Manual för redovisning av prognos och budget i Agresso Planering

Transkript

1 Manual för redovisning av prognos och budget i Agresso Planering Planering (planner) är en Agresso-modul som ger dig verktyg för budgetregistrering och ekonomisk planering. Den är helt integrerad med Agresso Business World och därför även de strukturer som redan är inställda i Agresso för de olika ekonomiska modulerna. Planering är ett verktyg för budgetframställning/prognostisering och den lagrar budgetdata/prognosdata som transaktioner i en relationsdatabas i Agresso. Den har funktioner för: registrering av budget ekonomiska simuleringar framställning av prognoser Agresso planering finns som en egen mapp i menyn. 1

2 Välj transaktioner och registrering. Den första bild man får upp när man väljer registrering i menyn är en urvalsbild. Börja med att välja version och inställningar för registrering. Det finns en version för varje budget och prognos som vi arbetar med. T ex i exemplet ovan väljer vi prognos 1, P Därefter måste man göra ett urval för att komma in i själva registreringsbilden. Välj organisationskod i fältet sökkriterier på raden för organisatorisk enhet. Tryck på sök-knappen. Du kan välja institution och en kostnadsbärare om du vill begränsa registreringen ytterligare. De urval du gjort i urvalsbilden går inte att ändra i registreringsbilden, d v s har du t ex sökt på en kostnadsbärare kan du inte ändra till ett annat i registreringsbilden. 2

3 Om inga värden finns registrerade på i vårt exempel prognos 1 för institution 1300 kommer registreringsbilden att se ut som ovan. För att kunna börja registrera sin prognos trycker man på Lägg till ett antal gånger för att få fram tomma rader. Här har vi lagt till 6 tomma rader för att börja registrera prognosen. Genom att högerklicka och välja visa kolumner kan man plocka bort de kolumner man inte vill se, t ex kanske man inte vill se zoom-knappen och institutionens namn i text. På detta sätt blir bilden mer ihopdragen. När vi registrerar prognos ligger Prognos som jämförelse i en av kolumnerna. Detta innebär att om man söker på sin institution får man upp samtliga rader man registrerar in Prognos 1 på 2010 och kan lätt fylla på prognos beloppet för prognos Vill man inte budgetera på en rad lägger man helt enkelt inte in något belopp där. Vill man budgetera på 3

4 andra rader än de som finns med lägger man till rad och registrerar in den kontosträng man vill budgetera på. De fält som skall fyllas i är konto, org, verks och kostnadsbärare samt belopp i detta fall fältet prognos 1. Den minsta konto nivån som skall användas är listad nedan. Det går också att använda övriga baskonton om det är något som ni behöver särredovisa. Baskonton som ska användas i prognosarbetet Intäkter av anslag Intäkter av avgifter 3300 Intäkter av bidrag 3500 Finansiella intäkter 3800 Lönekostnader 4000 Övriga Personalkostnader 4001 Lokaler 5000 Drift 5500 Avskrivningar 6900 Finansiella kostnader 5900 Övriga interna intäkter Övriga interna kostnader Kostnad för gemensamma funktioner 9380 Medfinansiering av indirekta kostnader (intäkt på projektet) 9385 Projekt andel av kostn f gem. funktioner (int) 9388 Projekt andel av institutions gem. kostn (int) 9389 Medfinansiering av indirekta kostnader (kostn f inst) 9685 Projekt andel av kostn f gem.funktioner (kostn) 9688 Projekt andel av institutions gem kostn (kostn) 9689 Varje institution väljer minst en org.kod att registrera på. Verksamhetsgrenarna som skall användas i prognosarbetet Anslagsfinansierad utbildning 1100 Beställd utbildning 1200 Uppdragsutbildning 1300 Ledning 1901 Utbildnings- och forskningsadm 1902 Ekonomi- och personaladm 1903 Infrastruktur och service 1904 Bibliotek 1905 Anslagsfinansierad forskning 2100 Bidragsfinansierad forskning 2200 Uppdragsforskning 2300 Ledning 2901 Utbildnings- och forskningsadm 2902 Ekonomi- och personaladm 2903 Infrastruktur och service 2904 Bibliotek

5 Tänk på att summan av baskonto 9680 i prognos och budget skall vara lika med det belopp som institutionerna tilldelas i budgetförutsättningarna. Beloppet skall vara fördelat per verksamhetsgren enligt budgetförutsättningarna. Baskonto 9388 skall motsvaras av den för året fastställda procentsatsen som triggras av på direkt lön för finansiering av gemensamma funktioner (för 2010=37%) X prognosens/budgetens direkta lönesumma per verksamhetsgren. Samma belopp skall debiteras Detta samband stämmer inte om institutionen har många projekt där man bokför overhead manuellt t ex för ett investeringsbidrag. Baskonto 9389 skall motsvaras av den för året fastställda procentsatsen som triggras av på direkt lön för finansiering av institutionens gemensamma kostnader X prognosens/budgetens direkta lönesumma per verksamhetsgren. Samma belopp skall debiteras Detta samband stämmer inte om institutionen har många projekt där man bokför overhead manuellt t ex för ett investeringsbidrag. För förvaltningens avdelningar är det följande verksamhetsgrenar Ledning 9901 Utbildnings- och forskningsadm 9902 Ekonomi- och personaladm 9903 Infrastruktur och service 9904 Bibliotek 9905 Varje institution väljer minst en kostnadsbärare att registrera på. 5

6 Ovan har vi registrerat en rad för personalkostnad i verksamhetsgren ledning. I den nedre delen av bilden kan man se att prognosen fördelar sig jämt över året. Denna del används främst vid budgetering där man kan vilja ha olika fördelning över året. När man har gjort ett antal rader är det bra att spara (F12 eller disketten). Vill man ta bort en rad gör man det genom att markera rutan till vänster med en bock och trycka på Ta bort. Fortsätt registrera till prognosen är klar. Vänta ca 5 minuter och gå in i fråga saldotabell. Där finns nu prognosen sökbar i saldotabell LNU. Här kan du kontrollera och analysera att prognosen är som du tänkt dig. Du kan gå tillbaka till Planering och ändra siffror hur många gånger du vill tills ekonomiavdelningen låser prognos Agresso Planering är ett bra verktyg för olika typer av simuleringar eftersom värdena ganska omgående finns sökbara i saldotabellen. 6