(M) Lena Fornstedt, 26 Nina Wikström Tiala Klas-Gunnar Appel Håkan Carlsson. Henrik Lewerissa, 26 Pia Westlin, 26-27

Transkript

1 Blad1(11) Plats och tid Koordinaten, Stora mötet Beslutande Patrik Renfors (V) Carlinge Lindberg (S) Eva Asthage, (M) Lena Fornstedt, 26 (S) Nina Wikström Tiala (S) Klas-Gunnar Appel (S) Håkan Carlsson (S) Matti Koponen (M) Ej tjänstgörande ersättare Ann-Sophie Nygren (S) och övriga deltagare Lena Fornstedt, (S) Agnetha West Anders Magnusson Henrik Lewerissa, 26 Pia Westlin, Sekreterare Förvaltningschef Förvaltningsekonom Adminstrativ handläggare Underskrifter Sekreterare Agnetha West Paragrafer Ordförande Patrik Renfors Justerande.. Matti Koponen BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kultur- och fritidsnämnden Datum för anslagsuppsättande Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelseförvaltningen Datum för anslagsnedtagande Underskrift Agnetha West

2 Blad 2 Kfn 26 Budgetuppföljning per april 3 Kfn 27 Uppföljning intern kontrollplan Kfn 28 Kfn 29 Informationsärende: Drift och skötsel av Ramdalens idrottsplats samt lägerboendet Riktlinjer för samverkan mellan vård- och omsorgsnämnden, utbildningsnämnden och kultur-och fritidsnämnden 5 6 Kfn 30 Revidering av delegationsordningen 7 Kfn 31 Förordnande av dataskyddsombud 8 Kfn 32 Delgivningar 9 Kfn 33 Redovisning av delegationsbeslut 10 Kfn 34 Information/Rapporter 11

3 Blad3(11) Kfn 26 Dnr KFN Budgetuppföljning per april Godkänna uppföljningen av ekonomi och investeringar per april Kultur- och fritidsförvaltningen har gjort ekonomisk uppföljning av budgeten samt investeringar till och med april månad. Månadens resultat är +317 tkr och årsprognosen är +140 tkr. Det är främst personalkostnader som avviker från budget, 268 tkr. Orsakerna är frånvaro på grund av sjukdom, föräldra- och tjänstledighet som inte kunnat ersättas av vikarier. Årets lönerevision som ännu inte är klar bidrar också till ett överskott, dock tillfälligt. Förändringen av årsprognosen gäller personalkostnaderna för turism. Det är fortsatt fördröjningar i och med byte av leverantör för mediainköp, +59 tkr. Intäkter för planhyror på idrottsplatsen har varit lägre än budget, -35 tkr. Driftskostnaderna för idrottsplatsen har också varit lägre än budget, +46 tkr. Hämtning av intäkter för beviljat statsbidrag för lovaktiviteter har gjorts motsvarande kostnaderna för perioden januari-april, 58 tkr. Erhållen schablonersättning från Migrationsverket är 48 tkr högre än budgeterat men kommer att minska under året så i nuläget föranleder de ingen ändring av prognosen. Arbetet med investeringarna för 2018 är påbörjat. För Ramdalens idrottsplats finns en beslutad projektplan och dialog med Kustbostäder har inletts. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kultur- och fritidsförvaltningen Ekonomisk uppföljning per april. Dagens sammanträde Henrik Lewerissa och Pia Westlin föredrar ärendet. Beslut till: Kommunstyrelseförvaltningen (för åtgärd)

4 Blad4(11) Kfn 27 Dnr KFN Uppföljning intern kontrollplan Godkänna uppföljning av intern kontrollplan 2018, uppföljning Godkänna återrapportering om beslutad åtgärd för ett kontrollmoment från 2017 som inte var godkänt. Kultur- och fritidsnämnden har fastställt en intern kontrollplan för sina egna verksamheter för år Interna kontrollplanen innehåller 5 kontrollmoment och ska följas upp två gånger per år, i maj och november. Eventuella avvikelser som upptäcks i samband med kontrollerna ska omgående rapporteras till ordförandeberedningen som tar beslut om åtgärder. Den första uppföljningen har nu genomförts och följande två kontrollmoment är genomförda och godkända: Uppföljning av eventuella differenser i den dagliga kassaredovisningen. Uppföljning av att politiskt fattade beslut verkställs. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kultur- och fritidsförvaltningen Intern kontrollplan Dagens sammanträde Pia Westlin föredrar ärendet och ger information övriga 3 kontrollmoment samt återrapportering om beslutad åtgärd för ett kontrollmomentet från 2017 som inte var godkänt. Beslut till: Internkontrollansvarig Ksf (för kännedom) Revisorerna (för kännedom)

5 Blad5(11) Kfn 28 Dnr KFN Informationsärende: Drift och skötsel av Ramdalens idrottsplats samt lägerboendet Anders Magnusson föredrar ärendet.

