Retendo Academic. Översikt. Planering. Dokumentet utgör en beskrivning av Retendo Academic för tjänsteplanering.

Transkript

1 Retendo Academic Dokumentet utgör en beskrivning av Retendo Academic för tjänsteplanering. Översikt Retendo Academic är ett tjänsteplaneringssystem som utvecklats speciellt för högskolor och universitet, där tjänsteplanering är ovanligt komplexa delar i verksamheten. Retendo Academic säkerställer ett optimalt genomförande av alla uppdrag, samtidigt som det är mycket användarvänligt. Planering Grunden i Retendo Academic utgörs av en masterplan. I masterplanen planeras alla kurser, projekt och löpande linjeverksamheter. I Retendo Academic benäms allt som uppdrag och uppdragets typ styr om uppdraget avser en kurs, ett projekt eller en linjeaktivitet. Termen uppdrag har valts för att den är mer generiskt och inkluderar flera olika typer. Nedanstående bild visar exempel på en masterplan för perioden till Gruppering i portföljer För att skapa överskådlighet i masterplanen kan uppdrag grupperas i en eller flera portföljer. Grupperingen kan också ske i flera nivåer. En vanlig gruppering på första nivån är en indelning i Grundutbildning, Avancerad utbildning, Forskarutbildning, Externa uppdrag, Forskning och Institutionsfunktioner. Under Grundutbildning kan kurserna t.ex. delas in i olika program eller per ämne. Vilken indelning som görs beror till stor del på hur institutionen väljer att se på sin

2 verksamhet. Portföljerna kan också används för att styra vilka uppdrag som olika planerare har behörighet till. I de olika vyerna visas en summering/aggregering av timmar, kostnader och intäkter för de olika portföljerna. Summering kan också erhållas på andra dimensioner som t.ex. utbildningsområde, program, finansieringsform och ämne. Kontinuerlig masterplan Masterplanen börjar från och med starten av planeringen och pågår kontinuerligt framåt i tiden. Masterplanen har ingen fast indelning i t.ex. terminer eller läsår. Istället styr användaren själv vilken del (period) av masterplanen som förtillfälligt är intressant att fokusera på. Samtliga vyer i systemet anpassas automatiskt till den valda perioden och alla beräkningar och summeringar anpassas också till vald period. Nuläge, framtid och utfall I masterplanen visas dagens datum som ett vertikalt rött streck. Informationen framför dagens datum utgör den framtida planeringen. Allt eftersom tiden går och olika händelser inträffar sker en omplanering och tiden före det röda strecket är utfallet. Masterplanen rymmer både den framtida planeringen (framför det röda strecket) och utfallet (bakom det röda strecket). Bemanning Bemanning av personal på uppdrag kan ske antingen utifrån ett uppdrag eller utifrån en person beroende på om planeraren har uppdraget eller personen i fokus. En bemanning behöver inte vara inom uppdragets start- och slutdatum, utan kan t.ex. ligga före uppdragets start för att spegla förberedelsetid. Bemanningen sker antingen i timmar, procent av heltid eller i procent av bemanningsbar tid. Varje bemanningspost har okså en status som anger om den är preliminär, bekräftat eller avslagen. Hur statusen används beror på användarens arbetssätt. Olika vyer För att åskådliggöra informationen i masterplanen delas vyerna in i fyra olika perspektiv. I verksamhetsperspektivet visas olika vyer utfrån portföljer och uppdrag, dvs utifrån vad verksamheten skall utföra. Exempel på vyer visas nedan.

3 Andra vyer är t.ex.: Förteckning. En sammanställning av och jämförelse mellan uppdragens budget och bemanning tillsammans med andra kursspecifika egenskaper som t.ex. tid, form, poäng, plantal. Förteckning, plan. En grafisk presentation av uppdragens planering i tiden. Bemanning. Sammanställning över bemanning och budget på uppdrag och portföljer. Ekonomi. Sammanställning över intäkter, kostnader och resultat på uppdrag och portföljer. I personalperspektivtet visas olika vyer utifrån personalen, dvs den personal som skall utföra de olika uppdragen. Exempel på visas vyer nedan.

