IndTA. Tävlingsadministrativt system för konståkning på IdrottOnline. Manual: Administrera evenemang - Test

Transkript

1 IndTA Tävlingsadministrativt system för konståkning på IdrottOnline Manual: Administrera evenemang - Test

2 Innehållsförteckning Inledning... 3 Om IndTA...3 Krav... 3 Logga in i IndTA... 3 Administrera evenemang... 4 Skapa nytt evenemang... 4 Ändra anmälningsavgifter...6 Lägg till tekniska funktionärer... 6 Lägg till fler tester i ett evenemang... 7 Godkännande av evenemang och test...7 Öppna tester för anmälan...7 Ändra godkänt evenemang eller test... 8 Administrera anmälningar...8 Ändra tidsfrist för anmälningar... 9 Hämta Excel-fil med alla evenemang och funktionärer... 9 Om evenemang, tävlingar och tävlingsklasser IndTA Manual Administrera evenemang - Test ( ) Sida 2 av 11

3 Inledning Denna manual beskriver hur man administrerar evenemang och tester i den administrativa delen av IndTA. Om IndTA IndTA är ett webbaserat tävlingsadministrativt system på IdrottOnline. Det är baserat på Svenska Skidförbundets TA-system och anpassat för individuella idrotter. IndTA består av en publik del och en administrativ del: Den publika delen innehåller Tävlingskalender, Evenemangsinformation, Tävlingsanmälan, Anmälningslistor, Resultatlistor, Serier och Ranking. Den administrativa delen innehåller administration av Evenemang, Anmälningar, Dataöverföringar, Inställningar och Serier. Den innehåller även ytterligare funktioner på förbundsnivå. Krav IndTA kräver någon av webbläsarna Internet Explorer eller Firefox. Notera att IndTA inte har full funktionalitet i Chrome. Logga in i IndTA För att logga in i den administrativa delen av IndTA måste du ha fått behörighet till det. Se manualen om behörighet till IndTA. 1. Gå till klubbens sida på IdrottOnline. 2. Klicka på hänglåset och logga in. 3. Välj fliken IndTA i IdrottOnlines toppbar. 4. I IndTA-systemets toppmeny ser du de flikar som du har behörighet till. IndTA Manual Administrera evenemang - Test ( ) Sida 3 av 11

4 Administrera evenemang Under fliken Evenemang skapas och administreras klubbens evenemang och tävlingar. Ett evenemang består av en eller flera tävlingar och en tävling innehåller en eller flera tävlingsklasser. Samma system som används för tävlingar används också för att lägga upp tester. Testerna anges alltid med disciplinen Test. Här kan man som arrangör även lägga till och ta bort anmälningar tester. Skapa nytt evenemang 1. Logga in i IndTA via den förening som ska arrangera testen. 2. Välj fliken Evenemang. 3. Klicka på Skapa evenemang under Funktioner i högra kolumnen. 4. Fyll i information om testet. Fält markerade med * är obligatoriska. a) Under alternativet Gren, välj Test. b) Under Geografisk nivå, välj Distrikt. IndTA Manual Administrera evenemang - Test ( ) Sida 4 av 11

5 5. Klicka på Nästa. 6. Fyll i information om arrangören och kontaktperson. 7. Klicka på Nästa. 8. Skapa tillval för evenemanget. Evenemangstillval gäller för alla tester som ingår i evenemanget. Ska det vara olika tillval för testerna i evenemanget, lägg då till dessa som s.k. tävlingstillval. a) Lägg till tillvalet Kontaktperson som Fritext. Här ska anges vilka kontaktuppgifter anmälande klubb har. 9. Klicka på Slutför. 10. Det rekommenderas att ni delar upp evenemanget i två tävlingar: en för fritest och en för basictest. Observera dock att åkare då inte kan anmäla sig till två fritester eller två basictester på samma gång! Vill ni göra det möjligt för åkare att anmäla sig till flera tester så måste ni lägga upp en separat tävling för varje test. 11. Fyll i information om testen. 12. Glöm inte att ange senaste datum för anmälan. Ni väljer själva när ni vill att detta ska vara. 13. Lägg upp klasser (d.v.s. tester) och discipliner i tävlingen genom att markera en eller flera klasser, välj en disciplin och en tävlingskategori och klicka på Lägg till. IndTA Manual Administrera evenemang - Test ( ) Sida 5 av 11

6 14. Klicka på Nästa. 15. Fyll i anmälningsavgifter. Ni bestämmer själva hur mycket ni vill ta i avgift. 16. Klicka på Nästa. 17. Ange funktionärer. 18. Klicka på Nästa. 19. Skapa tävlingstillval. Ni väljer själva om ni vill ha några tillval för er test. 20. Klicka på Slutför. Testen sparas. 21. För att ändra tillval eller funktionärer måste du gå in och ändra testen genom att i IndTA välja tävlingen och klicka på Ändra i kolumnen till höger. 22. Klicka på Ny tävling under Funktioner. Skapa den andra tävlingen för evenemanget. Ändra anmälningsavgifter När ett evenemang/en tävling är upplagd ska du trycka på ändra för att komma åt evenemanget/tävlingen igen. Här kan t.ex. anmälningsavgifterna för varje klass ändras. Lägg till tekniska funktionärer Sök fram evenemanget och klicka på tävlingar. Här anges funktionärskrav (dvs lägsta licenskrav). Detta som ett stöd för arrangören. Arrangören ska fylla i namnen på de funktionärer som anlitats för testet. Observera att ett autogenererat skickas till de funktionärer som lagts till. Funktionärer läggs till allt eftersom de rekryteras. IndTA Manual Administrera evenemang - Test ( ) Sida 6 av 11

