Användarhandledning Lifecare Planering förskola och fritidshem planering och uppföljning

Transkript

1 Lifecare Planering förskola och fritidshem planering och uppföljning

2 Healthcare & Welfare Sida 2/28 Innehållsförteckning 1 Beskrivning av funktionen Planering och uppföljning Antal barn närvarande just nu Antal barn med verklig tid Beläggningsgrad Antal barn med planerad tid Beläggningsgrad Antal barn med verklig tid/planerad tid Framtida förändringar Antal barn/personal med planerad tid Personalschema Se ett befintligt schema Ändra schema Skapa nytt schema Registreringsvyn för schematider Ta bort scheman Exportera scheman Schemaläggare förskola/fritidshem

3 Healthcare & Welfare Sida 3/28 1 Beskrivning av funktionen Tillvalet innehåller funktioner för planering och uppföljning av verksamheten på förskolor och fritidshem. För det ändamålet kan du välja ett mätvärde som presenteras ur olika tidsperspektiv för den eller de förskolor och fritidshem som du vill analysera. Resultatet presenteras som stapel/siffervärden i en tabell. Du kan välja att presentera resultatet på avdelnings- eller enhetsnivå. Möjlighet att registrera personalschema finns.

4 Healthcare & Welfare Sida 4/28 2 Planering och uppföljning När du startar funktionen visa nedanstående bild. Man väljer först vilka enheter/avdelningar man vill jobba med, du kan välja en eller flera enheter och avdelningar. Och det är bara den eller de förskolor och fritidshem som du är behörig till som visas. Om du vill kan du dölja dina urval genom att trycka på < Dölj urval.

5 Healthcare & Welfare Sida 5/28 Nedanför urvalet visas en lista på valbara mätvärden. Du ska välja mellan mätvärde Antal barn med verklig tid, Antal barn med planerad tid, antal barn med verklig tid/planerad tid, Antal barn per personal med planerad tid och framtida förändringar. Personal med rollen förskolechef ser även mätvärdet Antal barn närvarande just nu.

6 Healthcare & Welfare Sida 6/28 När du har valt mätvärde och enheter/avdelningar kan du klicka på den grå ytan för att hämta resultatet. I resultatet visas nu det mätvärde du valt presenterat i en tabell. I exemplet ovan är tidsenheten timme under en dag och i det fallet kan du se en hel vecka på samma gång.

7 Healthcare & Welfare Sida 7/28 Att byta vecka Som grundvärde presenteras innevarande vecka. Du kan välja en annan vecka genom att stega dig framåt eller bakåt genom att trycka på pilarna. Du kan även välja en viss vecka genom att välja i en lista. Att byta presentation Du kan välja om resultatet ska presenteras per avdelning eller en summering för varje enhet. Om du väljer alternativet Totalt summeras hela ditt urval till en total.

8 Healthcare & Welfare Sida 8/28 Du kan markera och kopiera resultatet och klistra in det i t.ex. Excel.

9 Healthcare & Welfare Sida 9/ Antal barn närvarande just nu Vyn antal barn närvarande just nu visar hur många barn som är närvarande på enheten/avdelningen. Presentationen presenteras med siffror och i stapeldiagram. Siffrorna vid enhet/avdelningen visar hur många barn som är närvarande just nu/och antal placerade barn på enheten/avdelningen. När man expanderar en avdelning (det gör man genom att klicka på avdelningens namn) så visas antal närvarande barn baserat på barnens ålder.

10 Healthcare & Welfare Sida 10/28 Klicka på knappen uppdatera för att ladda om sidan och visa närvarande barn. Man har även möjlighet att expandera alla avdelningarna för att se närvarande barn i åldersfördelning, det gör man enklast genom att klicka i kryssrutan visa åldersfördelning.

11 Healthcare & Welfare Sida 11/ Antal barn med verklig tid Mätvärdet antal barn med verklig tid visar hur många barn som är närvarande på enheten/avdelningen, resultatet visa med en timmes intervall, och start och sluttid baseras på första och sista schematiden.

12 Healthcare & Welfare Sida 12/ Beläggningsgrad I vyn för Antal barn med verklig tid kan man även se vilken beläggning enheten/avdelningen har per timme (antal närvarande barn). Beläggningen visas grafiskt och ju kraftigare färgen är desto fler barn är närvarande.

13 Healthcare & Welfare Sida 13/ Antal barn med planerad tid Mätvärdet antal barn med planerad tid visar hur många barn som har schematid på enheten/avdelningen, resultatet visa med en timmes intervall, och start och sluttid baseras på första och sista schematiden Beläggningsgrad I vyn för Antal barn med planerad tid kan man även se vilken beläggning enheten/avdelningen har per timme (antal barn med schematid). Beläggningen visas grafiskt och ju kraftigare färgen är desto fler barn har schematid just då.

14 Healthcare & Welfare Sida 14/ Antal barn med verklig tid/planerad tid Mätvärdet antal barn med verklig tid/planerad tid visar hur många barn som är närvarande och hur många som är planerade att vara på enheten/avdelningen, resultatet visa med en timmes intervall, och start och sluttid baseras på första och sista schematiden. 2.5 Framtida förändringar Mätvärdet framtida förändringar visar barn med framtida placeringar, avslutade placeringar, platserbjudande och framtida schemaändringar på vald enhet/avdelning. Förändringarna visas från dagens datum och framåt.

15 Healthcare & Welfare Sida 15/ Antal barn/personal med planerad tid Mätvärdet antal barn/personal med planerad tid visar hur många barn och hur många från personal som har schematid på enheten/avdelningen, resultatet visa med en timmes intervall, och start och sluttid baseras på första och sista schematiden. Gränsvärde barn/personal: Man har möjlighet att se personaltätheten i detta mätvärde. Ange det gränsvärde du vill se (max antal barn per personal). Värdet anges med en siffra och ditt värde sparas så nästa gång du kör funktionen så är värdet förvalt. Klicka på spara knappen för att uppdatera vyn. Nu visa en markering där det är fler barn per personal utifrån ditt gränsvärde (fler än 4 barn per personal).

16 Healthcare & Welfare Sida 16/28 3 Personalschema Personalschema är en funktion där du kan se dina redan registrerade scheman, ändra ett befintligt schema eller skapa ett nytt schema. Nedan beskrivs hur du går tillväga för att se, ändra eller skapa ett nytt schema. För att gå till schemafunktionen så klickar man på menyn till vänster och där väljer man personal och sen personalschema.

17 Healthcare & Welfare Sida 17/ Se ett befintligt schema När du klickar på personalschema så kommer du till en vy där du kan se dina befintliga scheman. Här har man även möjlighet att ta bort, ändra ett befintligt schema eller skapa ett nytt schema. Klicka på knappen ta bort scheman, exportera scheman, ändra scheman eller skapa nytt schema för att gå till vald funktion.

18 Healthcare & Welfare Sida 18/28 Har man fler än en behörighet till en enhet/avdelning så visas en lista där man kan välja den enhet/avdelning man vill se schemat för. I listan för scheman kan man välja att se ett föregående, framtida eller aktuellt schema. Schemat presenteras med startdatum och eventuellt slutdatum. Saknas schema helt så visas denna information. Välj i schemalistan det schema du vill se, nu presenter schemat i en graf. Schemainformation, För att se mer information om schemat så klickar man på Visa schemainformation Här ser du från och med och till och med datum på schemat, vilken vecka som schemat startar och hur många veckor som schemat rullar på. Man ser även den totala arbetstiden, total barntid, och man kan även se sin snittid per vecka när det gäller arbetstid och barntid. Man ser även av vem och när senaste schemaändringen är gjord

19 Healthcare & Welfare Sida 19/28 Man kan välja ett annat datum för att se schemat från detta datum, man har möjlighet att ändra hur många veckor av schemat som man vill visa på skärmen. Förklaringar till dom olika färgkoderna av schemagrafen kan ses på sidan Man kan växla mellan att se schemat som en graf eller i tabellform. Det gör man genom att klicka på ikonerna,

20 Healthcare & Welfare Sida 20/28 Schemat i tabellform, I grafläget kan man klicka på en rad för att se mer information om schematiderna för den dagen. 3.2 Ändra schema Man har möjlighet att ändra ett befintligt eller framtida schema. Klicka på knappen för att ändra ett schema. Först måste man välja vilken enhet/avdelning och vilket schema man vill ändra, Är det ett schema som inte börjat, ett framtida schema så kan man ändra Fr.o.m. och T.o.m. datum, antal veckor och schematiderna. Är det ett pågående schema så kan man bara ändra schematiderna.

