Utdata i Agresso avseende uppföljning av budget/prognos

Transkript

1 Utdata i Agresso avseende uppföljning av budget/prognos Handledningen avseende utdata rörande budget /prognos är att betrakta som komplement till Rapporter i Agresso som återfinns på ekonomiavdelningens hemsida,. Där återfinns en mer fullständig beskrivning av funktionaliteten i Agresso. I denna handledningen rörande utdata avseende budget/prognos har fokus lagts på att beskriva vilken utdata som finns och vad den visar. Observera att uppföljningen av budget/prognos liksom tidigare kan ske i budget- och uppföljningssystemet Perspektiv. De nya rapporterna ersätter inte de som hittills varit tillgängligt i Perspektiv utan ska istället ses som ett komplement. Uppdatering av värden Uppdatering av budgetvärden från budget- och uppföljningssystemet Perspektiv till Agresso sker en gång per år. Det sker normalt efter det att budgeten för universitetet fastslagits i universitetsstyrelsen. Uppdatering av prognosvärden sker dagligen (arbetsdagar). Uppdatering av prognosvärden till datalagret sker efterföljande natt. Observera att det i Perspektiv anges helårsvärden men vid överföringen till Agresso delas värdet upp på 12 perioder, d v s januari, februari, mars o s v redovisas var för sig. Det innebär att det är möjligt att följa upp budget- och prognostransaktioner för vald period. För att få helårsvärden anges period ex Budget-/prognosvärden förs över på ansvar, konto, verksamhet och i förekommande fall fritt fält. Överföring av värden på individnivå görs inte. I de fall budget-/prognosvärden registrerats på verksamhetsgrupp (i Perspektiv) redovisas dessa enligt följande i Agresso och datalagret: Verksamhet Benämning 1 V10-V13 Anslag 2 V14-V15 Bidrag 3 V16-V17 Beställd utbildning 4 V18-V19 Avgifter/uppdrag 5 V20-V23 Anslag 6 V24-V25 Bidrag 7 V26-V27 Avgifter/uppdrag 8 V3-V9 Övrigt (7)

2 Rapporter I nedanstående beskrivning anges de olika rapporter (exceleratorrapporer och frågemallar) som finns i Agresso för uppföljning av utfall jämfört med budget och/eller prognos. Rapporterna återfinns Egen meny Utdata Uppföljning Resultat budget/prognos Beskrivning av rapporter Rapporterna avseende uppföljning av utfall jämfört med budget/prognos är i grunden desamma som de som återfinns under Egen meny utdata uppföljning resultatrapporter. Beskrivningen av rapporterna har delats upp på en beskrivning av rapporterna skapade i excel (s k exceleratorrapporter) och en på frågemallar (s k browserfrågor). Rapporten FAVD Uppföljning beskrivs ej i det följande då den avser den centrala fastighetsavdelningen. Exceleratorrapporter I rapportträdet återfinns fyra rapporter avseende en resultaträkning per verksamhetsgrupp. Egentligen är de fyra olika rapporterna en och samma. Skillnaden mellan dem är urvalet på ansvar, institution, fakultet och hela GU. RR ansvar, simulerat helårsvärde RR inst/ansvar, simulerat helårsvärde RR fak/inst, simulerat helårsvärde (7)

3 RR gu/fak, simulerat helårsvärde Rapporterna används för att jämföra utfallet i relation till budget/prognos för motsvarande period (alltid helår) och se utfallet i %. Rapporten innehåller följande kolumner; Simulerat utfallsvärde för helår visas*) En kolumn för budget eller prognos (T1 eller T2) En kolumn för utfall i % av budget/prognos *) Det simulerade värdet anges genom att det ackumulerade utfallet för vald period divideras med antalet perioder och därefter multipliceras med 12 månader. I rapportbeställning anges följande; Aktuellt ansvar, institution, fakultetsområde Antal perioder för budget/prognos som skall visas Ange vilken version av budget/prognos (1 eller 2) som skall visas. Val görs genom att klicka i önskat fält (=kryssmarkering). I första läget visar rapporten resultaträkningen med en totalsumma samt totalsummor för verksamheter som börjar på 1, 2 och 3-9. Med -tecknen till vänster i rapporten och överst i rapporten är det möjligt att expandera rapporten på dels kostnads- och intäktsrader och dels på verksamhetsgrupper (7)

4 Rapportutseende: Även följande rapporter är egentligen en och samma rapport där skillnaden består i urvalet av ansvar, institution, fakultet och GU totalt. RR jämf utfall, budget, prognos ansvar RR jämf utfall, budget, prognos inst/ansvar RR jämf utfall, budget, prognos fak/inst RR jämf utfall, budget, prognos gu/fak Rapporten används för att jämföra utfall för vald period med budget/prognos för motsvarande period. Rapporten innehåller följande kolumner; Utfall för vald period En kolumn för budget för vald period Två kolumner för prognos för vald period*) En kolumn för utfall i % av budget/prognos**) *)Kolumnen P1 visar senast registrerad prognos fram tills dessa att prognosen för tertial 1 stängts. Därefter visas prognosen i kolumnen P2. **) Utfall i % avser utfall jämfört med senast inläst version av budget eller prognos. I rapportbeställning anges följande; Period från och till Ansvar, institution, fakultetsområde (7)

5 Rapporten visar resultaträkningen med en totalsumma samt totalsummor för verksamheter som börjar på 1, 2 och 3-9. Fliken benämns sammanställning. På fliken Arbetsblad visas samtliga verksamhetsgrupper. Rapportutseende: Frågemallar (s k browsermall) Frågemallarna är uppbyggda på samma princip som de som återfinns i uppföljning (rapportträdet). Här återfinns dock jämförande kolumner för budget, prognos 1 (tertial 1) och prognos 2 (tertial 2). Även en kolumn för utfall i % visas. Nedan följer rapportexempel/-layout: (7)

6 Resultatrapport - per fritt fält Resultatrapport - per verksamhet Resultatrapport - per verksamhet/fritt fält (7)

7 Lönekostnader per konto Lönekostnader per verksamhet Här visas kostnader på lönekonton (4-4999) på respektive verksamhet. I första läget visas utfallet för varje person samt en summering på respektive verksamhet. Budget/prognos visas endast i klump på kontonivå då överföring av budgetering/prognos sker på ansvar, konto, verksamhet och i förekommande fall fritt fält. Det är alltså möjligt att jämföra totalt budgeterade lönekostnader med det summerade utfallet. Fråga saldotabell Vid egna frågor mot budget/prognos väljs saldotabell Budget alt. Budget2( inkl fritt fält). Kolumnnamn: Belopp ger utfall Belopp DA ger budget Belopp DB ger prognos (tertial 1) Belopp DC ger prognos (tertial 2) (7)