Administrera tävling. Arrangera tävling

Transkript

1 2015 Svenska Motorcykel- och Snöskoterförbundet Box NORRKÖPING Tel Administrera tävling Steg 3 Arrangera tävling [Här kan du läsa en enkel guide hur du arrangerar en tävling i SVEMO TA]

2 Innehåll [Här kan du läsa en enkel guide hur du arrangerar en tävling i SVEMO TA]... 1 Innehåll... 2 Förberedelser innan tävlingen kan arrangeras... 3 Ansökan om tävling ska vara godkänd... 3 Supervisor/tävlingsledare har blivit utsedd... 4 Tilläggsregler och information är upplagda i systemet av arrangören... 4 Supervisor/tävlingsledare har godkänt ansökan om tävlingens innehåll och dess TR... 4 Arrangera... 5 Innan tävling... 5 Se anmälda förare... 5 Skriva ut anmälningslista... 5 Betala anmälningar... 5 Skriv ut betalningsunderlag... 6 Se anmälda lag... 7 Produkter/tillval... 8 Så beräknas en återbetalning vid rabatterad anmälan... 8 Under tävling... 9 Efteranmäl förare... 9 Avanmäl förare Checka in förare Besikta fordon Seedning Exportera till tidssystem Import från tidssystem Efter tävling Ansök om godkännande Förklaring av ikoner vid nationell/internationell tävling Reviderad:

3 Förberedelser innan tävlingen kan arrangeras För att tävlingen ska kunna arrangeras så måste den först ha gått igenom några steg. Se till att din tävling uppfyller följande krav: Ansökan om tävling ska vara godkänd Första steget efter att du ansökt din tävling är att den ska bli godkänd av ditt förbund, distrikt eller sektion. För att veta när tävlingen blivit godkänd så kan du kolla på de tre prickarna i kolumnen Tillstånd. En gul prick betyder att du ansökt tävlingen och den väntar på godkännande. Tävlingen kan inte redigeras under tiden som den väntar på godkännande. Ett mail har gått ut till förbund/distrikt/sektion om att du ansökt din tävling. En grön prick betyder att din tävling har blivit godkänd. Du kan nu gå in och ladda upp tilläggsregler och fylla på med tävlingsinformation. En röd prick betyder att din tävlingsansökan inte blivit godkänd. För att se en kommentar om varför tävlingen inte blivit godkänd så kan du gå in i Redigera läge och kolla vad som står vid: Kommentar för beslut tävlingsansökan. Reviderad:

4 Supervisor/tävlingsledare har blivit utsedd Vid nationella och internationella tävlingar så utses en supervisor av sektionen. Om en supervisor inte skulle blivit utsedd så får du ta kontakt med din sektion. Om det är en tävling som inte är av status nationell eller internationell så ska arrangören utse en tävlingsledare. Tävlingsledaren fyller du i under fliken Funktionärer. För mer information om hur du lägger till funktionärer. Se manual Klubbar- allmänt. Tilläggsregler och information är upplagda i systemet av arrangören Tilläggsregler kan endast laddas upp efter att tävlingen blivit godkänd och fått en grön prick. För information om redigering av tävlingsklasser, gruppering, heat/tidsscheman och mer. Se manual Klubbar Allmänt på När du laddat upp tilläggsregler och fyllt på med tävlingsinformation så klickar du i fliken Grundinformation på Ansök om godkännande av tilläggsregler När du ansökt om godkännande så kommer tävlingen att låsas för redigering tills att supervisorn/tävlingsledaren godkänt tävlingsinformationen och tilläggsreglerna. Supervisor/tävlingsledare har godkänt ansökan om tävlingens innehåll och dess TR När tävlingen godkänts så visas två stycken gröna prickar och du kan nu arrangera tävlingen. Om tävlingen inte skulle ha godkänts inom rimlig tid får du kontakta supervisorn/tävlingsledaren. När tävlingen blivit godkänd så kommer den också öppnas för anmälan. Förutsatt att det aktuella datumet befinner sig innanför anmälningsdatum intervallet som du angett. Skulle tävlingen ha fått en röd prick så betyder det att tilläggsreglerna och tävlingsinformationen inte blivit godkända. Kolla då på kommentaren i Redigera läge under fliken Grundinformation. Om det skulle saknas eller inte vara tillräckligt med information i kommentaren så kontaktar du supervisorn/tävlingsledaren. Innan du går in i arrangera-läget så kollar du igenom de olika flikarna och ser så att all information som behövs är ifylld och ser rätt ut. Godkänd tävling Underkänd tävling Reviderad:

5 Arrangera När din tävling fått två gröna prickar så kan du komma in i Arrangera läget. Detta hittar du genom att leta upp din tävling i läget Administrera tävling och klickar på länken Arrangera i kolumnen Arrangera. Innan tävling Se anmälda förare När du klickat på Arrangera länken så kommer du till fliken Anmälda. Här kan du se alla anmälda förare sorterade efter tävlingsklasser. Du kan bland annat se om de har betalt, när de betalade, när de anmälde sig, förarens klubb och nationalitet. I fliken Licens visas antingen en grön bock eller ett gult varningstecken. Den gröna bocken betyder att föraren innehar en giltig licens för tävlingen, medan den gula varningssymbolen betyder att föraren inte har någon giltig licens. Du kan här också klicka på länken Visa för att se vilken licens föraren har. För att se information om föraren så klickar du på Gubben i kolumnen Info. Här kan du se kontaktinformation till personen och även vilka licenser som han/hon löst. Här kan du också redigera förarnas anmälningar genom att klicka på länken Redigera eller registrera obetalda anmälningar som betalda. Skriva ut anmälningslista För att skriva ut en anmälningslista klickar du på knappen Skriv ut i menyn under flikarna. Då kommer det att dyka upp en rullgardinsmeny med olika filformat som du kan skriva ut till. Betala anmälningar Du som arrangör kan betala en förares anmälan om föraren inte ska behöva betala eller om föraren betalat på plats. Detta gör du genom att i fliken Anmälda klicka på länken Betala på den obetalda förarens anmälan. I den nya rutan som kommer upp så kan du se anmälningskostnaden. För att lägga till en betalning så skriver du in summan i rutan Summa och lägger till ett betaldatum. Klicka sedan på Spara. Reviderad:

6 Skriv ut betalningsunderlag Betalningsunderlag innehåller information om hur mycket förare betalat för sina anmälningar/tillval, antingen genom SvemoTA eller direkt till arrangör. Underlaget innehåller även information om de utbetalningar som Svemo utför löpande. Reviderad:

7 Se anmälda lag Om din tävling hanterar tävlingslag så kommer det att finnas en flik i arrangera-läge med namnet Lag. Här presenteras alla anmälda lag per tävlingsklass, deras transponder, reservtransponder och datum då lagets anmälan betalts. Om laget har ett gemensamt startnummer kommer också detta att visas i kolumnen StartNr. Om lagen inte fått välja startnummer i anmälan kan detta tilldelas i lag fliken. Antingen kan du mata in ett valfritt startnummer genom seedning eller låta systemet tilldela startnummer automatiskt med knappen Tilldela startnummer. Då kommer det första laget att automatiskt ges lägsta möjliga startnummer och sedan kommer laget efter få nästa möjliga startnummer och så vidare. För att seeda dina egna startnummer klickar du på knappen Seedning och sedan på exportera. Öppna sedan filen i en textredigerare så som Excel eller Anteckningar. När filen är öppnad så visas informationen inom citattecken. Varje citattecken är separerat av ett komma. På översta raden kan du se vilken information som ska finnas vid varje citattecken. Vi ser att startnummer ska finnas efter det första kommat (se gul markering i bilden nedan). Fyll sedan på med startnummer för lagen och spara filen. För att få in startnumrena klickar du på knappen seedning och väljer denna gång Importera. Bläddra sedan fram filen och klicka på Ladda upp. Reviderad:

8 Produkter/tillval Som arrangör kan du se produkter som förare beställt genom att gå till fliken Tillval. Här sorteras tillvalen per produkt för att du lätt ska kunna se det totala antalet bästllningar av en viss produkt. Du kan också ta ut en lista på produkterna genom att klicka på knappen Exportera och sedan välja en filtyp. Så beräknas en återbetalning vid rabatterad anmälan Beloppet som återbetalas vid en avanmälan tar hänsyn till eventuella rabatter. I exemplet nedan tillämpas en klubbrabatt om 50 %, vilket innebär att föraren i det här fallet har betalat 350kr för sin anmälan till tävlingsklassen MX-Girls. Arrangören har här ställt in att 600kr återbetalas till föraren vid en avanmälan. Detta belopp förutsätter då att föraren betalt in den ursprungliga anmälningsavgifter, d.v.s. 700kr, för att gälla. I fallet nedan har föraren fått rabatt och därför bara betalt 350kr för sin anmälan. Därför kommer hon inte längre att få tillbaka 600kr. Beräkningen i systemet görs på följande sätt: Den ursprungliga startavgiften 700kr minus de 600kr som återbetalas = 100kr som INTE återbetalas. Förarens inbetalda belopp 350kr minus beloppet som inte återbetalas = Föraren kommer få tillbaka 250kr. Reviderad:

9 Under tävling I läget Arrangera i Svemo TA kan du se de förare som har anmält sig till klubbens tävling, skriva ut en startlista, checka av förarna när de kommer, bekräfta att förarna har betalt, godkänna besiktning av fordon och registrera resultat. Efteranmäl förare När klubben klickat på Arrangera kommer man direkt in i fliken Anmälda där man ser vilka förare som har anmält sig via Svemo TA. När anmälningstiden har gått ut kan klubben själva efteranmäla förare. Gällande förare som erhållit dispens, får dessa ett e-postmeddelande med tydliga instruktioner om hur deras anmälan ska gå till. Kortare information ges också till arrangörerna i detta utskick, samt på 1. Klicka på Anmälan av förare 2. Välj person att anmäla till tävling (Obs! Föraren måste ha en profil i SvemoTA). Reviderad:

10 Uppfyller inte föraren kriterierna för tävlingsklassen, kan denne inte anmäla sig själv, utan det visas en varning bredvid klassnamnet, som i exemplet nedan där vår förare är äldre än vad som är tillåtet. Som klubbadmin kan du däremot själv välja att anmäla föraren till klassen trots varningen, då dispens har erhållits. Avanmäl förare För att avanmäla en förare så klickar du på Redigera i kolumnen anmälan och sedan Ändra anmälan i fältet som dyker upp nedanför. I det nya fönstret som dyker upp klickar du då på Avanmäl mig från tävlingen. Reviderad:

11 Återbetalningen av anmälningsavgiften kommer då att ske automatiskt om föraren betalat sin anmälan i Svemo TA. För att kontrollera hur mycket som kommer att återbetalas kan du klicka på knappen Återbetalning vid avanmälan. Startlistor För att få fram en startlisa så behöver du först stå i fliken Anmälda. Här kan du hitta knappen Flytta förare till startlista. När du klickat på knappen så kommer det att dyka upp en ruta där du kan välja vilka anmälningar som ska flyttas till startlistan. Om ingen av rutorna kryssas så kommer inte obetalda anmälningar och reserver att flyttas med till startlistan. Välj sedan om du vill inkludera obetalda anmälningar eller reserver och klicka sedan på Flytta förare till startlista. Om du nu går till fliken Startlista så kan du se förarna som blivit flyttade till startlistan. Du kan även filtrera listan för att endast visa ett heat. Detta gör du genom att klicka på rullgardins-menyn och väljer det heat som du är intresserad av. Under fliken startlista kan du även skriva ut, importera resultat, exportera startlistan till ett tidssystem och registrera resultat själv. Reviderad:

12 Checka in förare För att checka in en förare så går du till fliken Incheckning. Du kan söka rätt på personen som du vill checka in genom att använda funktionen Filtrera person som du hittar överst på sidan. Här kan du mata in IDSvemoTA, namn, personnummer, e-postadress och startnummer. Du kan också välja att bara visa alla förare, incheckade förare eller ej incheckade förare genom att välja något av dessa i rullgardinsmenyn Incheckningsstatus. När du har hittat föraren så väljer du status (Incheckad/Ej incheckad) och fyller i en eventuell kommentar, och klickar på Spara. Besikta fordon Du kan söka rätt på personen som du vill godkänna eller underkänna besiktningen på genom att använda funktionen Filtrera person som du hittar överst på sidan. Här kan du mata in IDSvemoTa, namn, personnummer, epost-adress och startnummer. Observera att förare måste vara flyttade till startlistan eftersom besiktning utförs per heat. För att göra det lättare när du registrera besiktningarna kan du också filtrera på fordonens besiktningsstatus. Detta gör du genom att klicka på rullgardinsmenyn Besiktningsstatus och väljer Ej besiktade, Besiktade, Godkända eller Underkända. För att besikta en förares fordon väljer du status, fyller i en eventuell kommentar och klickar på Spara alla fordon. Om du råkat godkänna/underkänna fel fordon så kan du välja statusen Ej besiktad. Seedning Genom att använda seedning så kan du enkelt redigera startposition, starttid och startnummer (om man valt att förarna inte får välja dessa i anmälan) i startlistan utanför Svemo TA och sedan importera informationen tillbaka i systemet. Först måste du exportera en CSV fil från systemet. Detta Reviderad:

13 gör du genom att gå till fliken Startlista i Arrangera läge och klickar på knappen Seedning. I drop-down menyn väljer du sedan Exportera (CSV). Leta sedan upp filen på din dator och öppna den. I exemplet nedanför så har jag valt att lägga till startposition på alla förare. När jag lagt till den informationen som behövs i startlistan så sparar jag CSV filen och går tillbaka in i Svemo TA. För att få in informationen till startlistan så går jag tillbaka till fliken Startlista och klickar på knappen Seeding. Denna gång väljer jag istället Importera (CSV). I den nya rutan som dyker upp så klickar jag på knappen Välj fil (1) och bläddrar fram CSV filen på min dator. När jag valt fliken så klickar jag sedan på Ladda upp (2). När vi sedan kollar i startlistan så kan vi se att förarna fått en startposition i fliken Pos. Reviderad:

14 Exportera till tidssystem I Svemo TA kan du enkelt exportera din startlista till ett tidssystem. På detta sätt hänger all information med hela vägen. För att exportera till tidssystem så måste du först stå under fliken Startlista och anmälningslistan måste vara flyttad till startlistan. När detta är gjort så klickar du på knappen Exportera startlista till tidssystem. Du får nu välja vilken typ av fil du vill exportera, samt om filen ska innehålla varv, sträckor eller sektioner. Import från tidssystem Se dokumentationen för SvemoTA Resultat. Reviderad:

15 Efter tävling Ansök om godkännande När tävlingen är genomförd och resultaten har registrerats så går du åter in i redigera läget på tävlingen och klickar på knappen Ansök om godkännande av tävling/resultat. Då går ett mail ut till supervisorn/tävlingsledaren om att tävlingen väntar på godkännande. Efter tävlingen skriver tävlingsledaren/supervisorn sin rapport i systemet och godkänner tävlingsresultatet. Tävlingsrapporten hittar ni därefter under Administrera -> Tävling i kolumnen Tävlingsrapport och resultaten publiceras i Svemo TA samt på Reviderad:

16 Förklaring av ikoner vid nationell/internationell tävling 1. Klubbar ansöker om tävling i SVEMO TA. Ett mail går till Kansli/distrikt som blir uppmärksammade om att en ny tävlingsansökan kommit in. Kansli/distrikt går igenom ansökan. Klubben kan inte göra något på tävlingen förrän den blivit godkänd. Väntar på godkännande av ansökan. 2. Kansli/distrikt godkänner ansökan om allt är ok och klubben får ett meddelande om att ansökan har blivit godkänd och vilket tillståndsnummer tävlingen kommer att få. Kansliet tillsätter supervisor och klubbar tävlingsledare. Supervisorn får ett meddelande om att denne blivit tillsatt och klubben får ett meddelande om vilken supervisor som blivit tillsatt. Ansökan godkänd Om ansökan INTE är ok får klubben ett meddelande om vad som är fel och behöver rättas till. Ansökan ej godkänd 3. Klubben kan nu lägga upp tilläggsreglerna för tävlingen. När klubben lagt upp tilläggsreglerna får tillsatt domare ett meddelande om att gå igenom tävlingens tilläggsregler. Klubben kan inte redigera något på tävlingen förrän den är godkänd av supervisorn. Tävlingen väntar på godkännande av supervisor. 4. Supervisorn godkänner tävlingens tilläggsregler. Klubben får ett meddelande om att tävlingen blivit godkänd av supervisorn. Klubben kan nu komma åt länken Arrangera samtidigt som förarna kan komma åt tilläggsreglerna och anmäla sig till tävlingen. Tävling och tilläggsregler godkänt av supervisor. 5. När tävlingen är genomförd och resultat inlagda i systemet ansöker klubben om godkännande av tävling/resultat. Först när klubben har gjort detta kan domaren skriva sin tävlingsrapport i systemet. Väntar på godkännande av resultat från supervisorn. 6. När supervisorn har skrivit sin tävlingsrapport, sparat och godkänt den är tävlingen avslutad. Klubben och supervisorn kan läsa tävlingsrapporten. Tävlingens resultat är nu godkänt. Reviderad:

17 Ikon 1 från vänster beskriver tävlingsansökan Grå ikon = ej ansökt tävling Gul ikon = ansökt tävling, väntar nu på godkännande av beslutande organ Röd ikon = tävlingen har ej blivit godkänd Grön ikon = tävlingen har blivit godkänd och erhållit ett tillståndsnummer Ikon 2 från vänster beskriver tävlingens godkännande av funktionärer och tilläggsregler Grå ikon = arrangören har inte ansökt om godkännande, tävlingen kan inte arrangeras Gul ikon = arrangören har registrerat funktionärer, laddat upp tilläggsregler och ansökt om godkännande av tilläggsregler, tävling, väntar nu på godkännande av tävlingens supervisor Röd ikon = tävlingen har ej blivit godkänd av tävlingens supervisor Grön ikon = tävlingen har blivit godkänd, är nu öppen för anmälan av förare och tävlingen är klar för att arrangera på tävlingsdagen Ikon 3 från vänster beskriver tävlingens godkännande av resultat Grå ikon = arrangören har inte ansökt om godkännande av resultat, registrering av resultat är nu möjligt Gul ikon = arrangören har registrerat resultat och ansökt om godkännande av tävlingens supervisor Röd ikon = resultatet från tävlingen har ej blivit godkänd av tävlingens supervisor Grön ikon = resultatet har blivit godkänd, är nu publicerat på och meddelande med resultatet har gått iväg till berörda parter. I tävlingens Redigeraläge finns en tidsaxel högst upp där man kan följa förloppet och i vilket läge tävlingen befinner sig i. Reviderad: