Manual. Administration och användning

Transkript

1 Manual Administration och användning 0

2 Innehållsförteckning INTRODUKTION... 1 UTGÅVOR... 2 MODUL: ORGANISATION... 3 Avdelningar... 3 Mallar... 3 Kompetenser... 3 PORTFÖLJHANTERING... 4 BEMANNINGSPLANERING... 4 Vy: Planering / Uppdrag / Förteckning... 5 Vy: Planering / Uppdrag / Förteckning, plan... 6 Vy: Planering / Uppdrag / Bemanning... 6 Vy: Planering / Uppdrag / Ekonomi... 7 Vy: Planering / Personal/ Förteckning... 7 Vy: Planering / Personal / Bemanningsgrad... 8 Vy: Tjänstgöringsplan... 8 Vy: Planering / Personal / Frånvaro... 9 Vy: Planering / Kompetens / Bemanningsgrad... 9 Vy: Planering / Kompetens / Ej bemannat Att boka personer på ett uppdrag Att boka personer på en portfölj SCENARIOHANTERING RAPPORTER Personal / bokningar ÖVRIGA FUNKTIONER Kopiering Publicering Låsning Uppdatering Semester MODUL: UPPDRAG ALLMÄNT / GRUNDUPPGIFTER PLANERING Aktiviteter / Förteckning Aktiviteter / Plan Resurser / Bokningar Resurser / Planerat Resurser / Bemanningsgrad BEHÖRIGHET ADMINISTRATÖR BEHÖRIGHETSROLL PER MODUL ANVÄNDARE BEHÖRIGHETSGRUPPER ADMINISTRATION AV ROLLER

3 CENTRAL ADMINISTRATION INSTÄLLNINGAR GENERELLT/FÖRETAG GENERELLT/UPPDRAG GENERELLT/PORTFÖLJER GENERELLT/PERSONAL TIDREDOVISNING KONFIGURATION

4 Introduktion Retendo Enterprise är består av flera olika moduler. Syftet med en modul är att samla relevanta funktioner och information för olika användarroller. En funktion kan därför återfinnas i flera moduler, om än i lite olika utformning för att så bra som möjligt passa användarna av modulen. Modul System Beskrivning Modulen vänder sig till administratören och den innehåller funktioner för behörighetshantering. Organisation Modulen innehåller funktioner som berör hela organisationen. Exempel på funktioner är: registerhantering för uppdrag, peronal och kunder, rapporter, fakturering, bemanningsplanering. Uppdrag Portfölj Modulen innehåller information avseende ett uppdrag och den vänder sig till uppdragsledaren samt de medarbetare som är inblandade i uppdraget. Några exempel på funktioner i modulen är: uppdragsplanering, dokumenthantering, uppföljning. En portfölj innehåller flera uppdrag och underportföljer. Modulen sammanställer information om de ingående uppdragen och portföljerna utifrån olika aspekter. Exempel på sammanställningar är: förteckning, planer, bemanning. Medarbetare Modulen är den enskilda medarbetarens modul. Här finns alla de funktioner och information som endast berör medarbetaren. Exempel på funktioner är: tidredovisning, utläggshantering, bemanningsinformation. Avdelning Avdelningsmodulen innehåller information och sammanställningar för personalen som ingår i avdelningen. Modulen vänder sig främst till avdelningschefen. 1

