Handbok IST Analys Intag

Transkript

1 Handbok IST Analys Intag

2 Innehåll Innehåll... 2 IST Analys - generellt... 3 Flikar... 3 Inbyggd hjälp... 3 Exportmöjligheter... 3 Bokmärken... 4 Behörigheter... 5 Flera datakällor... 5 Flikar... 6 Översikt Nyckeltal... 6 Sökande... 7 Behörighet... 8 Studieväg/ansökningskod... 9 Kursval Intagna mottagande skola Sökande mottagande skola Kursval mottagande skola Förändringshistoria Listor

3 IST Analys - generellt Flikar I IST Analys så är varje applikation uppdelad i en eller flera flikar. När ni köper till en modul i IST Analys så öppnas det en eller flera nya flikar för er att använda. Att ha informationen i samma applikation ger många fördelar. Det går t.ex. att i folkbokföringsfliken välja de som är folkbokförda i ett visst upptagningsområde och byta till placeringsfliken för att se på vilka förskolor och familjedaghem som de är placerade på eller gå till elevfliken och se vilka skolor de går på. Ju fler moduler ni har desto fler vinster finns det i användandet av flikar. IST Analys Intag säljs som ett paket där samtliga flikar ingår. Inbyggd hjälp I IST Analys bygger vi in hjälp i diagram och urvalsrutor. De dyker upp som frågetecken i rubrikraden. Klickar man på ett frågetecken så kommer en förklarande text upp som ger hjälp och vägledning. Dokumentationen blir på detta sätt inbyggd i applikationen och är därmed lätt åtkomlig för alla användare. Exportmöjligheter Det finns mycket stora exportmöjligheter. Den mest använda är kanske att skicka tabeller m.m. direkt till Excel. Vid en sådan export skrivs det också ut vilka fält och värden som det har gjorts urval på. Det går att göra bilder av alla objekt som t.ex. diagram och tabeller och även exportera hela arket som bild. Det följer även med möjligheter till PDF-utskrift så att det enkelt går att göra PDF-dokument av dina diagram och rapporter. För att exportera så högerklickar du på vilket objekt som helst. Då fås ett antal export och utskriftsmöjligheter. Skriv ut skriver ut på skrivare och Skriv ut som pdf exporterar till pdf-fil. Skicka till Excel skapar automatiskt ett Exceldokument med objektets data. Detta fungerar lika bra på tabeller som diagram. Exportera kan exportera data i många olika filformat som xml och semikolonseparerad fil. Kopiera tabell till urklipp lägger data i urklipp så du kan klistra in den 3

4 var du vill. Kopiera bild till urklipp är perfekt om du vill klistra in objektet som en bild i t.ex. ett Word-dokument eller ett mail. Bokmärken bokmärke, eller tryck Ctrl+B. I IST Analys går det att använda sig av bokmärken för populära urval. Bokmärken kan göras så att de både sätter ett sparat urval och tar dig till den fliken som är intressant. Bokmärken förenklar mycket för användaren då man inte behöver göra de vanligaste urvalen hela tiden. Bokmärkena du skapar är personliga För att lägga till bokmärke så gör du det urval som du vill kunna komma åt via bokmärke. Välj bokmärken och Lägg till Skriv dit ett beskrivande namn för bokmärket, tänk på att det ska vara så tydligt att du förstår vad det är för information som man kommer åt genom att välja bokmärket. Låt bokmärke följa aktuellt val betyder att de val som är gjorda innan man väljer bokmärket ligger kvar och bokmärkets urval läggs till det aktuella urvalet. Valet Visa layout-status betyder att när man väljer bokmärket hamnar man på den flik var aktuell när bokmärket skapades. Du kan lägga till en Info-text för att noggrannare beskriva bokmärket. Om du kryssar i Popup-meddelande så får användaren infotexten i en popup-ruta när man väljer bokmärket. För att använda bokmärken så väljer du Bokmärken och väljer det bokmärke som du vill använda för att snabbt hitta informationen du är ute efter. 4

