Raindance. Nyheter/förändringar byte från version 2013 Vår till 2014 Höst

Transkript

1 Raindance Nyheter/förändringar byte från version 2013 Vår till 2014 Höst Fastställd av ekonomidirektör Claes Nilsson efter föredragning av systemansvarig Maud Tellström

2 Innehållsförteckning Version 2013 Höst 3 Byte av klienter 3 Nyheter i version 2013 Höst 3 Raindance-portalen 3 Tydligare felmeddelande vid signeringen 3 E-post till granskare från konteringsdialog 3 Visa en leverantörs tidigare fakturor och konteringar 4 Andra förändringar i samband med versionsbytet 5 Referenskoder 6-ställiga (Cirkulationsmallar) 5 Märkning av ekonomiadministratör 5 Låsning av Raindance classic 5 Alla verifikationer synliga 5 Utländska leverantörsfakturor 5 Snabbkommandon i classic 5 Kundfakturautskrift sändning av e-faktura 6 2

3 Version 2013 Höst Detta dokument beskriver förändringar och rättningar i samband med versionsbytet samt en del förbättringar som vi valt att införa samtidigt som versionsbytet. Bytet till version 2013 Höst innefattar en ny version och bytet sker från nuvarande version 2013 Vår. Ytterligare information gällande förändringarna ges i respektive lathund/handledning. De ändringar/nyheter som anges nedan gäller efter versionsbytet den 11 mars Byte av klienter Den 11 mars ska byte av klient för Raindance classic vara genomfört. Du bör använda java-klienten för Raindance classic. Du får då med automatik alltid rätt version av klient samt att det finns vissa funktioner i java-klienten som inte finns i windows-klienten. Det finns numera två varianter av java-klienten, med eller utan kommandoträd. Hur du ställer in din java-klient så att du kan använda både meny och kommandostyrning finns det information om i medarbetarportalen på sidan Raindance classic Klienter och menyer. Om du väljer att använda windows- klienten för Raindance classic är den lokalt installerad på din dator. På många arbetsplatser sker automatisk installation av ny windows-klient. Kontrollera med din IT-ansvarige om vad som gäller hos dig. Observera att efter sommaren kommer windowsklienten inte längre fungera då byte av Raindance databas medför att windows-klienten upphör. Mer information om detta byte kommer senare. Raindanceportalen använder webbaserad klient och därför behöver du inte installera den i din dator. Läs mer om klienterna på För att se vilken version av klient du har i Raindance klickar du på?-tecknet i menyraden och väljer Om Raindance Client, där det efter årets byte ska stå 2013H. Nyheter i version 2013 Höst Raindance-portalen Tydligare felmeddelande vid signeringen Tydligare felmeddelande visas i inkorgen när en faktura eller bokföringsorder inte kan signeras. Felmeddelandet skrivs i meddelandefältet i inkorgen. Vanliga orsaker som kan stoppa en faktura eller bokföringsorder är: Förfallodatum infaller på en helgdag. Belopp kvar att kontera och ingen kvar att cirkulera till. E-post till granskare från konteringsdialog På leverantörsfakturor kan du nu även skicka e-post till granskare. E-post-adress för granskaren hämtas från användarregistret och i ämnesraden på e-postbrevet kommer automatiskt fakturanumret. (Sedan tidigare kan du skicka e-post till attestanten) 3

4 Visa en leverantörs tidigare fakturor och konteringar Du kan nu lista en leverantörs tidigare fakturor i systemet och se dess konteringar från konteringsfliken på aktuell faktura. De fakturor du får upp är samma som visas i funktionen Fakturor Sök -Leverantörsfaktura när bockar för Mina fakturor d.v.s. du ser de fakturor som du har konterat eller attesterat. Klicka på knappen, Visa tidigare fakturor, och du får upp fönstret Tidigare fakturor för leverantör:... Om du klickar på den blå pilen till vänster om fakturanumret visas konteringen för fakturan. Dubbelklickar du på en rad eller markerar den och trycker på knappen Visa faktura så visas fakturabilden. 4

5 Andra förändringar i samband med versionsbytet Referenskoder 6-ställiga (Cirkulationsmallar) Strukturen på de tre-ställiga referenskoderna/cirkulationsmallarna har ändrats. Tidigare var den tre siffror och tre bokstäver men numera kan de två sista tecknen i koden även vara siffror dvs. strukturen är nu tre siffror och tre bokstäver/siffror. Ändringen beror på att de tre-ställiga signaturerna i RD:s användarregister börjar ta slut. Märkning av ekonomiadministratör För att underlätta att i portalen söka fram ekonomiadministratörer till andra org.enheter än din egen t.ex. i samband med cirkulation av faktura eller bokföringsorder har alla ekonomiadministratörer markerats med en stjärna (*) efter namnet så att du enkelt ser vilka som är ekonomiadministratörer. Låsning av Raindance classic Tidsintervallet för att automatisk låsning av Raindance classic vid inaktivitet är nu höjd från 10 till 30 minuter. Den är nu lika som tidsintervallet för den automatiska utloggningen i Raindanceportalen. Tänk på att låsa programmet eller din dator om du lämnar den före den automatiska låsningen/utloggningen. Alla verifikationer synliga Alla användare som har behörighet att se verifikationer/bokföringsorder i classic och portalen kan numera se alla typer av verifikationer även om de inte har registreringsbehörighet på dem. Utländska leverantörsfakturor Nu ska alla utländska leverantörsfakturor sändas direkt till skanningsföretaget från institutionerna/motsvarande för skanning. Faktureringsadressen ska även fortsättningsvis vara institutionens adress för att fakturan måste kompletteras med uppgifter innan den skickas vidare för skanning. Utländska fakturorna läggs i ett kuvert märkt med namnet UTLAND men i övrigt är adressen till skanningsföretaget lika som för de svenska d.v.s. Uppsala universitet, FE 112, Hackås. Utländska leverantörsfakturor får inte blandas med svenska fakturor därför måste fakturorna separeras. Bäst är att de sänds till skanningsföretaget i separata försändelser. Om du använder samma försändelse måste de läggas i olika mappar och tydligt framgå vilka som ska skannas som svenska respektive utländska. Annars är risken stor att fakturorna blir fördröjda och ger merarbete. Observera att etiketten med uppgifter om bankkoder och intrastatuppgifter ska fyllas i som tidigare. Adressetiketter för utlandsfakturor kan beställas via ekonomisupport@uadm.uu.se. Se även information i Medarbetarportalen på sidan Utländska fakturor. Snabbkommandon i classic Snabbtangenten F12 fungerar för att aktivera kommandoträdet och F11 för kommandovalsfältet under kommandoträdet. Om du t.ex står i ett kommando i Raindance classic och du vill flytta dig till en annan del av systemet så fungerar det inte alltid med escape-tangenten. Tryck då istället F11 och du kan i kommandovalsfältet skriva in nästa kommando alternativt F12 om du istället vill använda kommandoträdet. 5

6 F12 F11 Kundfakturautskrift sändning av e-faktura Som ni säkert redan har upptäckt får ni numera en e-post vid sändning av e-faktura (skrivare 14). Om ingen e-post kommer har sändningen inte fungerat. Utred då vad som har blivit fel, t.ex. kan fel skrivare angivits. Läs mer i lathunden för kundfakturautskrift. 6