21 Healthcare & Welfare Sida 21/28 Även här kan man se mer information angående schemat. 3.3 Skapa nytt schema Man har möjlighet att skapa ett nytt schema. Klicka på knappen för att skapa ett nytt schema. Först väljer man vilken enhet/avdelning schemat ska gälla för.

22 Healthcare & Welfare Sida 22/28 Sen anger man ett från och med datum, när schemat ska börja gälla och antal veckor schemat ska rulla på. Till och med datum kan anges men är inte obligatoriskt. Även här kan man se mer information angående schemat. Klicka på länken visa nuvarande och framtida scheman för att se vilka pågående och tidigare registrerade scheman du har på enheten/avdelningen.

23 Healthcare & Welfare Sida 23/ Registreringsvyn för schematider Börjar/slutar = Här anger du din arbetstid, när du börjar och när du slutar. Ledig tid = Här anger du när du har rast, blir minustid. Barnfri tid = Här anger du om du t ex har planeringstid. Övrig tid = Här anger du om du har arbetstid förutom din planerade arbetstid (börjar/slutar), registreras som plustid. Totalt = Här ser du din totala arbetstid för den dagen. Kopiera = Klickat på knapen för att kopiera en schemarad. När man klickar på knappen så blir raden blå. Klistra in = Klicka på knappen klistra in för att kopiera över dessa schematider till vald dag. Återställ = klicka på knapen återställ för att ta bort redan registrerad schematider på den raden.

24 Healthcare & Welfare Sida 24/28 Man kan stänga och öppna registreringsvyn, och det gör man genom att klicka på rubriken längs upp i det vänstrahörnet. Klicka på knappen tillbaka för att gå tillbaka till läs vyn. Klicka på knappen spara för att spara dina schemaändringar. 3.5 Ta bort scheman Först väljer man vilket schema man vill ta bort och det gör man genom att välja enhet/avdelning och schema. Det är bara scheman som ej börjat gälla som visas- går att ta bort, inte pågående eller avslutade scheman. När man valt schema så visas schematiderna i tabellform. Klicka på knappen ta bort för att radera schemat och klicka på knappen tillbaka för att gå till föregående sida.

25 Healthcare & Welfare Sida 25/ Exportera scheman Man har möjlighet att exportera schemat till filformatet PDF. Klicka på knappen Exportera schema för att gå till funktionen. Välj sen enhet/avdelning och vilket schema du vill exportera. När du har gjort ditt val så visas information om schemat som du vill exportera. Schemat visas i tabellform och går inte att ändra på denna sida.

26 Healthcare & Welfare Sida 26/28 Klicka på knappen tillbaka för att gå till föregående sida och klicka på knappen exportera för att exportera ut schemat i PDF format.

27 Healthcare & Welfare Sida 27/ Schemaläggare förskola/fritidshem Om man är tilldelad rollen som schemaläggare (Schemaläggare Förskola) så får man möjlighet att se och ändra scheman på personal som har samma behörighet till enheten/avdelningen som du som schemaläggare har behörighet till. Schemaläggaren kan även registrera schema för sig själv. Rollen förskolechef har schemaläggarrolens funktionalitet. Har men schemaläggare rollen så kan man välja den under mina roller. När man har valt den rollen så får man valet Schemaläggning i menyn Först gör du ditt urval av enhet/avdelning som du vill jobba med sen söker du fram personalen genom att klicka på knappen Hämta personal.

28 Healthcare & Welfare Sida 28/28 Nu visas en lista med den personal som har behörighet till en eller flera av dessa enheter och avdelningar baserat på ditt urval. Urvalet grupperas efter enhet/avdelning. Klicka på personen namn för att komma till schemavyn. Läs mer i detta dokument under kapitel hur registrering av personalschema fungerar.