Datum Skapad av Dokument ID Sida Thomas Moström WH (13) Företag Titel Version. Polgate Manual & rutinbeskrivning 1.

Transkript

1 Thomas Moström WH (13) Inventeringsrutiner

2 Thomas Moström WH (13) 1 Introduktion 1.1 Scope Detta dokument är beskrivning av inpris förändringar vid inköp i lagerbok samt på artikelkort samt hur dessa olika uppsättningar påverkar huvudboken samt en enkel manual för inventeringsrutinen. 1.2 Innehållsförteckning 1 Introduktion Scope Innehållsförteckning Versionshantering Lagervärde Inleverans # Inköpsfaktura # Inleverans # Inköpsfaktura # Inleverans # Inköpsfaktura # Lagerinventering Inventerings rutiner Förberedelse Inventering Avstämning Appendix Versionshantering Datum Version Författare Notering Thomas Moström Dokument skapad 2014-XX-XX 1.10 Förändrad & uppdaterad 2014-XX-XX 1.20 Förändrad & uppdaterad

3 Thomas Moström WH (13) 2 Lagervärde I nedan exempel följer vi en artikel hur den påverkar lagerbok samt huvudbok Artikel har ett uppskattat lev. pris En kalkyl om 8% pålägg Vanligtvis anger man också ett förväntat inpris när man skapar artikel och sedan får inte detta fält ändras manuellt 2.1 Inleverans #1 Vi gör nu ett första inköp om 10 st. till á priset 600,00 SEK samt en Inleverans av dessa en har nu uppdaterats med 10 st. (á 600,00) Huvudboken har inte påverkats Artikelkortet har inte påverkats Statistik Utskrift lagerlista

4 Thomas Moström WH (13) 2.2 Inköpsfaktura #1 Inköpsfaktura registreras gentemot inköpsordern och uppdateras med samma pris som inleveransen en har inte påverkats Huvudboken har nu uppdaterats med SEK Artikelkortet har fått ett nytt vägt inpris samt kalkylkostnad Statistik Artikelkort Utskrift lagerlista Huvudbok

5 Thomas Moström WH (13) 2.3 Inleverans #2 Vi gör nu ett andra inköp om 10 st. till det nya á priset 500,00 SEK samt en Inleverans av dessa en har nu uppdaterats med 10 st. (á 500,00) Huvudboken har inte påverkats Artikelkortet har inte påverkats Statistik Artikelkort Utskrift lagerlista

6 Thomas Moström WH (13) 2.4 Inköpsfaktura #2 Inköpsfaktura registreras gentemot inköpsordern och uppdateras med samma pris som inleveransen en har inte påverkats Huvudboken har nu uppdaterats med SEK Artikelkortet har fått ett nytt vägt inpris samt vägd kalkylkostnad Statistik Artikelkort Utskrift lagerlista Huvudbok

7 Thomas Moström WH (13) 2.5 Inleverans #3 Vi gör nu ett tredje inköp om 20 st. till á priset 600,00 SEK samt en Inleverans av dessa en har nu uppdaterats med 20 st. (á 600,00) Huvudboken har inte påverkats Artikelkortet har inte påverkats Statistik Artikelkort Utskrift lagerlista

8 Thomas Moström WH (13) 2.6 Inköpsfaktura #3 Inköpsfaktura registreras gentemot inköpsordern, DOCK har nu man från leverantören erhållit ett förändrat inköpspris till a 700,00 SEK efter inleveransen en har inte påverkats Huvudboken har nu uppdaterats med SEK Artikelkortet har fått ett nytt vägt inpris samt vägd kalkylkostnad Statistik Artikelkort Utskrift lagerlista Huvudbok

9 Thomas Moström WH (13) 2.7 Lagerinventering Vi gör nu en lagerinvetering utan justering av antal en har nu uppdaterats med en lagerinveteringsrad med de inköpspriser som fanns på artikelkortet vid genereringen av lagerinventeringen Huvudboken har inte påverkats Artikelkortet har inte påverkats Efter Lagerinventering I detta fall värderas huvudboken mot Inpris

