Produktionsplaneringsprocessen

Transkript

1 (Rev ) Produktionsplaneringsprocessen Produktionsplaneringsprocessen Sida 1

2 Produktionsplaneringsprocessen För att underlätta Mittuniversitetets planering har planeringsverktyg för utbildning, bemanning och ekonomi knutits ihop till en samlad produktionsplaneringsprocess. Syftet är att förkorta ledtider, undvika manuellt dubbelarbete och öka datakvalitén i de system som används i planeringsarbetet för produktionen. Registrering av kurstillfällen i Atlas Kurstillfällen kompletteras med uppgifter om intäkter i STINA Tjänsteplanering i Retendo Budgetering i Hypergene Nedan beskrivs Produktionsplaneringsprocessen utifrån när ett kurstillfälle ska genomföras. Kurstillfällen som ges under kommande år planeras i Budgetflödet medan kurstillfällen som ges under innevarande år planeras i Prognosflödet. Gemensamt för de båda flödena är att kurstillfällena bearbetas i Atlas, STINA, Retendo och Hypergene i nämnd ordning men att verksamhetsreglerna skiljer sig åt mellan Budgetflödet och Prognosflödet. Budgetflödet ATLAS Kurstillfällen för kommande år registreras i Atlas. Den information som förs över från Atlas till STINA är grunduppgifter om kurstillfällena; anmälningskod, poäng, utbildningsområde, undervisningsform, kurstid, startoch slutvecka, kurstakt och ort. Budgetmaterial hämtas dagligen från Atlas till STINA om anmälningskod finns registrerad på ett kurstillfälle. Alla kurstillfällen för nästkommande läsår ska vara planerade i Atlas enligt förvaltningsorganisationens årliga STINA Om ett nytt kurstillfälle läggs upp i Atlas och har fått en anmälningskod så skickas det över till STINA med radstatus: 50 Automatiskt matchad - Status sätts om existerande radinformation uppdaterats i samband med extraktinläsning. Behöver ingen direkt åtgärd, men det kan vara bra att kontrollera vad som har ändrats. 60 Inläst ej matchad - Status sätts om utfallsrad lästs in men har ej kunnat matchas med anmälningskod. Behöver manuellt matchas, om tillfället finns inlagt sen tidigare. Kan även vara ett helt nytt kurstillfälle. 80 Inläst ej matchad multimatch - Status sätts om utfallsrad matchar flera kurstillfällesrader. Behöver manuellt matchas, och felaktiga kurstillfällesrader behöver raderas. Produktionsplaneringsprocessen Sida 2

3 När planeringen är färdig i STINA ska radstatus 30 Planerad (status sätts av inmatare för att indikera att kurstillfälle är planerat och redo för inläsning till Retendo) användas, då hämtas uppgifter om Planerad prestationsgrad och Planeringstal (antal planerade studenter totalt) till Retendo, se bild nedan. Under perioden april-december hämtas budgetmaterial dagligen från STINA till Retendo om radstatus är 30 Planerad. Notera att en kurs som satts i status Planerad inte ändrar status ifall den blir manuellt matchad med ändrad information. Ändringen syns bara på det datum som raden har då den senast uppdaterades. För utbudsplaneringen finns en gemensam översiktlig tidplan där ramarna sätts. Om en fakultet vill lägga upp en egen tidplan är det möjligt. Alla kurstillfällen för kommande läsår ska vara planerade i STINA enligt förvaltningsorganisationens årliga Om ett kurstillfälle har tagits bort i Atlas så skickas ingen information automatiskt till STINA. Informationen om borttagna kurstillfällen finns i en rapport som kallas difflistan. De kurser som kommer med i listan är de som finns i STINA med status 30 planerad och som inte går att återfinna i - eller matcha med - Atlas. Jämförelser innefattar kurskod, anmälningskod, startvecka, slutvecka, takt, tid, form och ort. Rapporten uppdateras dagligen och det är användarnas ansvar att granska den. I STINA finns rapporten under fliken uppföljning STINA. För Retendo användarna finns en länk på informationssidan i medarbetarportalen. Syftet med difflistan är att kvalitetssäkra innehållet i STINA och rapporten bör granskas innan budgeten godkänns i oktober. RETENDO Från Atlas hämtas grunduppgifterna för kurstillfället och från STINA hämtas uppgifter om Planeringstal (antal planerade studenter totalt) och genomströmning. Kurser som inte är anslagsfinansierade, såsom uppdragsutbildningar, skickas direkt från Atlas till Retendo när kurstillfällena får en anmälningskod i Atlas. I Retendo tjänsteplaneras all personal inom Mittuniversitetet, inte bara personal som bemannar kurstillfällen inom grundutbildningen, utan även personal som bemannar interna och externa projektuppdrag samt all övrig personal inom Mittuniversitetet. All tjänsteplanering för kommande läsår ska vara planerad i Retendo enligt förvaltningsorganisationens årliga Produktionsplaneringsprocessen Sida 3

