Mina Sidor kursmanual

Transkript

1 Mina Sidor kursmanual

2 Innehåll Hitta kurs... 2 Skapa kurs eller aktivitet... 4 Skapa aktivitet eller kurstillfälle... 4 Lägg till inbjudan... 9 Lägg till Anordnare... 9 Lägg till Medverkande Skapa ny medverkande Lägg till Konferensanläggning Skapa ny konferensanläggning Lägg till Deltagarlista Skapa ny deltagare Redigera kurstillfälle eller aktivitet Sök fram kurs eller aktivitet Redigera Inbjudan Redigera Anordnare Redigera Medverkande Redigera Konferensanläggning Hantera deltagarlista Sortera deltagarlistan Redigera deltagarstatus Redigera enskilda bokningar Skicka Inbjudan med länk via e-post

3 Hitta kurs Den här manualen visar hur du hittar kurser och aktiviteter som anordnas av din avdelning/ klubb. Andra kurser eller aktiviteter hittar du på Vision.se/kurser. För att hitta tillfällen (kurser eller aktiviteter) som anordnas av din avdelning/klubb eller sektion: 1. Klicka på Våra kurser. 2. Sidan Våra kurser öppnas. A. Välj den avdelning/klubb/sektion som är anordnare av tillfället. B. Skriv in tillfällets namn eller orten där det ska hållas. Om du inte vet eller vill se flera tillfällen lämnar du fältet blankt. C. Klicka på förstoringsglaset. 2

4 3. Antalet tillfällen listas. A. Du kan sortera listan genom att klicka på Namn (tillfället), Ort (där tillfället hålls) eller (när tillfället genomförs). B. Klicka på namnet i lila text för att komma in på aktivitetens sida. C. Klicka på Visa fler eller Visa alla om du vill se fler tillfällen. 3

5 Skapa kurs eller aktivitet Den här manualen visar hur du som förtroendevald skapar en ny kurs eller aktivitet. Skapa aktivitet eller kurstillfälle 1. Välj Skapa och se mina kurser i menyfältet. A. Klicka på Skapa ny. 4

6 2. Sidan Om tillfället öppnas. A. Välj Målgrupp. B. Välj Typ av kurs eller aktivitet. C. Sätt datum för när Tillfället börjar. D. Sätt datum för när Tillfället slutar. E. Ange Ort där kursen eller aktiviteten anordnas. F. Ange en Publik e-post som kommer att visas på Vision.se. G. Ge ett Namn på tillfället. Tänk på att ge tillfället beskrivande namn, undvik datum eller orter i namnet! H. Välj den som ska vara Kontaktperson för kursen eller aktiviteten. 5

7 I. Välj datum för när Anmälan öppnar på Vision.se och J. Välj datum för Sista anmälningsdag. Tänk på om du inte vill att kurstillfället ska vara öppet för anmälan styr du detta under Publiceringsstatus. K. Välj Minsta antal deltagare. L. Välj Max antal deltagare. M. Bocka i om Avdelningen/klubben måste godkänna anmäld deltagare. N. Välj om Anmälan krävs. O. Välj om Deltagarna ska erbjudas logi. P. Välj Publiceringsstatus för Vision.se Tänk på om du vill publicera kursen eller aktiviteten använd status Publicerad. Vill du inte publicera använd Ny- under arbete eller Publicera inte. Publicerad, stängt för reservationer använder du om du vill att aktiviteten ska synas på Vision.se utan anmälningslänk. 6

8 Q. Välj Publiceringsdag. et styr publiceringen på Vision.se. R. Välj Avpublicera från Vision.se. et styr publiceringen på Vision.se. S. Skriv en Informationstext till Vision.se. Tänk på att texten ligger publik för allmänheten. Skriv texten så informativt som möjligt så att deltagare enkelt kan ta ställning till evenemanget. T. Klicka på Skapa. 7

9 3. Aktiviteten eller kursen sparas och öppnas i ett nytt fönster. Du bör nu komplettera ditt tillfälle med Inbjudan, Anordnare, Medverkande, Konferensanläggning och Deltagarlista (om du vill registrera anmälda deltagare manuellt). 8

