MinTid användardokumentation

Transkript

1 6.3.0 MinTid användardokumentation MinTid användardokumentation Innehåll i

2 Innehåll MinTid 1 Generellt... 1 Vem skall använda MinTid och vad kan göras?... 1 Standardfunktioner i MinTid... 1 Logga in... 2 Logga ut... 2 Registrering... 3 Resultat... 4 Ackumulerade resultat... 6 Rapporter under resultat... 6 Underhåll... 7 Registreringar detaljer... 8 Redigera dag... 8 Redigera tillägg... 9 Frånvaroplan Projektfördelning Fördelningsstatistik Min sida ii Innehåll MinTid användardokumentation

3 MinTid Generellt MinTid är en webapplikation där den anställda själv kan logga sig in via en webläsare. Här kan den anställde registrera sig in och ut, anmäla frånvaro och övertid, lägga in planlagd frånvaro och rätta egna registreringar. Med en webklient menas en applikation som körs på en klient antingen via internet eller ett intranet. Applikationen körs utan någon speciell förhandsinstallation. Kännetecken för en webklient är: * Bra prestanda * Lätt att starta upp och att använda * Kompatibel på olika hårdvara samt plattformar * Enkel funktionalitet En länk kommer i princip alltid ta användare till en ny sida. Knappar kommer i de flesta tillfällen utföra en förfrågan mot databasen. Websidan kommer då att uppdateras. Kontrollerade felmeddelanden eller meddelanden till användaren presenteras under överskriften på den gällande sidan. Vem skall använda MinTid och vad kan göras? MinTid är skapat för att den anställde snabbt och enkelt skall kunna administrera sin egen tid. Med funktionerna i webklienten kan den anställde själv följa med i sin tid utan att behöva fråga sin WinTid administratör. Standardfunktioner i MinTid Registrering; På denna sida ges användare möjlighet att registrera sig in eller ut ur systemet. Knapparna in/ut ändras beroende på vad användaren har stämplat. I samma skärmbild ges det möjlighet att registrera frånvarokoder, övertidskoder, kostnadsställe, jobb och variabelt tillägg. MinTid användardokumentation MinTid 1

4 Frånvaroplan; På denna sida visas en översikt över den planerade frånvaron. Här har användare möjlighet att underhålla sin planerade frånvaro genom att ändra, ta bort eller lägga till ny frånvaro. Resultat; Här kan användaren se en översikt över den valda perioden. Underhåll; På denna sida får användaren en detaljerad översikt över alla registreringar som har gjorts på en viss dag. Från denna sida kan användaren lägga till nya eller ändra på existerande registreringar. När denna sida laddas så är gårdagens datum förvalt. Min sida; På denna sida visas inställningar och funktionalitet som är kopplade till användaren. Logga in Användaren loggar in via inloggningssidan genom att ange användarnamn samt lösenord. De anställda får användarnamn och lösenord av sin WinTid administratör. Användaren kan byta lösenord själv (se mer om detta under rubriken min sida). Systemet stödjer också single sign on. Detta är beskrivet närmare i system- och driftsdokumentationen. Logga ut Det är möjligt att logga sig ut ur systemet via menyraden. Detta gäller endast när single sign on inte används. 2 MinTid MinTid användardokumentation

5 Registrering Registreringssidan ger användaren möjlighet att registrera sig in eller ut ur tidssystemet. På denna sida är det också möjligt att ange frånvaro, övertid, kostnadsställe, jobb och variabelt tillägg. Nedersta delen av sidan visar ackumulerade värden på de koder som är definierade i den lönegrupp som den anställde är kopplad till. Saldona visar gårdagens utvärden. Dvs. om beräkning inte är genomförd för gårdagen så kommer saldona att vara noll. Inregistrering In/ut-knappen registrerar dig in eller ut ur systemet. Om den föregående registreringen var en utregistrering kommer knappen att vara aktiverad för inregistrering. Tryck på in och systemet visar klockslaget för din registrering. Klockslaget hämtas från webservern. Utregistrering För att registrera dig ut ur systemet trycker du på knappen ut. Klockslaget hämtas från webservern. Frånvaroregistrering Här registrerar du frånvaro. Knappen för att registrera frånvaro in/frånvaro ut bestäms av din sista registrering. Välj aktuell frånvarokod i listan och tryck därefter frånvaro in/frånvaro ut. Systemet registrerar dig in eller ut från den valda frånvarokoden. Övertid För att registrera övertid väljer du aktuell övertidskod från listan och trycker på övertid. Systemet registrerar den frånvarokod som är vald och ger ett resultat utifrån det beräkninsschema som ligger som grund. Det är inte möjligt att registrera övertid om man inte har status inne. Öt-orsak Här registreras en orsak till varför det registreras övertid. Byt kostnadsställe Här kan du registrera dig in på ett kostnadsställe eller byta till ett annat kostnadsställe. Välj aktuellt kostnadsställe i listan och tryck på knappen byt kostnadsställe. Tillgängliga kostnadsställen är de som finns i firmans kostnadsställeinställningar. Byt jobb MinTid användardokumentation MinTid 3

