Användarmeddelande (september 2014) Ny programversion. Flex HRM Plan. Version 14.2

Transkript

1 Användarmeddelande (september 2014) Ny programversion Flex HRM Plan Bäste kund! Version 14.2 På följande sidor kan du läsa om de nyheter som har tillkommit i FLEX HRM Plan i version Bland nyheterna kan nämnas möjligheten att skicka ut passförfrågan via e-post och/eller sms för att underlätta för schemaläggare att snabbt hitta lämplig personal till ett arbetspass. Andra nyheter är möjligheten att skapa personliga scheman automatiskt i grundschemat samt en ny rapport som ger en överblick över bemanningen per kontering. Med vänlig hälsning Flex Datasystem

2 Flex HRM Plan Användarmeddelande (september 2014) 2 Innehåll Nyheter Flex HRM Plan...3 Ändrade schemabegrepp... 3 Passförfrågan... 3 Kopiera personliga scheman... 5 Skapa personliga scheman automatiskt i grundschema... 6 Urval på kontering... 7 Ladda urval automatiskt... 7 Rapport: Bemanning per kontering... 8 Förändringar i rapporten Personligt schema... 8 Lönespecifikationer och kontrolluppgifter från FLEX Lön... 9

3 Flex HRM Plan Användarmeddelande (september 2014) 3 Nyheter Flex HRM Plan Ändrade schemabegrepp För att göra systemet mer användarvänligt och lättförståeligt har Personliga schemacykler och Personliga bemanningscykler slagits ihop och heter nu Personligt schema. Personliga scheman hittar du under Register Anställda, flik Anställning, samt i vyn Grundschema i bemanningen. Det som tidigare hette Årsscheman heter nu Publika scheman. Publika scheman hittar du under Inställningar Scheman Publika scheman. Passförfrågan För att underlätta för schemaläggare att snabbt hitta lämplig personal till ett arbetspass har vi byggt in en funktion för passförfrågan i Flex HRM. En passförfrågan kan skickas ut via e-post och/eller sms. När du markerar ett ledigt arbetspass i Bemanning per anställd eller i Bemanning per kontering finns nu ikonen Skicka passförfrågan. När du klickar på den ikonen så får du upp ett nytt fönster. Där väljer du vilka anställda som passförfrågan ska skickas till samt om den ska skickas via e-post och/eller sms. Systemet föreslår en meddelandetext men användaren kan ändra den innan meddelandet skickas.

4 Flex HRM Plan Användarmeddelande (september 2014) 4 För att en passförfrågan ska kunna skickas till en anställd krävs det att e-postadress eller ett telefonnummer har fyllts i korrekt under Register Anställda, flik Allmänt. E-postmeddelandet som skickas ut avslutas alltid med följande länkar som man klickar på för att tacka ja eller nej på passförfrågan: För att tacka ja eller nej via sms svarar man en siffra följt ett J eller N enligt nedan:

5 Flex HRM Plan Användarmeddelande (september 2014) 5 Schemaläggaren kan sedan i Flex HRM få upp alla sina passförfrågningar i en översikt och för varje passförfrågan se vilka som har tackat ja och direkt tillsätta anställda till arbetspasset. Vill man istället att först till kvarn ska gälla kan man markera inställningen Tillsätt passet automatiskt när anställd accepterar förfrågan som finns under Inställningar Bemanning, flik Passförfrågan. För att få tillgång till sms-tjänsten krävs ett separat avtal med samarbetspartnern IP.1. Kopiera personliga scheman Det finns nu möjlighet att kopiera personliga scheman, antingen till samma anställd eller till andra anställda. Kopieringsfunktionen når du via en ikon i Personligt schema eller i Grundschema. När du har valt vilket personligt schema du vill kopiera får du välja vilka anställda det ska kopieras till samt vad schemat ska få för kod och namn. Skulle koden redan finnas för någon anställd kommer systemet att lägga till en siffra på den.

6 Flex HRM Plan Användarmeddelande (september 2014) 6 Skapa personliga scheman automatiskt i grundschema När du ska börja bemanna ett grundschema för en nyanställd får du nu hjälp av systemet med att skapa ett personligt schema som krävs för att kunna bemanna den anställde. Så fort du t.ex. drar ett ledigt arbetspass till en anställd som inte har något personligt schema får du en fråga om du vill skapa ett personligt schema. Svarar du OK så får du fylla i de uppgifter som krävs för att systemet ska kunna skapa schemat.

7 Flex HRM Plan Användarmeddelande (september 2014) 7 Urval på kontering I vyerna Grundschema, Bemanning per anställd, Bemanning per kontering samt Passförfrågan kan nu urval på kontering visas direkt i vyn. För att få tillgång till konteringsurvalet markerar du inställningen Visa urval kontering som du hittar under Inställningar Bemanning, flik Allmänt. När du har gjort urval på en kontering visas de anställda som har denna kontering som sin hemkontering. Vill du istället visa alla anställda du är behörig att bemanna markerar du Visa även anställda som inte tillhör kontering. Ladda urval automatiskt Det har tillkommit en inställning, Ladda urval automatiskt, som du hittar under Inställningar Bemanning. Om den är markerad så kommer urvalet du senast hade att laddas in i vyerna Grundschema, Bemanning per anställd och Bemanning per kontering. Om man ofta har stora urval kan det vara lämpligt att avmarkera inställningen; det innebär då att man snabbt kommer till vyerna, och först när man klickar på pil-ikonen (se bild nedan) så laddas urvalet in.

8 Flex HRM Plan Användarmeddelande (september 2014) 8 Rapport: Bemanning per kontering En ny rapport har tillkommit som visar en veckoöversikt över de anställda som är bemannade på en viss kontering. Förändringar i rapporten Personligt schema Rapporten Personligt schema (per månad) har bytt namn och heter nu endast Personligt schema. Den kan nu skrivas ut för valfritt datumintervall och har även kompletterats med en detaljerad utskrift som visar arbetspassen från bemanningen och eventuell frånvaro.

9 Flex HRM Plan Användarmeddelande (september 2014) 9 Lönespecifikationer och kontrolluppgifter från FLEX Lön Om du använder FLEX Lön kan du nu välja att visa lönespecifikationer och kontrolluppgifter på startsidan i Flex HRM. För att detta ska fungera krävs det att du har FLEX Lön samt FLEX API. Under Administration Inställningar Programlänkar lägger du upp en programlänk till FLEX API. Detta krävs för att Flex HRM ska kunna kommunicera med FLEX Lön. Du anger här vilken URL som FLEX API är installerad på samt användare och lösenord för FLEX API (det du har angivit i FLEX Lön under Arkiv Systeminställningar). För att du ska kunna se lönespecifikationer och kontrolluppgifter behöver du också behörighet till detta. Under Allmänt Roller anger du vilka roller som ska ha behörigheten att se lönespecifikationer enligt bilden. När du för en användare sätter denna roll på en eller flera anställda kommer denna användare att få behörighet att se lönespecifikationer och kontrolluppgifter för den eller de anställda.