Innehåll Modulmanual Arbetsflöde

Transkript

1 Innehåll Om arbetsflöden...2 Objektdata...3 Objektidentifikation...3 Datum och villkor...4 Beskrivning...5 Ganttchart...6 Objektstruktur...6 Skapa objekt...6 Ta bort objekt...10 Sorteringsordning...10 Tidsaxel...10 Ändra datum...11 Blockchart...12 Färgkodning...13 Villkor...13 Skapa / ta bort villkor...13 Web: 1/15

2 Om arbetsflöden Modulen arbetsflöde används för att planera och ge en övergripande bild för arbetsflöden. n i Focus består av olika objekttyper i nivåer. I denna manual benämns dessa objekttyper enligt följande bild: Figur A: Focus har ett flexibelt system för att definiera objekttyper där ett flertal inställningsmöjligheter är möjliga utöver att ändra benämning. Projekt, AO och aktivitet är samlingsuppgifter. De används för att dela upp och gruppera uppgifter. Varje uppgift planeras med ett start och klar datum (utom milstolpar som bara har ett startdatum). Samlingsuppgifternas klardatum kan inte ändras utan bestäms av alla ingående uppgifter och samlingsuppgifter. Villkor för start och avslut kan anges för att bestämma vilken ordning uppgifterna måste utföras. Web: 2/15

3 Objektdata Data för det valda objektet i objektstrukturen visas i dom tre översta rutorna (se figur B.1-3). Figur B: Objektidentifikation (Se figur B.1) ID: Vanligtvis genereras detta fält automatiskt via en nummerserie och är därför låst för editering. Benämning: Detta fält kan editeras. Status: Detta fält är låst för editering. Ansvarig/Utförare: Om valt objekt är av typen uppgift visas utförare, vilket kan vara en anställd, kontakt, roll eller grupp. För samlingsuppgifter visar detta fält ansvarig, Web: 3/15

4 vilket kan vara en anställd, kontakt eller roll. Detta fält kan editeras. Genom att hålla muspekaren över fältet visas tooltip för valt värde. Genom att högerklicka på fältet visas action-menyn för valt värde. Resultat: Om valt objekt har resultatvärden (uppgifter och milstolpar) så visas resultatet av dessa i detta fält. Följande resultat finns kan visas i fältet: Ej tillämplig (milstolpe utan ännu angiva resultatvärden) Ej klar Godkänd Underkänd Datum och villkor (Se figur B.2) Startdatum/Relativt startdatum: Om arbetsflödet är en mall, visas relativt startdatum. Relativt startdatum anges i antal dagar från huvudobjektets relativa startdatum. Det går inte att ange ett negativt tal som relativt startdatum. Detta fält kan editeras genom att vänsterklicka på värdet. Dialog rutan för att ändra datum visas då. Klardatum/Varaktighet: För vanliga (icke mallar) arbetsflöden visas klardatum. Detta datum måste vara större eller lika med startdatum. Detta fält kan editeras genom att vänsterklicka på det. Om valt objekt är en milstolpe visas inte detta fält. Om arbetsflödet är en mall, visas varaktighet. Varaktighet anges i antal dagar och minsta tillåtna värde är 1 dag. Detta fält kan endast editeras för uppgifter genom att vänsterklicka på det. Dialog rutan för att ändra datum visas då. Villkor för start: Om inga villkor är angivna visas texten [Objektnamn] kan påbörjas. Till vänster om texten finns en ikon som visar en grön bock ( ) om villkoret är uppnått eller ett timglas ( ) om villkoret inte är uppnått. Genom att vänsterklicka på fältet öppnas dialog rutan för Villkor för start/avslut. Villkor för avslut: Om inga villkor är angivna visas texten [Objektnamn] kan avslutas. Till vänster om texten finns en ikon som visar en grön bock ( ) om villkoret är uppnått eller ett timglas ( ) om villkoret inte är uppnått. Genom att vänsterklicka på fältet öppnas dialog rutan för Villkor för start/avslut. För mer information om villkor, se kapitlet villkor. Web: 4/15

5 Beskrivning (Se figur B.3) Beskrivning: Detta fält kan editeras. Web: 5/15

6 Ganttchart Ganttcharten visar ett flödesschema för att grafiskt illustrera projektets olika faser och dess beroenden. För att visa ganttcharten trycker du på knappen visa Ganttchart uppe i verktygsmenyn. Ganttcharten består av två delar (se figur B.4 & B.5). Objektstruktur (Se figur A) Visar arbetflödets objektstruktur. Nivåer kan expanderas/minimeras genom att vänsterklicka på plus/minus tecknet bredvid objektens namn. En viktig sak att tänka på är att kanske inte hela arbetsflödet visas beroende på vilket objekt man har öppnat. T.ex. om man öppnar ett AO så visas endast arbetsflödet för det valda AO:t och dess underliggande objekt. Det överordnade projektet och alla dess ingående objekt visas ej, trots att det är samma arbetsflöde. På detta sätt kan man bryta ner stora arbetsflöden till mer lättöverskådliga. Genom att vänsterklicka på en rad väljs aktuellt objekt. Skapa objekt För att skapa ett objekt: högerklicka på ett objekt och välj Lägg till objekt efter detta visas en guide på 2-4 steg. Figur C: Web: 6/15

7 Steg 1 (figur C): Detta steg visas bara om det finns flera olika objektyper som kan skapas under det valda objektet. Bilden nedan visar ett exempel på hur det första steget kan se ut. Välj den typ du vill skapa och klicka på nästa. Web: 7/15

8 Steg 2 (figur D): I detta steg så väljer man hur det nya objektet ska skapas. Det första alternativet skapar ett nytt objekt tomt på information. Det andra alternativet skapar ett nytt objekt och kopierar relevant data från ett existerande objekt som väljs i nästa steg. Det tredje alternativet finns bara om det finns en mall för objekttypen som ska skapas. Alternativet skapar en ny uppgift ifrån en mall som väljs i nästa steg. Välj ett alternativ och klicka nästa. Figur D: Web: 8/15

9 Steg 3 (figur E): Detta steg visas bara om man valt att skapa nytt från mall eller kopiera i steg 2. Steget visar en lista med objekt. Genom att trycka på ett objekt visas objektets beskrivning på högersidan i rutan. Välj ett objekt som det nya objektet ska ta sin data ifrån och klicka på nästa. Glöm inte att det går att filtrera listan för att lättare hitta objektet du söker. Figur E: Web: 9/15

10 Steg 4 (figur F): I detta steg så fyller man i grundläggande information som t.ex. namn och beskrivning för det nya objektet. Fyll i informationen och klicka på slutför för att lägga till objektet i arbetsflödet. Figur F: Ta bort objekt För att ta bort ett objekt: högerklicka på på ett objekt och välj Ta bort objekt. Objektet raderas först när du sparar fönstret. Du kan ångra borttagning genom att avbryta editeringen. Sorteringsordning Objekt kan flyttas uppåt och nedåt i listan genom att högerklicka på ett objekt och välja alternativet i menyn. Det går inte att flytta ett objekt utanför sitt överordnade objekt. Tidsaxel (Se figur B.5) Visar arbetsflödets objekt utplacerade på en tidsaxel. Objektens start/avslut villkor visas med hjälp av pilar. Tidsaxeln kan scrollas sidled. Tidsaxelns zoomning kan ändras via Zoom alternativet i verktygsfältet. Följande alternativ kan väljas: auto (väljer ett alternativ som bäst får Web: 10/15

11 plats med hela arbetsflödet på skärmen), dag, vecka, månad eller år. Objektens färgläggning kan du läsa om i kapitlet Färgkodning. Milstolpar visas som diamanter och måste ha samma start och slutdatum. Ändra datum En uppgifts startdatum kan ändras genom att dra uppgiften sidled med vänster musknapp nedtryckt. En uppgifts klardatum kan ändras genom att dra uppgiftens högra sida med vänster musknapp nedtryckt. Observera att detta endast fungerar för uppgifter. Web: 11/15