7 Lägg till fler tester i ett evenemang Till varje test som har både fri- och basictester ska det finnas minst två olika tävlingar i evenemanget: en för fritest och en för basictest. Observera att det då inte är möjligt att anmäla sig till två basictester eller två fritester på samma tävling. Om ni vill så kan ni lägga upp en tävling för varje test, d.v.s. en tävling för t.ex. Fri 1, Fri 2 etc. Detta för att göra det möjligt att anmäla sig till mer än en fri- eller basictest åt gången. Lägger ni bara upp 2 tävlingar är det alltså inte möjligt att anmäla sig till mer än en basictest eller mer än en fritest åt gången. För att lägga till en tävling i ett existerande evenemang (hoppa till punkt 3 om du precis har skapat ett nytt evenemang): 1. Sök fram evenemanget. 2. Klicka på Tävlingar i raden för evenemanget. 3. Klicka på Ny tävling under Funktioner i högra kolumnen. 4. Fyll i information om tävlingen. Följ de riktlinjer för tävlingar som beskrivs i sektionen Skapa nytt evenemang. 5. Klicka på Slutför. Godkännande av evenemang och test För att testerna ska visas i tävlingskalendern måste de godkännas. Detta görs av distriktsförbunden. Meddela distriktet att det finns tester som väntar på att bli godkända när ni lagt upp ert evenemang. Öppna tester för anmälan Ett test ska öppnas för anmälan i god tid före testet. För att åkare ska kunna anmälas till ett test måste detta öppnas för anmälan. Innan ett test kan öppnas för anmälan måste den godkännas (se ovan). 1. Vänta tills testen blivit godkänd. 2. Välj fliken Evenemang och sök fram evenemanget. Använd alternativet Gren (välj Test) för att filtrera bort tävlingar. 3. Klicka på Tävlingar i raden för evenemanget. IndTA Manual Administrera evenemang - Test ( ) Sida 7 av 11

8 4. Klicka på Ändra i raden för respektive test. 5. Ange sista anmälningsdag om det inte redan är angivet och klicka i kryssrutan Anmälan öppen. Kryssa inte i rutan Visa anmälningslista. 6. Klicka på Nästa och Slutför. 7. Upprepa punkt 4-6 för varje tävling i evenemanget. Ändra godkänt evenemang eller test När ett evenemang eller ett test blivit godkänt blir vissa fält låsta och det går inte lägga till klasser. Om du behöver ändra något av detta, kontakta ditt distriktsförbund och be dem låsa upp evenemanget och/eller testet genom att ändra status tillbaka till ansökt. När ändringarna är gjorda godkänner distriktsförbundet evenemanget och/eller testet på nytt. Administrera anmälningar Som arrangör är det möjligt att lägga till och ta bort deltagare till ett test. Detta kan behövas om man vill hjälpa någon annan förening att ta bort eller lägga till en anmälan, eller vill göra en ändring efter att anmälningstiden gått ut. 1. Välj fliken Evenemang och sök fram evenemanget. 2. Klicka på Tävlingar i raden för evenemanget. 3. Klicka på Anmälningar i raden för testet. 4. För att ta bort en anmäld åkare, klicka på Ta bort i raden för åkaren. 5. För att lägga till en anmälan, klicka på Ny anmälan under Funktioner i högra kolumnen. 6. Välj ett SDF, en klubb och sök fram åkaren som ska läggas till. 7. Anmäl åkaren genom att markera denne i vänstra listan, välj en klass och klicka på knappen. 8. Klicka på Slutför för att spara anmälan. IndTA Manual Administrera evenemang - Test ( ) Sida 8 av 11

9 Ändra tidsfrist för anmälningar Vid behov av efteranmälan kan det bli nödvändigt att förlänga tidsfristen för anmälan, och låta en förening själv anmäla åkare även efter att anmälningstiden gått ut. 1. Välj fliken Evenemang och sök fram Evenemanget. 2. Klicka på Tävlingar i raden för evenemanget. 3. Klicka på Ändra i kolumnen till höger. 4. Klicka på Ny tidsfrist under rubriken Sista anmälningsdag. 5. Välj ett nytt datum för den nya tidsfristen. 6. Klicka på Nästa. 7. Nu har du möjlighet att lägga till en extra anmälningsavgift för de som anmäler sig sent. Ange de nya anmälningsavgifterna i kolumnen under den nya tidsfristen. 8. Klicka på Nästa. 9. Fortsätt genom de följande sidorna fram till du kan klicka på Slutför. Hämta Excel-fil med alla evenemang och funktionärer Som arrangör är det möjligt att ladda hem en Excel-fil med en sammanfattning av alla valda evenemang och funktionärer från en sökning. 1. Välj fliken Evenemang och sök fram de evenemang du vill ha med på listan. 2. Klicka på Exportera till Excel i kolumnen till höger. IndTA Manual Administrera evenemang - Test ( ) Sida 9 av 11

10 3. Om du vill ha med alla funktionärer i excel-arket, kryssa i rutan för Inkludera funktionärer. Klicka på Generera. 4. Filen laddas hem. IndTA Manual Administrera evenemang - Test ( ) Sida 10 av 11

11 Om evenemang, tävlingar och tävlingsklasser För mer info om vad som skiljer Evenemang, tävlingar och tävlingsklasser åt, vad de olika fälten innebär, hur betalningsinformation anges, m.m. se manualen för Administrera evenemang Tävling. IndTA Manual Administrera evenemang - Test ( ) Sida 11 av 11