Administratörsträff Inköp Ulf Status ekonomisystem Susanne Tips, frågor och svar Susanne &Annette Bankbyte Annette Utveckling av adminträffarna Avslut

Transkript

1 Administratörsträff Inköp Ulf Status ekonomisystem Susanne Tips, frågor och svar Susanne &Annette Bankbyte Annette Utveckling av adminträffarna Avslut

2 Titel/föreläsare Inköp

3 Titel/föreläsare Raindance under våren Så himla bra jobbat! Ny release för Raindance under maj vilket innebär jobb med att testa den Implementera budgetmodul Kom ihåg utbildningarna!

4 Vem ska jag maila? - Systemfrågor, inköpsfrågor (ej avtal, upphandlingsförfrågningar), behörigheter upplägg eller ändring, attester, cirkulationsmallar, signeringslösenord, upplägg SVE kunder - Redovisningsfrågor, kontofrågor, frågor kring bokslut och uppföljning, upplägg kunder (inte SVE), vid kundupplägg skriv kundändring eller kundupplägg i ärenderaden. fakturasupport@liu.se - Leverantörsupplägg, frågor om leverantörsfakturor, påminnelser kassan@liu.se - Om du inväntar pengar, kvittning av externa fakturor

5 Susanne Engborg / Annette Widén Vad har jag för behörigheter i Raindance? Information finns hos den lokala administratören Attester, behörigheter och cirkulationsmallar Visning i Raindance, hur ser den lokala administratören mina behörigheter? Allt ska gå genom den lokala administratören. Vem är min lokala administratör?

6 Titel/föreläsare

7 Titel/föreläsare Hur kommer synpunkter för Raindance hanteras? Skicka till ekonomisystem märkt med Utveckling Processamordnare är utsedda för respektive process, de har ansvar för att sammankalla referensgrupperna. Referensgrupperna kommer innan sommaren att träffa processamordnare och systemförvaltare. Vi återkommer med namn på deltagare gällande referensgrupp. Förslagen slussas vidare till ekonomiavdelningen och hanteras vidare.

8 Utveckling ekonomiprocesser och systemstöd kopplat till dessa Processer Processamordnare Systemstöd Referensgrupp Anläggningstillgångar Budget och uppföljning E-handel och utbetalningar Kristoffer Nilsson Eva Wessén Ulf Craemer Kundfakturor/inbetalningar/internhandel Annette Widén Löpande redovisning och bokslut Projektredovisning Maarit Backlund Kristoffer Nilsson, Silvia Kovacs

9 Titel/föreläsare Vad händer när jag mailar ekonomisystem? Alla ärenden får ett ärendenummer och all kommunikation sker via det ärendenumret.

10 Statistik från RT Från

11 Antal ärenden i RT per Summa avvisad i väntläge ny åtgärdat öppen Totalt antal ärenden i RT totalt = 2233 st Ny = ärenden som inte någon påbörjat än Öppen = påbörjade ärenden Åtgärdat = lösta ärenden

12 90 80 Antal ärenden signeringslösenord, totalt 264 st Summa Utsökningen är gjort på alla ärenden som innehåller lösenord

13 Antal ärenden attest/behörighet, totalt 355 st Summa Utsökningen är gjord på alla ärenden som innehåller attest och behörighet

14 Antal ärenden inköp/beställningar, totalt 466 st Summa Utsökningen är gjort på alla ärenden som innehåller inköp och beställning

15 Antal ärenden leverantör, totalt 506 st Summa Utsökningen är gjord på alla ärenden som innehåller leverantör, mestadels leverantörsupplägg men kan innehålla ärenden som hör till kategorin inköp/beställning då det ofta innefattar ordet leverantör

16 Frågor? Funderingar?

17 Tips, frågor och svar Leverantörsreskontran

18 Titel/föreläsare Enligt attestordningen..

19 Titel/föreläsare Viktigt att granska för fakturamottagaren: Bankgiro och plusgiro rätt leverantör Förfallodatum

20 Titel/föreläsare Tips

21 Titel/föreläsare

22 Titel/föreläsare Status på leverantörsfaktura Leverantörsfaktura NY Fakturan har anlänt till LiU, men innehåller något fel. PREL status när den har skickats för kontering till dess att den har attesterats. DEF Godkänd och bokförd faktura. DEF ATT i vissa bilder *DEFÖ ATT Fakturan är med i sändningen men inte återredovisad HBET Fakturan är betalad. HBET ATT i vissa bilder. KLAR Vi kan välja att sätta den här statusen efter HBET, efter en viss tid, t.ex. för att inte få med alla gamla fakturor i rapporter. MAK fakturan är makulerad.

23

24

25 Titel/föreläsare DEFÖ ATT Söka fram om fakturan gått med i sändningen. Visning live i Raindance

26 Titel/föreläsare Sändning och återredovisning Hur se utbetalningsrutinen ut( samma som tidigare måndag, torsdag kl.11.30)? Rutinen är liknande. Vid varje betalningstillfälle skickas alla fakturor som är klara DEF och som förfaller inom 2 veckor, till banken. Banken betalar faktura på förfallodagen. Vi får en återredovisningsfil som läses in i Raindance och uppdaterar statusen till HBET. Hur länge tar det för en faktura att omvandla från DEF till HBET dvs betald? Det går inte riktigt att svara på eftersom det beror på förfallodatumet på fakturan. Men en tumregel är inom en vecka från förfallodagen.

27 Titel/föreläsare Jag vill att FC ska makulera hur gör jag?

28 Titel/föreläsare Resultatrapport - förslag Visning live i Raindance RR intern Sök i huvudbok Flytta kolumner, dölja och visa

29

30 Titel/föreläsare Huvudtext och/eller radtext vad är skillnaden? Både huvudtext och radtext följer med till huvudboken. Huvudtext blir samma för alla konteringsrader i verifikationen medan radtexten kan vara unik för varje rad.

31 Titel/föreläsare När någon vill lägga in frånvaro..

32

33 Tips, frågor och svar Kundreskontran

34 Information kundreskontran Påminnelse och räntedebitering Finansiär som förslag

35 Bankbyte

36 Information bankbyte Danske Bank Bankgironummer kvar Nya bankkonton för betalningar till och från utlandet (EU)

37 T1

38

39 Utveckling administratörsträffarna Tankar Idéer? Frekvens? Innehåll?