5 Scenario Scenariomodulen används för att arbeta fram olika scenarios för planering och bemanning av uppdrag. Ett scenario kopierar en önskad tidsperiod från planeringen och låter användaren laborera med planeringen för att förhoppningsvis hitta en optimal planering. Utgåvor Retendo Enterprise innehåller många olika funktioner. Alla kunder har inte behov av alla funktioner och för att förenkla användningen finns därför Retendo Enterprise i ett flera olika utgåvor. Nedan följer en översiktlig beskrivning av de utgåvor som finns. För en utförlig beskrivning av de olika utgåvorna hänvisas till hemsidan. Retendo Time är ett affärsystem för företag som lever på att sälja sin tid och önskar en enkel och effektiv administration av sin personal. Retendo Business är ett affärssystem för projektorienterade företag. Retendo Business effektiviserar företagets administration samtidigt som den ger företaget möjlighet att utveckla och förbättra sin verksamhet. Retendo Project är ett komplett och fullskaligt projektsystem för företag som bedriver hela eller delar av verksamheten i projektform. Retendo Academic är ett bemanningsplaneringssystem framtaget för högskolor och universitet. 2

6 Modul: Organisation Retendo Organisation är huvudmodulen för organisationen. Här hanteras nyuppläggning av uppdrag, portföljer, personal, avdelningar mm, samt alla organisationsövergripande funktioner för inställningar, publicering och planering. Avdelningar Under avdelningar definieras en organisations avdelningsstruktur. Syftet med en avdelning är att sammanställa information om den personal som ingår i avdelningen. En avdelning används framförallt av avdelningschefen för att få en överblick över sin personal. Inaktiv: Om ikryssad syns avdelningen endast under meny Inaktiva. Kod: Används för integration med andra system. Ansvarig: Används för attestregler vid tidredovisning. Personal: En förteckning över personal som ingår i avdelningen. Den hierarkiska ordningen kan endast ändras under meny Inaktiva. Anledningen är att under meny Aktiva syns inte de inaktiva avdelningarna. Mallar Mallar användas för att skapa uppdrag. När ett uppdrag skapas från en mall kopieras de egenskaper som finns angivna på mallen till uppdraget. Uppdraget placeras också i samma portfölj som mallen. För att skapa ett uppdrag utifrån en mall, väljs först mallen och därefter trycken man på Skapa ett uppdrag. Kompetenser Kompetenser anges i tre nivåer: Kompetensgrupp, kompetens och nivå. 3

7 Kompetens är själva kompetensen som är inlag i systemet. Kompetenser kan grupperas i grupper för att ge en bättre översikt. I figuren ovan innehåller gruppen Ledning både förvaltningsledning, projektledning och testledning. En kompetens kan också delas upp i ett godtyckligt antal undernivåer för finare indelning. Portföljhantering Syftet med en portfölj är att gruppera uppdrag och portföljer så att styrning, planering och uppföljning stämmer med hur organisationen arbetar. En portfölj kan innehålla både uppdrag och andra portföljer. Beroende på hur systemet konfigureras kan ett uppdrag ingå i en portfölj eller i flera portföljer. Fördelen med att låta ett uppdrag ingår i endast en portfölj är att summeringen på portföljsnivån blir riktig. Fördelen med att tillåta uppdrag att ingå i flera portföljer är att portföljer kan skapas utifrån olika roller/personers behov. Vilken modell som passar organisationen beror på arbetssätt och syfte med portföljshanteringen. Bemanningsplanering Bemanningsplanering avser framåtriktad planering av personal. Bemanning sker genom att boka personal på uppdrag. En bokning avser en angiven tidsperiod och omfattning samt har en status. Perioden anges med ett start- och slutdatum. Om startdatum och/eller slutdatum kan lämnas blankt kommer uppdragets start- och slutdatum att användas. Fördelen med att använda uppdragets startoch slutdatum är att bokningen också ändras om uppdraget förlängs eller förkortas. Observera dock att detta inte alltid är en fördel beroende på hur bemanningsprocessen fungerar. Omfattningen kan anges antingen som en procentsats av heltidsarbete eller som ett antal timmar. 4

