Lathund: Skapa egna ansökningsformulär

Transkript

1 INFORMATION TILL FOLKHÖGSKOLORNA Lathund: Skapa egna ansökningsformulär Folkhögskola.nu har utvecklat en funktion där skoladministratörer kan skapa unika digitala ansökningsformulär för olika kurser. Genom att logga in på kan alla folkhögskolor skapa digitala ansökningsformulär till sina kurser. Det går att skapa egna frågefält och det går även att efterfråga bifogade filer. Skolan kan annars välja att använda ett standardformulär som efterfrågar grundläggande uppgifter om den sökande eller att länka till ett eget digitalt ansökningsformulär. Skolan tar sedan själv ansvar för den information som inkommer via ansökningar på folkhögskola.nu. (Hur det importeras i Avanti, vad som behöver kompletteras, hur man hanterar ansökningshandlingar, bekräftelse av inkommen ansökan etc.). TIPS INNAN DU BÖRJAR - Spara ofta. Det är lätt hänt att man klickar tillbaka i webbläsaren eller på en länk till en kurs medan man redigerar ett formulär och då går osparade ändringar förlorade. - Förbered formulärsfrågorna i förväg, t ex i Word, så kan du skapa formuläret snabbt och få det klart på en gång. - Du bör se till att knappen Ansök här visas på kurssidan så länge ansökningstiden är öppen och kursen har lediga platser. Det skall vara lätt för besökare att se hur man ansöker till en kurs. Knappen Ansök här visas när skolan satt ja under möjliggör ansökan från Folkhögskola.nu i admin. - Om du publicerar en kurs med ett halvfärdigt formulär så kommer det att synas för besökarna så länge det är sparat och kopplat till kursen. - Information som efterfrågas i egna frågefält får behandlas manuellt utanför Avanti, eftersom Avanti bara accepterar vissa rubriker vid import. Det går dock att redigera excelfilen i efterhand och manuellt skapa rubriker som Avanti accepterar för import. - Man kan efterfråga bifogade filer i ansökningsformulären (t ex personliga brev, betyg, personbevis). Den sökande laddar upp filerna till folkhögskola.nu och länkar levereras till skolan i den excelfil och den pdf skolan får via mail. Skolan kan sedan ladda ner dokumenten via länken. SÄKERHETSASPEKTER FÖR ANSÖKNINGAR För att en sökande ska kunna skicka in en ansökan måste hen först klicka i en ruta längst ned i formuläret: Jag godkänner att uppgifterna jag lämnar i denna ansökan sparas i register hos folkhögskola.nu samt hos den aktuella folkhögskolan. En ansökans bifogade filer lagras på vår dataserver och kan laddas ner via de länkar som skickas till skolan. Filerna kan inte hittas av sökmotorer som t ex Google, eftersom länkarna inte är publicerade på internet. Sökmotorer indexerar endast sidor som är länkade till varandra och hittar därför inte dessa filer. Länkarna får också slumpade adresser som inte går att lista ut. Vi utlovar en trygg hantering och lagring med fullgod säkerhet för ändamålet. En vidareutveckling kan vara att lägga filerna bakom en inloggning. Detta skulle dock innebära ett visst merarbete för alla som hanterar ansökningar på alla folkhögskolor. Om du har funderingar kring säkerheten kontakta gärna webbansvarig kommunikatör Fredrik Olén, fredrik.olen@folkhogskola.nu, ANSÖKNINGAR SKICKAS VARJE MORGON Ansökningar skickas en gång per dygn, kl 06.00, via mail till respektive folkhögskola. Mailet skickas till den e-postadress som skolan angivit som kontaktadress på skolsidan på folkhögskola.nu, samt till eventuella ytterligare adresser som skolan själv anger i admin. I mailet levereras det senaste dygnets kursansökningar samlade i en excelfil. Filen kan sedan enkelt importeras till det skoladministrativa verktyget Avanti som många skolor använder, eller till annat administrativt verktyg. Använder man inte Avanti är det bara att öppna excelfilen och ta del av uppgifterna där. Vi skickar även inkomna ansökningar i form av en tydligt uppställd PDF-fil för varje enskild ansökan, där all efterfrågad information finns samlad. Detta kan vara bra om man t ex vill få en bättre översikt när man skriver ut på papper.