12 Blockchart Blockcharten visar ett flödesschema som illustrerar hur olika objekts villkor för start och avslut beror på varandra. För att visa blockcharten trycker du på knappen visa Blockchart uppe i verktygsmenyn. Figur G: Objekten som visas i blockcharten motsvarar underliggande aktiviteter (rektanglar) och milstolpar (diamanter) om du har öppnat ett projekt eller AO. Om du har öppnat en aktivitet visas istället underliggande uppgifter som objekt (rektanglar). Genom att följa linjerna uppåt från ett objekt så kan du se vilka objekt som påverkar objektets villkor för start/avslut. Du kan markera ett objekt genom att vänsterklicka på det. Då ett objekt markeras, markeras även kort vilka objekt som är kopplade till objektet. Dessutom visas information om det markerade objektet i de övre informationsrutorna (se kapitel objektdata för mer information). Blockcharten följer samma färgkodning som ganttcharten (se kapitel Färgkodning). Det går att zooma i blockcharten genom Web: 12/15

13 att dra i reglaget längst nere till höger. Det går att återställa zoomen till 100% genom att trycka på procentknappen under reglaget. Färgkodning Objekten i ganttchartens tidsaxel (figur B.5) och blockcharten (figur G) färgläggs automatiskt med följande färger: (ljusgrå): Under planering eller pausat. (mörkgrå): Slutfört eller avbrutet. (blå): Aktivt (ej klart). (gul): Har resultat som ej är klart. (grön): Har godkänt resultat. (röd): Har underkänt resultat. Villkor För att styra när ett objekt kan starta och avslutas används villkor. Ett objekt kan ha obegränsat antal villkor. Följande fyra villkor kan uppnås: 1. Objekt A måste vara avslutad innan objekt B kan påbörjas (finish-to-start). 2. Objekt A måste vara påbörjad innan objekt B kan påbörjas (start-to-start). 3. Objekt A måste vara avslutad innan objekt B kan avslutas (finish-to-finish). 4. Objekt A måste vara påbörjad innan objekt B kan avslutas (start-to-finish). Villkor visas grafiskt i ganttcharten genom att en pil kopplar ihop objekten (se figur B.5). För samlingsuppgifter kan endast villkor för start anges. Om inte alla villkor för start är uppfyllda visas inte uppgiften på utförarens arbetslista. Om inte alla villkor för avslut är uppfyllda kan inte uppgiften klarrapporteras. Skapa / ta bort villkor Genom att hålla inne skift och vänsterklicka på ett annat objekt i ganttcharten eller blockcharten så skapas ett villkor för start/avslut (objekt B måste avslutas innan objekt A kan påbörjas). Tänk på att om du skapar villkor så kan objekts datum eventuellt ändras för att uppfylla dom ställda villkoren. Detta kan vara bra att tänka på om du kopplar via blockcharten eftersom den inte visar objektens datum. Det går att editera villkor för ett objekt i villkorsdialogen. Denna dialog kan man öppna genom att antingen högerklicka på ett objekt i ganttcharten och välja ändra villkor eller genom att vänsterklicka på villkor i rutan för datum (se figur B.2). I denna Web: 13/15

14 dialogruta så visas en lista med alla villkor som finns för att starta eller avsluta det valda objektet. När rutan öppnas för ett objekt utan villkor så skapas automatiskt en ny villkorsrad som du får fylla i. I första kolumnen (se figur H) så väljer du vilket objekt som ska styra villkoret. Det går endast att välja bland dom objekt som finns i listade i arbetsflödet med undantag för vissa objekt som skulle skapa ogiltiga beroenden. T.ex. cirkulära beroenden. Figur H: I andra kolumnen (se figur I) så väljer du ett villkor för det styrande objektet. Det går att välja att det styrande objektet måste vara avslutat eller startat. Figur I: I sista kolumnen (se figur J) så väljer du om villkoret ska styra start eller avslut för det gällande objektet. Ibland finns bara ett av dessa två alternativ tillgängligt eftersom det andra skulle skapa ett ogiltigt beroende. Figur J: För att lägga till flera villkor så högerklickar du i listan och väljer lägg till villkor. För att ta bort ett villkor så högerklickar du på villkoret och väljer ta bort villkor. Web: 14/15

15 När du är färdig med villkoren så accepterar du dom nya villkoren genom att trycka på den gröna knappen i dialogens övre högra hörn. Vill du avbryta villkorsändringarna så trycker du istället på den röda knappen. Web: 15/15