8 Status kan antingen vara begärd, bekräftad eller avslagen. Begärd betyder att någon önskar den angivna bokningen, men ännu har inget beslut tagits om hurvida begäran skall tillgodoses. Bekräftad betyder att bokningen är beslutad. Avslagen betyder att bokningen inte godkändes. Hur dessa statusar skall användas beror helt och hållet på hur bemanningsprocessen ser ut hos kunden. Vy: Planering / Uppdrag / Förteckning Förteckning över alla uppdrag som pågår under den valda tidsperioden. Summeringen av kolumnerna Timbudget och Bemannat är bottom-up. Timbudget: Summa över den timbudget som infaller under den valda perioden. Bemannat: Summa över de bemannde timmar som infaller under den valda perioden. 5

9 Vy: Planering / Uppdrag / Förteckning, plan Förteckning över all uppdrag som pågår under den valda tidsperioden samt när de börjar och slutar. Vy: Planering / Uppdrag / Bemanning Förteckning över all uppdrag som pågår under den valda tidsperioden. Summeringen av kolumnerna Timbudget och Bemannat är bottom-up. Bemanning. Lista med all personal som är bemannad på uppdraget. En bemanning visas med personens initialer följt av omfattningen inom hakparanteser. Timbudget: Summa över den timbudget som infaller under den valda perioden. Bemannat: Summa över de bemannde timmar som infaller under den valda perioden. 6

10 Vy: Planering / Uppdrag / Ekonomi Förteckning över all uppdrag som pågår under den valda tidsperioden. Summeringen av kolumnerna Intäkt, Kostnad och Resultat är bottom-up. Intäkt. Intäkten på uppdraget eller portföljen. Intäkten räknas ut som: o (Poäng * Plantal / 60) * (HST + HPR * Genomströmning) Kostnaden: Summan av kostnaden för varje bemannad person för den valda perioden. Kostnaden räknas ut som bemannade timmar multiplicerat med personens internkostnad. Vy: Planering / Personal/ Förteckning Förteckning över all personal. Värdena i kolumnerna Tjänst, Bemanningsbart, Bemannat och Bemannad beror på vald tidsperiod. Tjänst: Personens tjänst under den valda tidsperioden. Bemanningsbart: Personens tillgängliga bemanning under den valda perioden. Räknas ut som tjänst minus planerad frånvaro. Bemannat: Summa bemannade timmar för personen. Bemannad: Andelen bemannat i för hållande till Bemanningsbart, uttryckt i procent. Ej bemannat. Återstående timmar att bemanna för personen. 7

11 Vy: Planering / Personal / Bemanningsgrad Förteckning över all personal och deras bemanningsgrad. Bemanningsgrad visas för den valda perioden och den valda skalan. Bemannad: Andelen bemannat i för hållande till Bemanningsbart, uttryckt i procent för den valda perioden. Vy: Tjänstgöringsplan Förteckningen visar bemanningsgraden samt de uppdrag som personen är bemannad på i en och samma vy. 8

12 Vy: Planering / Personal / Frånvaro Förteckning över all personal och deras planerade frånvaro. Färgen på frånvaron visar status på frånvaron. Status är: Grön: Frånvaron är godkänd. Gul: Frånvaron är begärd. Röd: Frånvaron är avslagen. Förteckningen finns också i en listvariant enligt nedan. Vy: Planering / Kompetens / Bemanningsgrad Förteckning över alla kompetenser och deras bemanningsgrad för den valda perioden och skalan. 9

13 Bemannad. Visar andelen bemannade timmar i förhållande till total tjänst, uttryckt i procent, för den valda perioden. Vy: Planering / Kompetens / Ej bemannat Förteckning över alla kompetenser och deras lediga kapacitet i timmar för den valda perioden och skalan. Ej bemannat. Summa ej bemannat för den valda perioden. Att boka personer på ett uppdrag Bokning av personer på ett uppdrag kan ske utifrån uppdrags- eller personperspektivet. I uppdragsperspektivet utgår man från uppdraget och bokar in en eller flera personer på uppdraget. I personperspektivet utgår man från personen och bokar in personen på ett eller flera uppdrag. Uppdragsperspektivet För att göra en bokning ur uppdragsperspektivet väljs först uppdrag från någon av uppdragsvyerna. Under fliken Bemanning visas en lista med alla personer som är bokade på uppdraget. En ny person läggs till genom att trycka på editera-knappen uppe till höger. 10

14 I bilden som visas kan en eller flera person läggas till. Om antalet timmar anges i kolumnen Bemanning avser bokningen hela perioden som uppdraget pågår. Önskars en mer detaljerad bokning eller en bokning för en anna period används editera-knappen till höger om fältet. Följande dialog visas. I dialogen kan en eller flera bokningar in. Om from- och tom-datum lämnas blanka kommer bokningen att gälla under hela uppdragets period. Detta betyder att om uppdraget senare t.ex. förlängs kommer bokningen också att påverkas. Observera att för vissa uppdragstyper, t.ex. löpande uppdrag, är from- och tom-datum obligatoriska. Kontroller av detta sker när en bokning sparas. Typ anger om bokningen avser timmar, procent av heltid eller procent av bemanningsbart. Möjliga statusar är: Preliminär: Bokningen räknas inte med i några summeringar. Preliminära bokningar visas med gul färg i beläggninsvyerna. Bekräftad: Bokningen räknas med i alla summeringar. Bekräftade bokningar visas med grön färg i beläggningsvyerna. Avslagen: Bokningen räknas inte med någonstans. Personperspektivet För att göra en bokning ur personperspektivet väljs först person från någon av personalvyerna. 11

15 Under fliken Tjänstgöringsplan visas personens samtliga bokningar för den period som är vald. En ny bokning på ett uppdrag läggs in genom att trycka på lägg till-knappen uppe till höger. 12

16 I fältet Uppdrag väljs det uppdrag som personen skall bokas på. En bokning fylls i på samma sätt som under uppdragsperspektivet (se ovan). Att boka personer på en portfölj För att boka en person på en portfölj väljs för en portfölj från någon av uppdragsvyerna. Under fliken Bemanning visas samtliga personer som är bokade på portföljer eller på någon portfölj/uppdrag som ligger i den underliggande hierarkin. Observera att denna yv visar bottom-upvärden, dvs finns det några bokningar på underliggande portföljer eller projekt är det dessa bokningar som visas i tabellen. För att lägga in en bokning på portföljen trycker man på lägg till-knappen uppe till höger. 13

17 I fältet Person väljs vilken person som skall bokas på portföljen. En bokning fylls i på samma sätt som en bokning på uppdrag (se ovan) med skillnaden att from- och tom-datum måste anges. Anledningen till att from- och tom-datum måste anges är att en portfölj aldrig har något start- och slutdatum. Scenariohantering Syftet med ett scenario är att kopiera valda delar av planeringen för att därefter arbeta vidare med planeringen för att hitta möjliga planeringsalternativ utan att påverka den gällande planeringen. Variabler som kan ändras vid planeringen är portföljer, uppdrag, personal och bokningar. För att skapa ett scenario anges perioden som skall kopieras och därefter trycker man på knappen Initiera scenario. Egenskaper på ett scenario: Publicerad: Anger att scenariot skall publiceras under Organisation / Översikt / Scenarios så att övrig personal kan ta del av det. Arkiverad: Innebär att scenariot flyttas till menyn Arkiv. 14

18 Rapporter Personal / bokningar Rapporten används för att få fram alla bokningar, både med avseende på uppdrag och frånvaro, som har gjorts under en vald period. Informationen kan t.ex. används för egna analyser. Vid uttag av bokningar sker urval på följande dimensioner: Start- och slutdatum: Endast bokningar som infaller under angiven period tas med. För bokningar som delvis infaller under angiven period tas endast den del av bokningen som infaller under angiven period med. Avdelning: Endast personal som tillhör angiven avdelning tas med. Person: Endast angiven person tas med. Överstyr ev. angiven avdelning. Sökningen utgår från urvalet av personer och för varje person väljs alla bottom-up-bokningar mot portföljer, uppdrag eller aktiviteter ut. Endast bokningar med status Bekräftad tas med. Varje sådan bokning utgör en transaktion i filen. Övriga funktioner Kopiering Kopiering används för att kopiera uppdrag från en period till en annan. Exempel på användning är återkommande uppdrag under olika terminer (för universitetsvärlden). Hur ett uppdrag kopieras styrs av dess uppdragstyp (se uppdragstyp). Kopiering sker genom att välja vilken period (from-/tomdatum) som skall kopieras samt till vilket datum kopieringen skall ske (tilldatum). Kopieringen startas genom att trycka på knappen Utför kopiering. Publicering För att sprida aktuell/beslutad planering till hela organisationen finns möjlighet att publicera delar av planeringen. Möjlighet finns att ange till vilket datum som planeringen skall visas. Om ett tom-datum anges för publicering visas endast planeringen tom det angivna datumet under menypunkterna Organisation / Översikt. Låsning För att förhindra ändring av gjord planering finns möjlighet att låsa all planeringen tom ett angivet datum. 15

19 För att låsa planeringen anges ett datum. För att låsa upp en planering anges ett blankt datum. Varje låsning eller upplåsning loggas med datum, vem som gjort det och eventuell kommentar. Uppdatering Vid beräkning av kostnaden för en bokad resurs på ett uppdrag eller en portfölj, används resursens internpris. Uträkningen sker direkt när en bokning görs. Om däremot internpriser ändras sker ingen automatisk omräkning av kostnaden för alla bokningar. Anledningen till detta är att en sådan omberäkning är omfattande och således tar några sekunder. En annan anledning är att när internpris skall uppdateras gäller oftast ändringen för samtlig personal, dvs internpris skall ändras på varje person. Om en omberäkning då sker vid varje ändring kommer användaren att få vänta några sekunder vid varje ändring. Denna omberäkning är därför utlyft som enskild funktion och körs därför manuellt av användaren efter att internpris har ändrats på en eller flera resurser. Semester Funktionen används för att lägga in planerad semester för samtlig personal inför ett nytt semesterår. Startdatum anger första dagen på semestern som skall läggs in. Noteringen läggs in på den inlagda semestern. Varje inlagd semester får en omfattning på 100% och status lika med godkänd. Längden på semester beräknas antingen utifrån personens ålder (fås från personnr) eller utifrån personens semesträtt (som finns på varje person). Vilken uträkning som används bestäms vid uppsättningen av systemet. 16

20 Modul: Uppdrag Modulen Uppdrag avser hanteringen av ett enskilt uppdrag. I modulen görs planering av uppdragets aktiviteter. Allmänt / Grunduppgifter Se beskrivning under rubriken Modul Företag för en beskrivning av de olika fälten. Planering Under planering sker planeringen av uppdragets aktiviteter och resurser. Att tänka på vid planering är att ett uppdrag börjar på det datum som är satt som uppdragets startdatum. Ett uppdrags slutdatum bestäms dock av när den sista aktiviteten slutar. Således kan inte uppdragets slutdatum ändras om det finns pågående aktiviteter i uppdraget. Vid upplägg av en ny aktivitet visas följande inmatningsdialog. Typ: Följande värden finns att välja mellan: o Aktivitet: Den vanligaste typen som anger att aktiviteten är en vanlig aktivitet. o Fas: Anger att aktiviteten i Gantt-schemat visas med en brun färg. Används för att i Gantt-schemat visuellt indikera att aktiviteten är en fas (enligt uppdrags- /projektmetodiken). 17

21 o Iteration: Anger att aktiviteten i Gantt-schemat visas med en brun färg. Används för att i Gantt-schemat visuellt indikera att aktiviteten är en iteration (enligt uppdrags- /projektmetodiken). o Release, Leverans, Milstolpe, Beslutspunkt: Aktiviteten kommer i Gantt-schemat att visas som en diamant. o Enhet. Anger att aktivitetens enhet är styck och inte timmar. Används för att planera in annat än timmar. Aktiviteter med enheten styck summeras inte tillsammans med timmar. Villkorat startdatum: Om datumet lämnas blankt kommer aktiviteten att starta så tidigt som möjligt. Normalt är detta samma datum som uppdraget startar på. Anges ett villkorat startdatum är aktiviteten tvingad att starta på angivet datum. Varaktighet: Anger längden på aktiviteten. Vilken enhet som skall användas bestäms av Varaktighet, enhet. Istället för varaktighet kan slutdatum anges, se vidare under slutdatum. Varaktighet, enhet: Anger enheten på varaktigheten. Följande enheter finns: timmar, dagar, veckor och månader. Observera att antal timmar per dag, dagar per vecka och dagar per månad ställs in under intsällningar på organisationsnivån. Den normal inställningen är att en dag är 8 timmar, en vecka är 5 dagar och en månad är 20 dagar. Slutdatum: Istället för varaktighet kan ett slutdatum anges. Systemet kommer i så fall att beräkna varaktigheten med hjälp av slutdatumet. Därefter kommer slutdatum att nollställas. Tanken med att ange ett slutdatum istället för en varaktighet är att slippa räkna ut antalet dagar för aktiviteter som pågår under en lång tid. Istället anger man slutdatum och därefter räknas varaktigheten ut. Anges ett slutdatum överstyr det eventuellt angiven varaktighet. Resurser: En förteckning över de resurser som är inplanerade på aktiviteten. För varje resurs anges hur mycket resurser som skall arbeta på aktiviteten. Mängden arbete kan anges antingen i procent eller i timmar. o Anges procent beräknas arbetet utifrån en heltidsresurs och under hela aktivitetens varaktighet. Detta betyder att om aktiviteten senare förlängs kommer mängden arbete att öka. o Anges timmar kommer angivna timmar att fördelas jämt under aktivitetens varaktighet. Om aktivitetens varaktighet senare ändras kommer mängden arbete inte att öka eller minska utan vara konstant. Däremot kommer arbetet att fördelas under aktivitetens nya varaktighet. Aktiviteter / Förteckning Vyn visar samtliga aktiviteter i uppdraget samt aktiviteternas startdatum, varaktighet och vilka resurser som är inplanerade på varje aktivitet. 18

22 Aktiviteter / Plan Vyn visar gantt-schemat över aktiviteterna. Resurser / Bokningar Vyn visar bokningar av resurser på uppdraget. Observera att vyn inte är någon bottom-up vy utan visar just de bokningar som en resurs har på uppdraget. Resurser / Planerat Vyn visar planerad tid per resurs. Planerad tid är en summering av den planering av resurser som har skett på de enskilda aktiviteterna. Resurser / Bemanningsgrad 19

23 Vyn visar resursernas bemanningsgrad i uppdraget. Bemanningsgraden räknas ut som planerad tid på aktiviteterna delat med bokad tid på uppdraget. Vyn visar således om resurserna är över- eller underbemannade i förhållade till den tilldelning/bokning som uppdraget har fått av en resurs. 20

24 Behörighet Behörigheten styrs genom att definiera olika roller i systemet. Varje modul har sin egen uppsättning roller. Administratör En administratör har fulla rättigheter i hela organisationsmodulen och alla moduler som ingår i organisationen. Endast administratören kan ändra informationen under fliken Användarinfo för en person. Behörighetsroll per modul Varje modul har sin egen uppsättning behörighetsroller. En behörighetsroll definierar vad användaren kan göra eller inte kan göra. Behörighetsroller kan ärva regler från överliggande behörighetsroller. Behörighetsrollen definierar: vilka menyer som rollen har eller inte har tillgång till. På rollen finns möjlighet att ange om menyer som anges skall vara de som rollen har eller inte har behörighet till. Vilket som skall gälla anges med hjälp av egenskapen Menyaccess. vilken information rollen inte har tillgång till eller har begränsad tillgång till. Kan styras ner på enskilda fält. Det går också att ge rollen en begränsad tillgång: Ingen access, Bara läsa, Inte ändra, Inte ta bort, Inte lägga till, Inte flytta att behörighetsrollen ger rekursiv access till underliggande moduler för den modul som användaren har behörighet till. Ett exempel: Genom att ge en användare behörighet till en portfölj kan användare också därmed få behörighet till alla underligande portföljer och projekt för den aktuella portföljen. Det finns tre standardroller i varje modul. 21

25 Roll för gäst. Användare som har rätt att läsa alla moduler och saknar egen behörighet till modulen får denna roll. Roll för nyuppläggning. Användare som skapar ett objekt som är en modul får denna roll till modulen automatiskt. Roll för medlem. Används inte. Användare Under fliken Användarinfo på en person finns följande inställningar: Måste byta lösenord: Användaren måste byta lösenord vid nästa inloggning. Låst: Användare blir låst om fel lösenord anges 3 gånger. Användaren låses upp genom att klicka bort flaggan. Avstängd: Användaren är avstängd och kan inte logga in. Kan läsa alla moduler: Användaren kan läsa alla moduler även om användaren saknar behörighetsroll. Administratör: Användaren är administratör för organisationen. För varje användare kan också anges vilka moduler användaren har behörighet till samt vilka behörighetsgrupper användaren ingår i. En användare kan ha olika roller i olika moduler. Har användaren flera roller gäller alla roller tillsammans. En användare kan ingå i flera behörighetsgrupper. I behörighetsgruppen anges vilka moduler gruppen har access till och med vilken roll. Behörighetsgrupper För enklare och effektivare hantering av behörighet kan behörighetsgrupper skapas. Behörighetsgruppen definierar vilka moduler som gruppen har access till samt med vilken roll. Användare som tillhör behörighetsgruppen får access till samtliga moduler som ingår i gruppen. Administration av roller Administration av behörighetsroller görs i systemmodulen. Det är endast användare som har fått access till systemmodulen som kan administrera roller. Systemmodulen öppnas genom att klicka på gå upp -knappen när användaren befinner sig på organisationsmodulen. I systemmodulen visas en lista med de moduler som finns tillgängliga. Genom att klicka på en modul administreras modulens roller. 22

26 Nedan visas roller för en modul. Överst anges vilken roll som skall användas för de inbyggda standardrollerna. Längs ner syns en lista med rollerna som finns. En enskild roll definieras enligt nedanstående. 23

27 Endast läsrättigheter. Anger att rollen bara kommer att kunna titta på information. Rollen kommer aldrig att kunna ändra någon information. Menyaccess. Anger om rollen har access till endast de menyer som anges under fliken Menyaccess eller om rollen har access till alla menyer utom de som anges under fliken Menyaccess. Roller för underliggande moduler. Här anges om rollen skall få access till underliggande moduler och i så fall vilken roll som rollen skall få i dessa menyer. Exempel: Genom att ge en person behörighet till en portfölj kan man samtidigt ha angett att personen automatiskt får behörighet till samtliga projekt som ingår i portföljen samt vilken roll som personen skall få i dessa projekt. 24

28 I förteckningen kan man styra behörighet till enskilda objekt och egenskaper på objektet. 25

29 Central administration En funktion för att via en organisation underhålla konfigurationsdata för flera organisationer. Används av kunder som har flera organisationer som skall ha samma konfiguration. För att slippa uppdatera alla organisationer manuellt vid en ändring av konfigurationsdata sker ändringen i en organisation, varefter systemet automatiskt uppdaterar alla andra organisationer. Central administration sätts och konfigureras av leverantören i samband med installation av systemet. 26

