Manual. Artologik TIME-Flex. Plug-in till TIME version 3.1. Artisan Global Software

Transkript

1 Projekthantering Tidsredovisning Enkäthantering E-posthantering HelpDesk Publiceringsverktyg Bokningssystem Manual Artologik TIME-Flex Plug-in till TIME version 3.1

2 Innehållsförteckning Artologik TIME och TIME-Flex...1 Administration...1 Administration av flextidskoder...1 Administration av flextidsgrupper...3 Registrera flextid...4 Ingående saldo...4 Registrera flextid...4 Attestering...5 Attestregler...5 Administrera attesträttigheter...6 Attestera flextid...6 Rapporter...7 Månadsrapporter...7 Flextidsrapport...7 Lönerapporter...7 Löneunderlag...7 Flextidsrapport...8 Kom-igång-tips...8 Copyright and Trademark Copyright 2007 Artisan Global Software, Vidéum, SE VÄXJÖ, SWEDEN Artisan Global Software has intellectual property rights relating to technology embodied in the product that is described in this document. This document and the product to which it pertains are distributed under licenses restricting their use, copying, distribution and recompilation. No part of the product or of this document may be reproduced in any form by any means without prior written authorisation of Artisan Global Software. Artologik is a registered trademark of Artisan Global Software.

3 Manual 1 Artologik TIME och TIME-Flex TIME, ditt webbaserade system för tidsredovisning, kan du komplettera med olika typer av plug-ins. TIME-Flex är en tilläggsfunktion för att hantera flex- och komptid. Fördelarna med TIME-Flex är många. Med hjälp av TIME-Flex kan du och dina medarbetare enkelt hålla ordning på tiden ni jobbat. Har du jobbat övertid eller behöver du jobba ikapp tiden du flexat? Ska tiden du jobbat in läggas till i tidsbanken eller ska du ta ut den som lön? Du får även bättre kontroll på att användarna verkligen registrerar sin arbetade tid varje dag. Programmet gör det nämligen omöjligt att registrera för efterföljande dagar om inte den registrerade tiden dagarna innan stämmer överens med den registrerade arbetstiden. Administration Innan du och dina medarbetare kan börja använda TIME-Flex för att hålla ordning på arbetad tid, krävs en viss administration och inställningar. Det som behövs göras är att: 1. Lägga in flextidskoderna i administrationen. 2. Ge en eller flera användare rättigheter att attestera flextid. 3. Sätta upp attestregler. 4. Lägga in ingående saldo för de användare som ska registrera sin flextid. Dessa punkter finns beskrivna nedan. Utöver inställningarna ovan måste du kontrollera att arbetstiden för varje medarbetare är inlagd. Hur du gör detta finns beskrivet i den generella manualen för TIME. Administration av flextidskoder Under Administration > Organisationsinställningar > Flextidskoder definierar du upp de olika flextidskoder som ska användas i din organisation. Exempel på sådana koder kan vara Flextid, Komptid 1.0, Komptid 1.5 och Komptid Helg. Dessa flextidskoder är de som dina medarbetare kan välja att fördela sin övertid mellan när de registrerar sin flextid. För att registrera en ny flextidskod klickar du på knappen Ny flextidskod överst. För att redigera befintlig flextidskod klickar du på dess namn i listan på sidan. För varje flextidskod fyller du i följande information: 1. Namn på flextidskoden på samtliga språk som finns i systemet. Detta är obligatoriskt.