10 Lägg till inbjudan 4. Klicka på + Inbjudan för att lägga till en inbjudan. 5. Sidan Bifoga inbjudan öppnas A. Klicka på Bläddra för att välja bland dokumenten som finns sparade på din dator. Välj ditt dokument. Tänk på att dokument du bifogar blir publika och syns på Vision.se B. Klicka på Här i texten om du vill ha hjälp med designmallar eller önskar stöd för att publicera material. C. Klicka på Lägg till för att spara. Lägg till Anordnare 6. Klicka på + Anordnare för att möjliggöra för flera kursadministratörer i din avdelning/klubb att redigera aktiviteten. 9

11 7. Sidan Redigera kurs eller aktivitet öppnas A. Sök och lägg till en avdelning/klubb i fältet. B. När en avdelning/klubb har valts läggs de under fältet. C. Klicka på Stäng för att spara ändringen. Tänk på att den avdelning/klubb du har uppdrag mot väljs per automatik. Om du vill ta bort en anordnare klicka på krysset. Du kan också lägga till andra avdelningar/klubbar. Deras kursadministratörer får då samma rättigheter att ändra tillfället som du. Lägg till Medverkande Manualen visar hur du kan ändra, lägga till och ta bort medverkande. 8. Klicka på + Medverkande för att lägga till en medverkande, ex en föreläsare, kursledare, eller moderator. 10

12 9. Sidan Lägg till medverkande öppnas. A. Lägg till Medverkande genom att söka på namn eller personnummer (12 siffror). B. Skriv eventuella Matallergier eller specialkost. C. Kryssa i om Medverkande önskar logi. D. Kom ihåg att Spara! Skapa ny medverkande E. Om personen inte finns registrerad sedan tidigare i systemet kan du själv manuellt lägga in alla uppgifter, klicka på Skapa 11

13 F. Fyll personuppgifter för den medverkande. G. Ange om personen vill ha Specialkost. H. Ange om den Medverkande önskar logi. I. Spara! Lägg till Konferensanläggning 10. Klicka på + Konferensanläggning för att lägga till en konferensanläggning. 12

14 11. Sidan Välj konferensanläggning öppnas. A. Lägg till Konferensanläggning genom att söka på anläggningens namn eller orten där den ligger. Välj från den automatiska listan som visas. B. Kom ihåg att Spara! Skapa ny konferensanläggning C. Om anläggningen inte finns kan du registrera en ny genom att klicka på Skapa. 13

15 D. Fyll i uppgifterna om anläggningen E. Spara! Lägg till Deltagarlista 12. Lägg till deltagare A. Klicka på Lägg till deltagare för att boka in en deltagare. B. När du lagt till deltagare kan du exportera dem till excel genom att klicka på knappen Deltagarlista. 14

16 13. Sidan Anmäl deltagare till öppnas. A. Sök fram en deltagare genom att skriva namn, e-post eller personnummer i sökfältet. B. Ange eventuell Specialkost. C. Kryssa i om deltagaren önskar Logi. D. Bocka i rutan om du vill att Autosvar och påminnelseutskick ska skickas ut. E. Ange Övriga kommentarer som kan vara viktiga för kurs- eller aktivitetsledaren och anordnaren att känna till. F. Välj en Status för bokningen. G. Klicka på Anmäl deltagare, så sparas uppgiften och deltagaren anmäls. 15

17 Skapa ny deltagare H. Om personen inte finns registrerad sedan tidigare i systemet kan du själv manuellt lägga in alla uppgifter, klicka på Skapa. I. Fyll i deltagarens personuppgifter J. Fyll i om deltagaren har önskemål om Specialkost. K. Bocka i om deltagaren önskar Logi. 16

18 L. Bocka i rutan om du vill att Autosvar och påminnelseutskick ska skickas ut. M. Ange Övriga kommentarer som kan vara viktiga för kurs- eller aktivitetsledaren och anordnaren att känna till. N. Välj en Status för bokningen. O. Klicka på Anmäl deltagare, så sparas uppgiften och deltagaren anmäls. 17

