Agenda tisdagen den 23 maj 09:15 12:00 TEMCAS 9:15 9:30 Fika 9:30 9:45 Tidplan budget Eva Wessén 9:45 10:00 Uppföljning- Projektredovisning med

Transkript

1 Agenda tisdagen den 23 maj 09:15 12:00 TEMCAS 9:15 9:30 Fika 9:30 9:45 Tidplan budget Eva Wessén 9:45 10:00 Uppföljning- Projektredovisning med historik ur Agresso via ny Qlikview applikation Silvia Kovacs och Henrik Ekberg 10:00 10:20 Internrevisionen i korthet Mattias Pettersson, Intern revision 10:20 10:30 Bensträckare 10:30 10:45 P-fördelning periodisering Kristoffer Nilsson och Andreas Sundberg 10:45 11:30 Information om Delår tidplan Andreas Sundberg Hur hanteras ej attesterade fakturor? Andreas Sundberg RT statistik mm - Susanne Engborg 11:30 Vägledning om mutor Jenny Wäsström, Juristenheten

2 Status Raindance budget och prognos Eva Wessén

3 Titel/föreläsare Agenda Tidplan Roller Behörigheter Flöde Startbilder

4 Titel/föreläsare Tidplan Aktivitet V21 V22 V23 V24 V33 V34 V35 V36 V38 Acceptanstester X X Start pilot X Utbildning lokal adm. X X X Produktion prognos X X Produktion budget X X X =>

5 Titel/föreläsare Roller BPR: Budget registrering Krävs för att kunna registrera och uppdatera status BPA: Budget administratör Bokslutsenhetens lokala administratör uppdaterar prislistor, låser status etc. BPC: Budget central administratör Öppnar/stänger versioner, uppdaterar gemensamma förutsättningar

6 Titel/föreläsare Behörigheter Styrs med ett attestregister baserat på enhet Att notera: Höga krav på sekretess beträffande personalinformation => begränsad tillgång till budgetmodulen

7 Titel/föreläsare

8 Titel/föreläsare Startbild budget Prognos per enhet Arbetar i sex steg

9 Eva Wessén

10 Uppföljning- Projektredovisning med historik ur Agresso via ny Qlikview applikation Silvia Kovacs och Henrik Ekberg

11 Hantering av ekonomisk historik Ekonomisk historik till Agresso nås fram till Dagens QV applikationer nås oförändrade 3. Ny QV applikation anpassad för projektredovisning tas fram under våren Ekonomisk historik från Raindance egna frågor och rapporter 2. Endast i andra hand om RD inte räcker till, kommer en QV applikation skapas Agresso Raindance Palette Offline Palette/Arki v nås i 10 år Primula Kontrakts db (LiU Dok) NyA Qlikview Ladok RD Frågor & Analys Valweb b Ekonomisk historik över : 1. Egen manuell kombination (QV & RD) 2. Ev. begränsad QV applikation som kombinerar ekonomisk historik ur Agresso och RD med översättningar av kst, konton, projektnr mm.

12 Ekonomisk historik via Qlikview: Projektredovisning Agresso : Utveckling & test pågår av den nya applikationen: Alla urval tillgängliga Projektnr Raindance Flerårsuppföljnin g Översikt, RR, Transaktionslistor mm Rapporter motsvarade PRO20, FP7 Kontostrukture r- KI01, KI02, EU Annat

13 Hur vi kommer igång: Utbildning Didacticum: 4 ggr juni och augusti Målgrupp: Nya användare i Qlikview eller de som vill repetera grunderna i Qlikview Förkunskaper: Att man arbetar med projektredovisning i ekonomisystemet (Agresso- Raindance) Innehåll: Komma igång med Qlikview, göra urval, hantera applikationen, exportera till Excel Genomgång av applikationens innehåll (Projektredovisning Agresso ) Tidsåtgång: 2 timmar Anmälan: Håll utkik efter länk till Insidan med anmälningslistor som mailas ut inom några arbetsdagar. Alternativ till utbildning: Lathund & instruktion till applikationen Behovsstyrt: Frågestund/Arbetsmöte Behörighetsgrupp: Ekonomiapplikationerna

