Nyheter i IA-systemet

Transkript

1 Nyheter i IA-systemet från

2 Sida 2 av 11 INNEHÅLL 1. ALLMÄNT OM VERSIONEN HÄNDELSER Datum för uppföljning Fritextsökning i händelselistan Information om när en händelse senast sparades RISKHANTERING Fritextsökning HANDLINGSPLAN Fritextsökning RAPPORTER Uppdaterad risktalsrapport ADMINISTRATION Möjlighet att editera nyheter Registrera risktal INLOGGNING OCH LÖSENORD E-post skickas vid ändring av lösenord... 11

3 Sida 3 av ALLMÄNT OM VERSIONEN En version som innehåller följande nyheter: Fritextsökning i händelselistan, riskhanteringslistan och handlingsplanen Möjlighet att ange datum för uppföljning i händelserna Information om när och av vem en händelse senast sparades Uppdatering av risktalsrapporten Möjlighet att editera nyheter E-post skickas vid ändring av lösenord

4 Sida 4 av HÄNDELSER 2.1. Datum för uppföljning Hittills har det inte varit möjligt att ange ett datum för när uppföljningen av en händelse ska göras. Det bestämdes i stället utifrån inställningarna i panelen E-postinställningar under fliken Admin Roller. För att beräkna uppföljningsdatumet använde IA-systemet det antal dagar som angavs i raden Påminnelse om uppföljning skickas för de personer som var valbara som uppföljningsansvariga i händelsen. Nu har vi lagt till ett fält i händelsen där du själv kan ange när uppföljningen ska göras. Så fort du har skapat en åtgärd visas uppföljningspanelen, och du har möjlighet att ange ett datum för uppföljningen. Anger du inget datum, sätts datumet automatiskt när den sista åtgärden blir klarmarkerad. Datumet sätts då en månad framåt i tiden Fritextsökning i händelselistan För att göra det enklare att hitta specifika händelser har vi lagt till en fritextsökning i händelselistan. I fältet Fritextsökning kan du söka efter en valfri text för att till exempel hitta en händelse med en viss rubrik. Fritextsökningen söker i händelserubrik, händelseförlopp och objektbeteckning. Den söker i alla händelser som matchar de övriga villkoren som du har angett i panelerna Urval och Urvalsvillkor.

5 Sida 5 av Information om när en händelse senast sparades Eftersom många användare har varit osäkra om deras ändringar verkligen sparades när de klickade på Spara-knappen, har vi lagt till en informationstext. Längst ner på varje händelsesida visas nu när en händelse senast sparades och av vem. Precis som förut, hittar du informationen om alla ändringar som har gjorts i en händelse i Ändringsloggen under fliken Loggbok.

6 Sida 6 av RISKHANTERING 3.1. Fritextsökning För att göra det enklare för dig att hitta specifika riskhanteringar har vi lagt till en fritextsökning i riskhanteringslistan. I fältet Fritextsökning kan du söka efter en valfri text för att till exempel hitta en riskhantering med en viss rubrik. Fritextsökningen söker i riskhanteringarnas rubrik, beskrivning och objekt. Den söker i alla riskhanteringar som matchar de övriga villkoren som du har angett i panelerna Urval och Urvalsvillkor. Väljer du vyn Rader i riskhanteringslistan, finns inget fält som heter Fritextsökning utan sökningen sker på samma sätt som förut. Det betyder att du använder separata sökfält för att söka efter objekt, huvudrubrik och rad.

7 Sida 7 av HANDLINGSPLAN 4.1. Fritextsökning För att göra det enklare att hitta specifika åtgärder, utredningar, uppföljningar, riskbedömningar och anmälningar har vi lagt till en fritextsökning i handlingsplanen. I fältet Fritextsökning kan du söka efter en valfri text för att till exempel hitta en åtgärd eller en utredning med en viss rubrik. Fritextsökningen söker i alla händelser och riskhanteringar som matchar de övriga villkoren som du har angett i panelerna Urval och Urvalsvillkor. Vilken vy av handlingsplanen du har valt avgör i vilka fält sökningen sker: Har du valt Åtgärd sker sökningen i åtgärdsrubrik och åtgärdstext i både händelser och riskhanteringar, i anmälarens förslag på/utförd åtgärd och objektbeteckning i händelser samt i objekt i riskhanteringar. Har du valt Utredning sker sökningen i utredningsrubrik, utredningstext, anmälarens uppfattning om orsak samt objektbeteckning i händelser. Har du valt Uppföljning sker sökningen i händelserubrik, händelseförlopp, objektbeteckning samt kommentaren till uppföljningen och till skyddsombudsuppföljningen i händelser. Har du valt Riskbedömningar sker sökningen i händelserubrik, händelseförlopp och objektbeteckning i händelser, i rubrik, beskrivning och objekt i riskhanteringar samt i textruta 1 och textruta 2 i riskhanteringsrader. Har du valt FK-/TFA-anmälningar sker sökningen i händelserubrik, händelseförlopp och objektbeteckning i händelser.

8 Sida 8 av RAPPORTER 5.1. Uppdaterad risktalsrapport Vi har uppdaterat risktalsrapporten. Det är inte längre möjligt att ta ut risktal fördelade på kön eller på kollektivanställda och tjänstemän. Hur du anger siffrorna som rapporten baseras på kan du läsa i avsnitt 6.2. Samtidigt har vi uppdaterat urvalskriterierna för rapporten, vilket gör att du nu enkelt kan välja vilka av de fem händelsetyperna olycksfall, tillbud, riskobservation, färdolycksfall och arbetssjukdom du vill ta med i rapporten. Tar du med olycksfall visas såväl olycksfall utan frånvaro, olycksfall med frånvaro och det totala antalet olycksfall. Använder din organisation Lost Time Injury (LTI) visas även det i rapporten. Under urvalsvillkor kan du nu också välja vilka personer du vill ta med: Alla, Egen personal, Övriga personer eller Endast entreprenörer. I diagrammet har färgerna för händelsetyperna uppdaterats så att de stämmer överens med de färger som används på andra sidor i IA-systemet. På fliken Data i Excel-filen visas nu både Antal och Risktal för varje händelsetyp. Ställer du dig i ett fält i kolumnen Risktal, ser du hur värdet har beräknats.

9 Sida 9 av ADMINISTRATION 6.1. Möjlighet att editera nyheter När du skapade nyheter kunde du tidigare bara skriva in vanlig text utan radbrytningar. Nu har vi lagt till möjligheten att formatera text, så att du kan göra radbrytningar, punktlistor och använda fet stil med mera. Precis som tidigare väljer du om nyheten ska visas i din organisation, i koncernen eller i hela branschen Registrera risktal För att kunna använda risktalsrapporten som beskrivs i avsnitt 5.1, behöver du ange antal arbetade timmar och/eller antal anställda. Följ dessa steg för att ange de siffrorna: 1. Klicka på Admin och fliken Risktal. 2. Använder du funktionen Risktal för första gången måste du först göra de generella inställningarna: (1) Välj om du vill registrera arbetade timmar på företags- och/eller på enhetsnivå. (2) Välj om du vill registrera antal anställda på företags- och/eller på enhetsnivå. (3) Välj sedan om du vill registrera uppgifterna per månad (rapporten kan tas ut per månad, per kvartal och per år) per kvartal (rapporten kan tas ut per kvartal och per år) eller

10 Sida 10 av 11 per år (rapporten kan tas ut per år) (4) Vill du inte ta ut någon rapport väljer du Ingen. (5) Klicka på Spara. Då öppnas tabellen där du kan registrera arbetade timmar och/eller antal anställda. 3. Klicka på den enheten i organisationsträdet för vilken du vill ange uppgifter. 4. Markera under rubriken Registrera antal ovanför tabellen om du vill registrera arbetade timmar eller antal anställda. 5. Klicka på redigeringsknappen bredvid den raden som du vill uppdatera. 6. Skriv in siffrorna. Om du registrerar siffror för enskilda enheter summeras dem inte uppåt i organisationsträdet. 7. När du är klar med en rad klickar du på diskettsymbolen för att spara den. Du måste spara varje rad för sig. Klickar du på en ny rad innan du har sparat den aktuella raden, så försvinner alla siffror du har lagt in där.

11 Sida 11 av INLOGGNING OCH LÖSENORD 7.1. E-post skickas vid ändring av lösenord Som en extra säkerhetsåtgärd skickas nu e-post till dig när du byter lösenord för ditt konto. Får du denna e-post utan att du själv har bytt ditt lösenord, vänligen kontakta din lokala IA-administratör omgående.