Handbok Extens EIapp Version 1.63 Våren 2015

Transkript

1 Handbok Extens EIapp Version 1.63 Våren

2 Innehåll Innehåll... 2 Extens EIapp... 3 Förberedelse... 3 Installation... 3 Inloggning... 4 Exporter till mottagande gymnasieskola... 5 Export av antagna på egna studievägar... 5 Export av sökande som är antagna i annan kommun... 6 Export av ej antagna... 6 Förhandsgranska... 6 Import av elever till gymnasiet... 7 Förhandsgranska före import... 8 Starta import... 8 Vid fel I Extens

3 Extens EIapp Detta är ett export/importprogram för att exportera ut antagna sökande till gymnasiet samt importera dem in i Elevregistret. Programmet följer TK450 formatet. Programmet genererar en XMLfil för varje antagen sökande. Det som skiljer denna import från vanliga importen är att grundskolebetygen är med och även mottagandesiffran. Förberedelse Programmet måste installeras på de datorer som ska kunna exportera och importera filen. Extens ODBC källa måste vara installerad på datorn. Användaren ska ha skrivrättigheter till programmappen. OBS! I denna version skapas det upp en javaversion i installationmappen. Detta tillägg krävs då java 8 inte stödjer koppling med ODBC källor. Kontakta oss om du har ASP drift. Då är det vi som sköter installationen. Installation Logga in på vårt kundstöd. Ladda ner den senaste version av detta program. Du hittar våra filer under Hämta filer -Programfiler- Extens och Dexter. Ladda ner den zippade filen. Packa upp den lokalt på din dator. Dubbelklicka på installationsprogrammet ExtensEiapp.exe. Installera programmet och följ de anvisningar som dyker upp. Första gången när du startar programmet får du ange inställningar för ExtensEIApp. Använd det namn ni har på er ODBC källa som är kopplad till det vanliga Extens. Är du osäker kontrollera i kontrollpanelen Administrationsverktyg Datakällor (ODBC). 3

4 Efter att programmet är installerat kan ni öppna det antingen via Start och kör enligt underliggande bild, eller så lägger ni upp ikonen som en genväg på ert skrivbord. Inloggning Använd samma inloggning som ni har när ni loggar in på Extens. Obs! Skriv alltid användarnamn och lösenord med VERSALER. Annars fungerar inte din inloggning. 4

5 Exporter till mottagande gymnasieskola För alla exporter gäller samma förfaringssätt. Beroende på vilka behörigheter ni har så ser ni olika flikar. När en fil ska skapas så väljer du fliken Export. Fyll i sökvägen samt vad filen ska heta. Klicka alltid på knappen bläddra. Tänk på att din fil alltid måste har filändelsen.zip. Export av antagna på egna studievägar Fyll i int kommun eller skolplacering, markera Antagna på egen studieväg och tryck sedan på knappen Starta analys. Går den igenom utan fel så väljer ni Starta export. Vill man använda de officiella ansökningskoderna så markeras Använd officiell anskod. 5

6 Så här ser det ut när exporten är klar; Export av sökande som är antagna i annan kommun Fyll i hemkommun, markera Antagna i annan kommun och tryck sedan på knappen Starta analys. Går den igenom utan fel så väljer ni Starta export. Export av ej antagna Fyll i hemkommun, markera Ej antagna och tryck sedan på knappen Starta analys. Går den igenom utan fel så väljer ni Starta export. Förhandsgranska Vill du förhandsgranska filen så väljer du Arkiv Öppna Importfil. Hämta din exporterade fil. När filen hämtas upp så listas alla i en egen xmlfil. Välj fliken Förhandsgranska och välj sedan en xmlfil. 6

7 Import av elever till gymnasiet Den som ska importera eleverna till gymnasiet måste ha installerat samma program, ExtensEIapp, innan import kan göras. Samma förfaringssätt som står i början av detta document gäller för installationen. När programmet är igång så väljer du Arkiv Öppna importfil. Hämta den fil som ska importeras. 7

8 Vill man uppdatera de antagnas epost, mobil och telefonnummer så markeras denna ruta och då får man göra en separat import. Det går inte att göra import både till Elev och Person samtidigt. Förhandsgranska före import Välj fliken Förhandsgranska om ni vill se elevbilden före import. Starta import Antagna på egna studievägar Före du trycker på Starta import måste du fylla i Period och Skola i Extens (skola hos dig du brukar välja för import av antagna till gymnasiet). Kontrollera gärna i Extens om du är osäker hur det är ifyllt hos dig. Skola hos dig kan vara ÖVRGY eller den du har rättigheter att placera. Eleverna hamnar på aktuell enhet du väljer vid import och i klassen INTAG. 8

9 Antagen i annan kommun För de som är antagna i annan kommun kommer ingen skola upp som förslag utan dessa läggs oftast på en Extern Enhet vid import. Dessa hamnar sedan i klassen INTAG. Ej antagna Sökande som inte är antagna någonstans har ingen skolplacering. Välj den enhet de ska importeras till. Desa hamnar sedan i klassen EJINTAG. 9

10 Vid fel Skulle det uppstå fel vid import så listas felmedd i filen ExtensEIApp.logg som finns i samma mapp som ExtensEIAppikonen. Varje nytt felmeddelande lägger sig sist i filen. I Extens När eleverna är importerade så kommer en del ny data att importeras. Det är sökandes betyg, mottagande, sökt inriktning och fullständig studievägsnamn. Sökandes betyg kommer att visas i Verktyg Betyg Betygsöversikt och i flik intagsbetyg. Ta fram de fältval med F11-Fältval som du vill se. Resterande fält hittar du i Register Elev i listformatet. Ta fram de fält som du vill se med F11-Fältval. Är det något du vill fråga kan du alltid kontakta oss på antagssupporten genom att registrera er fråga på vårt Kundstöd som finns på 10