6 Här kan du registrera dig in på ett jobb eller byta till ett annat jobb under dagen. Välj aktuellt jobb från listan och tryck på knappen för byt jobb. Jobben i listan hämtas från produktion-jobb i WinTid och de jobb som visas är de som den anställde har tilldelats. Vis/dölj tillägg Visar och döljer tilläggsregistreringsfunktionalitet. Variabla tillägg Här registreras variabla tillägg för dagen. De variabla tilläggen skall knytas mot närvaro, jobb/produktion eller kostnadsställe. De checkboxar som är ikryssade per default styrs av inställningarna i WinTid -> fasta data -> kopplingsdata -> företag. Vid val på jobb/produktion och kostnadsställe, måste dessa väljas från listor som innehåller de projekt/kostnadsställen som är aktiverade den aktuella dagen. Välj därefter antal timmar och vilket tillägg som skall användas. Därefter har man möjlighet till att välja Från datum och tidpunkt och Till datum och tidpunkt när det variabla tillägget skall vara giltig. I tillägg kan det läggas in en text som beskriver varför man skall ha tillägget. Detta kan t.ex. vara restid utanför arbetstid. När man har lagt in det variabla tillägget man önskar ha, trycker man på knappen Skicka tillägg. Under menyn Underhåll, kan du ändra och ta bort tillägg. Mina saldon De fyra saldon som visas här hämtas från den lönegrupp som den anställda är knuten till. Tabellen visar gårdagens ackumulerade resultat. Om en beräkning inte har genomförts på natten så kommer dessa värden att vara noll. Resultat Följande skärmbild visar en översikt över alla registreringar och resultat för den inloggade användaren under vald period. Nederst på sidan visas en statuslinje med summerade värden för varje kolumn. I fältet byt period visas automatiskt innevarande period. I Listan kan man byta till tidigare perioder. För att kunna se närmare på en enskild dag så trycker du på blyertspennan för den dagen. Du förs då till sidan för underhåll av registreringar och kan göra ändringar genom att välja redigera dag. 4 MinTid MinTid användardokumentation

7 Datum; Visar veckodag och datum för perioden. In; Visar den första inregistreringen den dagen. Ut; Visar den sista utregistreringen den dagen. Flex; Visar flextidsresultatet den dagen. Normaltid; Visar normaltidresultatet den dagen. Övertid; Visar övertidsresultatet den dagen. Kategori sum övertid. Inte öt; Visar tid som inte är registrerad på övertidskategorin sum övertid. Detta bero på att den asntällde inte har registrerat någon övertidskod. Frånvaro; Visar frånvaroresultat den dagen. Frånvaronamn; Visar namnet på frånvaro den dagen. Följande tecken * betyder att det är flera frånvaro på denne dag. Använd frånvarorapport eller gå till underhåll för att se de olika frånvaro. Tillägg; Anger om det har registrerats tillägg den dagen. Status; Statuskolumnen visar tre värden. Upplysning om dagen är projektfördelad. Gäller för de som använder projektfördelning. Upplysning om dagen är korrigerad. Upplysning om dagen är godkänd och eventuellt på vilken nivå den är godkänd. Gäller för de som använder godkänning. Blyertspenna; Tar användaren til underhåll av registreringar där användaren kan se mer detaljer om den valda dagen. Summerat; Visar summerade värden för den valda perioden. MinTid användardokumentation MinTid 5

8 Förklaringspallett; Visar förklaring på de olika värden som kan visas i statuskolumnen. Ackumulerade resultat På denna sida visas en översikt över ackumulerade resultat för den period som är vald i resultatöversikten. I fältet för byt period kan du byta till en annan period. Listan visar endast innevarande och historiska perioder. Ackumulerat saldo; Visar resultat för den valda perioden samt totala värden fram till sista dagen i den valda perioden. Ackumulerad frånvaro; Visar resultat ackumulerat fram till sista dagen i den valda perioden. Resultaten kan ställas in till att visa timmar, dagar eller summa av total beroende på typ av resultat. Övertid/tillägg; Visar ackumulerat resultat i den valda perioden. Rapporter under resultat Under menyvalet resultat har man tillgång til 6 olika rapporter som vill visa deg diversa resultater för vald periode. Tilläggsregistreringar med beskrivning Denna rapport visar vilka tilläggsregistreringar den inloggade användaren har haft i den valda perioden. Tilläggsregistreringsrapport Tilläggsrapport er en ny rapport som visar alle variabla tillägg som är tillagda till en stämpling och tillägg som genereras från beräkningsscheman. Under visas ett exempel på tilläggsregistreringsrapport. 6 MinTid MinTid användardokumentation