30 Inställningar Generellt/Företag Uppgifter: Grunduppgifter om organisationen. Inställningar. Max tom datum anger det datum som skall användas om tom-datum lämnas blankt när en period skall anges. Terminer: Definierar start- och slutdatum för terminer. Används vid kopiering för att kunna ändra kurskoden automatiskt. Jobb: Förteckning över de jobb som har utförts. Genom att klicka på ett jobb visas eventuella meddelanden för jobbet. Utförda jobb kan rensas bort allteftersom. Generellt/Uppdrag Inställningar: Vid planering av aktiviteter kan varaktigheten anges i dagar, veckor eller månader. För att räkna om dessa enheter till timmar används de värden som anges här. Status: Lista med möjliga uppdragsstatusar. Varje status placeras in i någon av kategorierna Planerad, Pågående eller Avslutade. Dessa kategorier används för filtreringen i olika vyer. Typer: Lista över möjliga uppdragstyper. Uppdragstypen styr följande: o Kopieringsregel. Anger hur uppdraget skall hanteras vid kopiering. Kopiera inte. Kopiera. Ett nytt identiskt uppdrag skapas. Förläng. Inget nytt updprag skapas. Däremot kopiera aktiviteter, budget och bokningar. o Budgetering. Anger vilken typ av budgetering som skall användas. Enkel budget. Endast budgetvärden på hela uppdraget. Budgetperioder. Möjlighet att lägga in budget för olika tidsperioder på uppdraget. Kategorier: Endast en förteckning. Används som information. Form: Endast en förteckning. Används som information. Tid: Endast en förteckning. Används som information. Generellt/Portföljer Status: Lista med möjliga portföljstatusar. Varje status placeras in i någon av kategorierna Planerad, Pågående eller Avslutade. Dessa kategorier används för filtreringen i olika vyer. Generellt/Personal Inställningar. Anger hur förnamn och efternamn skall fogas samma. Kategori: Endast en förteckning. Används som information. Tidredovisning Veckoschema: Veckoschema anger arbetstid per dag och vecka. Veckoscheman används för att ange en persons tillgänglighet och i förlängningen för uträkning av flextid och beläggning. Helgdagskalender: Förteckning över helgdagar och halvdagar. För varje helgdag eller halvdag anges antaler arbetstimmar för den aktuella dagen. Olika helgdagskalendrar kan läggas in för olika länder. 27

31 Aktiviteter: Förteckning över övergripande aktiviteter som t.ex. semester, sjukdom, föräldraledighet. Det går också att lägga upp aktiviter som inte ingår i personalens redovisade tid. Exempel på sådan aktivitet kan vara restidsersättning eller stegräkning. Här syns också de ackumulatorer som finns för t.ex. flextid. En eventuell beskrivning på löneaktiviteten kommer att visas vid tidredovisningen som en hjälptext. o Faktor: Anger faktor vid för övertidsackumlatorer. o Kod: Används för integration med lönesystem. o Ingår ej i tidredovisning: Används för redovisning av t.ex. restidsersättning. Heltidsschema: Organisationens normala heltidschema för personalen. Används vid resurshantering och beläggningsberäkning. Konfiguration Konfiguration: Olika flaggor för att slå på/av funktionalitet i systemet. Används för att anpassa systemet till kundens behov. o Max tom datum: Datumet används som slutdatum (bortre gräns) i heltidsschema och personalens arbetsschema om slutdatum inte anges (är blankt). Rapportmallar: Tillgängliga rapportmallar. Här kan egna rapportmallar läggas upp vid behov. En rapportmall utgår från XML-data som produceras och omvandlar informationen till ett annat format (htlm, xml, excel, mfl) genom att använda ett stylesheet (XSL). o Rapporttyp: Styr vilken rapport som rapportmallen avser. o Filtyp: Anger ändelsen på den fil som produceras av rapportmallen. 28