Nyheter i. från

Transkript

1 Nyheter i från

2 Sida 2 av 12 INNEHÅLL 1. ALLMÄNT OM VERSIONEN ADMINISTRATION Riskhanteringsmallar HÄNDELSER & RISKHANTERING Anställningsenhet är obligatorisk för alla händelsetyper Förändrad visning av urvalsvillkor Nya urvalsvillkor i händelselistan, riskhanteringslistan och handlingsplan E-post skickas direkt RAPPORTER Förfallna händelser visas i statusrapport ANALYS Analys på samtliga händelsetyper på eget företag... 12

3 Sida 3 av ALLMÄNT OM VERSIONEN En version med följande nyheter: Anställningsenhet anges i alla händelsetyper Justering av hur urvalsvillkor visas Ny funktionalitet för riskhanteringar när händelser skapas från riskhantering E-post i händelser skickas direkt vid spara Rapporten enhetsvis, händelser per status har kompletterats med Förfallen Förändringar i analysfunktionen

4 Sida 4 av ADMINISTRATION 2.1. Riskhanteringsmallar Det är inte längre möjligt att skapa en mall som innehåller både möjligheten att skapa händelser samtidigt som möjlighet att skapa åtgärder direkt i mallen. Koppla händelse kan inte finnas samtidigt som Koppla åtgärd, S&K samt 5? då dessa delar hanteras i händelsen

5 Sida 5 av HÄNDELSER & RISKHANTERING 3.1. Anställningsenhet är obligatorisk för alla händelsetyper För samtliga händelsetyper registreras en anställningsenhet. Denna är också obligatorisk. Det innebär att det är möjligt att styra dessa händelsetyper på samma sätt som arbetsmiljöhändelser. Det är inte längre nödvändigt att koppla roller till händelseenheter dessa händelseenheter. Om händelseansvarig på händelseenheten saknas i alla led sätt istället händelseansvaret till ansvarig på anställningsenheten. Inga ändringar har gjorts vad gäller hur ansvaret sätts. I första hand letar IA efter händelseansvarig på händelseenheten. Följande händelsetyper omfattas av förändringen - Miljö - Egendom/Säkerhet - Kvalitet - Övrig avvikelse Observera! För händelser som registrerats tidigare så kommer anställningsenhet att vara tomt. Om man går in i en sådan händelse och redigerar någon information (sparar) så måste anställningsenhet anges. I alla funktioner där det går att fördela information mellan anställningsenhet och händelseenhet omfattar valet anställningsenhet nu alla händelsetyper. Detta innefattar bl.a. Händelse>Lista, Handlingsplan, Analys, Exportera data, Rapport enhetsvis. Historiska händelser (de som saknar anställningsenhet) kommer inte att visas.

6 Sida 6 av Förändrad visning av urvalsvillkor I Händelse>Lista, Riskhantering>Lista och Handlingsplan finns en hel del sökmöjligheter en del av dem används sannolikt mest av avancerade användare. För att ge enklare vyer till de användare som inte normalt har behov av dessa urval har vi i urspungsläget komprimerat de mer avancerade urvalen. Denna vy möter nu alla användare. Vill man ha tillgång till de mer avancerade urvalen så klickar man på plustecknet. Denna inställning regleras i cookies vilket betyder att vyerna (på samma dator) nästa gång kommer att visas på samma sätt som senast (komprimerat eller expanderat).

7 Sida 7 av Nya urvalsvillkor i händelselistan, riskhanteringslistan och handlingsplan Observera! Förändringarna som beskrivs i detta kapitel påverkar bara om man valt funktionen att skapa händelser från riskhantering. Händelse - Lista Om man vill veta hur många händelser som skapats från riskhantering så väljer man källa riskhantering (denna funktion har funnits tidigare). När man väljer källa riskhantering öppnas nu ytterligare alternativt. Söka källans riskhanteringstyp. Ger svar på vilka händelser som skapats från en viss riskhanteringstyp Söka källans mall. Ger svar på vilka händelser som skapats från en viss mall Söka på en viss riskhantering. Ange löpnummer och att löpnummer ska syfta på riskhantering. Ger svar på vilka händelser som skapats från en viss riskhantering

8 Sida 8 av 12 Riskhantering Lista Från Riskhantering lista är det möjligt att se hur många händelser som är kopplade från en enskild riskhantering. I tabellen visas det med två siffror, exempelvis 0/2. Det betyder att två händelser kopplade och att ingen av dem är uppföljd och klar. (Skulle händelserna vara klara skulle tabellen ha visat 2/2.). I kolumnen intill visas också på samma sätt information om antalet åtgärder. Genom att klicka på åtgärderna så länkas man in i Handlingsplanen Genom att klicka i tabellen så länkas man till Händelser Lista där dessa visas. Klickar man på åtgärder länkas man till Handlingsplan - Åtgärder

9 Sida 9 av 12 Handlingsplan Lista Om händelsens källa är riskhantering så visas alla åtgärder som skapats i händelser som är kopplade till en riskhantering. Även här är det möjligt att göra urval på riskhanteringstyper, mall och på enskilt löpnummer.

10 Sida 10 av E-post skickas direkt Tidigare har e-posten fungerat som följer: 1. E-post från händelser som skapas via light eller app skickas direkt när användaren väljer att skicka 2. E-post från händelser som skapas av annan användare än light och app skickas på natten efter det att händelsen skapades 3. E-post till utredare, åtgärdsutförare, vid byte av händelseansvarig, byte av skyddsombud skickas på natten efter det att händelsen skapades 4. E-post gällande riskhantering skickas på natten efter att riskhanteringen skapades 5. E-post om påminnelser och om utredningar och åtgärder är klara skickas på natten Från nu fungerar det som följer: 1. E-post från händelser som skapas via light eller app skickas direkt när användaren väljer att skicka 2. E-post från händelser som skapas av annan användare än light och app skickas när händelsen sparas 3. E-post till utredare, åtgärdsutförare, vid byte av händelseansvarig, byte av skyddsombud skickas när händelsen sparas 4. E-post gällande riskhantering skickas natten efter att riskhanteringen skapades 5. E-post om påminnelser och om utredningar och åtgärder är klara skickas på natten All e-post förutom påminnelser och riskhanteringar kommer således att skickas direkt vid spara. Mejl till samma användare gällande samma information skickas bara en gång oavsett hur många gånger man sparar. Observera! Om en användare väljer exempelvis en åtgärdsutförare och sparar så skickas e-post direkt. Om användaren direkt efter ångrar sig och väljer en annan åtgärdsutförare så skickas e- post direkt till denne. Det skickas ingen e-post om att den förste åtgärdsutföraren inte längre har åtgärdsansvaret. Ansvaret försvinner dock från användarens Mitt IA

11 Sida 11 av RAPPORTER 4.1. Förfallna händelser visas i statusrapport Ett tillägg har gjorts i rapporten Enhetsvis Händelser per status. Längst till höger visas antalet förfallna händelser som är en delmängd av totalen. De 139 förfallna nedan är således en delmängd av totalen (1116). På samma sätt som i de övriga kolumnerna går det att klicka på antalet för att visa händelserna under Händelse Lista.

12 Sida 12 av ANALYS 5.1. Analys på samtliga händelsetyper på eget företag Det är nu möjligt att göra urval på alla företagets händelsetyper samtidigt. Detta gäller såväl när man visar detaljer eller diagram. Observera! Vissa urvalsvillkor är bara kopplade till vissa händelsetyper. Det betyder att vissa villkor innebär att bara en eller några händelsetyper kan visas oavsett att flera händelsetyper valts