19 Redigera kurstillfälle eller aktivitet Sök fram kurs eller aktivitet 1. Börja med att söka fram kursen du vill ändra. A. Under Skapa och se mina kurser ser du de tillfällen som du är kontaktperson för. B. Under Våra kurser hittar du de tillfällen som din avdelning/klubb är anordnare för. 2. Gå in under Skapa och se mina kurser. A. När du klickar på Hitta kurs kommer du till sidan Våra kurser. B. Sök fram dina kommande aktiviteter utifrån Avdelning/klubb C. Under Mina kommande aktiviteter ser du de tillfällen som du anordnar. 18

20 Redigera Inbjudan 1. Under Inbjudan kan du A. Klicka på texten i lila, eller på pilsymbolen för att se Inbjudan som finns uppladdad på Mina sidor. B. Klicka på symbolen för soptunna för att bort inbjudan. C. Klicka på knappen + Inbjudan för att lägga till en ny inbjudan. Redigera Anordnare 1. Gå in under Anordnare för att se vilka som står som ansvariga för aktiviteten eller kursen. A. Klicka på pennan för att redigera tillfället. B. Klicka på symbolen för soptunna om du vill ta bort en anordnare. C. Klicka på + Anordnare för att lägga till en ny anordnare. 19

21 Redigera Medverkande 1. Under Medverkande kan du se vilka personer som står registrerade som Medverkande i dagsläget. A. Klicka på symbolen för penna om du vill redigera den medverkandes information. Ex. när du vill lägga till specialkost eller önskemål om logi. B. Klicka på symbolen för soptunna om du vill ta bort en medverkande. C. Klicka på + Medverkande om du vill lägga till ytterligare en medverkande. Redigera Konferensanläggning 1. Under Konferensanläggning kan du se vilken lokal du valt till aktiviteten eller kursen. A. Klicka på fliken för att expandera och se mer information om anläggningen. B. Klicka på symbolen för soptunna för att ta bort konferensanläggningen. 20

22 Hantera deltagarlista Sortera deltagarlistan 1. Gå in under rubriken Deltagarlista, för att se vilka deltagare som anmält sig till din aktivitet. A. Du kan sortera deltagarlistan genom att klicka på de lila knapparna. B. Om du vill komma till medlemmens kurssida klickar du på namnet i lila text. Här ser du vilka kurser och aktiviteter medlemmen är anmäld till, har påbörjat eller genomfört. C. Klicka på Visa fler eller Visa alla för att se fler deltagare. D. Om du klickar på Deltagarlista eller pilen kan du exportera deltagarlistan till Excel. 21

23 Redigera deltagarstatus 1. Gå in under Deltagarlista för att kunna redigera deltagarstatus. A. Om du vill göra en massändring kan du välja en status i rullistan. B. Väljer du Alla deltagare markeras alla i listan. Du kan välja enskilda deltagare eller deltagare vars status överensstämmer med något av de andra alternativen i rullisten. C. När du markerat deltagare, kan du ändra Status på bokningen. D. Du kan även registrera om en individ Deltagit på en aktivitet. E. När du gjort dina ändringar klickar du på Ändra status på alla markerade bokningar. 22

24 Redigera enskilda bokningar 1. Under Deltagarlista kan du redigera deltagarnas uppgifter. A. Genom att klicka på symbolen för Penna kan du redigera Specialkost, önskemål om eventuell Logi, Autosvar och påminnelseutskick, lämna kommentarer eller ändra status på bokningen och deltagande. Tänk på att om du vill ändra personens kontaktuppgifter gör du det på medlemmens Mina uppgifter-sida. Klicka på namnet i lila länk i Deltagarlistan så kommer du till medlemmens Mina uppgifter. Skicka Inbjudan med länk via e-post Om du vill göra utskick via e-post med syfte att bjuda in deltagare till din kurs eller aktivitet, kan du enkelt kopiera in tillfällets URL. 1. Klicka i fältet, markera adressen och kopiera (ctrl+c). 2. Du kan sedan använda URL:n för att skapa en Hyperlänk i din e-post. 23