Sammanträdesprotokoll Blad 1 (11) Kultur- och fritidsnämnden Nina Wikström Tiala Klas-Gunnar Appel Lars Pettersson Eva Asthage

Transkript

1 Sammanträdesprotokoll Blad 1 (11) Plats och tid Koordinaten, Stora mötet Beslutande Patrik Renfors (V) Bror Sterner (S) Matti Koponen (M) Nina Wikström Tiala (S) Klas-Gunnar Appel (S) Lars Pettersson (MP) Eva Asthage (M) Ej tjänstgörande ersättare Peter Karlsson (S) och övriga deltagare Lena Fornstedt (S) Håkan Carlsson (S) Victoria Flores Sanches (V) Bo Höglander (C) Agnetha West Conny Zetterlund Pia Westlin, Sekreterare Förvaltningschef Administrativ handläggare Underskrifter Sekreterare Agnetha West Paragrafer Ordförande Patrik Renfors Justerande.. Matti Koponen BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kultur- och fritidsnämnden Datum för anslagsuppsättande Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelseförvaltningen Datum för anslagsnedtagande Underskrift Agnetha West

2 Sammanträdesprotokoll Blad 2 Kfn 25 Budgetuppföljning per april 3 Kfn 26 Taxor Kfn 27 Uppföljning intern kontrollplan Kfn 28 Informationsärende: Mål och budget Kfn 29 Revidering av bidragsregler 7-8 Kfn 30 Ansökan jubileumsbidrag - Röda korset 9 Kfn 31 Information/rapporter 10 Kfn 32 Extra sammanträde 11

3 Sammanträdesprotokoll Blad 3 (11) Kfn 25 Dnr KFN Budgetuppföljning per april Godkänna uppföljningen av drift- och investeringsbudget för april Resultat för april månad är tkr. Prognos för året är +19 tkr. För perioden har ytterligare kostnader tillkommit med 105 tkr. Resultatet blir då tkr. Under året har många fler besökt Koordinaten. Besökarna är ca 800 personer per dag. Under våren har ett projekt med film, läsning och musik genomförts tillsammans med musikskolan, Film i Sörmland och Svenska filminstitutet. Beskrivning finns i uppföljningen utifrån fyra perspektiv: kund/brukare, personal, kvalitet och ekonomi. En jämförelse finns även med föregående år. Inga investeringar har gjorts hitintills. De planeras och genomförs under hösten. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från Kultur- och fritidsförvaltningen Ekonomisk uppföljning och investeringar per april. Dagens sammanträde Pia Westlin föredrar ärendet.

4 Sammanträdesprotokoll Blad 4 (11) Kfn 26 Dnr KFN Taxor 2017 Godkänna förslaget till taxor och avgifter Kultur- och fritidsnämndens förslag till beslut i kommunfullmäktige 1. Godkänna 100 kr per månad och kvadratmeter som förrådstaxa för Ramdalens idrottsplats. 2. Fastställa komplettering till grunderna för avgiftssättning inom kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde. 3. Beslutsrätten gällande förrådstaxa delegeras till kultur- och fritidsnämnden. Förslag till taxor och avgifter för kultur- och fritidsnämnden är oförändrade med några undantag. Undantagen är ett tillägg för företag när det gäller: konstgräs, naturgräs, löparbanor, gymnastiksalar och sporthallar Taxan för bokning av eventsalen i Koordinaten föreslås öka alternativt att kultur- och fritidsnämnden får en ökad ekonomisk ram. Taxorna beslutas av kultur- och fritidsnämnden. Ny taxa för förråd på Ramdalens idrottsplats införs. Denna taxa beslutas av kommunfullmäktige. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från Kultur- och fritidsförvaltningen Förslag till taxor och avgifter Jämförelser taxor Komplettering till grunderna för avgiftssättning inom kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde daterat Dagens sammanträde Pia Westlin och Conny Zetterlund föredrar ärendet. Beslut till: Ks/Kf (för åtgärd) Kultur- och fritidschef (för åtgärd)

5 Sammanträdesprotokoll Blad 5 (11) Kfn 27 Dnr KFN Uppföljning intern kontrollplan 2016 Godkänna uppföljning av intern kontroll plan 2016, uppföljning 1 med fyra kontroller. Kultur- och fritidsnämnden har fastställt en intern kontrollplan för sina egna verksamheter för Interna kontrollplanen innehåller åtta kontroller och ska följas upp två gånger per år. Den första uppföljningen har nu genomförts och avser perioden 2016 januari till april och avser fyra kontroller. Kontrollerna är följande: kontroll 3, att taxor och avgifter som är beslutade av kultur- och fritidsnämnden följs. kontroll 4, uppföljning av eventuella differenser i den dagliga kassaredovisningen. kontroll 5, att kommunens samt interna rutiner följs. kontroll 8, att kommunens riktlinjer för sponsring följs. Uppföljningen visar att de fyra kontrollerna är godkända. Kontroll tre är genomförd av fritidssekreteraren och kultur- och fritidschefen. Kontrollerna fyra, fem och åtta är genomförda av ekonom på kommunstyrelseförvaltningen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från Kultur- och fritidsförvaltningen Intern kontrollplan Dagens sammanträde Pia Westlin föredrar ärendet. Beslut till: Internkontrollansvarig KSF (För kännedom)

6 Sammanträdesprotokoll Blad 6 (11) Kfn 28 Dnr KFN Informationsärende: Mål och budget Conny Zetterlund, Pia Westlin och ordförande informerar om arbetet med mål och budget och nämndens konsekvensbeskrivning.

7 Sammanträdesprotokoll Blad 7 (11) Kfn 29 Dnr KFN Revidering av bidragsregler Godkänna kultur- och fritidschefens förslag om stickprovskontroller. Kultur- och fritidsnämndens förslag till beslut i kommunfullmäktige 1. Godkänna förslaget om att revidera bidrag till föreningar med tillägget att föreningarna ska ha en föreningsvald revisor och ändringen att meningen i reglerna "vara ansluten till Oxelösunds Föreningsråd och delta på de möten som Föreningsrådet kallar till" tas bort. 2. Förslaget gäller för bidragsansökningar från år Kultur- och fritidsnämnden har gett kultur- och fritidschefen i uppdrag att revidera reglerna för föreningsbidrag när det gäller stickprovskontroller och förtroendevald revisor. Stickprovskontroller Detta finns idag reglerat i Intern kontrollplan Ett stickprov på 10 föreningar görs och ordförandeberedningen väljer ut 5 föreningar i september. Stickprovskontroller finns som en punkt i alla bidragsöverenskommelser som tecknas med föreningarna. Den interna kontrollplanen kan fortsätta med detta kontrollmoment. Förtroendevald revisor När kommunen ger bidrag till en förening, behöver kommunen säkerställa att en förtroendevald revisor finns vald i föreningen. Detta är ej idag reglerat bidragsreglerna. Därför föreslås att en förtroendevald revisor ska finnas i de föreningar som får föreningsbidrag av kommunen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från Kultur- och fritidsförvaltningen Bidragsregler.

8 Sammanträdesprotokoll Blad 8 Kfn 29 Dnr KFN Dagens sammanträde Framskrivet förslag Godkänna kultur- och fritidschefens förslag om stickprovskontroller. Kultur- och fritidsnämndens förslag till beslut i kommunfullmäktige 1. Godkänna förslaget om att revidera bidrag till föreningar med tillägget att föreningarna ska ha en förtroendevald revisor. 2. Förslaget gäller för bidragsansökningar från år Förslag Patrik Renfors (V) föreslår följande ändring: 1. Byta ut förtroendevald revisor till föreningsvald revisor. 2. Ta bort meningen i reglerna "vara ansluten till Oxelösunds Föreningsråd och delta på de möten som Föreningsrådet kallar till". Beslutsgång Ordförande frågar om framskrivet förslag och egna förslag till ändringar och finner att nämnden beslutar enligt förslagen. Beslut till: Ks/Kf (för åtgärd)

9 Sammanträdesprotokoll Blad 9 (11) Kfn 30 Dnr KFN Ansökan jubileumsbidrag - Röda korset Godkänna att Röda korset får ett jubileumsbidrag med kronor. Oxelösund Tunabergs Rödakorsetkrets har 100 års jubileum Föreningen tänker fira sitt jubileum den 24 september Jubileumsfirandet vänder sig till allmänheten och föreningen ansöker om ett bidrag kronor. Enligt kultur- och fritidsförvaltningens rutiner är maximalt belopp kronor för jubileumsbidrag. Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår att Röda korset får kronor till sitt 100 -årsjubileum Anslaget tas ur kontot för bidrag till vuxenorganisationer. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från Kultur- och fritidsförvaltningen Ansökan om jubileumsbidrag - Röda korset. Beslut till: Kultur- och fritidschef (för åtgärd) Sökanden (för kännedom)

10 Sammanträdesprotokoll Blad 10 (11) Kfn 31 Dnr KFN Information/rapporter Ordförande informerar om Budget 2016 och extra statsbidrag. Beslut tas av kommunfullmäktige 8 juni om fördelningen mellan nämnderna. Kultur- och fritidsnämnden föreslås få 750 tkr tilldelat för Conny Zetterlund informerar om Bidrag till studieförbund rapport om fördelning. Bilfri idrottsplats - grindarna kommer att vara stängda. Viss tillsyn och skötsel av Skateplanen och Frisbeegolfbanan görs under sommaren. Kommunen har startat arbetet med en plan mot våldsbejakande terrorism. Möten med OIK:s ordförande och vice ordförande hålls regelbundet. Sommarkollo sommaren 2016 utökat och förnyat. Uppföljning av det årliga systematiska arbetsmiljöarbetet.

11 Sammanträdesprotokoll Blad 111 (111) Kfn 32 Dnr KFN Extra sammanträde Extra sammanträde blir tisdag 14 juni under förutsättning av kommunfullmäktige fattar erforderliga beslut 8 juni. Kommunstyrelsen och kommunfullmäktige förslås beslut vid möte 25 maj respektive 8 juni en omfördelning av statsbidrag. Det extra statsbidraget gäller för de kommuner som tagit emot många nyanlända. Förslag till kommunstyrelsen och fullmäktige är att kultur- och fritidsnämnden får 750 tkr att fördela under Av den anledning förslås nämnden att ha ett extra sammanträde innan sommaren för att göra en fördelning. Beslut till: Ledamöter och ersättare (för kännedom)