granskningen syftar till att besvara frågeställningar om vilka olika typer av avtal som finns, vilka som har rätt att upprätta och underteckna avtal för kommunens räkning samt om det finns rutiner för avtalsbevakning. 3 Metod och avgränsning 3.1 Granskningsmetod Intervjuer har genomförts med registratorer för kommunstyrelsen, kommunsekreteraren, fastighetschefen, administrative chefen vid tekniska förvaltningen, avdelningschefen vid IFO samt systemansvarig för webbsystem för avtalsbevakning. Intervju har också förevarit med personal inom kommunens ekonomikontor rörande faktureringsrutin och betalningsbevakning. 3.2 Avgränsning Granskningen omfattar inte upphandlingsavtal. Granskningen har inriktats på kommunstyrelsens, tekniska nämnden och socialnämndens ansvarsområden. 2

5 4 Avtalshanteringen i Bollnäs kommun 4.1 System och rutiner för avtalshantering Iakttagelser: Kommunen har inga allmänna riktlinjer och stödjande checklistor för att upprätta och godkänna avtal för kommunens räkning. Arbetsrutiner för upprättande av avtal är inte dokumenterade. Avtalsmallar används där det finns branschspecifika avtal eller egna upprättade avtalsmallar. Diarieföring av avtal är säkrat för den del avtal som inkommer via central postöppningsrutin på förvaltningarna. I de fall avtal undertecknas direkt på handläggares tjänsterum eller inkommer på perifer lokal driftsenhet kan det förekomma att avtalen inte diarieförs alternativt diarieförs lång tid efter tecknandet. Förvaring av originalavtal sker inte alltid på ett säkert sätt. Det finns originalavtal som ligger på tjänsterum. Många avtal är scannade och inlagda i kommunens avtalsdatabas. Från år 2005 finns ett IT-system för att föra register över avtal, scanna in avtal och lägga in bevakning för olika delar i avtal. Bevakningen sker genom att systemet sänder påminnande e-post till ansvarig handläggare dagligen från gällande bevakningsdatum till dess öppningsåtgärd vidtagits. E-post går även till annan administrativt handläggare inom berörd förvaltningsenhet om att e-postmeddelandet ännu inte är öppnat. Enligt upplysning sker kontroll av motpartens skattestatus, skattebetalning och eventuella betalningsanmärkningar innan avtal undertecknas av handläggare. Kontrollen dokumenteras inte alltid. Kommunens ekonomikontor utför på anmodan av förvaltning debitering, bokföring och betalningsbevakning av ekonomiska villkor som följer av avtal. Debiteringsbekräftelse skickas ut av ekonomikontoret till debiterande enhet. Någon systematisk uppföljning inom förvaltningen med rapport till ansvarig nämnd är inte organiserad. Kommentarer Vi bedömer att behov finns av stödjande dokument/checklista för den som har att upprätta, kontrollera och underteckna avtal. En webbaserad informationslänk kan behövas som dokumenterar uppkomna frågor och svar om avtalsfrågor och vad 3

6 som finns i övrigt att beakta vid handläggning av avtal. Behov finns av dokumenterade handläggningsrutiner för arbete med avtal. Former för förvaring av originalavtal kan förbättras. Det bör övervägas om inte påskrift av avtal även skall ske av två personer. Detta i syfte att säkra kvalitén i utformning av avtal och att kontroller skett för att säkra betalning/leverans. 4.2 Kommunstyrelsen och tekniska nämnden Iakttagelser: Vår granskning avser kommunkansliet, fastighetskontoret och tekniska förvaltningen. Samtliga avtal som inkommit via den centrala postöppningsrutinen blir diarieförda och förvaras i närarkivet. Utöver sökfunktionen i diariet som också medger inläggning av bevakningsfunktion finns sökfunktioner och bevakningsfunktioner i avtalsdatabasen. Avtal tecknas i huvudsak av firmatecknare för större avtal samt avtal inom försäljning och inköp av mark, fastigheter och vid fastighetsregleringar. Kvalitetskontrollen av upprättade avtal sker utan att den finns dokumenterad. Den sker i diskussion mellan handläggare och förvaltningschef/avdelningschef/enhetschef. Gjorda kontroller om motpartens betalningsförmåga och eventuella betalningsanmärkningar dokumenteras inte alltid. Avtal bevakas enligt i databasen inlagd ansvarig och utifrån rutiner som finns i avtalsdatabasen. Det finns ganska många mindre avtal som rör tjänst, upplåtelser och nyttjanden som är specifika till vad som tillhandahålls och nyttjas. Villkor tas med i avtal så att avtal kan frånträdas om motpart bedöms inte kunna uppfylla avtalet eller inte genomför uppdraget enligt avtalad eller gängse kvalité. Inom förvaltningarna gör man bedömningen att det kan finnas originalavtal som förvaras oskyddade. Denna misstanke grundas på att man inte är helt säkra på att samtliga avtal blir diarieförda. Kommunstyrelsens tillsyn över avtalshantering sker sällan 4

7 Kommentarer: Dokumenterade arbetsrutiner och kontrollrutiner vid ingående av avtal saknas. Säkerheten vad avser förvaring av originalavtal bör ses över. System för bevakning av avtal synes fungera tillfredställande. 4.3 Socialnämnden Iakttagelser: Inom socialnämndens verksamhetsområde förekommer bl. a. hyresavtal (såväl för förvaltningens lokaler som lägenheter för klienter), avtal avseende gruppboenden och dagverksamhet, avtal avseende köp av handledningstjänster. Avtalen diarieförs på förvaltningsnivå och original förvaras hos handläggare i särskilda pärmar. Avtal som rör klient förvaras i klientakt och är inte inlagda i bevakningssystem för avtal. Avtal som finns i bevakningssystem påminner handläggare via e-post. Avtalen för individplacering och handledning av personal skrivs i huvudsak under av handläggare av placeringsavtal. Andra avtal undertecknas av ordförande, förvaltningschef och vård- och omsorgschef. Arbetsrutiner vid tecknade av avtal är inte dokumenterad. Kvalitetskontrollen vid upprättande av avtal sker utan att den finns dokumenterad. I vissa fall sker den i diskussion mellan handläggare och förvaltningschef/avdelningschef/enhetschef. Villkor tas med så att avtal kan frånträdas om motpart bedöms inte kunna uppfylla avtalet eller inte genomför uppdraget enligt avtalad eller gängse kvalité. Gjorda kontroller om motpartens betalningsförmåga och eventuella betalningsanmärkningar dokumenteras inte alltid. Tillsyn av nämnden över hantering av avtal sker inte med någon systematik. Kommentarer: Det finns fungerande rutiner för bevakning av ingångna avtal som inte är direkt klientberoende. Behov finns av att dokumentera arbetsrutiner för handläggning av avtal. 5

8 Säkerhet i förvaring av originalavtal bör ses över. Tillsyn över avtalshantering bör ske för att göra en bedömning av säkerhet, kvalitet och sårbarhet. 6