2 OLIKA ALTERNATIV FÖR ANSÖKAN Standardformulär BAS är ett färdigt formulär skapat av Folkhögskola.nu vilket efterfrågar grundläggande information från den sökande: Länka till egen ansökan eller egen webbsida är fullt möjligt att göra. Du klistrar helt enkelt in länk till egen ansökningfunktion eller egen webbsida i formulärshanteringen för en kurs. Ansök här - knappen kommer att visas vid kursen och ett klick tar besökaren till den URL du angivit. Ingen ansökan via folkhögskola.nu. Om man inte vill använda något formulär och inte aktivera ansökan via folkhögskola.nu väljer man i admin nej vid möjliggör ansökan från Folkhögskola.nu. Då visas ingen Ansök här -knapp på den aktuella kurssidan. SÅ HÄR FUNGERAR DET Aktivera ansökningsfunktionen genom att logga in i admingränssnittet på adressen nu/admin. Där går du in på den aktuella kursen, klickar i Ja vid Möjliggör ansökan från folkhogskola.nu och klickar sedan på Publicera kurs. Nu visas knappen Ansök här på kurssidan och sökande kan söka kursen på det sätt som skolan själv väljer. Standardformulär BAS blir alltid automatiskt valt om man klickar i möjliggör ansökan från Folkhögskola.nu utan att ange något formulär. Standardformulär BAS kan vara bra att använda till exempel vid en intresseanmälan som senare behöver kompletteras. Formuläret innehåller få frågor och den sökande behöver inte ladda upp några bifogade filer. Allt som efterfrågas här kan importeras in i Avanti. Standardformulär BAS blir alltid automatiskt valt om man klickar i möjliggör ansökan från Folkhögskola.nu utan att ange något formulär. Kursspecifikt formulär skapas av skolan och kan anpassas för att fungera optimalt för en specifik kurs. Formuläret skapas genom att skolan utgår från Standardformulär BAS och lägger till fält för frågor och fritextsvar. Skolan kan också efterfråga bifogade dokument. Ett kursspecifikt formulär kan i praktiken vara hur långt som helst men skolan bör vara medveten om att ju enklare ett formulär är att fylla i desto större chans är det att den som ansöker fullföljer sin ansökan. Datan i ett kursspecifikt formulär skickas i excelformat till skolan som sedan i Avanti kan importera den del av datan som Avanti kan hantera. Om en skola vill skapa ett formulär som används för alla skolans kurser går detta också bra. SKAPA ETT KURSSPECIFIKT FORMULÄR 1. Gå till kursen 2. Se till så att möjliggör ansökan är ifylld med ja. 3. Klicka spara. 4. Klicka på fliken ansökningsformulär 5. Välj Jag vill skapa ett nytt formulär När man gjort detta val så dyker ett standardformulär upp som man kan bygga vidare på. Först skall man dock namnge formuläret man skapar, om det skall höra till en specifik kurs så är det bra att döpa det till något man känner igen för denna kurs. T ex Båtbyggarkurs HT2015. Klicka sedan på Spara.

3 Sedan är det dags att redigera formuläret. En del av formuläret är statiskt och går inte att ändra på. Men utöver detta går det att själv lägga till och ta bort frågor och fält samt lägga till fält för bifogade filer. Formuläret byggs upp genom att man lägger till frågor med kortare textsvar eller längre textfält samt frågor för bifogade filer (betyg, personbevis etc.). Klicka på de blå textalternativen längst ner under formuläret. Man kan sedan flytta runt sina block av frågor för att få dem i den ordning man vill ha dem. Man skall vara noga med att spara ofta i redigeringsläget då ändringarna för ett formulär försvinner om man byter flik eller klickar sig vidare i admin någon annanstans. Det kan därför vara en idé att skapa upp sitt formulär i Word eller liknande textredigerare och sedan kopiera de olika frågorna till admin för att skapa upp själva formuläret.

4 ANVÄND ETT FORMULÄR FÖR FLERA KURSER Du kan skapa ett generellt formulär som fungerar för flera kurser och sedan använda det för två eller fler kurser. Klicka på huvudfliken Formulär och välj sedan det formulär du vill använda för fler kurser. När du klickat dig vidare till ett formulär kan du välja vilka kurser som ska kopplas till just detta formulär. Du får här också en bra översikt över vilka kurser som använder formuläret.

5 ETT FORMULÄR SOM GRUND FÖR ETT NYTT Möjligheten finns att utgå från ett formulär som du tidigare själv skapat för att skapa ytterligare ett nytt formulär. Klicka på Jag vill använda ett formulär som redan finns under fliken Ansökningsformulär på den kurs du vill skapa ett nytt formulär för. I nästa steg väljer du vilket formulär du vill utgå från. Du kan också här välja att använda ett formulär (utan att ändra det). Om du vill använda formuläret som grund för att skapa ett nytt formulär klickar du på spara som nytt formulär. Sedan döper du ditt nya formulär till något som passar den kurs eller de kurser du vill använda det för och klickar spara. Nu har du valt det nya formuläret för kursen och kan börja editera det så som du vill ha det.

6 LÄNKA TILL DIN EGEN WEBBSIDA Du kan välja att från kurssidans Ansök här -knapp länka till ett eget ansökningsformulär eller en egen webbsida istället för till vårt formulär. Om skolan har en bra digital ansökningsfunktion på sin egen webb eller vill att de sökande skall använda sig av utskrivna ansökningsformulär som postas så är det enkelt att lägga in en extern webbadress dit den sökande blir skickad om hen klickar på Ansök här : För att ange en extern webbadress går du in på aktuell kurssida i admin. Under fliken ansökningsformulär klickar du på jag vill ange en adress till ett externt formulär. Sedan klistrar du in eller skriver in URL-länken till ditt eget ansökningsformulär eller din egen webbsida. Glöm inte att klicka på Spara länk till formulär. AVSLUTNING Vill du diskutera med andra skolor eller ge/få tips kring formulären? Använd konferensen FIN-Informatörsfrågor på Folkbildningsnätets First Class. Ett tips är att surfa runt på folkhögskola.nu och se hur andra folkhögskolor valt att utforma sina ansökningsformulär. Tillsammans kan vi utveckla detta till något riktigt bra! Om du har synpunkter eller frågor kring ansökningsfunktionen får du gärna kontakta webbansvarig kommunikatör Fredrik Olén, fredrik.olen@folkhogskola.nu, Lycka till! //Fredrik, Agneta, Lina och Sandra på Folkhögskolornas informationstjänst, FIN