Minihandbok version 1.0 Analysverktyget i UEDB för att se elevplaceringar i gymnasieskolan

Transkript

1 Minihandbok version 1.0 Analysverktyget i UEDB för att se elevplaceringar i gymnasieskolan 1

2 Innehållsförteckning Inledning... 3 Behörighet... 3 Överblick över analysen... 4 Inbyggd hjälp... 4 Urvalslista... 5 Navigering med hjälp av menyraden... 6 Urval för placerade elever... 7 Hantering av objekt (fönster)... 8 Elever Pivottabell och tecken i tabellen... 9 Fyra snabbvalsikoner Exportera data Vilka bra val kan du då göra för att få fram elever i Årskurs 1? Val 1. Folkbokförda elever i kommunen i ÅK 1. Vilken huvudman går eleven hos? Val 2. Folkbokförda elever i kommunen i ÅK 1. Vilken huvudman går eleven hos och vilket nationellt program/studieväg går eleverna? Val 3. Folkbokförda elever i kommunen i ÅK 1. I vilken regi går eleverna? Val 4. Elever som går i en kommunal skola i kommunen oavsett vilken folkbokföringskommun eleven kommer ifrån. Årskurs Val 5. Elever folkbokförda i kommunen som går i en fristående skola utanför länet i Årskurs Val 6. Elever folkbokförda i kommunen som går i en kommunal skola utanför länet i Årskurs Support

3 Inledning I Ungdom och elevdatabasen (UEDB) analys kan du få fram elevplacering i respektive årskurs per ett visst datum. För att se elevernas ansökningar till gymnasiet och om eleven är förstahandsmottagen hänvisas till IST-analys antag. Behörighet Behörighet krävs till analysverktyget i Ungdom och elevdatabasen (UEDB). Behörighet kan ges av systemansvarig för UEDB i respektive kommun eller av UEDB-support. Med användarkonto till analysen i UEDB ser du följande Samtliga elever folkbokförda i kommun Elever folkbokförda i andra kommuner som går i kommunens skola Om du vill se vilken valrang eleven har fått går det inte att se i UEDB utan då hänvisas du Antag till IST-analys Inloggning till UEDB görs via med det användarkonto du fått tilldelat. Klicka här så öppnas undermappen Analysen Klicka på Analysen Det är endast möjligt att läsa data (läsa = titta/analysera) i analysverktyget, det finns alltså ingen möjlighet att förändra data. 3

4 Överblick över analysen En överblick över analysen när du loggat in. Alla beskrivs längre fram i handboken Överst en menyrad En kalender där man väljer vilket datum man vill titta på elevplaceringar Snabbval med aktuell dag Välj analys där väljer du elevplaceringar3 Urvalsrutor (organisation, utbildning och elev) där man gör val uti vad man vill se i analysen 4 Urvalsrutor (organisation, utbildning och elev/person och ekonomi) där gör du de val utifrån vad du vill se i analysen. Klicka på respektive urval för att få fram valmöjligheten Du kan alltid se de aktuella val som du gjort längst till höger i analysen. Vill du ta bort något val kan du klicka på den grå markering på raden Inbyggd hjälp I analysverktyget byggs hjälptexter in i diagram och urvalsrutor. Dessa når man genom att hålla muspekaren över eller klicka på frågetecknet i rubrikraden. Hjälptexten är tänkt att förklara och ge vägledning och är ofta den snabbaste vägen till hjälp och dokumentation. 4

5 Urvalslista Urvalslistorna är placerade till vänster. Klicka på det urval du vill se. I ex nedan Urval Utbildning Genom att klicka på den svarta pilen bredvid fältnamnet visas en lista med alla valbara värden. Ex i urval utbildning klicka på pilen vid Årskurs och välj ÅK1 för att se enbart den årskursen. Flera värden kan väljas genom att klicka-och-dra över dem eller genom att hålla inne Ctrl-tangenten och klicka på flera enskilda värden. Ett genomfört urval är grönmarkerat. Om ett värde är gråmarkerat så innebär det att det inte är tillgänglig enligt tidigare urval som gjorts. Det är ändå möjligt att välja ett gråmarkerat värde, men ett sådant val innebär att tidigare urval nollställs och ersätts med det nya urvalet. De värden som är vitmarkerade är val med vars hjälp man kan begränsa gjort urval ytterligare med. Ett klick på ett redan gjort val (grönmarkerat) tar bort det urvalet. Bakåtknappen i menyraden backar senaste åtgärden. 5