4 Andra exempel på vyer är: Förteckning. Sammanställning över personalens tjänst. Visar om personalen är under- och överbemannad. Bemanningsgrad. Sammanställning av personalens bemanningsgrad över tiden, t.ex. månad för månad. Tjänstgöringsplan. Sammanställning över personalens tjänstgöringsplan inkl. bemanningsgrad och planerad frånvaro. Frånvaro. Sammanställning över personalens planerade frånvaro. I uppdragsperspektivet visas informationen för ett specifikt uppdrag, dvs vilka aktiviteter som ingår och vilken personal som är bemannade på uppdraget respektive olika aktiviteter. Exempel på en vy visas nedan. I Individperspektivet visas information om en enskild personal, dvs. vilka uppdrag som personen är bemannad på (tjänstgöringsplan) samt personens beläggning, planerad frånvaro, tjänst mm. Varje personal kan själv logga in och ta del av sin tjänstgöringsplan. Exempel på en vy visas nedan.

5 Scenariohantering Scenariohantering innebär att en valfri period av masterplanen kan kopieras. Vid kopiering följer samtliga portföljer, uppdrag, personal och bokningar med. I kopian har planeraren full frihet att ändra på allt. Nya portföljer, uppdrag och personer kan läggas till, bokningar kan tas bort, läggas till eller ändras. Samtliga vyer som finns i masterplanen finns också i kopian. Ett scenarion kan skapas för olika syften. Referens. När t.ex. planeringen för det kommande läsåret är klar och avstämd kan en kopia sparas för framtida referens. Kopian kan också låsas så att förändring av den förhindras. Framtida scenario. En planering för olika framtida scenarios kan göras parallellt med masterplanen. Ett exempel kan vara att analysera vad det skulle innebära att starta ett nytt program. Publicering. Om delar av masterplanen skall publiceras för personalen kan masterplanen först kopieras och därefter kan kopian justeras och sedan pubiceras för personal. Publicering Informationen i masterplanen visas normalt bara för planerare. För att involvera personalen i planen kan valda delar av masterplanen publiceras för personalen. Publieringen kan styras på flera olika

6 nivåer. Enskilda uppdrag kan publieras beroende på vilket status de befinner sig i. Enskilda portföljer kan publiceras tom ett angivet datum och hela masterplanen kan publiceras tom ett angivet datum. På detta sätt kan planeraren styra vad som skall visas i masterplanen för personalen. Planeringsprocess För att stödja användarens planeringsprocess kan varje uppdrag tilldelas en status. Statusen talar om var i processen som ett uppdrag befinner sig. Exempel på status kan vara planering (endast planeraren kan se uppdraget), publicerat (uppdraget är godkänt och personalen kan se uppdraget), pågår (uppdraget pågår), avslutat (uppdraget avslutat och låst för ändring). Deltaljerad planering Bemanning av personal sker normalt på själva uppdraget. Om planeraren vill planera uppdraget i mer detalj kan en eller flera aktiviteter läggas in på uppdraget. Varje aktivitet kan antingen pågå under hela uppdraget eller under en del av uppdragets livslängd. En aktivitet kan också ses som en uppdragsroll i uppdraget. Personalen som är bemannad på uppdraget kan också planeras in på enskilda aktiviteter. På detta sätt kan en mer detaljerad bemanning ske. Aktiviteterna kan delas in i olika typer, vilket möjliggör statistikuppföljning på aktivitetstyper. Nedan visas en bild på aktiviteter i ett uppdrag. Planering som sker på aktivitetsnivå summeras också upp på uppdrags- och portföljnivåer. Funktioner För att förenkla arbete med masterplanen finns nedanstående funktioner. Kopiera. Används inför planering av en ny termin för att kopiera kurser från föregående termin. Låsa. Masterplanen kan låsas fram till ett angivet datum. Ändringar av bemanningen tidigare än angivet datum är därefter inte möjligt att göra. Uppdatera status. Funktion för att uppdatera status på flera uppdrag samtidigt. Semester. Funktion för att lägga upp schablonsemester på all personal.

