Easy-projektet Dokumentation från gruppövningar i Easy-projektet vid nätverksmöten den 17:e och 18:e november 2016.

Transkript

1 Easy-projektet Dokumentation från gruppövningar i Easy-projektet vid nätverksmöten den 17:e och 18:e november Vilka förväntningar har du på det nya ekonomisystemet? Budgetfunktion: Fler ska kunna jobba i modulerna samtidigt. Slippa köra manuella länkar, allt i samma ark. Bättre överskådlighet Hoppas på ett fungerade prognosverktyg för institutions- program- och projektnivå. Bra ergonomi Bättre rapporter där man kan styra innehållet. Snabbare uppdateringar mellan systemen. Det ska gå att söka koder för utländska fakturor direkt i EFH. Varning i EFH när koder saknas. Fungera! Ett system! Inget Classic, inget KDB Budget + prognoser = bra. Bättre sökfunktioner Bättre feedback för användare (felmeddelanden) Google-sökbarhet Automatiska påminnelser om POR Budgetering på projekt med uppföljning Mer info från Primula i ekonomisystemet Projektrapporter med budget och utfall Möjlighet att se kontraktssumman Uppgift om KDB och dispositionstid OH-debitering direkt, ej månadsvis Att projektägarna själva kan ta ut rapporter Bättre möjlighet till export av rapporter in i Excel Förbättrad inventeringsfunktion Alla funktioner skall samspela Rapportsystemet skall vara tydligt, tex. datum, antal månader Enklare med redovisning till bidragsgivare

2 Reseräkningsnumret skall följa med till redo/rapporter Kopieringsfunktioner, radtext enklare Eliminera alla irritationsmoment Tydligare till vem i attestordningen man skickar till Anläggningsredovisning i huvudboken anl.nr och namn, avskrivn.poster Kopplingen till Primula, se lönerader o RR, namn Utbildning i systemet Lathundar och kunna klicka upp lathunden i systemet Kunna spara återkommande sökningar i huvudboken Kunna budgetera och följa upp på projektnivå Se lönerna i ekonomisystemet (mer detaljerat) Budgetverktyg i ekonomisystemet (på projektnivå) Periodiserade budgetvärden Själv kunna bygga rapporter som kan överföras till Excel Modernare gränssnitt/layout God framförhållning gällande information om arbetsinsats från kärnverksamheten Tänk nytt system, ej uppgradering Snabbare Mer användarvänligt Funka lika för PC och Mac Smidiga uppföljningsrapporter Budget på projektnivå Mer finansieringskalkyler Intuitivt för sällananvändare En ingång Tanka över från Primula vid x-tra utbetalningarna (3 ggr/mån) Bättre sortering i reskontra, fler möjligheter Allt i samma KDB? Data från lönesystemet Tydligare info

3 Lättare att hitta och söka Skräddarsydda rapporter (som ev. kan göras lättförståeliga för forskarna) Fler sökvägar för fakturor Rapporter till styrelsen som är förståeliga Dra lokalkostnader varje månad i systemet Skrota basen och Time edit Sök och drill down Ändamålsenliga färdiga rapporter Elektroniska blankettfunktioner och signering/attest (slippa lösa lappar med antecknat fakturanr) Prata med andra system: ex. Primula hänvisning i klartext (ej bara rad/ärendenummer) Integrerat med budget Uppföljningsmöjligheter: per projekt, flerårsbudget, utfall och budget sort /sortering Bättre sökbarhet Kontera snabbare Minnas föregående val i rapporter Klickbara rapporter Låsa projekt som inte ska konteras på 6 siffror i personnummer synas i RD Söka på ver.text, alfanumerisk sökning Kontonr., kontonamn syns samtidigt Inga låsta fakturor Skapa egna rapporter Sparta konterade rader Lättare att exportera till Excel Utländska fakturor, förbättra hantering Borra i alla funktioner Upplevelse av ett system Lathundar direkt i systemet Budgetuppföljning är integrerad Väl fungerade integration med Primula Möjlighet att få meddelande gällande fakturor eller projekt i RD