4 Manual 2 2. Om flextidskoden inte ska gå att ta ut som lön. Till exempel så kan det vara så att enbart beordrad övertid ska gå att ta ut som lön, all annan övertid läggs till en tidsbank som man kan plocka från när man arbetar mindre än sin planerade arbetstid. Om flextidskoden INTE ska gå att ta ut som lön, kryssar du i rutan Ej möjligt att ta ut som lön. 3. Löneart. När du ska ta ut lönerapporter och importera dessa till ditt lönesystem, måste varje flextidskod ha en löneart för tidsinsättning och en löneart för löneuttag. Den sistnämnda behöver du enbart fylla i om flextidskoden går att ta ut som lön. För att ta reda på de aktuella lönearterna rekommenderar vi att du ser efter i ditt lönesystem. 4. Kompensation. För några av flextidskoderna ska en viss kompensation ges. Om en medarbetare exempelvis jobbar extra en kväll eller helg, ska varje timme ge en viss procent i kompensation, så att varje inarbetad timme på obekväm arbetstid till exempel ska ge två timmar att plocka ut från flextidsbanken. Denna kompensation fyller du i här. Fyller du inte i något ges ingen kompensation för denna flextidskod. 5. Vilken flextidsgrupp koden ska tillhöra. För varje arbetad timme utöver den registrerade arbetstiden ges möjlighet att plocka ut denna vid ett senare tillfälle, under förutsättning att man inte tar ut denna tid som lön. När användaren sedan ska plocka ut denna tid, skall denne inte behöva välja att plocka ut tid för exempelvis Komptid 1.0, Komptid 1.5, utan enbart välja att plocka ut Komptid. Därför måste du för varje flextidskod definiera vilken flextidsgrupp som tiden ska hamna i. När användaren sedan ska plocka ut sin tid dras den från respektive bank, där en summering finns av inarbetad tid. 6. Spara. När du lagt in alla dina flextidskoder, kan du lägga in standardfördelningen av flextiden. Med standardfördelning av flextid menas vad som ska vara utgångsläge för användaren när denne ska registrera sin flextid. 1. Klicka på Visa alla eller gå in under Administration > Organisationsinställningar > Flextidskoder för att se dina flextidskoder. 2. Fyll i ordningen på hur de olika flextidskoderna skall visas i kolumnen Ordning. 3. I kolumnen Antal timmar kan du fylla i hur du vill att fördelningen av övertid ska föreslås för användaren när denne ska registrera sin flextid. Användaren kan givetvis ändra detta vid sin registrering. Det du fyller i här är enbart

5 Manual 3 hur fördelningen av timmar föreslås som utgångsläge. 4. Spara Administration av flextidsgrupper I applikationen finns det två fördefinierade flextidsgrupper som kan redigeras. Dessa kallas Flextidsbank och Komptidsbank. Varje flextidskod tillhör någon av flextidsgrupperna. När man lägger till tid gör man det per flextidskod, men när man tar ut tid gör man det från flextidsgrupperna. Alla tider registrerade för flextidskoder som tillhör samma grupp summeras för den gruppen inklusive eventuell kompensation. Under Administration > Organisationsinställningar > Flextidskoder kan du fylla i ordningen på hur de olika Flextidsgrupperna ska visas. 1. Under flextidskoderna ser du flextidsgrupperna och kan fylla i ordningen på hur flextidsgrupperna skall visas. 2. Klicka Spara. För att lägga till en flextidsgrupp, klicka på Ny flextidsgrupp och fyll i följande information: 1. Namn på flextidsgruppen på samtliga språk som finns i systemet. Detta är obligatoriskt. 2. När du ska ta ut lönerapporter och importera dessa till ditt lönesystem, måste varje flextidsgrupp ha en löneart för uttag av tid och en löneart för löneavdrag. För att ta reda på de aktuella lönearterna rekommenderar vi att du ser efter i ditt lönesystem. 3. Bestäm om ni har någon max- och minimigräns för antal tillåtna timmar inom respektive flextidsgrupp. Fyller du inte i något blir det obegränsat. Om användaren hamnar utanför gränserna, kommer denne att få en varning i samband med tidsredovisningen av flextiden. Vid attesteringen kan attestören välja att tillåta att gränsen passeras. Vill man inte det kan man avskriva de timmar som är utanför maximigränsen. Är minimigränsen passerad kan detta dras på lönen. Klicka på Visa alla eller Administration > Organisationsinställningar > Flextidskoder för att se flextidsgrupperna. För att kunna redigera flextidsgrupperna klickar du på flextidsgruppens namn. Därefter kan du redigera följande: 1. Namn på flextidsgruppen på samtliga språk som finns i systemet. Detta är obligatoriskt. 2. När du ska ta ut lönerapporter och importera dessa till ditt

