VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 1 (13)

Transkript

1 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 1 (13) Plats och tid ande Mörbyrummet, Fritidsförvaltningen, Torggatan 15, Vallentuna. Torsdagen den 5 april 2012 kl Ledamöter: Åke Uddén (C) Roger Gadde (M) Tommy Eckelöv (S) Övriga närvarande Ola Brandell, tf fritidschef, Åsa Borglund, föreningssamordnare, Mikael Göransson, samordnare ekonomi och personal, Inger Karlsson, ekonomioch personalsamordnare, Maria Liljeholm, nämndsekreterare och Martin Persson, chef ungdomsenheten. Utses att justera Justeringens tid och plats Tommy Eckelöv (S) Kommunstyrelsens kansli, kl Underskrifter Sekreterare Maria Liljeholm Ordförande Åke Uddén (C) Justerande Tommy Eckelöv (S) BEVIS Justeringen har anmälts hos fritidsnämnden.

2 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 2 (13) FÖREDRAGNINGSLISTA Ärende Sidan 27 Val av justerare Fastställande av dagordning Utredning ungdomsverksamheten i framtiden - Tellusprojektet (FN ) Strukturplan för södra Vallentuna (FN ) Ansökan om hyresbefrielse för jubileumsfest, Vallentuna Volleybollklubb (FN ) Dokumenthanteringsplan för fritidsnämnden 2012 (FN ) Arkivorganisation för fritidsnämnden (FN ) Ansökan från Vallentuna Scoutkår, SSF, bidrag verkstad/hantverksrum (FN ) Ansökan bidrag Vallentuna United, hälsoprofiler (FN ) Konstgräsplaner (FN ) Reviderad delegationsordning för fritidsnämnden (FN )... 13

3 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 3 (13) 27 Val av justerare Tommy Eckelöv (S) utses att justera protokollet.

4 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 4 (13) 28 Fastställande av dagordning Punkterna 8-9 samt 12 stryks från ärendelistan. Därefter fastställer arbetsutskottet dagordningen.

5 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 5 (13) 29 Utredning ungdomsverksamheten i framtiden - Tellusprojektet (FN ) Fritidsnämndens arbetsutskott noterar informationen. Ola Brandell, tf fritidschef och Martin Persson, chef ungdomsenheten, informerar om Tellusprojektet. Projektets första etapp är genomförd och ska redovisas för styrgrupp och respektive nämnd. Ungdomsverksamheten genomför för närvarande en enkätundersökning bland delar av kommunens ungdomar. Syftet är att bland annat fånga upp ungdomarnas egna idéer och uppfattningar om en eventuell flytt av Novas verksamhet till Tellusbyggnaden. Frågan om i vilken nämnd beslutet om genomförandet av etapp 2 i projektet ska tas är oklar. Tf fritidschef kommer att ta med sig frågan till kommande handläggarmöte, 16 april, inför sammanträde i kommunstyrelsens arbetsutskott. 1. Slutrapport Tellus 2. Tellus-februari 12 Ungdomsverksamheten

6 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 6 (13) 30 Strukturplan för södra Vallentuna (FN ) Fritidsnämnden har i grönområdesplanen föreslagit att mark reserveras i Gävsjöområdet för en framtida idrottsplats. Investeringsmedel finns avsatta under åren 2018 och Med anledning av detta framhåller fritidsnämnden att det i strukturplanen för Kristinebergsområdet bör beaktas och planeras för en mer djupgående infrastruktur utifrån den tilltänkta idrottsplatsen och rekreationsområdet gällande vägar, parkeringar, motionsspår m.m. I anslutning till gång- och cykelvägar i ytterområdet bör möjliggöras parallella ridvägar. Mötesplats för barn och ungdomar bör även beaktas inom området. Kommunstyrelsen beslutade att sända ut strukturplan för södra Vallentuna för samråd. Eventuella synpunkter ska lämnas skriftligen och vara kommunstyrelsen tillhanda senast den 10 april Strukturplanen finns att ladda ner från Vallentuna kommuns hemsida, 1. Strukturplan för södra Vallentuna 2. Strukturplan för södra Vallentuna - samråd Kommunstyrelsen

7 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 7 (13) 31 Ansökan om hyresbefrielse för jubileumsfest, Vallentuna Volleybollklubb (FN ) Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår fritidsnämnden att besluta avslå Vallentuna Volleys ansökan om hyresbidrag för lokalhyra. Vallentuna Volley har inkommit med skrivelse gällande ansökan om hyresbefrielse för lokalhyra till sitt 50-årsjubileum. Det finns ingen bestämmelse om att hyresbefrielse sker automatiskt vid den här typen av festlighet. Hyran för lokalen är kronor, vilket inkluderar förberedelsetid och iordningsställande efter festen. Yrkanden Ordföranden yrkar att arbetsutskottet föreslår fritidsnämnden att besluta avslå Vallentuna Volleys ansökan om hyresbefrielse för lokalhyra. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på sitt eget förslag och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. 1. Ansökan om hyresbefrielse Vallentuna Volley 2. Ansökan Vallentuna Volley Uthyrningsansvarig

8 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 8 (13) 32 Dokumenthanteringsplan för fritidsnämnden 2012 (FN ) Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår fritidsnämnden att besluta godkänna förvaltningens förslag till dokumenthanteringsplan för fritidsnämnden. Med anledning av organisationsförändringar som genomförts i kommunen under hösten 2011 samt ändringar i funktioner bland fritidsförvaltningens personal har flera revideringar gjorts i 2012 års översyn. Främst har ändringar gjorts gällande förvaringen av nämndadministrativa handlingar som sedan centraliseringen av nämndfunktionen, september 2011, förvaras i kommunledningskontorets dagarkiv istället för som tidigare på förvaltningen. Vissa revideringar gällande handlingar rörande bidrag till föreningar samt lotterier har även gjorts. I övrigt är det främst redaktionella ändringar som har gjorts i form av förtydliganden och ändringar av benämningar på funktioner. 1. Dokumenthanteringsplan för fritidsnämnden 2. Dokumenthanteringsplan - förslag Kommunarkivet

9 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 9 (13) 33 Arkivorganisation för fritidsnämnden (FN ) Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår fritidsnämnden att besluta godkänna förvaltningens förslag till arkivorganisation för fritidsnämnden enligt nedan; Arkivansvarig: Fritidschef Arkivhandläggare: Nämndsekreterare Arkivredogörare: Administration och service: Samordnare ekonomi och personal Uthyrningsassistent Fritidskonsulent Föreningsverksamhet: Trygghetsfrågor: Ungdomsenhet: Föreningssamordnare Samordnare trygghetsfrågor Chef ungdomsenheten Anläggning, upplåtelse och föreningar: Chef idrotts- och friluftsenheten Med anledning av organisationsförändringar som genomförts både inom kommunen och på fritidsförvaltningen under 2011 måste fritidsnämndens arkivorganisation revideras. 1. Arkivorganisation för fritidsnämnden Kommunarkivet

10 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 10 (13) 34 Ansökan från Vallentuna Scoutkår, SSF, bidrag verkstad/hantverksrum (FN ) Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår fritidsnämnden att besluta avslå ansökan om bidrag till föreningen Vallentuna Scoutkår, SSF. Föreningen har inkommit med en ansökan om bidrag för att i sin nya lokal iordningställa en kombinerad verkstad och hantverksrum. Det belopp som föreningen fått ut på sin försäkring efter att förra scoutstugan brann ned, täcker inte alla kostnader för iordningställande av den nya lokalen. 1. Vallentuna Scoutkår, SSF ansökan om bidrag för verkstad/ hantverksrum, tjskr 2. Ansökan bidrag för iordningställande av verkstad/ hantverksrum, skrivelse från Vallentuna Scoutkår (SFF), inkommen via Samhällsbyggnadsförvaltningen Vallentuna Scoutkår, SSF

11 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 11 (13) 35 Ansökan bidrag Vallentuna United, hälsoprofiler (FN ) Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår fritidsnämnden att besluta avslå Vallentuna United FC:s ansökan om bidrag för upprättande av så kallade hälsoprofiler av spelarna i föreningens fotbollslag. Den nystartade föreningen Vallentuna United FC har inkommit med en ansökan om bidrag för upprättande av så kallade hälsoprofiler av spelarna i föreningens fotbollslag. 1. Vallentuna United FC, ansökan om bidrag för hälsoprofiler av spelare, tjskr 2. Ansökan bidrag speciella ändamål, Vallentuna United FC, Vallentuna United FC

12 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 12 (13) 36 Konstgräsplaner (FN ) Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår fritidsnämnden att besluta begära investeringsmedel för två konstgräsplaner, på Vallentuna IP respektive Össeby IP. Om medel år 2013 inte beviljas för två planer ska anläggandet av en konstgräsplan på Össeby IP prioriteras. Processen för att arbeta fram Vallentuna kommunplan har inletts, liksom arbetet med budget och investeringsbudget för samma period. Det är därför önskvärt att nämnden ser över sina investeringsbehov för kommande år. Nämnden görs därför uppmärksam på av idrottsföreningar m fl framförda önskemål om konstgräsplaner i kommunen. Yrkanden Ordföranden yrkar att arbetsutskottet föreslår fritidsnämnden att besluta begära investeringsmedel för två konstgräsplaner, på Vallentuna IP respektive Össeby IP. Om medel år 2013 inte beviljas för två planer ska anläggandet av en konstgräsplan på Össeby IP prioriteras. Propositionsordning Ordföranden ställer proposition på sitt eget förslag och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. 1. Skrivelse från Brottby SK om konstgräsplan på Össeby IP 2. Skrivelse från Karbyskolans föräldraförening om konstgräsplan Össeby IP 3. Skrivelse från Brottby SK om konstgräsplan på Össeby IP, komplettering 4. Konstgräsplaner , tjänsteskrivelse Brottby SK Karbyskolans föräldraförening Karby IK MOIF GoIF Kåre VBK Fotboll VBK Damfotboll Frösunda SK Bällsta FF Peter Öhman, fritidsförvaltningen Ola Nilsson, fritidsförvaltningen Åsa Borglund, fritidsförvaltningen

13 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 13 (13) 37 Reviderad delegationsordning för fritidsnämnden (FN ) Fritidsnämndens arbetsutskott föreslår fritidsnämnden att besluta delegera, till fritidsnämndens arbetsutskott, att besluta i ärenden som på grund av kort remisstid eller innehåll, måste/kan besvaras utan nämndbeslut. Ändringen ska införas i fritidsnämndens delegationsordning. I fritidsnämndens delegationsordning står att " om att ej besvara enkla ärenden, yttranden eller remissvar som är av mindre intresse för nämnden." kan tas av ordförande. Emellertid förekommer allt oftare ärenden där remisstiden är så kort att det inte finns möjlighet till ett ordinarie nämndsammanträde innan remisstidens slut. När dessa ärenden inte är av större vikt för fritidsnämndens verksamhet så skulle det vara lämpligt att arbetsutskottet kunde delegeras att svara för att inte behöva söka förlängd svarstid eller kalla till extra nämndsammanträde. 1. Reviderad delegationsordning Fritidsnämnden Kommunal författningssamling