Matti Koponen Nina Wikström Tiala Klas-Gunnar Appel. Peter Karlsson. Pia Westlin, 1-2 Henrik Lewerissa, 1-2 Anette Ivarsson, 3-6 Marie Anstadius, 3-6

Transkript

1 Sammanträdesprotokoll Blad 1 (19) Plats och tid Koordinaten, Stora mötet Beslutande Patrik Renfors (V) Carlinge Lindberg (S) Matti Koponen (M) Nina Wikström Tiala (S) Klas-Gunnar Appel (S) Lars Pettersson (MP) Peter Karlsson (S) Ej tjänstgörande ersättare Lena Fornstedt (S) och övriga deltagare Håkan Carlsson (S) (S) Agnetha West Conny Zetterlund Anders Magnusson Pia Westlin, 1-2 Henrik Lewerissa, 1-2 Anette Ivarsson, 3-6 Marie Anstadius, 3-6 Sekreterare Tf förvaltningschef Tillträdande förvaltningschef Administrativ handläggare Verksamhetsekonom Fritidssekreterare Kulturkoordinator Underskrifter Sekreterare Agnetha West Paragrafer 1-14 Ordförande Patrik Renfors Justerande.. Lars Pettersson BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kultur- och fritidsnämnden Datum för anslagsuppsättande Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelseförvaltningen Datum för anslagsnedtagande Underskrift Agnetha West

2 Sammanträdesprotokoll Blad 2 Kfn 1 Revidering av versamhetsplan mål och mått 3-4 Kfn 2 Årsredovisning Kfn 3 Fördelning av föreningsbidrag barn och ungaföreningar Kfn 4 Fördelning av föreningsbidrag vuxna Kfn 5 Fördelning av föreningsbidrag kultur Kfn 6 Fördelning av anläggningsstöd Kfn 7 Svar på e-förslag om konstgjord is i Oxelösund Kfn 8 Ramdalens IP - avtal för drift av lägerboende 13 Kfn 9 Ramdalens IP - investeringar Kfn 10 Yttrande över revisionsrapport - Granskning av korruptionsförebyggande arbete 15 Kfn 11 Revidering av delegations- och verkställighetsordning 16 Kfn 12 Redovisning av säg vad du tycker Kfn 13 Redovisning av delegationsbeslut 18 Kfn 14 Information/Rapporter 19

3 Sammanträdesprotokoll Blad 3 (19) Kfn 1 Dnr KFN Revidering av verksamhetsplan mål och mått 1. Godkänna revidering av verksamhetsplan för Målvärdet "Behålla värdet" ändras till "Lägstavärdet" i verksamhetsplanen. 3. Nämndens mål "Ta fram underlag till en fritidsplan" under målet God folkhälsa tas bort i verksamhetsplanen och skrivs in i balanslistan. Kultur- och fritidsnämnden har fattat beslut om verksamhetsplan för Samtidigt fattades beslut om att revidering av mått och målvärden ska göras i februari. Resultaten för 2017 kan då användas som grund. Inga ändringar av mått föreslås men vissa ändringar av målvärden för 2018 är föreslagna. Målvärdet Behålla värdet föreslås ändras till ett lägstavärde eller Följa värdet. Internbudgeten för 2018 är också reviderad då statsbidrag för avgiftsfria lovoch sommarlovsaktiviteter är rekvirerade. Budgetramarna för 2019 och 2020 är inte i balans. Tjänsteskrivelse från kultur- och fritidsförvaltningen Förslag till reviderad verksamhetsplan Förslag till revidering av målvärden. Dagens sammanträde Pia Westlin föredrar ärendet. Framskrivet förslag Godkänna revidering av verksamhetsplan för 2018.

4 Sammanträdesprotokoll Blad 4 Kfn 1 Dnr KFN Förslag Ordförande föreslår följande tillägg till beslut: 1. Målvärdet "Behålla värdet" ändras till "Lägstavärdet" i verksamhetsplanen. 2. Nämndens mål "Ta fram underlag till en fritidsplan" under målet God folkhälsa tas bort i verksamhetsplanen och skrivs in i balanslistan. Beslutsgång Ordförande frågar om framskrivet förslag med egna tilläggsförslag och finner att nämnden beslutar enligt förslagen. Kultur- och fritidsförvaltningen (för åtgärd) Kommunstyrelseförvaltningen (för kännedom)

5 Sammanträdesprotokoll Blad 5 (19) Kfn 2 Dnr KFN Årsredovisning 2017 Godkänna årsredovisningen för Kultur- och fritidsförvaltningen har tagit fram ett förslag till årsredovisning för Uppföljning av ekonomin visar ett positivt resultat på 0,4 mkr. Beror i huvudsak på vakanser på personalsidan samt att schablonersättningen från Migrationsverket varit högre än budgeterat. Utgifterna för investeringar har uppgått till 0,1 mkr. Önskas tilläggsbudget till 2018 för investeringsmedel som inte förbrukats under året, 0,1 mkr. Måluppfyllelsen av kommunmålen, nämndens mål samt biblioteksplanen bedöms som helhet bli god med några undantag. Antal frågor på turistbyrån har minskat till förmån för webbplats och sociala kanaler. Antal aktiviteter på Koordinaten för barn-, ungdomar och vuxna har inte nått målvärdet. Fritidsgården erbjuder aktiviteter och har öppet varje vardag. Under 2016 fanns fler planerade, riktade namngivna aktiviteter som resulterade i färre antal besök. Med ändrat arbetssätt kring inflytande och delaktighet under 2017 har antal besök ökat igen men antalet aktiviteter som statistikförts har varit färre. Antal lässtimulerande aktiviteter för förskola har inte nått målvärdet. Finns alltid en variation från år till år beroende på om det funnits större utställningar där skolor och förskolor bjudits in. Antalet beror också på skolornas efterfrågan och behov. Även vakanser på personalsidan har varit en bidragande orsak. Antal besök på Ramdalens sim- och sporthall har minskat då fler innebandymatcher spelas på Rosvalla och sedan nya badet i Nyköping öppnade. Tjänsteskrivelse från kultur- och fritidsförvaltningen Förslag till årsredovisning 2017.

6 Sammanträdesprotokoll Blad 6 Kfn 2 Dnr KFN Dagens sammanträde Pia Westlin och Henrik Lewerissa föredrar ärendet. Kultur- och fritidschefen (för kännedom) Kommunstyrelsen (för åtgärd)

7 Sammanträdesprotokoll Blad 7 (19) Kfn 3 Dnr KFN Fördelning av föreningsbidrag barn och ungadomsföreningar 2018 Anta förslaget till fördelning av föreningsbidrag för barn-och ungdoms föreningar. Kultur- och fritidsförvaltningen har tagit fram förslag till fördelning av föreningsbidrag för 2018 gällande barn- och ungdomsföreningar. En avsatt budget på tkr finns enligt kultur- och fritidsnämndens beslut. Kommunfullmäktige har beslutat om en fördelningsprincip där 86 % avsätts till föreningar med barn- och ungdomsverksamhet och 14 % avsätts till föreningar med vuxenverksamhet. Kultur- och fritidsförvaltningen har träffat föreningarna för dialog. Tjänsteskrivelse från kultur- och fritidsförvaltningen Förslag till fördelning av föreningsbidrag barn och ungdom Dagens sammanträde Anette Ivarsson föredrar ärendet. Jäv Håkan Carlsson (S) anmäler jäv och deltar inte i handläggning och beslut i ärendet. Fritidssekreterare (för åtgärd)

8 Sammanträdesprotokoll Blad 8 (19) Kfn 4 Dnr KFN Fördelning av föreningsbidrag vuxna 2018 Anta förslaget till fördelning av föreningsbidrag för vuxna. Kultur- och fritidsförvaltningen har tagit fram förslag till fördelning av föreningsbidrag för vuxna för En avsatt budget på 200 tkr finns enligt kultur- och fritidsnämndens beslut. Kommunfullmäktige har beslutat om en fördelningsprincip där 86 % avsätts till föreningar med barn- och ungdomsverksamhet och 14 % avsätts till föreningar med vuxenverksamhet. Kultur- och fritidsförvaltningen har träffat föreningarna för dialog. Tjänsteskrivelse från kultur- och fritidsförvaltningen Förslag till fördelning av föreningsbidrag vuxna Dagens sammanträde Anette Ivarsson föredrar ärendet. Fritidssekreterare (för åtgärd)

9 Sammanträdesprotokoll Blad 9 (19) Kfn 5 Dnr KFN Fördelning av föreningsbidrag kultur Anta förslaget till fördelning av föreningsbidrag för kultur. Kultur- och fritidsförvaltningen har tagit fram förslag till fördelning av föreningsbidrag för kultur för En avsatt budget på 95 tkr finns enligt kultur- och fritidsnämndens beslut. Kultur- och fritidsförvaltningen har träffat föreningarna för dialog. Tjänsteskrivelse från kultur- och fritidsförvaltningen Förslag till fördelning av föreningsbidrag kultur Dagens sammanträde Marie Anstadius föredrar ärendet. Kulturkoordinator (för åtgärd)

10 Sammanträdesprotokoll Blad 10 (19) Kfn 6 Dnr KFN Fördelning av anläggningsstöd 1. Ge bidrag med 30 tkr till Oxelösunds Kanotklubb för att förbättra och utöka sin verksamhet inom kanotpolo. 2. Ge bidrag med 10 tkr till Oxelösunds Tennisklubb för installation av bredband i samband med föreslagna fjärrvärmedragningen till tennishallen. Kultur- och fritidsnämnden beslutade om att inrätta ett anläggningsstöd för barnoch ungdomar Första bidraget betalades ut Till 2018 har 2 föreningar ansökt om bidrag. Oxelösunds Tennisklubb Oxelösunds Kanotklubb Föreningarna som ansökt om anläggningsstöd har verksamhet i Oxelösund och är stödberättigade. Föreningar som får kommunala bidrag kan även söka statliga medel hos Sörmlandsidrotten. Tjänsteskrivelse från kultur- och fritidsförvaltningen Ansökningar om anläggningsbidrag Riktlinjer för anläggningsstöd. Dagens sammanträde Anette Ivarsson föredrar ärendet. Fritidssekreterare (för åtgärd)

11 Sammanträdesprotokoll Blad 11 (19) Kfn 7 Dnr KFN Svar på e-förslag om konstgjord is i Oxelösund E-förslaget återremitteras i väntan på svaret om motionen om ishall för att synka svar och beslut. Klass 5 E på Ramdalsskolan har lämnat in ett e-förslag: "Vi behöver en konstgjord is i Oxelösund. Kanske skulle det även finnas en liten kiosk så att man kan köpa fika och få in lite pengar." E-förslaget har fått 431 röster. En konstfrusen isbana är en stor investering som nyttjas under en ganska kort tid. Det ekonomiska utrymmet finns inte för närvarande, eftersom det är stora investeringar på gång i kommunen. Självklart ska vi förbättra och utveckla idrottsanläggningarna i Oxelösund för barn och ungdomar. Just nu görs stora investeringar på idrottsplatsen i form av nya omklädningsrum och ett lägerboende. Kultur- och fritidsförvaltningen tycker att det är viktigt att barn och unga får möjlighet att röra på sig på sin fritid och hoppas att det nya lägerboendet kommer att generera många möjligheter till aktiviteter med barn och ungdomar från andra kommuner i landet tillsammans med våra egna ungdomar. Däremot tycker förvaltningen att det inte är aktuellt att anlägga en konstfrusen isbana just nu med tanke på kostnaden i ett läge där stora investeringar redan görs. Kultur- och fritidsförvaltningen anser att förslaget ska avslås. Tjänsteskrivelse från kultur- och fritidsförvaltningen E-förslag: Konstgjord is i Oxelösund. Dagens sammanträde Framskrivet förslag E-förslaget avslås. Förslag Ordförande föreslår att ärendet ska återremitteras i väntan på svaret om motionen om ishall för att synka svar och beslut.

12 Sammanträdesprotokoll Blad 12 Kfn 7 Dnr KFN Beslutsgång Ordförande frågar om ärendet ska avgöras idag eller återremitteras och finner att nämnden beslutar att ärendet återremitteras. Förslagsställaren (för kännedom)

13 Sammanträdesprotokoll Blad 13 (19) Kfn 8 Dnr KFN Ramdalens IP - avtal för drift av lägerboende 1. Godkänna förslaget till avtal för driften av lägerboendet på Ramdalens IP. 2. Ge Kultur- och fritidsnämndens ordförande och kultur- och fritidschefen i uppdrag att teckna avtal med föreningen. 3. Efter påskrivet avtal utbetala 250 tkr som startbidrag till föreningen ONYX. Byggnationen av nya omklädningshuset med lägerboende pågår för fullt. Det beräknas vara klart i augusti/september Tanken är att verksamheten med lägerboende kan starta då. Förslaget till avtal är gjort tillsammans med kommunstyrelseförvaltningens avtalsansvarig. Metoden är dialog och direktupphandling. I avtalet regleras också den speciella satsning på 250 tkr som kommunfullmäktige har beslutat om. Från början fanns två intresserade föreningar men en förening valde att inte delta i arbetet om driftavtal. ONYX och Oxelösunds kommun har fortsatt ta fram ett avtalsförslag genom dialog och direktupphandling. Avtalet gäller i tre år. Föreningens styrelse har godkänt avtalsförslaget. Kommunens ekonomichef har granskat föreningens ekonomi och funnit att ekonomi och verksamhet är godkända. Tjänsteskrivelse från kultur- och fritidsförvaltningen Förslag till avtal för drift av lägerboende. Dagens sammanträde Conny Zetterlund föredrar ärendet. Kultur- och fritidschef (för åtgärd) Kommunstyrelseförvaltningen (för kännedom)

14 Sammanträdesprotokoll Blad 14 (19) Kfn 9 Dnr KFN Ramdalens IP - investeringar Godkänna projektplanen för Ramdalens idrottsplats investeringar Ge kultur- och fritidschefen i uppdrag att starta och genomföra investeringsprojektet enligt projektplanen. Kommunstyrelsens och Kultur- och fritidsnämndens presidier har träffats för att diskutera behoven av investeringar på Ramdalens idrottsplats. Diskussionerna har förts utifrån Rambölls rapport om nuläget. Ekonomichef, kommunchef och kultur- och fritidschef har deltagit i överläggningarna. Kommunfullmäktige har beslutat i budgetarbetet att fördela 850 tkr för 2018 och 800 tkr för 2019 till investeringar på Ramdalen idrottsplats. Som underlag har en prioriteringslista med aktiviteter upprättats Kommunstyrelsen har beslutat om nytt omklädningshus och lägerboende. Arbetet pågår och beräknas bli klart till september. Investeringsprojektet behöver utifrån pågående byggnation av omklädningshus och lägerboende starta investeringen och få klart vissa aktiviteter till september Tjänsteskrivelse från kultur- och fritidsförvaltningen Projektplan. Dagens sammanträde Conny Zetterlund föredrar ärendet. Kultur- och fritidschef (för åtgärd)

15 Sammanträdesprotokoll Blad 15 (19) Kfn 10 Dnr KFN Yttrande över revisionsrapport - Granskning av korruptionsförebyggande arbete 1. Godkänna yttrandet över revisionsrapporten Granskning av korruptionsförebyggande arbete. 2. Skicka yttrandet till de kommunala revisorerna. EY har på begäran av kommunrevisorerna genomfört en granskning med syftet att belysa om Oxelösunds kommun och de helägda bolagen har ändamålsenliga rutiner för att säkerställa att korruption, jäv och otillåtna bisysslor inte förekommer. EY har ett förslag på åtgärder för nämnderna. Revisorerna ställer sig bakom förslaget. Att kontinuerlig utbildning anordnas Tydliggöra rapportvägar för oegentligheter Säkerställa att korruption och andra oegentligheter beaktas i riskanalysarbetet Stärka kontrollen av uppföljning till exempel om information har gått ut till personal via APT Kultur- och fritidsförvaltningen har under hösten 2017 informerat personalen om de reviderade riktlinjerna. Frågan om bisyssla ingår i rekrytering och introduktion av anställda. Frågan om bisyssla ingår även i det årliga medarbetarsamtalet när det finns behov. När det gäller jäv på kultur- och fritidsnämnden tar ordförande upp frågan innan respektive ärende. Tjänsteskrivelse från kultur- och fritidsförvaltningen Förslag till yttrande Missiv - granskning av korruptionsförebyggande arbete. Revisionsrapport - granskning av korruptionsförebyggande arbete. Revisorerna (för kännedom) Kommunfullmäktige (för kännedom)

16 Sammanträdesprotokoll Blad 16 (19) Kfn 11 Dnr KFN Revidering av delegations- och verkställighetsordning Fastställa delegations- och verkställighetsordningen. Ärendet var uppe på nämnden men återremitterades för att se över punkt A.3 Beslut om servering av alkohol i samband med arrangemang och delegat för ärendet som var föreslagen till nämndens ordförande. Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår nu att förvaltningschef står kvar som delegat men att förtydligande görs med Får inte ske när det är ungdomsverksamhet i lokalerna. Beslut om servering av alkohol i samband med representation under punkt A.3 stryks. I maj 2018 ersätts Personuppgiftslagen (PUL) av Dataskyddsförordningen. Nämnden ansvarar idag enligt PUL för behandlingen av personuppgifter inom sitt verksamhetsområde. Nämnden kommer också framöver att ansvara för personuppgiftsbehandlingen. Detta ansvar kan ej delegeras. Därför behöver punkten om att utse PUL-ansvarig strykas i delegations- och verkställighetsordningen. Tjänsteskrivelse från kultur- och fritidsförvaltningen Förslag till revidering av delegationsordning. Nämndsekreterare (för åtgärd) Kultur- och fritidsförvaltningen (för kännedom)

17 Sammanträdesprotokoll Blad 17 (19) Kfn 12 Dnr KFN Redovisning av säg vad du tycker 2017 Godkänna redovisning av Säg vad du tycker Inom Oxelösunds kommuns samtliga verksamheter används systemet Säg vad du tycker för hantering av synpunkter från kommunens invånare och övriga intressenter. Det är viktigt att kommunen har fungerande och välkända externa och interna rutiner för hur invånare och andra kan lämna synpunkter. Alla synpunkter som inkommer ska följas upp. Den som lämnat synpunkt ska få besked om vad som händer i ärendet inom tre veckor. Inkomna synpunkter ska årligen sammanställas och redovisas i berörd nämnd. Av sammanställningen framgår att 11 synpunkter har lämnats på kommunens verksamhet gällande kultur- och fritids under av synpunkterna har bevarats. 3 har varit anonyma synpunktslämnare. Totalt har kommunen fått in 139 synpunkter Tjänsteskrivelse från kultur- och fritidsförvaltningen Sammanställning av säg vad du tycker 2017.

18 Sammanträdesprotokoll Blad 18 (19) Kfn 13 Dnr KFN Redovisning av delegationsbeslut Godkänna redovisning av delegationsbeslut. Kultur- och fritidsnämnden har överlåtit sin beslutanderätt till utskott, ordförande och tjänstemän enligt en av kultur-och fritidsnämnden antagen delegationsordning. Dessa beslut skall redovisas till kultur- och fritidsnämnden. Redovisningen innebär inte att kultur-och fritidsnämnden får ompröva eller fastställa delegationsbesluten. Däremot står det kultur-och fritidsnämnden fritt att återkalla en lämnad delegation. Kultur- och fritidsnämnden föreläggs utövad delegationsrätt från Beslutsfattare Beslutsdatum Punkt i del. ordn Beslutets innehåll i korthet Conny Zetterlund A:15 Partnerskaps/sponsorsavtal kultur ICA 2018 Conny Zetterlund A:14 Utse beslutsattestanter 2018 Conny Zetterlund A:12 Start av investeringsprojekt Sarg Beslutet hittas Avtalsdatabasen Ekonomikontoret Castor

19 Sammanträdesprotokoll Blad 19 (19) Kfn 14 Dnr KFN Information/Rapporter Ordförande informerar om Mål- och budgetberedningsdagar i Trosa Träff om investeringar med mål- och budgetberedning Träff med Samkultur Sörmland. Conny Zetterlund informerar om Äskande av investeringar - till mål och budgetberedningen