Rapporter Budget och prognos

Transkript

1 Rapporter Budget och prognos Författare: B Svensson/T Söder År: 2015/2016

2 Innehåll 1. Rapporter på transaktionstabeller Avstämningsunderlag (Samtliga versioner) Indirekta kostnader via excelerator (avstämning) Kontroll av K-omf per resurs Personalkostnader K-omf per Verksamhet Personalkostnader per Verksamhet Personalkostnader Översikt 5 2. Rapporter på saldotabellen Resultaträkning Budget Avstämning budget Fakultet Uppföljning-analys per kostnadsbärare Årsuppföljning Fakultet Uppföljning-prognosunderlag Institution 9 2 (9)

3 1. Rapporter på transaktionstabeller Det finns ett antal browserfrågor som bygger på transaktionstabellerna för gjorda budget/prognos registreringar. Syftet med dessa rapporter är att vara ett stöd i arbetsprocessen med avstämning av gjorda registreringar. Genom att rapporterna bygger på transaktionsdata behöver inte budget/prognos registreringen har statusen Klar för att kunna sammanställas i en rapport (undantag är automatkonteringen för LKP d.v.s. konto 4070). Om budget/prognos registreringen är klarmarkerad kan de vanliga rapporterna (excelerator och browserfrågor) som bygger på saldotabellen också användas. Rapporterna finns i Agresso under mappen Agresso Planering Transaktioner Fråga transaktioner Avstämningsunderlag (Samtliga versioner) Rapporten använder alla versioner som budget/prognos har registrerats i dvs versionen för; Personalkostnader, Intäkter och kostnader samt Indirekta kostnader. Syftet är att få fram ett komplett underlag för den budget/prognos man arbeta med för att kunna kontrollera och stämma av olika delar i budgeten/prognosen. Summeringsnivån i rapporten är Org och därefter Resuppf. I exemplet har urval gjorts på kontogruppen 30 Intäkter av anslag för en hel fakultet. 3 (9)

4 1.2. Indirekta kostnader via excelerator (avstämning) Syftet med denna rapport är att kontrollera och stämma av de indirekta kostnaderna. Belopp och konteringar för de indirekta kostnaderna hanteras via en särskild excelerator rapport som köras i excel och importeras till Agresso Kontroll av K-omf per resurs För att kunna kontrollera hur och att varje resurs i budget/prognos är fullt ut konterad kan denna rapport användas. Urval bör göras på H-org för att fånga upp att en resurs kan vara konterad på annan Fakultet än den egna. Summeringsnivå i rapporten är Resurs. Summering per resurs. Samtliga poster som inte är lika med 1 rödmarkeras. Detaljeringsnivån som visar H-org, kontering samt information om månadslön och tjänstgöringsgrad Personalkostnader K-omf per Verksamhet En rapport som visar hur en resurs ligger konterad per huvudverksamhetsområde. Syftet med rapporten är att ge ett underlag för avstämning av att person ligger rätt konterad per verksamhetsområde utifrån fastställd tjänsteplanering. 4 (9)

5 1.5. Personalkostnader per Verksamhet En rapport som visar hur en resurs är budgeterad/prognostiserad beloppsmässigt uppdelat på huvudverksamhetsområde Personalkostnader Översikt En rapport som bygger på versionen för personalkostnader och som visar konteringarna för en resurs uppdelad på kontogruppen Lön respektive Lkp. Så länge som budget/prognos raden har Status Utkast finns inga värden för Lkp, eftersom detta belopp automatkonteras först i samband med att en budget/prognos rad klarmarkeras i registreringsbilden. 2. Rapporter på saldotabellen När budget/prognos registreringarna är klarmarkerad uppdateras saldotabellen i Agresso och det blir därmed möjligt att göra egna browserfrågor för avstämning och kontroll. Nedan ges förslag på ett antal excelerator rapporter som kan vara användbara i arbetet. Rapporter som finns i Agresso under mappen Egen meny Resultatrapporter Budget rapporter Resultaträkning Budget Denna rapport ska framförallt användas i samband med budgetarbetet. Rapporten ger möjlighet till att göra jämförelse av den lagda budgeten mot den senaste prognosen på kontogruppsnivå och uppdelad på universitetets huvudverksamhetsområde. Rapporten innehåller också motsvarande information för föregående års utfall och budget. Urval görs på fakultet och presenteras i rapporten för fakulteten totalt samt respektive institution. Periodurvalet ska göras på det kommande kalenderåret. 5 (9)

6 2.2. Avstämning budget Fakultet Denna rapport innehåller endast budget/prognosvärden uppdelad på respektive verksamhetsområde och är uppställd enligt kontogrupperingen Resuppf. Syftet med rapporten är framförallt att ge en övergripande sammanställning som stöd för controllerns avstämning. Urval för rapporten kan endast göras för hela fakulteten. Budget/prognos presenteras för Fakultetens indirekta kostnader, NLU:s verksamhet på fakulteten, Fakulteten exkl NLU samt en total för hela fakulteten i rapporten på olika flikar. 6 (9)

7 Rapporter som finns i Agresso under mappen Egen meny Resultatrapporter Verksamhetsrapporter Uppföljning-analys per kostnadsbärare För stöd i budgeterings- och prognosarbetet finns en rapport som visar information om utfall, budget och prognos på respektive kostnadsbärare. Rapporten ger möjlighet att gå ned på kontogrupp och enskilt konto under respektive kostnadsbärare. 7 (9)

8 2.4. Årsuppföljning Fakultet Urval i denna rapport kan endast göras på fakultet. Rapporten innehåller en övergripande bild på kontogruppsnivå av fakulteten i fliken Total med ackumulerat utfall och årsjämförelse som stöd för prognosarbetet. Möjlighet finns även att se utfall per månad för kontogrupp eller enskilt konto. Vidare finns flikar per institution som innehåller en jämförelse av utfall med motsvarande period föregående år per huvudverksamhetsområde. 8 (9)

9 2.5. Uppföljning-prognosunderlag Institution En rapport som är tänkt att vara ett stöd i prognosarbetet. Urval kan endast göras på enskild Institution. I rapporten finns på kontogruppsnivå information om ackumulerat utfall jämfört med motsvarande period föregående år samt årsvärden för föregående år, Rullande 12, Budget, Prognos 1 och 2. Möjlighet finns även att se utfall per månad för kontogrupp eller enskilt konto. 9 (9)