Klubbar - Allmänt. [Här kan du läsa en enkel guide hur du som arrangör använder SVEMO TA.]

Transkript

1 2013 Svenska Motorcykel- och Snöskoterförbundet Box NORRKÖPING Tel Klubbar - Allmänt [Här kan du läsa en enkel guide hur du som arrangör använder SVEMO TA.]

2 Innehåll Förberedelse... 3 Ansökan... 5 Vad händer med din ansökan?... 6 Granskning av ansökan... 6 Komplettering av tävlingsinformation... 7 Ladda upp tilläggsregler... 7 Funktionärer... 8 Tävlingsklasser Redigera tävlingsklasser Gruppera tävlingsklasser Heat/Tidsschema Ekonomi Anmälningsdatum Förarmeddelande Ansök om godkännande av tävlingsinställningar och tilläggsregler Domaren granskar tävlingsansökan (inkl. TR) Tävlingen arrangeras Tävlingen genomförd Reviderad:

3 Förberedelse För att en klubb ska kunna använda SVEMO TA måste klubben vara ansluten till IdrottOnline Klubb. Den person som klubben utser som IdrottOnline Klubb-ansvarig ansluter klubben och får de första inloggningsuppgifterna. Det är IdrottOnline Klubb-ansvarige som sedan kan tilldela olika behörigheter/rättigheter till sina klubbmedlemmar. För att en klubbmedlem ska få behörighet att söka och arrangera tävlingar måste han/hon få rollen 'Administratör TA' tilldelad av den egna klubbens IdrottOnline Klubb-ansvarige. Det är möjligt för en och samma person att ha flera roller tilldelad sig. Alla som ska arbeta med att arrangera en tävling och ha tillgång till systemet måste få rollen 'Administratör TA'. Det finns ingen begränsning i hur många som kan ha den här rollen i klubben. Rollerna styr du i IdrottOnline. Personregister > Förfina Sökning > Avancerad Sökning > Skriv in Förnamn och Efternamn på personen som ska få rollen 'Administratör TA'. Finns inte personen i registret måste den läggas till. Klicka på rätt namn i Sökresultatet. En ny ruta kommer fram med personens uppgifter. Klicka på fliken Roller > Lägg till roll. En ny ruta kommer fram där du väljer Kategori och därefter Roller > 'Administratör TA'. När rollen som Administratör TA är tillsatt måste klubben även tillsätta rättigheter till den som nu är Administratör TA. Detta gör man via klubbens hemsida i IdrottOnline. Reviderad:

4 Klubben loggar in på sin IdrottOnline-hemsida. Klickar sen på Öppna Åtgärdsfönster uppe till vänster Till höger öppnas nu åtgärdsfönster upp. Klicka där på Tilldela medlems- /skribent- /redaktörs- /administratörsrättigheter Där kan klubben söka fram rätt person och tilldela rättigheterna personen ska ha. I det här fallet ska det vara en grön prick på Interna sidor. När rättigheten här är tilldelad ska personen få inloggningsuppgifter skickade till den e-postadress som är registrerad i klubbens register. Från 1 januari 2011 har varje förare ett unikt Id SVEMO TA-nummer som står på varje förares licensbricka. Detta unika nummer ska följa föraren under säsongen och är en förutsättning för t ex korrekt resultatrapportering. Som arrangör kan du behöva anpassa tidtagningssystemet så att varje förares ID-nummer finns med. (För de tävlingar som genomförs innan systemet är fullt integrerat med verksamheten gäller det att varje arrangör loggar in och manuellt laddar upp resultatlistor för att domaren ska kunna skriva rapport och godkänna resultatet.) Reviderad:

5 Ansökan Efter att klubbens IdrottOnline Klubb-ansvarige delat ut roller kan sedan dessa personer logga in till SVEMO TA via klubbens egna IdrottOnline Klubb-hemsida. Klicka på knappen 'Ansök om tävling' för att komma i gång. Fyll därefter i den information som efterfrågas. Kom ihåg att Spara under tiden du lägger in information så att inget går förlorat. När du är klar, skicka iväg ansökan genom att klicka på knappen Spara och ansök om tävling Reviderad:

6 Vad händer med din ansökan? Granskning av ansökan När klubben skickat in sin ansökan går ett automatiskt meddelande till någon av: Kansliet Sektionen Distriktet En av ovanstående instanser ska nu granska och godkänna din ansökan. Gäller din ansökan VM, EM, NM, SM eller annan högstatustävling är det bara kansliet som kan godkänna din ansökan. Sektionen kan godkänna alla tävlingar i respektive gren förutom VM, EM, NM, SM eller annan högstatustävling. Distriktet kan godkänna övriga tävlingar som avgörs inom respektive distrikt. Ansökan icke godkänd Ifall ansökan av någon anledning inte blir godkänd skickas ett meddelande tillbaka till klubben med information om vad som ska kompletteras/ändras för att ansökan ska godkännas. Ansökan godkänd Ifall ansökan blir godkänd publiceras den i SVEMO TA och i tävlingskalendern på Det går dock inte att anmäla sig till tävlingen än. Information som går att se i det här läget är tävlingsnamn, gren, klasser, datum och arrangör. En domare utses också till tävlingen som får ett automatiskt meddelande om detta. Du kan följa förloppet på den tidsaxel som visas högst upp i fönstret Redigera tävling. Reviderad:

7 Komplettering av tävlingsinformation När du har fått ett meddelande om att ansökt tävling blivit godkänd loggar du in via hänglåset på klubbens hemsida och klickar på fliken Svemo TA. Mitt på startsidan i SVEMO TA klickar du på Jag vill administrera tävlingar. En tävlingskalender kommer upp där du kan söka fram tävlingen med hjälp av de olika filtreringsmöjligheter som finns (1). I kolumnen Tillstånd (2) syns klart och tydligt hur långt tävlingen är arrangerad med hjälp av tre prickar med olika färger. Senare i detta dokument finns en förklaring över ikonernas betydelse. Klicka nu på Redigera i kolumnen Redigera (3) vid den tävling som tilläggsreglerna ska laddas upp på Grundinformation om tävlingen kommer upp med olika flikar. Ladda upp tilläggsregler Klicka på fliken Kompletterande av tilläggsregler. Ett nytt fönster kommer upp där du klickar på Ladda upp fil. Ännu en ny ruta kommer upp. Genom att klicka på knappen Välj fil (4) letar du fram den fil på din dator som ska laddas upp. Tänk på att det måste vara en pdf-fil. Markera filen och klicka på Öppna. Klicka på Ladda upp fil för tilläggsregler (5) för att ladda upp filen i SVEMO TA. När filen har laddats upp får du ett meddelande om detta. Klicka på Avsluta (6). Reviderad:

8 4 5 6 Nu finns tilläggsreglerna upplagda. Under fliken Kompletterande av tilläggsregler kan du styra om förare ska få nyttja depå eller ta med funktionärer genom att kryssa för rutorna. Här kommer flera val att tillkomma löpande. Funktionärer Klicka på fliken Funktionärer (5). För att lägga till en funktionär, Klicka på knappen Lägg till funktionär och välj vilken typ av funktionär du vill lägga till. Sedan kan du söka efter den person som du vill lägga till som funktionär genom att klicka på välj person (7) Reviderad:

9 7 En sökruta kommer upp där du kan söka fram den person som ska ha funktionärsuppdraget. Skriv in delar av Förnamn, Efternamn eller Personnummer och sök fram personen. Varje person som har en profil i SVEMO TA har ett ID-nummer som man kan skriva i rutan IDSvemoTA (8) för att få fram rätt person direkt. Klicka på personen som ska läggas till (9). Har personen lagt in mobiltelefonnummer och e-postadress i sin profil kommer det att synas i Funktionärsfliken. 8 9 Kom ihåg att klicka på knappen Spara efter att du har valt en funktionär! Reviderad:

10 Tävlingsklasser I den här fliken finns de tävlingsklasser som klubben skrev in vid ansökan om tävlingen. Här kan man t.ex. gruppera två eller flera tävlingsklasser om de ska köras i ett och samma tävlingsheat. Resultatlistan kan man sen få ut separat per tävlingsklass om man vill. Redigera tävlingsklasser Om tävlingsklassen ska ingå i en serie lägger du till den genom att redigera tävlingsklassen. Klicka på Redigera (1) och i den nya rutan väljer du sedan serie i drop-down -menyn(2). Aktuella serier läggs in av kansliet så att de går att välja in. Som Status väljer du om tävlingsklassen ska vara Aktiv eller Inaktiv (3). Klicka sedan i om tävlingsklassen ska vara Valbar vid föraranmälan (4) Reviderad:

11 Egna startnummer är startnummer som bara existerar på den aktuella tävlingsklassen i den aktuella tävlingen. Dessa kan ej väljas som fasta startnummer. Om rutan är bockad så kommer du att kunna ange ett intervall med startnummer som du vill ska vara tillgängliga. Om rutan är inte är bockad så kommer startnummer från grundklassen att användas. Reviderad:

12 Gruppera tävlingsklasser För att gruppera en tävlingsklass går du till kolumnen Grupp (1) som finns till höger om varje tävlingsklass. Klicka på drop-down -menyn där det står Grupp saknas och välj Skapa ny grupp (2). Längst ned på sidan finns nu tävlingsklassen med det nya gruppnamnet 1. Övriga tävlingsklasser har gruppnamnet Ogrupperad. Grupp 1 (3) finns nu valbar för de andra tävlingsklasserna som du vill koppla ihop den med. Välj en ny tävlingsklass som du vill koppla till Grupp 1, klicka på Grupp saknas och välj siffran 1 (3). Väljer du istället Skapa ny grupp så skapas en ny grupp med namnet Grupp 2 osv. När tävlingsklasserna är helt klara, klicka på Skapa Heat/Tidsschema (4) så flyttas tävlingsklasserna automatiskt över till fliken Heat/Tidsschema. Då kommer alla tävlingsklasser som ligger i samma grupp att hamna i samma heat. Genom att bocka i rutan Tillåt endast unika startnummer vid anmälan för denna gruppering så kommer förare i de olika tävlingsklasserna i den gruppen inte kunna välja samma startnummer. Om den inte är bockad så kommer till exempel en förare i varje tävlingsklass ha nummer 1 trots att de kör i samma heat. Om du varit inne och gjort någon ändring, kom ihåg att klicka på Skapa heat/tidsschema! OBS! Om två olika serier körs i samma deltävling måste man lägga upp en tävlingsklass även för den serien. T.ex SM 125 GP och SO 125 GP. De här kan man sedan gruppera. Reviderad:

13 Heat/Tidsschema Om du i fliken Tävlingsklass klickade på Skapa Heat/Tidsschema finns här nu heaten till tävlingsklasserna upplagda. Om du klickat på knappen, men inget syns. Klicka då på Uppdatera. Genom att Redigera varje Tävlingsklass kan man i kolumnen Kort namn skriva in ett namn för heatet som ska synas på resultatlistan istället för namnet på tävlingsklassen. Skriv vilket nummer som heatet ska ha i Heat nummer. Skriv även in Startdatum och Slutdatum, den tid som heatet ska köras. Om det körs mer än ett heat/race per tävlingsklass måste dessa läggas upp. T.ex. Heat 1 och Heat 2. Klicka på fliken (1) Heat/Tidsschema. Här syns vilken serie och tävlingsklass som lagts upp. Eftersom det bara syns en tävlingsklass finns det bara ett heat/race upplagt. För att ändra namn och lägga till ett heat/race klickar du på (2) Redigera till höger. 1 2 Skriv in Namn och Kort namn enligt bilden nedan: Ex. Tävlingsklass Race 1, klicka på Spara & Stäng. Reviderad:

14 Klicka därefter på Kopiera tävlingsklass/heat I rullistan (1) Heat att kopiera* väljer du det heat som ska kopieras. Döp sedan om det kopierade heatet till ex. (2)Race 2 och skriver in samma namn i (3)Nytt kortnamn Reviderad:

15 Ekonomi Under fliken Ekonomi kan du ställa in olika avgifter för din tävling. Dessa kan ställas in generellt för hela tävlingen men även separat för olika tävlingsklasser. Det finns också fyra val för hur återbetalning av anmälningsavgiften ska ske. Antingen hela avgiften, en procentsumma, en fast summa eller ingen återbetalning alls. Betalsystem via SVEMO TA. Fördelarna med att använda SVEMO TA är bland annat mindre administration och bättre service för förarna. En kostnad på totalt 20 SEK läggs på varje förares anmälning i serviceavgift. I takt med att anmälningsavgifterna från förarna betalas in prickas dem av som betald i anmälningslista och pengarna slussas vidare från förbundet ut till arrangerande klubb alternativt till angivet specifikt Bankgiro/Plusgiro. På så sätt kan systemet också ge anmälning/startlistor till arrangörsklubben där det tydligt framgår vem som betalat anmälnings- /startavgift. Reviderad:

16 Anmälningsdatum Under anmälningsdatum kan du ställa in när tävlingen samt olika klasser ska öppnas för anmälan(1). De olika tävlingsklasserna kan också ställas in separat för när de ska öppnas för anmälan(2). Det går också att ställa in från när efteranmälan ska gälla. Det är från och med den tidpunkten som efteranmälningsavgiften kommer att behöva betalas. För att sätta datum kan du antingen mata in datumet manuellt i rutan eller klicka på kalendern till höger om rutan och välja datumet i kalendern som dyker upp. För varje tävlingsklass kan också ett max antal förare och reserver sättas I fliken anmälningsdatum kan du också sätta gränser på hur många som ska kunna anmäla sig till en tävlingsklass. Det går att sätta en gräns på varje tävlingsklass(3) men också en gräns på en hel grupp(4). Om det skulle finnas till exempel tre tävlingsklasser i en grupp och 50 personer har anmält sig till den första tävlingsklassen och 6 till den andra tävlingsklassen så kommer endast 4 stycken att kunna anmäla sig till den tredje. Reviderad:

17 Förarmeddelande I fliken Förarmeddelande, den övre kolumnen, skriver du den information som du vill att föraren ska få i sitt bekräftels vid anmälan till tävlingen. Detta kan du göra först när du har ansökt om tävlingen. Om tävlingen blir inställd eller om man vill delge förarna annan viktig information innan tävling skriver man det i den nedre rutan, fyller i avsändaradress och sedan Skicka meddelande. I bilden nedan kan du se ett exempel på vart texten från Bekräftels vid anmälan kommer att visas (se gul markering). Reviderad:

18 Ansök om godkännande av tävlingsinställningar och tilläggsregler Men för att tävlingens supervisor ska kunna godkänna behöver du göra ett sista klick. Gå till fliken Grundinformation (7) och klicka på Ansök om godkännande av tilläggsregler (8). 7 8 Ett e-postmeddelande går nu ut till tävlingens supervisor där denne ombeds gå in på tävlingen för att granska tilläggsreglerna. Klubben kan inte redigera något på tävlingen förrän supervisorn har godkänt tävlingens tilläggsregler. När tävlingens supervisor har godkänt tilläggsreglerna får klubben ett e-postmeddelande att de är godkända. Klubben kommer nu åt och kan arrangera och redigera tävlingen igen. Supervisor granskar tävlingen (inkl. TR) Icke godkänd ansökan skickas tillbaka till arrangörsklubben med information om vad som ska kompletteras/ändras Godkänd ansökan innebär att tävlingen därmed är anmälningsbar för förare och att TR är tillgängligt Tävlingen arrangeras Klubben kan nu genom systemet hantera: Anmälningslistor Startlistor Automatisk avprickning av anmälningsavgifter Efteranmälningar Incheckning av förare Besiktning av fordon Resultatrapportering Exportering av startlista till tidtagningssystem För att arrangera en tävling: Gå till startsidan, klicka på jag vill administrera tävlingar, sök efter den tävling som du vill arrangera och klicka på Arrangera i kolumnen Arrangera. För information om hur du arrangerar en tävling, se manual Klubbar- Arrangera. Tävlingen genomförd Efter tävlingen skriver domaren sin rapport i systemet och när resultatlistan är godkänd blir det officiellt. Officiella resultat presenteras på och i SVEMO TA. Reviderad: