VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 1 (15)

Transkript

1 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 1 (15) Plats och tid Mörbyrummet, 08:45 12:00 Beslutande Åke Uddén (C), ordförande Roger Gadde (M) Tommy Eckelöv (S) Övriga närvarande Mats Lennerthsson, fritidschef Mikael Göransson, samordnare ekonomi och administration Åsa Borglund, föreningssamordnare Siobhán Górny, nämndsekreterare Utses att justera Justeringens tid och plats Tommy Eckelöv Kommunstyrelsens kansli, kl 17:00 Underskrifter Sekreterare 1 14 Siobhán Górny Ordförande Åke Uddén Justerande Tommy Eckelöv BEVIS Justeringen har anmälts hos fritidsnämnden.

2 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 2 (15) FÖREDRAGNINGSLISTA Ärende Sidan 1 Val av justerare Fastställande av dagordning Fritidsnämndens verksamhetsberättelse 2012 (FN ) Internkontroll 2013 (FN ) Besluts- och behörighetsattestanter 2013 (FN ) Information om redovisningsprincip för uppbokade bidrag Taxor för skolor vid hyra av idrottsanläggningar (FN ) Bidragsbelopp för normstyrda bidrag 2013 (FN ) Revidering av riktlinjer för driftsbidrag (FN ) Driftsbidrag till föreningar GoIF Kåre och Frösunda SK (FN ) Ansökan om extra hyresbidrag för 2013, Vallentuna Scoutkår NSF (FN ) Ansökan om särskilt bidrag till verksamhet, Stall Lilla Rörby (FN ) Information om nytt avtal med Vallentuna Skate- och BMX-förening (FN ) Information om Veda ridhus (FN )... 15

3 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 3 (15) 1 Val av justerare Beslut Tommy Eckelöv utses att justera protokollet. 2 Fastställande av dagordning Beslut Arbetsutskottet fastställer dagordningen utan ändringar.

4 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 4 (15) 3 Fritidsnämndens verksamhetsberättelse 2012 (FN ) Beslut Arbetsutskottet överlämnar verksamhetsberättelsen för 2012 med föreslagna ändringar till fritidsnämnden för beslut. Fritidschefen och samordnaren för ekonomi och administration föredrar förvaltningens förslag till verksamhetsberättelse Yrkanden Åke Uddén (C): Arbetsutskottet överlämnar verksamhetsberättelsen för 2012 med föreslagna ändringar till fritidsnämnden för beslut. Propositionsordning Ordförande ställer det egna förslaget mot avslag och finner att arbetsutskottet bifaller förslaget. Fritidsnämndens verksamhetsberättelse 2012 Akten

5 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 5 (15) 4 Internkontroll 2013 (FN ) Fritidsnämnden godkänner fritidsförvaltningens förslag till Intern kontrollplan En intern kontrollplan ska tas fram varje år. För de rutiner som finns med i den aktuella kontrollplanen har väsentlighet- och riskanalys gjorts. De upptagna rutinerna har bedömts som viktiga att bevaka särskilt under detta år. Uppföljning av den interna kontrollplanen sker vid del- och helårsbokslut. Eventuella avvikelser anmäls dock till nämnden när de uppstår. De rutiner som finns upptagna under 2013 är fem administrativa rutiner samt tre tekniska rutiner, vilka framgår i bilaga "Internkontrollplan 2013". 1. Tjänsteskrivelse Intern kontrollplan 2013 Akten

6 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 6 (15) 5 Besluts- och behörighetsattestanter 2013 (FN ) Fritidsnämnden godkänner fritidsförvaltningens förslag till besluts- och behörighetsattestanter Fritidsnämnden har att utse beslutsattestanter och ersättare för dessa samt att ange vilka ansvar uppdragen gäller. Beslutsattestant vidimerar att nämndsbeslut, budgetanslag eller annan av fullmäktige eller nämnd beslutad plan samt normer eller riktlinjer följs. Enligt kommunens redovisningsreglemente ska, förutom beslutsattestanter, även behörighetsattestanter godkännas av fritidsnämnden. Som ersättare föreslås tjänstgörande ersättare på tjänsten eller närmaste överordnad. 1. Tjänsteskrivelse Förteckning över besluts- och behörighetsattestanter 2013 Akten

7 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 7 (15) 6 Information om redovisningsprincip för uppbokade bidrag Arbetsutskottet tackar för informationen. Fritidschef och samordnare för ekonomi och administration informerar om att förvaltningen kommer att ändra sin rutin för redovisning av föreningsbidrag. Ändringen kommer att innebära att utbetalade bidrag redovisas på det år då utbetalningen sker, och inte på det år utbetalningen hänför sig till.

8 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 8 (15) 7 Taxor för skolor vid hyra av idrottsanläggningar (FN ) För samtliga skolor, förskolor och familjedaghem i Vallentuna kommun fastställs följande taxor: Vallentuna IP, friidrottsytor 100 kr/ tim Vallentuna IP, konstgräs 100 kr/ tim Vallentuna IP, ishall A resp. B 100 kr/ tim Kvarnbadet kostnadsfritt Hjälmstabadet 50 kr/ tim, 250 kr/ termin Vallentuna Sporthall 200 kr/ tim Ovanstående taxor gäller retroaktivt från Ytterligare utredning av skoltaxor ska göras under år 2013 och nytt beslut om taxor fattas inför år I syfte att tillse lika villkor för kommunala och fristående skolor, har barn- och utbildningsförvaltningen begärt att fritidsnämnden justerar skolornas taxa vid hyra av anläggningar förvaltade av fritidsförvaltningen. 1. Tjänsteskrivelse Akt

9 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 9 (15) 8 Bidragsbelopp för normstyrda bidrag 2013 (FN ) Bidragsbeloppen för normstyrda bidrag 2013 beslutas enligt nedan: Aktivitetsbidrag: per sammankomst 40 kr per deltagartillfälle, 7-12 år 4 kr per deltagartillfälle, år 8 kr tillägg per sammankomst och person med funktionsnedsättning 60 kr Hyresbidrag: per sammankomst 60 kr Grundbidrag handikappförening: per medlem 140 kr Ledarutbildningsbidrag (pott): basbelopp kr per sammankomst (föregående år) 10 kr Beslut om beloppen för de bidragsformer som styrs av kommunens bidragsnormer, fattas av fritidsnämnden inför varje nytt verksamhetsår. Beloppen för år 2013 föreslås vara samma som år Tjänsteskrivelse Akt

10 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 10 (15) 9 Revidering av riktlinjer för driftsbidrag (FN ) Fritidsnämndens riktlinjer för bidrag speciella ändamål, avsnitt Drifts- och underhållsbidrag, ändras till följande lydelse, att gälla från och med år 2013: I syfte att stödja och uppmuntra, kan fritidsnämnden bevilja bidrag för att täcka hela eller delar av föreningens kostnad för drift och underhåll av sin anläggning/ lokal. Beslut kan fattas för upp till tre år i taget, och villkoras då samtidigt till att föreningen bedriver verksamhet och driftar sin anläggning på i huvudsak motsvarande sätt som då beslut om bidrag fattas, samt att fritidsnämnden erhåller budgetramar i linje med prognosen om finansiell utveckling, i vid beslutet gällande kommunplan. För idrottsplatser baseras bidraget på en uppskattning av fritidsförvaltningens alternativa kostnad att själva drifta en matchplan på orten, med ett tillägg för andra faciliteter som drivs och underhålls i klubbens regi (t ex byggnader, träningsplaner etc). I övriga fall görs en bedömning från fall till fall av rimliga drifts- och underhållskostnader. Samma förening kan inte samtidigt uppbära (normstyrt) hyresbidrag och (riktlinjestyrt) drifts- och underhållsbidrag. I enlighet med fritidsnämndens beslut, 58, , har förvaltningen i samråd med berörda föreningar, under hösten 2012 sett över reglerna för drifts- och underhållsbidrag. 1. Tjänsteskrivelse Riktlinjer bidrag speciella ändamål 2013 Akt

11 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 11 (15) 10 Driftsbidrag till föreningar 2013 GoIF Kåre och Frösunda SK (FN ) Drifts- och underhållsbidrag för år 2013 om vardera kr per år beviljas till GoIF Kåre samt Frösunda SK. Bidraget belastar potten för bidrag speciella ändamål. I kommunen finns ett antal idrottsplatser som ägs och/ eller drivs av föreningar med hjälp av ideella krafter. Fritidsnämnden beviljar årligen bidrag som en uppmuntran och ett stöd för att täcka delar av dessa föreningars drifts- och underhållskostnader. Yrkanden Åke Uddén (C): Drifts- och underhållsbidrag för år 2013 om vardera kr per år beviljas till GoIF Kåre samt Frösunda SK. Bidraget belastar potten för bidrag speciella ändamål. Propositionsordning Ordförande ställer det egna förslaget mot avslag och finner att arbetsutskottet bifaller förslaget. 1. Tjänsteskrivelse Akt

12 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 12 (15) 11 Ansökan om extra hyresbidrag för 2013, Vallentuna Scoutkår NSF (FN ) Ett extra hyresbidrag till föreningen Vallentuna scoutkår, NSF, beviljas med kr för år Bidraget belastar potten för bidrag speciella ändamål. Förvaltningen ska också ha fortsatt dialog med kåren i syfte att finna en långsiktig lösning på lokalfrågan. Föreningen har inkommit med en ansökan om extra hyresbidrag för den lokal som föreningen hyr direkt av samhällsbyggnadsförvaltningen. 1. Tjänsteskrivelse Ansökan om extra hyresbidrag för 2013 från Vallentuna Scoutkår av NSF Akt

13 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 13 (15) 12 Ansökan om särskilt bidrag till verksamhet, Stall Lilla Rörby (FN ) Ansökan från Stall Lilla Rörby om särskilt bidrag till verksamhet avslås. Ägaren av Stall Lilla Rörby har vänt sig till nämnden med en ansökan om bidrag. 1. Tjänsteskrivelse Ansökan om särskilt bidrag till verksamhet, Stall Lilla Rörby Akt

14 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 14 (15) 13 Information om nytt avtal med Vallentuna Skate- och BMX-förening (FN ) Arbetsutskottet tackar för informationen. Fritidschefen informerar om ärendet. Avtalet är ännu inte klart, men förvaltningen har lagt fram ett avtalsförslag för föreningen.

15 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 15 (15) 14 Information om Veda ridhus (FN ) Arbetsutskottet tackar för informationen. Fritidschefen informerar om ärendet. Förvaltningen har samrått med upphandlingsenheten om avtalssituationen. Som anläggningen ser ut nu uppfyller den inte kraven från Svenska Ridsportsförbundet.