5 Behörigheter IST Analys Intag levereras med ett behörighetssystem som är starkt kopplat till Dexters behörighetssystem och man kan se samma enheter som i Dexter. Inloggning sker med Dexterkontot. Administratören styr vilka roller som ska få tillgång till IST Analys och vilka flikar respektive roll kan se. Administratören kan även bestämma om en viss roll ska få se information om samtliga enheter oavsett enhetsrättigheterna i Dexter. Av säkerhetsskäl kommer du inte att kunna öppna IST Analys om din roll antingen: Din roll saknar behörighet att se flikar Dina enheter inte har några sökande OBS! Särskild information för inloggning som avlämnande grundskola Du som loggar in med behörighet på grundskolor och inte har rätt att se samtliga enheter måste logga in på ett särskilt sätt i IST Analys. Före användarnamnet skriver du AVL_ för att markera att du vill logga in som avlämnande skola. Exempel: Ditt användarnamn i Dexter är dackeskolan, då loggar du istället in med AVL_dackeskolan. Lösenordet är detsamma som i Dexter. Flera datakällor Standardmodulerna i IST Analys läser informationen från ert administrativa system Extens, IST Analys begränsas tekniskt inte till bara dessa data utan kan läsa data från flera olika datakällor, det går att utveckla lösningen så att den till exempel kan läsa in information från fristående excel-filer och koppla denna information till befintlig information i Extens. 5

6 Flikar IST Analys Intag består av totalt 15 flikar där de viktigaste beskrivs nedan. Översikt Nyckeltal I IST Analys så kan man direkt få en översikt över viktiga nyckeltal när det gäller intagning. Fliken nyckeltal visar snabbt viktig information för det urval som är gjort. Välj en avlämnande kommun i andra flikar och titta direkt på hur intagningssituationen ser ut just för dessa sökande. 6

7 Sökande Det går att få en bra uppfattning om sökandeströmmar mellan kommuner med hjälp av IST Analys. Det går att markera en folkbokföringskommun och se vart de sökande från den kommunen söker och blir intagna. Vi kan också ta fram sökandeinformation för 1:a, 2:a och 3:e hand. Eftersom alla flikar hör ihop kan vi t.ex. här välja alla sökande från en viss kommun och titta i nyckeltalsfältet för att se hur många av dem som är behöriga, har blivit antagna till sitt 1:a handsval m.m. 7

8 Behörighet Behörighetsdelen kan visa Behöriga och obehöriga och vilka behörighetskoder som har använts. Det går även att titta på diagram för varje kärnämne: 8

9 Studieväg/ansökningskod För varje ansökningskod går det att ta fram antal sökande, antal platser, medel meritvärde och sökande per plats. Det finns ett antal diagram och tabeller att ta fram. 9

10 Kursval Det går att få en översikt över vilka kursval som har gjorts. Få en överblick över estetiska val, språkval, modersmål m.m. På detta sätt kan man hitta möjliga effektiviseringar och planera upp undervisningen redan innan terminen börjar och innan eleverna registreras på skolan. 10

11 Intagna mottagande skola Vi har gjort speciella flikar för mottagande skolor där de kan få enkel information om sökande och intagna till just sin skola. Detta kan styras via behörighet vilka som ska få tillgång och vad de ska få se. Här kan skolan få se all information om de just nu intagna. Hur många som är intagna i 1:a, 2:a, 3:e hand, totalt antal intagna, antal platser, antal reserver, vilken intagningsgräns som är nu gällande och medelpoäng på de intagna, detta fås för varje ansökningskod. Varje dag uppdateras siffrorna så när det är som mest hektiskt kan skolorna gå in varje dag och få den informationen som de behöver allra mest. 11

12 Sökande mottagande skola Under sökperioden kan skolan hela tiden följa antal sökande i 1:a, 2:a, 3:e hand och totalt. Hur många platser som finns för ansökningskoden och hur många 1:a-handssökande per plats. Det går även att se vilken behörighetsstatus de sökande har. 12

13 Kursval mottagande skola De mottagande skolorna har även möjlighet att se vilka kursval som eleverna har sökt för att kunna planera sina grupper i estetiskt val, språk m.m. 13

14 Förändringshistoria I förändringshistoria kan man se vad som har hänt sedan ett visst datum för t.ex. en skola. Vilka intagna har tillkommit, vilka har försvunnit och vilka har bytt ansökningskod eller skola. Detta kan vara mycket behövligt när det händer mycket i slutkörningarna. 14

15 Listor Det går att få ut listor på sökande, intagna och adresslistor beroende på vilket urval som görs, listorna kan skrivas ut eller exporteras vidare till Excel. Mycket praktiskt om man har valt fram något som är intressant att studera närmare. 15