6 Navigering med hjälp av menyraden Det finns flera ikoner på menyraden men de som du bör känna till är följande: Radera Tömmer alla gjorda urval analysen återställs till ursprungsläget. Bakåt Ångrar senaste urvalet. Kan användas flera steg bakåt Framåt Gör om det ångrade steget. Kan endast användas om Bakåt har använts. Övriga ikoner kan du läsa mer om i handboken som finns på analyssidan. Det är en grundhandbok om hur QlikView verktyget fungerar i mer omfattande beskrivning. 6

7 Urval för placerade elever För att få fram aktuella placerade elever är urval av datum viktigt. I ex nedan väljer man år, månad och dag ( ) genom att klicka på dessa som då blir grönfärgade. Under Snabbval kan man klicka på Aktuell dag (=dagens datum) När du valt datum så väljer du under Välj analys Elevplaceringar som då blir grönfärgad. Ett antal objekt visas då (elever rak tabell, elever pivottabell, elever över tid) Det här är grundfunktionen för att få fram elever placerade ett visst datum i UEDB. Därefter gör man ett antal val utifrån vad man vill se. I ex nedan beskrivs olika val och utifrån dessa val kan man i tabell se olika urval. I den här förenklade handboken beskrivs objektet Elever Pivottabell Elever rak tabell visar eleverna i rak tabell och Elever över tid visar elever i diagram. Beskrivs inte i den här handboken (finns mer beskrivet i handboken inloggad i UEDB). 7

8 Hantering av objekt (fönster) Dessa kan visas på tre olika sätt, som minimerade, i normalläge (återställ) och maximerade. Om ett objekt är minimerat visas det som en ikon, som i ex nedan För att öppna objektet och visa det i normalläge, välj att dubbelklicka på ikonen. Ex Elever pivottabell Elever Pivottabell Tabellen har kolumner med valbara fält. Minst 1 och max 3 kolumner kan visas Ett klick med höger musknapp på den runda pilen framför varje val presenterar hela listan på valbara fält. När du ser alla val väljer du de fält du vill visa med ett vänster musklick på det aktuella fältnamnet. Nedan ser du vilka val du kan ha i kolumnerna I ex ovan har vi valt tre kolumner med fältnamnen Huvudman, Enhet,Studievägskod.Vill du hellre se ex Nationellt program istället för studievägskod. Höger musknapp på pilen vid fältnamn Studievägskod och välj istället nationellt program. Se nedan 8

9 . Genom att högerklicka på en datacell och välja Dölj alla på nästa nivå döljs nästa nivå (kolumnen till höger) för alla rader i listan. I ex ovan står man i första datacellen (Animallogos AB). Klicka på dölj alla på nästa nivå Då döljs kolumn 2 och 3. I ex ovan döljs då regi och studievägskod och enbart kolumnen med huvudman visas med antal placeringar. Står du med markören i datacellen i kolumn 2 och väljer dölj alla på nästa nivå döljs kolumn 3 och du har kvar kolumn 1 och 2. På samma sätt kan du välja att högerklicka på en datacell och välja Visa alla på nästa nivå då öppnas nästa nivå upp. + och tecken i tabellen Det går också att öppna upp eller stänga nästa nivå då varje datacell innehåller ett plus- eller minustecken i varje cell. Plustecknet öppnar upp nästa nivå i tabellen och minustecknet stänger den igen. 9

10 Fyra snabbvalsikoner I normalläge och maximerat läge har objektet oftast fyra snabbvals-ikoner längst uppe till höger. Ikonerna visas i bilden nedan. Ikonerna kan användas för att Skicka till Excel, Hjälptext, Minimera och Maximera, uppräknat från vänster till höger. För att stänga pivottabellen klicka på minimera Exportera data Det finns stora exportmöjligheter i analysverktyget. En vanlig sådan är att skicka data direkt till Excel. Man kan genom att högerklicka: Skicka till Excel då skapas automatiskt ett Excel-dokument med objektets data. Exportera... skapar en semikolonseparerad exportfil. Skriv ut.. Skapar en utskriftsvänlig sida av analysen 10

11 Vilka bra val kan du då göra för att få fram elever i Årskurs 1? Några exempel vad som kan vara lämpligt att ta fram beskrivs i valen nedan. Det du sedan ser i pivottabellen i analysen beror på vad du vill se. Val 1. Folkbokförda elever i kommunen i ÅK 1. Vilken huvudman går eleven hos? Välj Urval Utbildning och Årskurs 1 Välj Urval elev/person. Klicka på pilen vidfolkbokföringskommun och välj din kommun. I ex ovan elever folkbokförda i Huddinge. I pivottabellen är valt 1 kolumner (Huvudman) Antal elever per huvudman visas Här visas samtliga huvudmän som har elever registrerad även de utanför länet Under Aktuella val kan du se vilka val du har gjort. Du kan lätt ta bort ett val som du inte vill ha med genom att klicka på suddgummit 11

12 Val 2. Folkbokförda elever i kommunen i ÅK 1. Vilken huvudman går eleven hos och vilket nationellt program/studieväg går eleverna? Välj Urval Utbildning och Årskurs 1 Välj Urval elev/person. Klicka på pilen vidfolkbokföringskommun och välj din kommun. I ex ovan elever folkbokförda i Huddinge. I pivottabellen är det valt 2 kolumner (Huvudman och Nationellt program). Här kan man nu ändra valda fält eller lägga till en kolumn (max 3) eller ta bort en kolumn. I ex nedan läggs en kolumn till (studievägskod). Under Aktuella val kan du se vilka val du har gjort. Du kan lätt ta bort ett val som du inte vill ha med genom att klicka på suddgummit 12

13 Val 3. Folkbokförda elever i kommunen i ÅK 1. I vilken regi går eleverna? Är du intresserad av antal elever folkbokförda i kommunen som går i kommunal respektive enskild regi kan du även välja i pivottabellen Regi i första kolumnen och få fram antal i respektive regi. I ex nedan är det valt enbart elever folkbokförda i kommunen. Varje datacell innehåller ett plus- eller minustecken i varje cell. Plustecknet öppnar upp nästa nivå i tabellen och minustecknet stänger den igen. Klicka på + i ex ovan på enskild regi så öppnas nästa kolumn upp (välj där fält som du vill se ex huvudman) Under organisation urval kan man på ett annat sätt välja regi: Klicka på pilen vid regi och välj ex kommunal (landsting är inte möjligt val, landstinget ligger under kommunal regi) I ex nedan har val gjorts på regi Kommunal och i pivottabellen visas då folkbokförda elever i kommunen i Åk 1 som går i kommunal regi. 13

14 Val 4. Elever som går i en kommunal skola i kommunen oavsett vilken folkbokföringskommun eleven kommer ifrån. Årskurs 1. Gör urval enligt ovan: Datum eller det datum du vill titta på. Urval organisation Huvudman din kommun Urval utbildning Årskurs 1 I pivottabellen kan du välja vad du vill se och hur många kolumner (1-3). Under Aktuella val kan du se vilka val du har gjort. Du kan lätt ta bort ett val som du inte vill ha med genom att klicka på suddgummit 14

15 Val 5. Elever folkbokförda i kommunen som går i en fristående skola utanför länet i Årskurs 1 Fristående huvudmän utanför Stockholms län och Håbo kommun registrerar in eleverna i UEDB genom att de får konto till UEDB. Eleverna i Årskurs 1 läses inte in i UEDB med automatik från gymnasieantagningen utan varje kommun får upplysa de friskolor utanför länet att registrera in eleverna för att få rätt ersättning för eleven. Välj Datum Urval utbildning Årskurs 1 Urval organisation valt Regi Enskild Enhet Län/Kommun väljer man de kommuner utanför länet som man vill titta på genom att markera dem i listan (de som i listan är gulmarkerade) Under aktuella val ser du vilka kommuner du valt 15

16 Val 6. Elever folkbokförda i kommunen som går i en kommunal skola utanför länet i Årskurs 1. Kommunala huvudmän utanför länet med elever från Stockholms län + Håbo registrerar inte in eleverna själva i UEDB. Däremot så registrerar elevens folkbokföringskommun eleverna i UEDB på den kommunala skolan där eleven går. Välj Datum Urval utbildning Årskurs 1 Urval organisation valt Regi Kommunal Enhet Län/Kommun väljer man de kommuner utanför länet som man vill titta på genom att markera dem i listan (i ex ovan Vännäs kommun) Support Behöver du support kan du maila till uedb-support@ksl.se Den här handboken finns även att hämta på 16