9 Registreringskorrektioner Denna rapport visar vilka registreringar den inloggade användare har haft i den valda perioden. Frånvaro Denna rapport visar vilken typ av frånvaro den inloggade användaren har haft och eventuellt skal ha i den valda perioden. Övertid Denna rapport visar vilka dagar det är jobbat övertid och hur många timmar man har haft i den valda perioden. Övertid med orsak Rapporten visar registrerade övertidsresultat med orak för övertidsarbete för den valda perioden. Underhåll MinTid användardokumentation MinTid 7

10 Registreringar detaljer På denna sida visas en detaljerad översikt över alla registreringar som gjorts på en dag. I översta delen av sidan finns det information om vilken dag som är vald, vilken veckodag och vilket beräkningsschema. Checkboxen i kolumnen beräknat är ikryssad om dagen är beräknad och checkboxen i kolumnen godkänd är ikryssat om dagen är godkänd. Sidan visar alltid gårdagens datum när den laddas första gången. Du väljer aktuellt datum från kalendern eller trycker på för att komma till den dag du önskar att redigera. Du kan också godkänna en dag eller starta en beräkning. Tabellen i mitten visar alla registreringar som gjorts på den aktuella dagen, om dagen är korrigerad så är checkboxen i kolumnen korrigerat ikryssad. Den nedersta tabellen visar en översikt över resultat på givna kategorier. Resultat på närvaro, kostnadsställe och produktion kan ligga i denna tabell. Det är egna kolumner för timmar, dagar och antal. Resultaten från de olika kategorierna kommer att placeras efter det som är registrerat i Kategorier i WinTid. Om det är registrerat att kategorier inte skall visas, kommer de heller inte att visas i resultat på denna kategori i denna skärmbild heller. Korrigering visar hur många timmar som är korrigerade på den givna kategorin. Detta gäller när det har gjorts resultatkorrigeringar i WinTid. Redigera dag För att redigera en dag, klicka på blyertspennan eller välj vis/dölj redigera dag. Följande skärmbild visas. På denna sida kan du ändra en vald registrering eller lägga till nya registreringar. Det är också möjligt att redigera/registrera kostnadsställe och jobb för de som använder detta. 8 MinTid MinTid användardokumentation

11 I fältet Öt-orsak skriver man in en orsak för varför man har registrerat övertid. Övertidsrapport med orsak kan skrivas ut. Se resultat Övertid med orsak. I fältet ange orsakstext skriver du orsaken till varför du redigerar. Ett exempel: Skall du redigera inregistreringen trycker du på blyertspennan på raden för in. Registreringstypen sättes automatisk till in och klockslaget för registreringen visas. Du ändrar registreringstypen eller klockslaget och klickar sedan på spara. Det går även att ta bort en registrering genom att klicka på krysset. På sidan som visas nedan bekräftar du att du vill ta bort registreringen samt anger orsakstext. Redigera tillägg För att kunna redigera ett variabelt tillägg, väljer du redigera tillägg från menyn på vänster sida. Välj var det variabla tillägget skall registreras genom att kryssa för närvaro, jobb/produktion eller kostnadsställe. Därefter anger du antal timmar och det tillägg du önskar. I fältet för Från datum, anger man vilket datum tillägget skall vara giltig från. Default datum som är valt, är det datum som är vald i skärmbilden som öppnades. Från den visade kalendern kan man eventuellt välja Från datum och till datum. Du kan också lägga in tidpunkt. I fältet generellt anger man en orsakstext. När du trycker på spara, visas en rad med vad som är registrerat. Det variabla tillägget kan raderas eller redigeras. MinTid användardokumentation MinTid 9

12 Frånvaroplan På denna sida lägger du in planerad frånvaro, ändrar och eventuellt raderar frånvaro. Sidan visar en lista med de 10 sista raderna planerad frånvaro. Genom att trycka på pilknappen visas en lista med de 10 föregående raderna av planerad frånvaro. Via fältet välj frånvaronamn är det möjligt att filtrera vilken planerad frånvaro som skall visas. Listan visar tillgängliga frånvarokoder, som default visas alla. Genom att klicka i listan kan du välja vilken typ av frånvaro du vill visa. Du kan när som helst redigera en planerad frånvaro som inte har startat. Du redigerar den planerade frånvaron genom att klicka på blyertspennan som finns i slutet av raden. Den planerade frånvaron du vill ändra visas i underhåll av planerad frånvaro och du kan byta frånvarokod eller ändra datum för frånvaron. Om du skall registrera ny frånvaro så väljer du en frånvarokod från listan under underhåll planerad frånvaro. I kalendern väljer du från och till datum för när frånvaron skall gälla. Frånvaron följer de tidszoner och frånvaroregeln som är specificerat i beräkningsschemat. När du har valt rätt frånvarokod och datum klickar du på spara. Om det skall registreras en ny planerad frånvaro klicka på rensa och upprepa proceduren för att lägga in frånvaro. Den planerade frånvaron som är registrerad kan också raderas. För att radera en rad med planerad frånvaro, klicka på det röda krysset i slutet av raden. Du får en förfrågan om du verkligen vill radera den valda frånvaron. Du svarar på detta genom att klicka på ja eller nej. 10 MinTid MinTid användardokumentation

