Här följer steg för steg anvisningar för att bygga upp ett planeringssystem som uppfyller dessa krav.

Transkript

1 Funktionsbeskrivning Kraven är att man med Easy Planning ska kan hålla reda på flera mindre projekt, undvika att resurser blir dubbelbokade samt få en överblick över pågående projekt samt beläggning. Här följer steg för steg anvisningar för att bygga upp ett planeringssystem som uppfyller dessa krav. Det är 3 saker som behöver konfigureras innan man kan börja använda systemet. - Skapa ett schema med resurser. - Skapa kopplade tabeller. - Skapa kategorier. Skapa ett schema Det första man ska göra är att skapa ett schema. I schemat lägger man till sina resurser, för varje resurs skapar programmet en tabell i databasen. Från schemabilden kan man senare navigerar för att visa planeringen för en grupp, en resurs eller för alla projekten. Vi skapar 2 grupper, en grupp för personal och en grupp för projekt. Ni kan senare ändra namn på resurser och projekt. 1

2 Skapa kopplade tabeller Alla rutor i figuren ovan är från början resurser. För att skilja på resurser och projekt så markerar man projekt-tabellerna som kopplade tabeller. Man kan då tilldela resurser i de kopplade tabellerna. Att skapa kopplade tabeller gör man under Verktyg-Underhåll, fliken Tabeller. Markera tabell Stockholm till vänster och klicka på Lägg till, upprepa för Göteborg och Malmö. Klicka på Stäng så återgår man till schemat. De kopplade tabellerna markeras nu med hakparanteser runt namnen. 2

3 Skapa kategorier Därefter ska vi skapa en värdelista på kategorier. Kategorierna använder vi för att färgkoda de olika processerna. Kategorier lägger man till under Verktyg-Underhåll, fliken Kategorier. I bilden nedan är 5 processer inlagda som kategorier med olika färger. Därefter är konfigurationen klar och man kan börja använda programmet för projektplanering. 3

4 Lägg till ett nytt projekt Klicka på rutan Stockholm från schemabilden. I exemplet så bokas projekten per ort, Stockholm, Göteborg, Malmö. En tom planeringsbild visas. Dra med musen i ganttschemat över den första aktiviteten. När man släpper musknappen så visas formuläret Ny aktivitet. Välj kategori Konstruktion, klicka på fliken Uppdrag och ange namnet på det första projektet. Spara aktiviteten. 4

5 Den första aktiviteten i det första projektet (kallas uppdrag) är därmed bokad. Fortsätt att lägga till de övriga stegen för detta projekt. När detta är klart har man lagt till det första projektet. Nästa steg är att koppla resurser till aktiviteterna. Dubbelklicka på en stapel och välj fliken Resurser. Markera en eller flera resurser och dra dessa till den högra listan, spara. Det går förstås också att koppla resurserna direkt när en aktivitet läggs till. 5

6 Resultatet efter 3 projekt kan se ut så här. I det första projektet har resurser tilldelats. En översikt över alla projekt får man genom att klicka på gruppen Projekt i schemabilden. För att se beläggningen på en resurs klickar man på resursens namn i schemabilden. Klickar man på gruppen Personal i schemabilden ser man alla resursernas beläggning. Man kan visa filtrerade listor genom att välja kategori i listan nedan (Alla aktiviteter). Väljer vi Konstruktion så visas bara dessa aktiviteter. 6

7 Uppföljning För uppföljning av varje projekt kan man välja i menyn Visa - Information om uppdrag. Välj ett projekt i listan över uppdrag och klicka på kopiera, växla till Excel och klistra in värdena i Excel. Det här var en kort beskrivning hur Easy Planning kan användas för kontinuerlig planering av miniprojekt. Det finns många fler funktioner som jag inte går djupare in på här för att inte förvilla för mycket i början. Ni kan läsa mera i handboken om alla funktioner. Programmet kan installeras på flera datorer och dela på en gemensam databas. Flera användare kan då vara inne i programmet samtidigt och göra ändringar. Med vänlig hälsning Thomas Ellingsen