14

15 Parallellförbrukning Projektperiodisering

16 16 Parallellförbrukning Alla aktiviteter med P i verksamhetskoden fördelas Hela kodsträngen fördelas till anslag och/eller bidrag Fördelning görs innan OH och efter manuella projektperiodiseringar Alla kostnader fördelas enligt %-sats Anslagsintäkter fördelas 100% till anslag Bidragsintäkter fördelas 100% till bidrag Avgift & Finansiella intäkter fördelas 100% till anslag Transfereringar fördelas 100% till bidrag

17 17 Förutsättningar: Aktiviteten märkt med verksamhetskod FP 80% bidrag och 20% anslag Konto Utfall (FP) Resultat: P- fördelning FP FA FB Resultat:

18 18 Förutsättningar: Aktiviteten märkt med verksamhetskod FP 80% bidrag och 20% anslag FP FA FB Resultat: Periodisering Verksamhet Kontering FP FP Verksamhetskod kodkompletteras utifrån kodning på aktiviteten FP FA FB Resultat: P- fördelning nr 2 Resultat: FA

19 Olika resultat beroende på sökning? Rapport Kontroll projektperiodisering 19 Vanlig saldotabell eller verifikationsfråga Uppföljning i Projektfliken.

20 Rapport: Kontroll projektperiodisering 20 Kolumnen Periodisering intäkt längst till höger visar det belopp som skulle ha periodiserats om periodiseringen gjorts med automatisk projektperiodisering. För att rapporten ska fungera fullt ut som hjälp vid manuella periodiseringar måste P-fördelningen vara gjord. Bara aktiviteter med resultatsaldo visas. Är fullständig periodisering gjord syns inte de aktiviteterna. Resultat på anslag syns inte här.

21

22 DÅR 2017

23 Titel/föreläsare DÅR Genomgång tidplan, något reviderad Anvisningar kommer Vidareutveckling av anvisningar T1 Vad fungerade bra/dåligt Fakturor som bokförts och avser period 06, men som ej attesterats innan kl. 10:00 den 7:e juli.

24 Titel/föreläsare

25 Titel/föreläsare Hantering konto Kontering vid ankomst ingående moms (+ 144,29 kr) Ankomstreg levfakturor (+ 576,71 kr) Lev.skuld svenska lev. (- 721,00 kr) Vid beslutsattest, rätt kostnadskonto, bokas bort Faktura bokförts 06, avser 06, men ej attesterats 1615o måste flyttas till rätt kostnadskontering Lev.skuld redan konterat (skillnad mot tidigare)

26 Titel/föreläsare Hantering konto 16150, forts. Kort om tid att hantera Problem 1: Konto ej bokfört per bokslutsenhet Ej enkelt att se sina fakturor. Centralt bokat T1. Rapport kommer Problem 2: Konto fungerar bara mot KST 24 Ändrar så att kontot går mot alla BOKSLEN Använd verifikationstyp hänsyn vid uppbokning

27 Titel/föreläsare

28 Titel/föreläsare

29 Titel/föreläsare

30 Titel/föreläsare

31 Vem ska jag maila? (och statistik i RT) Susanne Engborg

32 Vem ska jag maila? - Systemfrågor, inköpsfrågor (ej avtal, upphandlingsförfrågningar), behörigheter upplägg eller ändring, attester, cirkulationsmallar, signeringslösenord, upplägg SVE kunder - Redovisningsfrågor, kontofrågor, frågor kring bokslut och uppföljning, upplägg kunder (inte SVE), vid kundupplägg skriv kundändring eller kundupplägg i ärenderaden. fakturasupport@liu.se - Leverantörsupplägg, frågor om leverantörsfakturor, påminnelser kassan@liu.se - Om du inväntar pengar, kvittning av externa fakturor

33 Antalet lösta och nya/öppna ärenden för perioden (fm) Antal ärenden Summa av Åtgärdade Summa av Nya/öppna Datum * 17 maj flyttades 59 ärenden som inte var supportärenden till rätt mailkorg så att uppföljningen blir mer korrekt av aktiva ärenden

34 Öppna/nya ärenden i RT supprt Raindance Övrigt 86 Cirkulationsmall Förvaltning Redovisning 19 Attest Leverantör Beställning 61 Behörigheter 27 Faktura

35 Titel/föreläsare

36 Manualer Vad gäller beställningar har vi lagt ut ett par ytterligare manualer avseende Beställning kort guide och Rekvisitionsbeställning. Vi är även på gång att lägga ut fler manualer, bl.a. avseende mottagningsattest.

37 Internat okt 2017 Storgården i Rimforsa Anmälan kommer skicka ut innan så snart som möjligt