Version Namn Datum Beskrivning 1.0 ANEN

Transkript

1

2 Version Namn Datum Beskrivning 1.0 ANEN

3

4 Inledning Detta dokument beskriver de nyheter som tillkommit i Vitec Portal Förutom dessa nyheter har även ett antal tillägg och justeringar gjorts. Information om tidigare versioner finns under Portals startsida. Figur 1: Portalnyheter

5 Den publika webbplatsen har sedan tidigare stöd för att användaren skall kunna fritextsöka efter information publicerad inom webbplatsen. Sökfunktionen ger nu förslag på sökord som matchar det användaren skrivit. Sökfunktionen börjar matcha från att enbart en bokstav skrivits och förfinas i takt med att användaren skriver fler bokstäver. Sökfunktionen matchar maximalt 10 förslag. Datat som funktionen använder sig av bygger vidare på den indexering av materialet i webbplatsen som funnits sedan tidigare och delar upp detta indexerade material i enskilda ord. Figur 2: Sökfunktion med förslag

6 Sedan tidigare har Vitec Portal Marknad en färdig integration för publicering av objekt till Stockholm Stads Bostadsförmedling och även för automatisk återföring och hantering av sökandeförslag. Vid extern publicering hos Stockholm Stads Bostadsförmedling sänds diverse information med kring det aktuella objektet såsom typ av objekt, hyra, egenskaper, bilder för objektet med mera. Den aggregerade informationen har kompletterats och kan nu sända över de dokument som presenteras för objektet på den publika webben. Det kan t.ex. röra sig om energideklaration eller bofaktablad. Lämpligt filformat att använda sig av är Pdf dokument men stödjer även Excel, Word och textfiler. Figur 3: Länkade dokument kan föras över till Stockholm Stads Bostadsförmedling. De dokument som sänds över motsvarar de dokument som visas på objektsdetaljen i Vitec Portal Marknad. För att använda sig av funktionen används standardfunktionalitet för att länka dokument till objektet via administrationsgränssnittet.

7 I tidigare version av Vitec Portal Marknad erhöll systemet stöd för att manipulera brevmallarna som ligger till grund för all korrespondens ut ur systemet, både via e-post och också brev. Editorn har nu kompletterats med möjlighet att infoga bilder i dessa brevmallar. Notera att vid användning av bilder i brevmallar som printas ut bör bildens storlek och upplösning anpassas för att få en god kvalitet vid utskrift. Figur 4: Möjlighet att använda bilder i brevmallar

8 Listan som visar lediga objekt är naturligtvis en av webbplatsens mest besökta sidor. Vitec Portal Marknad har sedan tidigare tillgång till olika typer av sökfunktioner, t.ex. en snabbsökning som finns på webbplatsens startsida eller annan plats, en avancerad sökning där användaren ytterligare kan specificera vad man efterfrågar. För att ytterligare stödja användaren i sökprocessen har nu objektlistan erhållit möjlighet att genomföra viss filtrering av publicerade objekt genom att använda sig att kunna filtrera på områden eller hyra och antal rum. De senare två i form av dragreglage där användaren enkelt kan ange önskat minimum och maximum nivå på t.ex. hyran. Vid förändring av sökkriterier uppdateras listan automatiskt och användaren erhåller en feedback om att förfrågan behandlas. Figur 5: Filtrering av objektlistan Kontaktformuläret har nu stöd för att skicka e-postmeddelandet i HTML-format som kan formateras av Vitecs konsulter. Funktionen kan t.ex. användas till att komplettera e-post med formattering och sidfot. Funktionen tillåter att användaren anger sin korrekta e-postadress för att erhålla svar från bostadsföretaget och en formaterad ursprungligt e-post kommer inkluderas i den kommunikationen via användarnas e-postklienter. En intresseanmälan som inte uppdateras eller där användaren inte är aktiv och loggar in i systemet kan få en inaktivitetsvarning via e-post eller brev. För att tydliggöra när en viss

9 användare fått en påminnelse om inaktivitet har intresseanmälan kompletterats med ett systemjobb för ändamålet. Varje gång en inaktivitetsvarning sänds upp ökas en räknare på intresseanmälan upp och uppdateras med aktuell tidpunkt. Användare som väljer att prenumerera på lediga objekt som motsvarar sökkriterier får vid givna intervall ett e-post med lediga objekt. För att förenkla för handläggaren att se om en sökande fått eller inte fått prenumeration och när detta senast skedde loggar nu prenumerationsskicket senaste hittade matchande objekt eller misslyckades att matcha objekt till sökkriterier. Den sökandes intresseanmälan innehåller nu information om när senaste ett prenumerationsjobb fick träff eller misslyckades att få träff gentemot sökkriterier. Detta är behjälpligt för handläggaren att se hur ofta kundens sökkriterier faktiskt ger träff. Om antalet prenumerationer utan träff är signifikant högre än de som givit träff kan det innebära att den sökande har ställt sina kriterier för snävt, t.ex. genom att acceptera för låg hyra eller liknande. Handläggaren får på detta sätt ett stöd i att råda användaren att justera sina sökkriterier. Utöver prenumeration redovisas även när senaste inaktivitetsvarningen skickades. Bägge systemjobb loggar undan information och kan (varierar mellan kundinstallationer) finnas tillgänglig efter radering för referens. Figur 6: Intresseanmälan visar statistik för prenumeration- och inaktivitetskommunikation. Vid användning av etapper kan bostadsbolaget gruppera objekt till en helhet och hantera dem tillsammans avseende statusbyten, riktad information med mera. Etapphantering är fördelaktigt vid t.ex. försäljning av tomter eller nyproduktion av hyreslägenheter. Normalt söker de sökande