6 Manual 4 lönesystem, måste varje flextidsgrupp ha en löneart för uttag av tid och en löneart för löneavdrag. För att ta reda på de aktuella lönearterna rekommenderar vi att du ser efter i ditt lönesystem. 3. Bestäm om ni har någon max- och minimigräns för antal tillåtna timmar inom respektive flextidsgrupp. Fyller du inte i något blir det obegränsat. Om användaren hamnar utanför gränserna, kommer denne att få en varning i samband med tidsredovisningen av flextiden. Vid attesteringen kan attestören välja att tillåta att gränsen passeras. Vill man inte det kan man avskriva de timmar som är utanför maximigränsen. Är minimigränsen passerad kan detta dras på lönen. Registrera flextid Ingående saldo För att en användare ska kunna registrera flextid, måste någon som har rätt att attestera flextid först lägga in ett ingående saldo för vald användare. För att göra detta går man till attesteringsmenyn. Klicka i radioknappen vid ikonen för flextid och välj användare i vallistan. Fyll därefter i: 1. Datum för ingående saldot. Datumet du väljer kommer att sättas som startdatum för då användaren måste börja registrera sin flextid, d v s skillnaden mellan registrerad tid och arbetstid. 2. Ingående saldo för de olika flextidsgrupperna. Hur många timmar som ska finnas plus eller minus i respektive bank redan från början. 3. Spara. De användare du inte registrerar ingående saldo för kommer inte att kunna registrera någon flextid. Registrera flextid Flextid registrerar du enbart när din registrerade arbetstid skiljer sig från de timmar du arbetat. För att kunna registrera tid måste de föregående dagarna stämma med avseende på att summan av registrerad tid och flextid måste vara identisk med arbetstiden. När du registrerat all din arbetade tid för en dag fyller du i flextiden om det behövs. När du registrerar tid under registrering/dag får du upp en text där det står om flextiden inte är justerad samt ditt saldo. Du klickar då på knappen Flextid överst på tidsregistreringssidan.

7 Manual 5 Arbetar du med registrering/vecka finns en länk under varje dag för registrering av flextiden. Även här kan du se en text som berättar t o m när din flextid är i balans och attesterad till. I ett nytt fönster föreslås sedan hur flextiden ska fördelas, utifrån de inställningar administratören gjort. Detta kan du givetvis ändra. Överst på sidan ser du information om hur ditt saldo ser ut för de olika flextidsgrupperna, samt hur många timmar du registrerat och hur många timmar din arbetstid är. För att kunna spara flextiden, måste summan av arbetad tid och flextid vara identisk med arbetstiden. Har du arbetat fler timmar än din arbetstid, registreras timmarna på de flextidskoder administratören definierat. För vissa av flextidskoderna ges även möjlighet att ta ut timmarna som lön. Har du arbetat färre timmar än din arbetstid, dras timmarna från de olika flextidsgrupper administratören definierat. Notera att en attestör kommer att attestera dina flextidsregistreringar och kan även justera dessa. Om administratören definierat en maximi- och en minimigräns för hur många flextimmar du får ha tillgodo, får du en varning om du hamnar utanför denna gräns vid registreringen. Om du överstigit maximigränsen har attestören rätt att stryka dessa timmar och du kan inte längre tillgodoräkna dig dem. Har du understigit minimigränsen, kan attestören reglera detta via löneavdrag. Allt detta sker vid attesteringen av flextid. Attestering Attestregler Under Administration > Organisationsinställningar > Attestering ställer du in attestreglerna som ska gälla för de användare som har rätt att attestera flextid. Vilken av modellerna för attestering av flextid du väljer beror på vad som passar din organisation bäst. Alternativen du kan välja mellan är att den som kan attestera flextid kan attestera: alla användare vald användare (en attesterare per användare) vald användare (fler attesterare per användare) användare, som tillhör samma resultatenhet som attesteraren användare, som tillhör samma användargrupp som attesteraren Väljer du alternativ 2 eller 3 ovan, sätts attesteraren för varje enskild användare under Administration > Registerunderhåll > Användare. Du har också möjlighet att spärra så att en attesterare inte kan

8 Manual 6 attestera sina egna registreringar genom att kryssa i rutan Attesterare kan inte attestera sig själva. Glöm inte att spara. Administrera attesträttigheter Under Administration > Registerunderhåll > Användare, administrerar du vilka användare som ska ha rätt att attestera den registrerade flextiden. Sök fram den användare du vill tilldela attesträttigheten och klicka på dennes namn. Bredvid användarrollen mitt på sidan, finns en knappen Behörighet När du klickar på denna öppnas ett nytt fönster där du kan definiera upp användarens rättigheter. Uppe till höger under rubriken Registrering, finns en kryssruta för Attestera flextid. Klicka i denna och spara. Attestera flextid De användare som har tilldelats behörigheten att attestera flextid kan under menyalternativet Attestering, se och attestera flextidsregistreringar. 1. Klicka i radioknappen vid ikonen för flextid och välj användare. 2. I fönstret ser du nu vald användares ej attesterade flextid, t o m det valda datumet. Byter du datum ser du registreringarna fram till det datumet eller attesteringen som är gjord för valt datum om det redan är attesterat. 3. Kontrollera och redigera vid behov de flextidsregistreringar användaren gjort. Tiden kvar att fördela måste alltid vara noll för att du ska kunna attestera. 4. Om användarens saldo har passerat minimi- eller maximigränserna för flextidsgrupperna kan du antingen acceptera att gränserna passerats, eller justera detta. Har maximigränsen passerats kan du avskriva tiden som överstiger gränsen. Under rubriken Fördelning av plustid, kan du för varje dag avskriva den tid som överstiger gränsen, och som då användaren inte längre kan tillgodoräkna sig. Har minimigränsen passerats kan du välja att göra ett löneavdrag för användaren. Under rubriken Löneavdrag fyller du i de timmar som ska dras från lönen för varje flextidsgrupp. Dessa timmar kommer sedan att visas i rapporten Löneunderlag. 5. Genom att klicka Spara, sparas dina ändringar och du kan fortsätta jobba med flextidsregistreringarna direkt eller vid ett senare tillfälle. Du kan redigera registreringarna fram tills att du klickar Attestera.

9 Manual 7 6. När du är helt klar med alla tiderna klickar du Attestera. När du klickar Attestera innebär det att samtliga tider låses och inte kan justeras längre. Detta gäller både vanliga tidsregistreringar och flextidsregistreringar till och med valt datum. Genom att klicka på pilarna högst upp till vänster på sidan, kan du bläddra dig igenom tidigare attesteringsperioder. Skulle du behöva låsa upp någon tidigare attesterad period, måste du låsa upp samtliga perioder attesterade därefter. Detta gör du genom att klicka på knappen Ångra attestering. Observera att du enbart kan ångra den senaste attesteringen. Vill du ångra någon attestering längre tillbaka i tiden, måste du låsa upp attesteringarna en i taget. Rapporter Månadsrapporter Flextidsrapport Denna rapport hittar du under Rapporter > Månadsrapporter > Flextidsrapport. I Flextidsrapporten kan du enkelt se dina flextidsregistreringar för vald månad. Överst på sidan kan du välja vilket år och månad du vill se flextidsregistreringarna för. Om du har rätt att se tidsregistreringar för andra användare, kan du även välja användare överst på sidan. I listan över dina flextidsregistreringar ser du för respektive flextidsgrupp: Datum Typ av flextidskod (för insättning) eller flextidsgrupp (för uttag) Antal timmar som lagts till eller dragits från gruppen Om någon tid dragits av på lönen Saldo vid aktuell tidpunkt På sidan ser du även ingående och utgående saldo. Lönerapporter Löneunderlag För varje användare kommer den registrerade flextiden att visas för vald löneperiod. All registrerad tid visas, oavsett om den är attesterad eller inte. För respektive flextidsgrupp visas en summering av de insättningar och uttag som gjorts. De utbetalningar respektive avdrag som skall påverka lönen visas i kolumnen Till lön.

10 Manual 8 Flextidsrapport Kom-igång-tips I Flextidsrapporten kan du välja för vilken period du vill se flextidsregistreringarna. Om du har rätt att se tidsregistreringar för andra användare, kan du välja användare överst på sidan. Därefter väljer du den period du vill se registreringarna för och hur du vill att summeringen ska visas. Väljer du t ex att visa summering per vecka, kommer saldot att visas för varje vecka. Genom att kryssa i kryssrutan för Detaljerad rapport, kommer du att kunna se varje enskild flextidsregistrering. Kryssar du inte i den rutan, kommer du enbart att se summeringarna. För att du enkelt ska komma igång med din flextidshantering i TIME finns här en steg-för-steg lista för administratören. Var och en av punkterna finns beskrivna ovan i manualen. 1. Bestäm vilka flextidskoder ni vill använda i er organisation och lägg upp dessa under Administration > Organisationsinställningar > Flextidskoder. 2. Bestäm vilka användare som ska ha rätt att attestera flextid och ge dessa attesträttigheter under Administration > Registerunderhåll > Användare 3. Sätt upp attestreglerna under Administration > Organisationsinställningar > Attestering. 4. Lägg in ingående saldo för de användare som ska registrera sin flextid. Se även till att dessa användare har en korrekt arbetstid inlagd i sin kalender.