4 HYPERGENE Från Retendo exporteras konteringsunderlag, via Excel, till Hypergene. Lösningen är en semi-automatisk integration där avdelningsekonomerna bearbetar informationen från Excelexporten innan den importeras till Hypergene via funktionen kopiera och klistra in. Uppgifterna används sedan i budgetarbetet i Hypergene. Prognosflödet ATLAS Nya kurstillfällen och ändringar av grunduppgifter på kurstillfällen avseende innevarande år registreras i Atlas. När anmälningskoden finns registrerad överförs informationen till STINA. Den information som förs över från Atlas till STINA är grunduppgifter om kurstillfällena; anmälningskod, poäng, utbildningsområde, undervisningsform, kurstid, start- och slutvecka, kurstakt och ort. STINA Från Prognos-planeringsversionerna i STINA hämtas uppgifter om Planerad prestationsgrad och Planeringstal (antal planerade studenter totalt) till Retendo. Uppgifter om Antal registrerade hämtas från LADOK till STINA/LISA för att därefter skickas vidare till Retendo. Prognosmaterial avseende Planeringstal, Antal registrerade och Planerad prestationsgrad hämtas dagligen från STINA/LISA till Retendo oavsett radstatus i STINA. Volymuppgifterna om Planeringstal och Antal registrerade blir inlästa dagligen från STINA/LISA till Retendo och kan variera över året, tabellen nedan visar de datum då volymuppgifterna är som mest tillförlitliga: HUV NMT Vt19, /2 (för kurser med start v.4) 18/2 (för kurser med start v.4) 25/3 (för kurser med start v. 9) 22/4 (för kurser med start v.13) 29/4 (för kurser med start v.14) 3/6 (för kurser med start v.19) St19, /7 (för kurser med start v.24) 8/7 (för kurser med start v.24) 5/8 (för kurser med start v.28) 5/8 (för kurser med start v.28), 12/8 (för kurser med start v.29) 16/9 (för kurser med start v.34) Ht19, /9 (för kurser med start v.36) 30/9 (för kurser med start v.36) 4/11 (för kurser med start v.41) 2/12 (för kurser med start v.45) 9/12 (för kurser med start v.46) 13/1 (för kurser med start v.51) Produktionsplaneringsprocessen Sida 4

5 Kurstillfällen som har ett startdatum som är äldre än 3 veckor från dagens datum vid uppdateringstillfället kan uppdateras med hjälp av en makrofunktion. Återkommande uppdatering av planeringsdata med utfallsdata korrigerar helårsprognosen för anslagsintäkter hela tiden under planeringsfasen. RETENDO Från Atlas hämtas grunduppgifterna för nya kurstillfällen samt ändringar av grunduppgifter avseende kurstillfällen för innevarande år och från STINA hämtas uppgifter om Planeringstal och Genomströmning och från Ladok/LISA hämtas uppgifter om Antal registrerade. Kurser som inte är anslagsfinansierade, såsom uppdragsutbildningar, skickas direkt från Atlas till Retendo när kurstillfällena får en anmälningskod i Atlas. HYPERGENE Från Retendo exporteras konteringsunderlag, via Excel, till Hypergene. Lösningen är en semi-automatisk integration där avdelningsekonomerna bearbetar informationen från Excelexporten innan den importeras till Hypergene via funktionen kopiera och klistra in. Uppgifterna används sedan i prognosarbetet i Hypergene. Produktionsplaneringsprocessen Sida 5