4 Flerårsbudget Snabbare kopplingar OH bokas direkt Möjlighet att bygga prognos Periodiseringsnycklar Enklare sökvägar Inom vilka områden tror du att det kan finnas möjligheter till att utveckla mer enhetliga rutiner i samband med att vi nu inför ett nytt ekonomisystem? Attestrutiner, automatiskt. Lyft över vissa belopp Trädstrukturer för attest Utl. Fakturor aut. Konteringsrad för x-kod Budgetering, projektnivå Representation, mat, konferenser, arbetsmöten Anläggningar och tilläggsköp Internfakturering, timpris, ta betalt Budgetuppföljning, även gällande externa projekt Kontobeskrivning direkt i systemet, lika kontering av fakturor Flöden/lathundar (ej styrda vägar till förbest) Redovisning EU-projekt/proj.led.tid Budget Lev-faktura-flöde Lathundar (elektroniska, utskrift möjligt) Uppföljning till prefekt: paket och enkelt att ta fram och förstå Budget prognos LTK OH momentant Elektroniska signaturer Effektivare medfinansieringsrutin i systemet

5 Hur skulle du vilja bli informerad om projektet? Mail, MP, avisering Skicka ut mail med länk till nyheter och förändringar Ekonominytt Leka fritt i systemet innan det är skarpt Löpande per mail Undervisning, interaktivt Nätverksgrupp med mindre grupper Ekonominytt viktig infokälla, inte fler kanaler. Hänvisa därifrån istället Levande MP-yta som uppdateras ofta, tidplan och beslut Nätverksmöten ibland E-post Ekonominytt Seminarium Infomöten (återkommande) Storgrupper/nätverk Streama ekonominytt, dvs. levande beskrivningar/föreläsningsform blänkare per mail till MP blänkare i Raindance Infomöten (som dagens) tex. 1/termin Arbetsgrupper/lokala representanter (som man träffar i korridoren) Var inte dumsnål! Ta med verksamheten! Vad tycker du att projektledningen särskilt bör tänka på inför planeringen av projektet? Ta hjälp av dem som verkligen jobbar i systemet hela tiden och har det som sitt verktyg, de som praktiskt utför. Se till att bemanningsföretagen har personer som är behöriga och kan arbeta i systemet. Rätt representanter för inst/motsv. Kompabilitet med de övriga systemen, framförallt KDB och Primula

6 Löpande information Den frågan skulle ha kommit tidigare Lyssna på användarna. God framförhållning Vid införandet: Tag hänsyn till övrig verksamhet Skapa förståelse på prefektnivå gällande ekonomiadministratörers arbetssituation vid införandet Utbildning (olika typer: möten, web-film, text) och manualer är viktigt (gärna integrerat i systemet) Olika kategorier personal, olika inst, förvaltningen och fakulteter Starta tidigt på året (pilotgrupper) Regelbunden info som sänds ut via MP direkt Involvera prefekter (förväntningar/förståelse, arbete, rapportering) Ta det lugnt med implementeringen: timing (med arbetstoppar och ändringar i andra system) Stäm av verksamhetskrav: gemensam kärna och särskilda behov för inst/intendentur/centrumbildning Inflytande av ekonomiadmin. i alla delprojekt Testmiljö som alla har tillgång till hela tiden Demofilmer på MP Realistisk tidplan Verksamhetssamverkan i testmiljö, ex. kontering av lev.fakturor, skapa kundfakturor osv. Man har inte tid att läsa en hel bok med instruktioner varje gång Enkla lathundar: gör så här Har du några specifika frågor vad det gäller projektet eller det nya systemet? Koder för utl. Fakturor direkt i konteringen När kommer budgetutbildning? Utbildning i det nya systemet? Hur gamla datorer kan man ha? Kan man ha flera inloggningar öppna i det nya gränssnittet? KDB? Hur mycket tid måste man vara engagerad i projektgrupperna?

7 Windowsbaserat? Arbetsstugor Enhetliga sökbegrepp/format (ex. datum i olika sökningar) Arkivering? ex idag pappersutskrift bilagor EHF ska faktureras Elektroniska signaturer gällande behörigheter Kunna administrera cirkulationsmallar själv på inst. Automatisk kontering av resterandebelopp på lev.fakturor plus procentfördelning på rader