7 Multibokning. Funktion för att bemanna ett uppdrag med flera personer samtidigt. Används t.ex. för bemanning av kompetensutvecklingstid. Användarvänlighet I Retendo Academic finns tre olika principer för att arbeta med planeringen. Enskilda ändringar Vid enskild ändring klickar man på det uppdrag eller den person som skall ändras. Därefter görs önskad ändringen. Navigering mellan uppdrag och person sker enkelt genom att i respektive vy klicka på en person eller ett uppdrag. Se exempel nedan. I en webbläsaren kan också användaren öppna flera flikar och/eller fönster i systemet får att på så sätt arbeta med flera vyer samtidigt. 4-fältare Vyerna för enskilda ändringar kan kombineras i en och samma vy, vilket ger en mycket lättöverskådlig navigering och överblick. Vyn kräver en lite större bildskärm.

8 Tabelleditering Av erfarenhet vet vi att många planerare är vana vid att arbeta med MS Excel. För att efterlikna arbetet i MS Excel finns funktionalitet för att arbeta med uppdrag och personal i tabellform. I nedanstående figur visas portföljer och uppdrag som rader och kolumner. Informationen i varje kolumn kan editeras direkt. Användaren kan också hoppa runt med piltangenterna och editera önskade celler. När editering är klar sparas hela tabellen på en och samma gång. Editeringen är mycket snabb och effektiv. De kolumner som skall visas kan styras av användaren själv för att på så sätt anpassa vyn till det arbetet som utförs.

9 Integrationer Retendo Academic har färdiga gränssnitt för att importera information och data om kurser, personal och projekt. Retendo Academic kräver inte import av data utan fungerar helt självständigt så till vida att uppdrag och personal mm kan registreras manuellt i systemet. För kurser finns ett väl utvecklat gränssnitt för att importera kurser, kurstillfällen och prov enligt LADOK s terminologi. I Retendo Academic mappas kurser mot mallar och kurstillfällen och prov mappas mot uppdrag. Nyckeln för importerade uppdrag utgörs av en kombination av kurskod, anmälningskod, provkod och terminskod enligt en speciell konvention som möjliggör en unik identifiering och kopiering av uppdrag mellan terminer. För personal importers eller registreras information om personen och dess anställningar samt frånvaro. Finns personen sedan tidigare uppdateras informationen i annat fall skapas en ny personpost. För projekt importeras projektdata och ett nytt projekten skapas eller uppdateras om projektet redan finns. Samtliga integrationer loggas och loggen visar importerad data. Retendo Academic har även API:er och rapporter för att exportera data.exporterad data kan användas till externa analysverktyg för att göra t.ex. sammanställningar på aggregerade nivåer. Behörighet Retendo Academic har ett rollbaserat behörighetsystem. Roller kan definieras för hela systemet, för en portfölj och för ett uppdrag. En roll som t.ex. definierats för en portfölj innehåller behörighet för de funktioner som rollen har behörighet till i portföljen. En användare kan tilldelas en eller flera roller antingen på centralnivå eller för enskilda portföljer och uppdrag. Genom att t.ex. tilldela en person rollen planerare för en portfölj så får personen bara behörighet att planera uppdrag i portföljen. Retendo Academic har också stöd för Single-sign-on via antingen CAS eller SWAMID. Rapportgenerator Retendo Academic har en inbyggd rapportgenererator. Via rapportgeneratorn kan all information i systemet enkelt sammanställas. Sammanställningen kan fås i timmar, kostnader, intäkter och procent för valda perioder. Planeringsenhet I Retendo Academic sker all tjänsteplanering iplaneringsenheter. En högskola eller ett universitet väljer själva hur organsiation skall delas upp i planeringsenheter. Uppdelningen styrs framförallt av den nivå som planering sker på samt vilka olika organisatoriska enheter som arbetar tillsammans. En vanlig indelning är att varje institution eller akademi är en egen planeringsenhet.

10 Flera anställningar Om en personal har flera anställningar inom en och samma planeringsenhet kommer anställningarna inom planeringsenheten att slås ihop till en tjänst. Om en personal har olika anställningar på flera planeringsenheter kommer dessa att hanteras som separata anställningar. Kontering Kontering kan ske på oilka dimensioner för både uppdrag och personal. Ett antal fördefinierade dimensioner finns och behövs ytterliggare dimensioner kan dessa enkelt skapas.