Fakturasupport informerar

Transkript

1 Fakturasupport informerar

2 Fakturasupport informerar Referenser Använd pennan Blankett nyupplägg leverantör Belopp går att ändra på fakturan Utländska kreditfakturor Kontrollera bankuppgifter och belopp

3

4 Arbetsgrupp leverantörsreskontra

5 Utveckling Ehandel och utbetalningar Administratörsträff

6 Ehandel och utbetalningar Arbetsgruppens medlemmar Inleveransinkorg Direktupphandling Kommande och framtida utvecklingsönskemål

7 Arbetsgruppens medlemmar Ulf Craemer PEA Susanne Adonis PEA Lene Rosell IDA Rickard Liljedahl IFM Camilla Höglund IFM Vera Pichler ISY Margareta Johansson TFK Fredrik Nordén FFK Karin Kylliäinen IMH Lena Jonsson UF Sofia Gripenbäck UF Maud Wågman PEA

8 Inleveransinkorg Skannad faktura med inköpsordernummer Efaktura med fakturatyp L4

9 Avvaktar inleverans i 7 dagar Om beställningen inlevereras = automatmatchning Om det finns avvikelser går fakturan till konterare Det går också att cirkulera tillbaka, skriv INL på cirkulationen

10 Ny beställningsform Används när beställning går till leverantör där vi inte har ehandel med.

11 Direktupphandling (Eller använd blankett för nyupplägg)

12 Önskemål som kommer med 19 vår Tusentalsavgränsare Visa namn och leverantörsid

13 Framtida utvecklingar (urval) Via Användarföreningen (19 Höst/ 20 Vår) Topp 3 Ehandel Förenkling av inleverans Välja bort uppgifter ( tex kunna ta bort önskat leveransdatum mm på avtal där det inte är relevant) Pop-up fönster kopplade till artikel för att kunna informera beställare om viktiga saker. T ex att inte glömma beställningsinformationen på catering (Den här var delad 3:a med ytterligare 5 önskemål) Topp 3 Levfaktura Skapa intern kredit (vid felregistrerad faktura) Knapp för föregående faktura Förbättrad fakturajournal (en stoppad faktura ska inte gå med nästa betalning utan först ha granskats)

14 Titel/föreläsare Framtida utvecklingar (urval) Intern process Översyn av gamla ANSTID Utökad betalningsinformation

15 Tack!

16 Arbetsgrupp kund

17 Vad har vi gjort Manualen har uppdaterats Kundfakturor kan skickas via mail Ny rutin för återbetalning av kreditfakturor Påminnelse två skickas, påminnelseavgiften har tagits bort Räntedebitering fr o m 1 januari 2019

18 Påminnelse och räntor

19 Vad måste ni göra för att det ska bli rätt? Kund- och kreditfaktura måste ha samma förfallodatum. Om fakturan förfallit till betalning, gör kreditfaktura och skicka in blanketten Ändra förfallodatum och ändra förfallodatumet på ursprungsfakturan till samma datum som kreditfakturan Om ni gör en kredit på en redan betald fakturan så lägga förfallodatumet långt fram i tiden om det är en kund som ni inte handlar med så ofta.

20 Varför måste de ha samma förfallodatum? Om kreditfakturan har ett senare datum så kommer påminnelse att skickas ut på kundfakturan efter förfallodatum. När kunden betalar så kommer de att få en räntedebitering på kundfakturan från det datum då den förföll även om det finns en kreditfaktura på samma belopp. Om ni sätter dagens datum på kreditfakturan så kommer kunden att få en ränteintäkt. Raindance räknar ränta både på debet- och kreditfakturor.

21 Nya rutiner

22 Återbetalning av ej utnyttjad kreditfaktura Attesterad kreditfaktura finns i kundreskontran. Kunden har inga fakturor som de kan kvitta kreditfakturan mot utan vill ha pengarna utbetalda. Se till att ni har bank- eller plusgiro som vi kan återbetala pengarna till Fyll i blanketten som finns på fillagret och skicka den till kassan Kassan gör en direktutbetalning via Danske Bank

23 Rekvisitioner i utländsk valuta Rekvisitioner ska göras i Raindance Rekvisitioner kan endast göras i SEK men om ni har en rekvisition som ska till ett utländskt företag så kan ni skriva i texten hur mycket de ska betala i Euro/Dollar. Vid betalning tittar kassan så att kunden betalat in rätt belopp i den utländska valutan. Differensen mellan beloppet i SEK och den utländska valutan bokförs på samma konto som rekvisitionen Fakturan blir Hbet.

24 Pop-up rutor representation

25 Konto: Deltagarförteckning och program ska bifogas Konto: Bifoga representationsblankett eller likvärdig information dvs syfte och deltagarförteckning Konto Mottagare och syfte ska anges Konto Deltagare och syfte ska anges Konto Bifoga representationsblankett samt skicka originalet till löneenheten för förmånsbeskattning Konto Bifoga representationsblankett eller likvärdig information dvs syfte och deltagarförteckning

26 Nyheter

27 ICA-kontantkort Tänkt att användas till utbetalning av kontanta medel (stipendium) till internationella studenter som saknar bankkonto och som inte har möjlighet att öppna ett svenskt bankkonto. LiU har avropat två olika varianter av ICA-kort Vi har inga kort på lager utan om ni behöver ett kort så tänk på att beställa i tid. Information och rutinbeskrivning kommer att läggas ut på vår hemsida.

28 Uppdaterat knappen E-handel och faktura

29

30 Rätta en verifikation Viktigt att tänka på Korrigera funktionen i Raindance hur fungerar det?

31 Titel/föreläsare En verifikation ska innehålla Nödvändiga uppgifter! Sambandet mellan verifikationen och den ekonomiska händelsen utan svårighet ska kunna fastställas Tänk att någon utomstående ska förstå varför den här transaktionen har ägt rum Vända nästa period? Använd vertyp - > EBPH

32 Titel/föreläsare Rättelser ska innehålla Hänvisning till verifikationen/fakturan som ska rättas skrivs in antingen i huvud- eller radtexten på rättelseverifikationen på rättelsen. Hänvisning ska finnas på ursprungfakturan/bokföringsordern Bifoga beräkningsunderlag, beslut m.m. som behövs för att förstå rättelsen Bifoga eller skriv i meddelande en förklarande text. Vid rättelser används orginalmotparten

33 Titel/föreläsare Rätta? Om konteringen på en leverantörsfaktura, kundfaktura eller bokföringsorder är felaktig ska detta korrigeras med en bokföringsorder Använd korrigeringsfunktionen!

34 Titel/föreläsare Ett exempel när korrigera används och hur det ser ut

35 Titel/föreläsare

36 Titel/föreläsare

37 Titel/föreläsare

38