10 många objekt i en nyproducerad fastighet och har en preferensordning mellan objekten, dvs. var man helst önskar bo eller köpa. Det innebär att den sökande troligen sökt många objekt i samman fastighet och angett en prioriteringsordning mellan dessa objekt. Vid tilldelning av kontrakt eller försäljning av objekt kan det inträffa att en sökande av olika orsaker inte är aktuell eller ångrat sig. För att förenkla arbetet kring att nedprioritera dessa sökande på många objekt har etappmodulen erhållit stöd för att prioritera ned en sökande på alla objekt den registerat sig på. Handläggaren får ange en orsak varför nedprioritering görs och den sökande placeras sist på samtliga objekt man anmält sig på. Vitec Portal Marknad inkluderar stöd för att göra riktade utskick till många sökande eller hyresgäster. Dessa utskick kan göras till alla eller till en delmängd av de sökande eller hyresgästerna. Tidigare har handläggaren inte haft ett bra stöd för att kunna enkelt se hur fritextbrevet kommer se ut. För att förenkla den processen inkluderar nu editorn två länkar som benämnds Granska brev och granska e-post. Genom att klicka på dessa visas en bild av hur brevet kommer att se ut. Figur 7: Möjlighet att förhandsgranska fritextkommunikation. Vitec Portal har sedan länge ett omfattande språkstöd för engelska som omfattar både webbplatsen och marknadssystemet. I och med version 3.47 kompletteras det engelska språkstödet för erbjudande även med kontaktsinformation på engelska.

11 Figur 8: Språkstöd kontaktinformation

12 Kundservice inkluderar möjligheten att göra felanmälan kring de objekt hyresgästen har kontrakt på eller de gemensamhetsobjekt som finns kopplade till hyresgästens objekt. för installationer som använder sig av Vitec Nova som underliggande fastighetssystem har nu möjlighet att inkludera tillägg när felanmälan kompletterats. Detta har funnits sedan tidigare gällande installationer mot Vertex Fastighet. Tillägg kan ses som ett extra datafält som kan besvaras med svaret Ja eller Nej. Dessa tillägg kopplas till felanmälan när den skapas. Exempel på tillägg skulle kunna vara om t.ex. Nyckel finns i tub eller Finns husdjur. Funktionen har samordnats med Kundservice appen för mobila enheter. Figur 9: Tillägg kan inkludera t.ex. kontaktkrav eller om nyckel lagts ut i tub. Felanmälan har fått stöd för installationer som arbetar mot VF att visa ytterligare en nivå av data när en felanmälan skapas. Sedan tidigare fanns nivåerna Objekt, Utrymme och Detaljdel att välja mellan. Utöver detta har Åtgärd nu tillkommit. Åtgärd specificeras både av Utrymme och också Detaljdel. Vilka Åtgärder som visas måste aktivt väljas i kundinstallationen och konfigureras i VF och som standard finns inte åtgärderna tillgängliga. Nova För Nova finns nivåerna Objekt/Utrymme/Åtgärd tillgängliga när en felanmälan skapas.

13 Objekt och Utrymme är obligatoriska val medan Åtgärd är valfritt. Åtgärd kan konfigureras att inte visas. VF För VF finns nivåerna Objekt/Utrymme/Detaljdel/Åtgärd tillgängliga. Objekt och Utrymme är obligatoriska val medan Detaljdel och Åtgärd är valfria. Detaljdel och Åtgärd kan konfigureras att inte visas. För VF visas åtgärder som konfigurerats i VF att visas för kund, det är alltså en delmängd av åtgärderna som väljs ut av handläggare för att vara tillgängliga i applikationen. Vilka åtgärder som finns tillgängliga att välja mellan beror både på Utrymme och också Detaljdel. Detaljdelen kan fungera både som en minimerande effekt på de åtgärder som är tillgängliga för ett Utrymme och som en expanderande effekt som tar in ny nya åtgärder som är kopplad till vald detaljdel. Figur 10: Felanmälan med ny nivå Åtgärd. Vitec Portal Marknad kan nu användas mot Vitec Hyra som underliggande fastighetssystem.

14 Våra mobila applikationer harjusterats avseende inloggningsförfarandet. Genomgången omfattar både Sök Bostad och Kundservice på plattformarna ios och Android.