6 Blad6(11) Kfn 29 Dnr KFN Riktlinjer för samverkan mellan vård- och omsorgsnämnden, utbildningsnämnden och kultur-och fritidsnämnden Anta Riktlinje för samverkan mellan vård- och omsorgsnämnden, utbildningsnämnden samt kultur- och fritidsnämnden. EY genomförde en granskning av anmälningsplikten gällande barn som far eller misstänks fara illa Granskningen syftade till att se ifall vård- och omsorgsnämnden och utbildningsnämnden säkerställde att det fanns kännedom om och rutiner för anmälningsplikten hos de myndigheter som omfattades av den. I samband med granskningen framkom uppgift om att det fanns en gemensam riktlinje och att denna skulle utvidgas till att även omfatta kultur- och fritidsnämnden. EY har under januari 2018 gjort uppföljning av sina genomförda granskningar från 2015 i form av en rapport. Av rapporten framkom under rubriken bedömning att kultur- och fritidsnämnden i stort har antagit de rekommendationer som revisorerna gav, med undantag av implementering av riktlinjen. Vård och omsorgsförvaltningen har nu tillsammans med utbildningsförvaltningen och kultur-och fritidsförvaltningen tagit fram en gemensam riktlinje för samverkan runt barn och unga som löper risk att fara illa. Riktlinjen riktar sig till barn och unga i förskoleåldern, skolåldern och gymnasieåldern utifrån lagstiftning och kommunens mål; Trygg och säker uppväxt och God folkhälsa. Riktlinjen förtydligar respektive förvaltnings ansvar för barn och unga. Områden där det är extra viktigt att samverkan sker är: när barn och unga placeras i familjehem eller HVB (Hem för Vård och Boende) vid oroande frånvaro i förskolan och skolan vid anmälan om oro för att ett barn far illa (orosanmälan) samt, samverkan kring icke skolpliktiga elever (aktivitetsansvar). Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kultur- och fritidsförvaltningen Förslag till riktlinje för samverkan mellan Un, Von och Kfn. Beslut till: Vård- och omsorgsnämnden och Utbildningsnämnden (för kännedom)

7 Blad7(11) Kfn 30 Dnr KFN Revidering av delegationsordningen Godkänna förslag till revidering av delegations- och verkställighetsordning för kulturoch fritidsnämnden. Vid bokningar av kommunens bokningsbara objekt har det inte framgått vem som har delegation att göra avsteg mot fastställda taxor. Behov av att göra avsteg mot taxor finns vid längre sammanhängande bokningsperioder och vid evenemang som är av betydande vikt för Oxelösunds kommuns utveckling. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kultur- och fritidsförvaltningen Förslag till revidering av delegationsordning. Beslut till: Administrativ handläggare (för åtgärd)

8 Blad8(11) Kfn 31 Dnr KFN Förordnande av dataskyddsombud 1. Befria Ellen Stamm från uppdraget som personuppgiftsombud. 2. Utse Svitlana Jelisic till dataskyddsombud för kultur- och fritidsnämnden. Dataskyddsförordningen ersätter personuppgiftslagen (PUL) den 25 maj Rollen som dataskyddsombud är inte den samma som personuppgiftsombudet i nuvarande PUL. Oxelösunds kommun har tillsammans med Flens, Gnestas, Vingåkers och Strängnäs kommuner kommit överens om att samarbeta avseende ett dataskyddsombud. Uppdraget beskrivs i gemensamt samverkansavtalet. Avtalet håller på att revideras, så utöver Flens, Gnestas, Vingåkers och Strängnäs kommuner kommer även Katrineholms kommun att ansluta sig. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kultur- och fritidsförvaltningen Beslut för kännedom till: Svitlana Jelisic Ellen Stamm

9 Blad9(11) Kfn 32 Dnr KFN Delgivningar Delgivningar läggs till handlingarna. Delges: Kommunfullmäktige Kf 27 - Beviljande om ansvarsfrihet för kommunens verksamheter 2017 Revisorerna Revisionsrapport - Grundläggande granskning

10 Blad 10 (11) Kfn 33 Dnr KFN Redovisning av delegationsbeslut Godkänna redovisning av delegationsbeslut. Kultur- och fritidsnämnden har överlåtit sin beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän enligt en av kultur-och fritidsnämnden antagen delegationsordning. Dessa beslut skall redovisas till kultur- och fritidsnämnden. Redovisningen innebär inte att kultur-och fritidsnämnden får ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot står det kultur-och fritidsnämnden fritt att återkalla en lämnad delegation. Kultur- och fritidsnämnden föreläggs utövad delegationsrätt från Beslutsfattare Beslutsdatum Punkt i del. ordn Beslutets innehåll i korthet Anders Magnusson A:16 Ansökan om lotteritillstånd Reumatikerföreningen Östra Sörmland Anders Magnusson A:16 Ansökan om lotteritillstånd Skärgårdsmuseet Gamla Oxelösund Beslutet hittas Castor Castor

11 Blad 11 (11) Kfn 34 Dnr KFN Information/Rapporter Ordförande informerar om Möte med mål- och budgetberedningen med konsekvensbeskrivningen. Nätverksträff kultur och besöksnäring 31 maj på Jogersö. Anders Magnusson informerar om Personalsituationen på förvaltningen. Annonsering av tjänsterna som Turistansvarig och Kommunikatör.