13 Projektfördelning För de som använder projektfördelning, kommer menyval projektfördelning finnas tillgängligt. Vad som skal projektfördelas är lagt in i en egen projektinställning i Programuppsättning. Det är utvidgat med 2 extra funktionaliteter. Här väljs den uppsättning som skall gälla för företaget. Denna inställning blir kopplat mot den enskilda anställda i WinTid Personaldata. Skärmbild med nedrullningslista med tillgängliga projekt: Fördelning av projekt Välj vecka genom att klicka i kalendern Klicka i fältet Lägg till projekt och hämta upp projektet du skal fördela tid på. Klicka på knappen Lägg till Skriv in tid på veckodagarna på de olika projekten och klicka på knappen Spara. I detta uppsätt finns möjligheten att fördela tid på normaltid(arbetad tid). Skall man fördela på en annan kategori, klickar man på +-täckenet för projekt och en extra rad visas. I den blanka raden är det möjligheter för att skriva inn fakturatext om dette används i företaget. När projekt sätts till färdig i WinTid, kommer det inte längre att vara möjligt att göra ändringar på projekt i MinTid eller projektfördelning i Dashboard. Det kommer hellre inte att listas upp i översikten över tillgängliga projekt. När veckan är fördelad, klicka på knappen Avleverera vecka. När det visas avleverera vecka A och B, är detta pga. att man går över i en ny månad i veckan man skall projektfördela. Det är därför möjligt att avleverera vecka A och därmed göra färdig projektfördelning för en månad. När en vecka är avlevererad och det är nödvändigt att företa ändringar, måste man trycka på knappen Återöppna vecka. Gör de nödvändiga ändringarna och spara. För att ta bort ett projekt, trycker man på det röda krysset till höger om vald projekt. Skärmbild med resultatlista av sök på projektnamn och/eller pfältnamn: MinTid användardokumentation MinTid 11

14 Genom att trycka på sök, expanderar skärmbilden. Genom att trycka på knappen sök i denna skärmbild, kommer de olika projekten att listas upp och du kan välja vilket projekt du skall ha och därefter välja lägg till. Knappen Stäng kommer att stänga/dölja fält för att söka efter projekt. Skärmbild för att sätta samman pfält: 12 MinTid MinTid användardokumentation

15 Genom att trycka på sök, expanderar skärmbilden. Genom att trycka på knappen för sök, kan du söka efter projekt med namn och/eller referenser till pfält med pfältnamn som mattchar det som anges i sökfälten. Knappen sök i alla söker i alla pfält efter pfältnamn som mattchar söksträngen specificerat i sökfälten. Välj det/de projekt du önskar och lägg till. Knappen Stäng kommer att stänga/dölja fält från att söka efter projekt. Fördelningsstatistik Under menyn fördelningsstatistik ges det information om de projekt du har jobbat på i den rapportperioden du ber om. Lägg in datum du önskar att köra ut statistiken för och tryck på knappen Hämta. Följande fördelning visas. MinTid användardokumentation MinTid 13

16 För att få fram hur mycket tid du har använt på varje enskilt projekt, trycker du på vis/dölj fördelning per projekt i timmar. 14 MinTid MinTid användardokumentation

17 Min sida På denna sida visas inställningar och funktionalitet som är knuten till den inloggade användaren. Funktionaliteten är inte direkt relaterad till vad ett tidssystem skall göra. På sidan kan du ändra lösenordet som används för att logga in i MinTid. För att ändra lösenord, skriv det nuvarande lösenordet i fältet för gammalt lösenord. Därefter lägger du in det nya lösenordet i fältet för nytt lösenord och därefter bekräftas nytt lösenord. Krav på lösenordet anger bedriften i ett eget lösenorduppsätt i WinTid Systeminställningar Lösenordsregler. Om användarens tid för byte av lösenord är ute eller om en administrator har satt at lösenordet måste bytas, vil användaren automatisk styrs till Min Sida för att byte lösenord. MinTid användardokumentation MinTid 15

18

19 MinTid användardokumentation MinTid 17