10 Thomas Moström WH (13) 3 Inventerings rutiner De flesta företag har krav på sig att minst 2 gånger per år inventera varor som finns i lager. Eftersom resultatet av inventeringen påverkar resultat och balans, är det viktigt att företaget utarbetar sina egna rutinbeskrivningar. 3.1 Förberedelse Bestäm period och datum för inventering, ex helg eller månadsslut Försök om möjligt att anpassa inköp så att så få inleveranser eller leverantörsfakturor behöver hanteras under inventeringsperioden Vid försäljning påverkas lagret vid fakturering varvid det som har levererats till kund skall vara fakturerat innan inventering Planera inventeringen så de varor som omsätts mest även inventeras först, då man tex kan slutföra inventering i olika varugrupper om man valt att inventera på detta sätt. 3.2 Inventering Kontrollera följande punkter innan inventeringen Om en faktura har skickats till kunden, ska varan också ha tagits ut från lagret och inte vara med i inventeringen Varor som är företagets egendom men är utanför lagret, till exempel som utlån, måste räknas med. Inleveranser som EJ erhållit Leverantörsfaktura måste identifieras Fysiska inleveranser som Ej har inlevererats i systemet skall Ej vara med i inventeringen Inga inköp eller försäljningsorder får skapas, Inlevereras, bokföras under inventeringen Gå in under Menyn Rutiner/Satsvisa rutiner och beställ en inventeringslista Man kan här även lägga urval eller i nästa steg vid utskriften, se nedan Skriv ut Inventeringslista Om flera inventeringslistor skrivs ut ska ni kontrollera att det urval som har gjorts inte leder till att en artikel kommer med på flera inventeringslistor. Fysisk Inventering av lager Registrering av inventeringsresultat skall göras så snabbt som möjligt efter den fysiska inventeringen,

11 Thomas Moström WH (13) detta görs i rutinen lagerstyrning Ändra antal till det fysiskt inventerade, tänk på kontrollera lagerställe om artikel finns på flera än ett Du måste registrera inventeringsresultatet INNAN du sätter igång den vanliga driften igen. Avsluta lagerstyrningen Man kan här välja att Skapa redovisningsbunt varvid en korrigeringsbunt kommer skapas automatiskt med en konteringsrad per korrigerad artikel. Vid stora lager kan man också välja att inte bokför per artikelrad och istället bokföra lagersjusteringen i klump Antalet och lagerboken är nu uppdaterade efter Inköpspris från artikelkortet Skriv nu ut rapporten inventering bokföringsunderlag Den automatiska redovisningsbunten finns nu i verifikationsregistreringen eller om utgår från ovan bokföringsunderlag och bokar det i klump, system kommer automatisk dela upp detta efter de olika konteringsmallarna. Uppdatera bokföringsordern OBS denna kontering bokför lagerantalsdifferenser och hanterar ej skillnader mellan huvudbok och lagerbok

12 Thomas Moström WH (13) 3.3 Avstämning Efter inventering och registrering av inventeringsresultat skriv lagerlista ut igen. Använd filter för att även kunna skriva ut detta historisk Statistiklistan kan endast användas direkt efter inventering, dvs efter första lagertransaktionen så går den inte att användas historiskt Jämför gentemot huvudboken ex konto 1400 samt ta hänsyn till avvikelser som dokumenterats innan inventeringen såsom inleveranser utan lev. fakturor mm. Ett tips är att spara urvalen som används vid utskrift av inventeringslistan, så att du kan använda dem vid nästa inventering. Detta ska göras så snabbt som möjligt efter den fysiska inventeringen. En metod som kan användas för att minska den tiden är att använda handterminaler under inventeringen. Vid större avvikelse än 10 % under registrering av inventeringsresultatet, visas en dialogruta med en varning till användaren. På så sätt undviks fel under registreringen. Ett tips är att spara urvalen som används vid utskrift av inventeringslistan, så att du kan använda dem vid nästa inventering.

13 Thomas Moström WH (13) 4 Appendix Exempel på lagerhändelser i lagerboken samt korresponderande konteringar i huvudboken Inköp av lagerartikel med vägt inpris samt inpris från artikelkortet I. Inköpsfaktura för 10 artiklar för 500 kr/st II. Inköpsfaktura för 10 artiklar för 400 kr/st III. Försäljning av 15 artiklar för 800 kr/st Beräkning för vägt inpris (10 x 500) + (10 x 400) = dividerat med 20 = 450,00 en Huvudboken Typ Antal Inpris Vägt inpris Lagervärde Konto Debet Kredit Inköp ,00 500, , , , ,00 Inköp ,00 450, , , , ,00 Försälj ,00 450, , , , , , ,00 SUMMA: 5 450, , ,00